Vejledning for kasserere. 4H LandboUngdom

Transkript

1 4H LandboUngdom August 2006

2 4H / LandboUngdom Udkærsvej 15, Skejby, 8200 Århus N tlf.: fax: [email protected] 2

3 Indhold Emne Formål Bestyrelsens ansvar Kassererens ansvar og opgaver 1. Varetage den daglige bogføring 2. Have råderet over foreningens konti 3. Kunne overskue de økonomiske konsekvenser 4. Orientere bestyrelsen om den økonomiske situation 5. Udarbejde årsregnskab og fremlægge det 6. Fremlægge budget på generalforsamlingen 7. Opkræve kontingent og ajourføre medlemslister 8. Planlægge overdragelse til den næste kasserer Moms i foreninger Skat i foreninger Honorar til foredragsholdere Godtgørelse til medlemmer Anmeldelse, ansøgninger og bevillinger Arrangementer, der normalt ikke kræver tilladelse Arrangementer, der normalt kræver tilladelse Arrangementer, der altid kræver tilladelse/anmeldelse Koda afgifter Kommunale tilskud Krav for at få tilskud fra kommunen Man kan søge kommunalt tilskud til Det kræver en NemKonto Spørg hos kommunen Amtet kan yde tilskud til (spørg i amtet) Søg IS-puljen hos DUF Læs mere Side

4 Vejledning for kasserere Denne folder er oprindeligt udarbejdet for LandboUngdom og 4H af Claus-Ebbe Junker, Junker Consult. Senest er den opdateret i august 2006 af organisationskonsulent Stefan Nüchel, Landscentret, i samarbejde med ungdomskonsulenterne Jytte Brokholm, Århus, Ole Ebbesen, Ringkøbing og bogholder Karen M. Brun, Vojens. Folderen er et kort sammendrag af Martskursernes kassererkursus og henvender sig til nye og erfarne kasserere i de to foreninger. Formål Formålet med folderen er at give kassererne et overblik over ansvarsområder i foreningens daglige arbejde. Bestyrelsens moralske og juridiske ansvar bliver skitseret. Desuden giver folderen en grundlæggende viden om, hvordan foreningen håndterer regnskabet, krav til revision og revisorer, moms og skat, samt kommunale tilskud. Folderen giver et indblik i, i hvilke tilfælde foreningen skal ansøge om tilladelser til salg af mad, spiritus, afholdelse af lotteri med mere. I nogle tilfælde er det nok med en anmeldelse, andre gange skal der søges tilladelse og betales afgifter. Endelig beskrives kort de overordnede regler og muligheder for at søge om kommunale tilskud. Hvor det er relevant henvises til hjemmesider hos organisationer og myndigheder. Det er ikke folderens formål at vise, hvordan man praktisk fører en kassebog, udarbejder regnskab og budgetter, fremlægger et regnskab og så videre. Det er en del af Kassererkurset på Martskurserne (se indbydelsen til kurset). 4

5 Bestyrelsens ansvar Som bestyrelsesmedlem har man både et moralsk og et juridisk ansvar. Det moralske ansvar er overfor medlemmerne, da bestyrelsen skal lede foreningen i overensstemmelse med medlemmernes ønsker. Med andre ord skal bestyrelsen føre generalforsamlingens vedtagelser ud i livet. Bestyrelsen har desuden ansvaret for, at foreningen drives lovligt. Ved grov retsstridig adfærd kan man som bestyrelsesmedlem blive mødt med et personligt erstatningsansvar. Man skal med andre ord altid handle fornuftigt og professionelt. Hvis bestyrelsen bliver mødt med et erstatningsansvar, så hæfter de enkelte bestyrelsesmedlemmer solidarisk. Som bestyrelsesmedlem kan man også idømmes et strafferetligt ansvar efter straffelovens og 300. Efter disse bestemmelser straffes man med bøde eller fængsel, hvis man: giver forkerte oplysninger om foreningens forhold i offentlige meddelelser, i regnskaber og/eller i beretninger giver forkerte oplysninger om foreningens økonomiske stilling burde indse, at foreningen ikke kan betale sine kreditorer og så alligevel forværrer økonomien betydeligt ved at stifte ny gæld eller ved betaling/sikkerhedsstillelse for betydelige forfaldne gældsposter Kort sagt betyder det, at regnskabet skal give et korrekt billede af foreningens økonomiske resultat, samt aktiver og passiver. Man må altså ikke skjule noget i regnskabet. 5

6 Kassererens ansvar og opgaver Kassereren har det daglige ansvar for foreningens økonomi. Det vil sige at kassereren skal: 1. Varetage den daglige bogføring Det skal ske efter bogføringslovens bestemmelser. Det betyder eksempelvis, at kassebogen skal afstemmes mindst én gang pr. måned. Regnskabet skal give et korrekt billede af foreningens økonomi. Husk at alt regnskabsmateriale skal opbevares i 5 år efter regnskabsåret. 2. Have råderet over foreningens konti Kassereren skal have fuldmagtstilladelse fra den øvrige bestyrelse. Det betyder, at det er kassereren, der er ansvarlig for indbetalinger og udbetalinger fra foreningens konti. Det er vigtigt at foreningen har sine egne konti, der ikke bliver blandet sammen med kassererens private konti og økonomi. Blanket til fuldmagtstilladelse kan fås i foreningens pengeinstitut og skrives normalt under af hele bestyrelsen. Tilladelsen skal kun ændres når foreningen skifter kasserer. Ved større udbetalinger bør bestyrelsen overveje, om der skal være to underskrifter. I de fleste tilfælde også formandens. 3. Kunne overskue de økonomiske konsekvenser Kassereren bør udarbejde et budget. Især hvis bestyrelsen ønsker at holde et større arrangement. Budgettet skal indeholde en beregning af worst case (det værst tænkelige) - altså hvor stort et underskud foreningens økonomi i værste fald kan bære. Kassereren bør som udgangspunkt ikke udbetale penge, der ikke er budgetlagt. 6

7 4. Orientere bestyrelsen om den økonomiske situation Mindst hvert kvartal bør kassereren orientere bestyrelsen om foreningens økonomiske situation på det pågældende tidspunkt: Antal medlemmer, kontantbeholdning, indestående i bank og så videre. Dette skal føres til referat. 5. Udarbejde årsregnskab og fremlægge det Årsregnskabet bør forelægges bestyrelsen i god tid inden generalforsamlingen. Bestyrelsen skal ikke godkende regnskabet, men kende resultatet. Det er kassererens ansvar at regnskabet er revideret af de folkevalgte revisorer inden generalforsamlingen. På generalforsamlingen gennemgås resultat og status for medlemmerne. Hvis der er store afvigelser - i forhold til et budget eller tidligere regnskaber - bør disse forklares. Regnskabet er offentligt tilgængeligt og medlemmerne skal derfor have mulighed for at få en kopi. Som nævnt tidligere skal regnskabet give et korrekt billede af foreningens økonomi. Det betyder, at alle økonomiske forhold i foreningen skal belyses i regnskabet. Regnskabet skal derfor indeholde en oversigt over indtægter, udgifter, aktiver og passiver. Det er en fordel, at bruge de samme hovedkonti og opstillingsform hvert år. Det giver den bedste mulighed for, at sammenligne årene med hinanden. Sker der større ændringer i fx opstillingsform, bør der gøres opmærksom på dette over for revisorer og generalforsamling. 7

8 Revision af regnskabet Der er tre former for revision af en forenings regnskab: a) den folkevalgte revision, b) den kritiske revision og c) den eksterne revision. A. Den folkevalgte revisor kontrollerer ved stikprøver at bogføringen er foretaget korrekt. Det kontrolleres at beholdningerne er til stede. Det vil sige, at revisorerne skal have adgang til alle bilag, kassebog, kasse samt oversigt over indestående i pengeinstitutter, værdipapirer mv. Som ordet siger foretages denne revision af revisorer, der er valgt på foreningens generalforsamling. Når revisorerne har godkendt regnskabet, skal de skrive det under. Har de bemærkninger til regnskabet, skal disse skrives i forbindelse med underskriften. Generalforsamlingen bør sikre sig, at de valgte revisorer har et minimum af økonomisk indsigt. Kassereren bør sørge for, at revisorerne har mulighed for at revidere regnskabet i god tid inden generalforsamlingen. B. Den kritiske revision er generalforsamlingens ansvar. Generalforsamlingen kontrollerer, at foreningens midler bruges efter de retningslinier, generalforsamling og bestyrelse har vedtaget. Hvis ikke generalforsamlingen finder, at dette er sket, bør man forlange en fyldestgørende forklaring. C. Den eksterne revision foretages af landsorganisationen LandboUngdoms og landsorganisationen 4Hs revisionsfirma, der kontrollerer at tipsmidlerne bruges korrekt. Det vil sige, at man tjekker antallet af medlemmer under 30 år. Det er kun medlemmer under 30 år, organisationerne kan modtage tipstilskud til. 8

9 6. Fremlægge budget på generalforsamlingen Bestyrelsen bør med kassererens hjælp fremlægge et budget for det kommende år på generalforsamlingen. Det er især vigtigt, hvis man planlægger arrangementer, der er store i forhold til foreningens økonomi. Som led i planlægningen af større arrangementer, skal bestyrelsen have tænkt over konsekvenserne. For eksempel: Kan foreningen dække et eventuelt underskud? Budgettet bør fremlægges for generalforsamlingen til orientering - ikke godkendelse - da det låser bestyrelsen helt fast i det kommende år. Hvis generalforsamlingen har godkendt budgettet skal der principielt indkaldes til ny generalforsamling, hvis der skal ske ændringer i budgettet - også mellem de enkelte poster. Det er naturligvis en uholdbar situation for bestyrelsen. Det er selvfølgelig en del af orienteringen, at generalforsamlingen kan komme med råd og vejledning til budgettet. 7. Opkræve kontingent og ajourføre medlemslister Denne funktion varetages ofte af regionskontoret. Hvis det ikke er tilfældet ligger her en vigtig arbejdsindsats for kassereren. Et medlemskab dækker kalenderåret. Hvert medlem skal skrive under på, at vedkommende er medlem. Det er et krav fra blandt andre Dansk Ungdoms Fællesråd (DUF) for at imødegå tidligere tiders svindel med medlemstallene i nogle ungdomsorganisationer (dog ikke i 4H og LandboUngdom). Medlemslisten skal indeholde: Medlemsnummer, navn, adresse, fødselsdato og erklæring om aktivt medlemskab eller passivt medlemskab. Det er en fordel at listen indeholder telefonnumre og mail adresser på medlemmerne. 9

10 8. Planlægge overdragelse til den næste kasserer Det er meget vigtigt, at en ny kasserer sættes grundigt ind i foreningens økonomi, når vedkommende tager over. Det er erfaringen, at det sker alt for sjældent, hvilket giver en masse frustrationer i både bestyrelsen, men især hos den nye kasserer. Man er ikke gået af som kasserer, før alt materiale er overdraget i ordentlig stand til den nye kasserer. Ordentlig stand betyder, at alle bilag skal sidde i en mappe, kassebogen skal være afstemt, konti og kasse afstemt og optalt. Den afgående og den nye kasserer bør lave mindst en måneds kasseregistreringer sammen. På den måde får den nye kasserer set de problemstillinger, der kan være og bliver sat ind i kassebogen eller kasseregistreringsprogrammet. Det gamle regnskabsmateriale (altså de 5 seneste års regnskaber) skal ligeledes overdrages til den nye kasserer. Bestyrelsen bør have nogle retningslinier for overdragelsen. Dermed kan man undgå en masse problemer for den nye og gamle kasserer, men også for foreningen. Retningslinierne kan være en del af bestyrelsens forretningsorden. 10

11 Moms i foreninger Som udgangspunkt skal foreningen momsregistreres, når den har en momspligtig omsætning på kr pr. år. Den 1. juli 2002 vedtog Folketinget dog en række ændringer i momsloven. Ændringerne har blandt andet gjort det nemmere for foreninger som 4H og LandboUngdom at blive fritaget for momsregistrering. Momslovens 13, stk. 1 siger om foreningers momsfritagelse: Varer og tjenesteydelser, der leveres af almenvelgørende eller på anden måde almennyttige foreninger m.fl. i forbindelse med afholdelsen af aktiviteter, under forudsætning af, at fritagelsen ikke vil kunne fremkalde konkurrencefordrejning. Det er en betingelse, at overskuddet fuldt ud anvendes til foreningens eget formål, samt at overskuddets anvendelse på anmodning af de statslige told- og skattemyndigheder kan dokumenteres. Levering af varer og ydelser af forretningsmæssig karakter er ikke omfattet af fritagelsen. Som beskrevet i loven er det kun almenvelgørende og almennyttige foreninger (herunder det frivillige ungdomsarbejde), der har mulighed for at blive fritaget for momsregistrering og momspligt efter de nye regler. Inden for det frivillige ungdomsarbejde betyder det, at lokalafdelingerne af LandboUngdom og 4H kan fritages. Det er naturligvis et krav, at foreningens overskud udelukkende anvendes til foreningens formål, samt at anvendelsen kan dokumenteres i form af et årsregnskab. Skat kan til enhver tid kræve at få indsendt regnskabsmateriale til dokumentation. I praksis er både LandboUngdom og 4H omfattet at Bogføringsloven og Årsregnskabsloven, så der er ingen problemer i at fremskaffe den ønskede dokumentation. 11

12 Det er muligt for foreningen (og frivilligt), at søge om fritagelse, men man skal søge, hvis man ønsker at blive fritaget. Selv om foreningen selv mener, den opfylder betingelserne, er det Skat, der afgør om foreningen kan fritages. Her er en liste med de væsentligste momsfrie salg og aktiviteter, dog er alle muligheder ikke nævnt her: annonceindtægter i foreningsblade og programmer sponsor- og reklameindtægter salg (for eksempel af mad og drikkevarer) til foreningens medlemmer og gæster i forbindelse med arrangementer foreningsfester og halballer begrænset salg af udstyr og rekvisitter til foreningens medlemmer arbejdsydelser, der leveres af foreningens medlemmer Som nævnt er det en betingelse for momsfritagelsen, at foreningens salg af varer og tjenester ikke er konkurrenceforvridende i forhold til almindelige virksomheder. Her ser man især på foreningens priser. Hvis salgspriserne i foreningen svarer til markedspriserne, er der ingen problemer. Man sammenligner ikke priserne i en forening med priserne på eksempelvis en beværtning. Sammenligningsgrundlaget skal altså være det samme. Så længe foreningens salg af varer og ydelser er en normal service for medlemmer og gæster, er det ikke konkurrenceforvridende. Man må ikke bruge momsfritagelsen til at sætte priserne ned. Mange af de foreninger, der i dag er momsregistreret, kan med fordel afmelde sig efter de nye regler. Det vil være en administrativ lettelse for foreningen - ikke mindst for kassererens arbejde. Der kan også være økonomiske fordele, da den moms foreningen tidligere har indbetalt til Skat kan bruges til medlemsaktiviteter. 12

13 Afmeldelse af momsregistrering skal ske senest 8 dage efter det tidspunkt, hvor foreningen ønsker at være momsfritaget. Skatteregionerne udviser dog en vis fleksibilitet. Find Skatteregionernes adresser på Oplysningerne om moms er fra pjecen: Fri for moms - en vejledning om momslovens fritagelsesregler, DGI januar 2003 og fra RSM plus "Aktuel skatteinformation", januar Næringsbasen Hvis en forening sælger for over kr. (ekskl. moms) fødevarer i én momsregistreret enhed (én butik) om året, skal man for fremtiden være registreret i Næringsbasen. Dette gælder også for frivillige organisationers salg af alt hvad der minder om fødevarer. Det koster kr. 500 at blive optaget i Næringsbasen. Når man tilmelder sig Næringsbasen eller opretter ny virksomhed, skal den eller de ansvarlige for salget til prøve i fødevarelovgivningen dette koster kr. 600 pr. person. Læs mere på Skat i foreningen Foreninger med fritidsaktiviteter som formål fritages for beskatning, når alle indtægter bruges til almennyttige formål. Det gælder uanset om indtægterne defineres som erhvervsmæssige indtægter eller ej. For at undgå beskatning af nedenstående indtægter, skal de altså bruges til foreningens formål: Ikke-erhvervsmæssige indtægter: medlemskontingent gaver til foreningen tilskud fra private og det offentlige renteindtægter når de rentegivende aktiver tilhører foreningen 13

14 Erhvervsmæssige indtægter: entreindtægter fra stævner, opvisninger, udstillinger med mere med offentlig adgang annonce- og reklameindtægter fra ikke-medlemmer sponsorbidrag fra ikke-medlemmer spil med offentlig adgang Honorar til foredragsholdere Hvis foreningen bruger foredragsholdere, der skal have et honorar, har foreningen principielt oplysningspligt overfor Skat. Dette gælder dog kun, hvis honoraret overstiger kr per år per person. Hvis honoraret er under grænsen, kan det udbetales uden indeholdelse af AM- og SP-bidrag og foreningen har ikke oplysningspligt. Godtgørelse til medlemmer Der er mulighed for at udbetale skattefrie godtgørelser til foreningens ulønnede bestyrelsesmedlemmer og frivillige ulønnede medhjælpere. Godtgørelsen må kun have forbindelse med foreningens ikke-erhvervsmæssige aktiviteter. Godtgørelsen skal dække omkostninger, som modtageren har afholdt på foreningens vegne til materialer, kontorhold (frimærker og kontorartikler), møder, transport og diæter. Godtgørelsen kan udbetales uden bilag på omkostningen. Man skal følge Ligningsrådets satser for godtgørelser: Telefonsamtaler og internetforbrug: max kr. pr. år Kontorhold: max 800 kr. pr. år Køb og vask af særligt tøj: max kr. pr. år Kørsel kan skattefrit dækkes med kr. 1,78 pr. km (i 2006) Læs de nyeste regler på 14

15 Anmeldelser, ansøgninger og bevillinger De fleste foreninger afholder forskellige arrangementer i løbet af året, som enten skal anmeldes hos den lokale politimyndighed, kræver en tilladelse/bevilling eller medfører betaling af en afgift. En tilladelse kræver, at man søger for at få den. En anmeldelse er en orientering til myndighederne. Arrangementer, der normalt ikke kræver tilladelse indendørs arrangementer med under 150 deltagere kræver ikke tilladelse, hvis serveringen kun omfatter brød, kager, is, pølser, burgere, smørrebrød og lignende, samt alkoholfrie drikkevarer. Den ansvarlige skal være over 18 år. foregår arrangementet udendørs skal Politiet underrettes skriftligt senest 3 dage før arrangements afholdelse. Hvis den ansvarlige person er over 25 år, kan Politiet give tilladelse til arrangementet - uanset om serveringen foregår udendørs og der deltager mere end 150 personer. Arrangementer, der normalt kræver tilladelse Arrangementer med salg af mad (udover brød, kager, is, pølser) kræver tilladelse. Tilladelse kan gives til personer over 18 år. Arrangementer med udskænkning af alkohol kræver alkoholbevilling. Bevillingen kan gives til personer over 25 år. Har man et medlem i foreningen, der har tilladelse til restaurationsdrift eller lignende og har alkoholbevilling, må han gerne være den ansvarlige for denne del af arrangementet. Ansøgning om tilladelse til salg af mad og spiritusbevilling sker til det stedlige politi. Behandlinger tager normalt mindst 14 dage. Har man ikke et medlem med de ovennævnte tilladelser, skal man søge den stedlige politimyndighed. Har man kun få 15

16 arrangementer om året, kan man søge om tilladelse for enkeltarrangementer. Hvis arrangementet finder sted indendørs i lokaler, som ikke er godkendt til forsamlingslokaler, skal arrangementet anmeldes til beredskabsforvaltningen eller brandvæsenet i rimelig tid inden arrangementets afholdelse. Anmeldelse skal dog kun finde sted, hvis der deltager flere end 50 deltagere. Hvis lokalet er godkendt til forsamlingslokale, skal godkendelsen forefindes i lokalet. Heraf vil det fremgå, hvor mange personer der må være i lokalet. Hvis der deltager flere end 150 personer i et arrangementet, der foregår i telt eller selskabslokale på over 50 kvadratmeter, skal arrangementet anmeldes til beredskabsforvaltningen eller brandvæsenet senest 30 dage før teltet/lokalet skal anvendes. Arrangementer, der altid kræver tilladelse/anmeldelse Man må ikke offentligt samle penge ind ved personlig henvendelse på gaden eller til private hjem medmindre man har særskilt tilladelse fra Justitsministeriet. En sådan tilladelse har hverken 4H eller LandboUngdom. Man må gerne indsamle brugte ting af ringe værdi. Man må desuden samle ind ved indendørsmøder, når indsamlingen ledes af mødearrangøren. Foreninger kan uden at søge tilladelse afholde offentlig bortlodning (lotteri og lignende) to gange om året til fordel for velgørenhed/andre almennyttige formål. Bortlodningen skal skriftligt anmeldes til den lokale politimyndighed senest 14 dage før bortlodningens afholdelse. Anmeldelsen skal ske på et særligt skema, der fås hos Politiet. Foreningens primære formål må ikke være bortlodning og den samlede salgssum må ikke overstige kr Lotteriet skal afvikles over max 2 måneder. Hvis gevinstnumrene er trukket på forhånd, må præmierne ikke 16

17 bestå af pengebeløb, men gerne gavekort, der ikke kan omsættes i kontanter. Hvis lodtrækningen finder sted efter salg af lodderne, kan den foretages af arrangørerne, når lodtrækningen sker offentligt. Det vil i praksis sige ved et møde eller en fest. Ellers skal trækningen foretages af Notarius Publicus. Der skal laves et særskilt regnskab for bortlodningen/lotteriet. Såfremt der forekommer gevinster, hvis værdi enkeltvis overstiger 200 kr., skal der senest 14 dage efter, at bortlodningens resultat foreligger, indgives afgiftsanmeldelse til den lokale skatteregion. Der findes særlige blanketter til anmeldelse af afgift af gevinster ved offentlig bortlodning m.v. Alle disse regler gælder også ved bankospil og tombola. Hvis den samlede salgssum overstiger kr ,- skal der søges tilladelse hos den lokale politimyndighed. Ansøgningen skal foretages på et særligt skema, der fås hos Politiet. Skal der være fyrværkeri ved et arrangement, kræver det en særlig tilladelse hos Politiet. Det samme gælder, hvis det er et privat fyrværkeri. Bemærk, at der er sket en stramning af reglerne for fyrværkeri, se fx Afholder foreningen et arrangement, der ikke kræver særlige tilladelser, men hvor I forventer en del tilskuere, er det altid en god idé at fortælle det til den lokale politimyndighed. Det gælder også, hvis I holder et arrangement, der kan tiltrække uvelkomne gæster. Så har Politiet en mulighed for at lægge turen forbi, hvis det passer ind i deres planer. Vejledninger og skemaer der vedrører anmeldelser og ansøgninger kan hentes på eller hentes på den lokale politistation. 17

18 Koda afgifter Alle - også foreninger - skal have tilladelse til at spille musik, vise video med mere, når det sker offentligt. Alle arrangementer der ikke foregår i private hjem er principielt offentlige. Tilladelsen fås efter ansøgning hos Koda, der også opkræver en afgift. Afgiften er en del af komponisternes/forfatternes honorar. Det er altid arrangøren, der er ansvarlig for at få tilladelsen og afregne afgiften med Koda. Det gælder uanset om det er et medlem, der vender plader, et orkester eller et diskotek, der spiller. Man bør kontakte Koda som et led i planlægningen af arrangementet. Så sørger de for at aftalen passer til jeres arrangement og I kender på forhånd omkostningen til Koda. Afgiften afhænger af type og omfang af arrangementet, forventet antal deltagere og om der betales entré. Generelt er afgiften af en beskeden størrelse, typisk ca kr. for et dagsarrangement. Det straffes med bøde, hvis man ikke har tilladelse og betaler afgiften. Mange foreninger har oplevet at Koda læser annoncer, også i de lokale dagblade, ugeaviser eller foreningsblade. Opdager Koda arrangementer, der burde betale afgift, men ikke har anmeldt arrangementet til dem, får foreningen en henvendelse. Hvis der er tale om et lukket arrangement, hvor kun medlemmer af foreningen har adgang og arrangementet ikke har været annonceret offentligt, skal foreningen ikke betale KODA afgifter. Heller ikke selvom foreningen får en opkrævning. Får I en opkrævning, så ring til Landscentret. Koda kan kontaktes på tlf eller 18

19 Kommunale tilskud Ifølge Folkeoplysningsloven har kommunerne pligt til at yde tilskud til den del af medlemmerne, der er under 25 år. Tilskuddet kan blandt andet være et lokaletilskud, aktivitetstilskud eller tilskud til undervisere. Det er umuligt at sige noget om tilskuddets størrelse, da det er forskelligt fra kommune til kommune. Du kan finde en oversigt for din kommune ved at klikke ind på For at få tilskud, skal foreningen godkendes i kommunen. Det sker ved at foreningens vedtægter og eventuelle regnskaber indsendes til kommunen. Foreningen skal være hjemmehørende i kommunen. Det vil som regel sige, at formanden skal bo i kommunen, eller det skal fremgå af vedtægterne, at foreningen hører til i kommunen. Foreninger, der dækker flere kommuner kan muligvis få tilskud fra flere kommuner, men naturligvis kun for den del af medlemmerne, der bor i de enkelte kommuner. Foreningen skal godkendes i hver enkelt kommune. Her vil det være nødvendigt, at det fremgår af foreningens vedtægter, at den er hjemhørende i flere kommuner. Kontakt de enkelte kommuner for yderligere oplysninger, da der ikke er klare regler på området. Foreningen er ikke nødvendigvis godkendt selv om den allerede bruger kommunale lokaler. Men i det tilfælde vil det normalt ikke give problemer at blive godkendt. Krav for at få tilskud fra kommunen: foreningen skal være hjemmehørende i kommunen, have en bestyrelse, være demokratisk opbygget og have mindst fem betalende medlemmer have et sæt vedtægter, der indeholder følgende: 1. Foreningens formål 19

20 2. Valg til bestyrelsen og antallet af bestyrelsesmedlemmer 3. Regnskabs- og formueforhold, herunder valg af revisor 4. Foreningens hjemsted 5. Betingelser for medlemskab 6. Tegningsret for foreningen 7. Procedure for vedtægtsændringer 8. Anvendelse af foreningens eventuelle overskud ved opløsning (skal normalt tilfalde et almennyttigt formål (fx 4H eller LandboUngdom i området) foreningen skal være åben for alle. Det betyder, at alle, der ønsker at være medlem, kan blive det foreningen må ikke være en faglig organisation. Hverken 4H eller LandboUngdom betragtes som faglige organisationer foreningen skal overholde de deadlines for ansøgninger om tilskud, kommunen har vedtaget I de fleste kommuner er der et Folkeoplysningsudvalg (frivilligt ifølge nyeste lovgivning), der er valgt af og blandt de tilskudsberettigede foreninger i kommunen. Har I spørgsmål, kan I kontakte udvalgets formand eller forvaltningen på rådhuset (typisk fritids-, kultur eller lignende forvaltning). Der er valg til Folkeoplysningsudvalget snarest muligt efter hvert kommunalvalg. Hold øje med det i aviserne. Personer fra 4H og LandboUngdom kan også stille op. Når foreningen får tilskud, skal der udarbejdes et regnskab til kommunen. Heraf skal det fremgå, hvordan tilskuddet er brugt. Nogle kommuner bruger specielle skemaer. Andre er tilfredse med foreningens regnskab, når det fremgår hvad tilskuddet er brugt til. Man kan søge kommunalt tilskud til: egne eller lejede lokaler. Som udgangspunkt kan kommunen anvise kommunens egne lokaler. Kommunens lokaler stilles vederlagsfrit til rådighed (inklusiv el, vand, varme, rengøring og 20

21 udstyr). Ejer eller lejer foreningen lokaler kan kommunen give tilskud til lokalerne (mindst 65 % af driftsudgifterne). Kommunen kan sige nej, hvis foreningen erhverver eller lejer nye lokaler aktiviteter (forskelligt fra kommune til kommune); det kan være medlemstilskud, deltagertilskud, grundtilskud, administrationstilskud, tilskud til lederuddannelse, tilskud til instruktører/- undervisere, tilskud til materiel, til lejrophold, til transport forsøg og udvikling inden for folkeoplysningsområdet. Det kan være projekter, der inddrager nye alders- og befolkningsgrupper eller afprøver nye arbejdsformer forsøg med inddragelse af nye grupper i foreningslivet samarbejde imellem foreninger og andre institutioner, samt styrkelse af lokale netværk initiativer, der fremmer integrationen af flygtninge og indvandrere i foreninger og klubber, herunder samarbejde med flygtninges og indvandreres egne foreninger initiativer der sætter aktiviteter i gang i lokalområder med få fritidstilbud tilskud til nye initiativtagere indenfor voksenundervisning - og fritidsaktiviteter for børn og unge. Det kræver en NemKonto Ifølge ny lovgivning skal foreninger per 1. juli 2006 have et CVRnummer og en NemKonto, hvis klubben/foreningen modtager fx tilskud eller andre udbetalinger fra en kommune. Det er gratis at få et CVR-nummer og en NemKonto. Sådan får foreningen/klubben et CVR-nummer Lokalforeningen/klubben/regionen kan gratis registrere sig og få et CVR-nummer ved at gå ind på dette link: For at kunne registrere foreningen/klubben, skal man have en digital signatur. Den digitale signatur behøver ikke være knyttet til foreningen. Der kan bruges en hvilken som helst digital signatur, 21

22 også fra en privat person. Det er KUN muligt at registrere sig på På samme hjemmeside kan man læse mere om registrering af CVR-nummer. Bekræft registreringen en gang om året Foreningen/klubben skal bekræfte CVR-registreringen en gang om året. På den måde bekræftes det, at CVR-nummeret er aktivt. Webreg-systemet sender automatisk en påmindelse, når det er tid at bekræfte CVR-registreringen. Påmindelsen sendes til den eller de e- mail adresser, som foreningen/klubben opgiver ved registreringen. Det kan derfor være en god ide at opgive adressen på flere bestyrelsesmedlemmer og jeres regionale konsulent, så foreningen er sikker på at modtage påmindelsen. Digital signatur Hvis der ikke er nogen i klubben/lokalforeningen, der har en digital signatur, kan man få en ved at klikke på Sådan får man en NemKonto Når lokalforeningen/klubben/regionen har oprettet et CVR-nummer, skal man kontakte pengeinstituttet og bede dem gøre foreningskontoen til jeres NemKonto. Derefter kan kommunen eller andre bruge denne konto til udbetaling af tilskud med mere. Husk at oplyse jeres CVR-nummer til kommunen Når lokalforeningen/klubben har fået sit CVR-nummer og en NemKonto, er det vigtigt, at I giver besked om det til jeres kommune. Kommunen skal bruge jeres CVR-nummer, når den skal udbetale penge til jeres NemKonto. Hjælp og vejledning Hvis lokalforeningen/klubben har brug for hjælp til bestilling af CVRnummer eller oprettelse af en NemKonto, kan man henvende sig til 22

23 den lokale kommune i den afdeling/forvaltning, der har med foreninger at gøre. Man kan læse mere ved at klikke ind på dette link: Spørg hos kommunen Tilskud kan søges af foreninger, kredse, grupper og enkeltpersoner. Få mere at vide hos den lokale kommune. Vær ikke bange for at kontakte forvaltningen og giv ikke op, hvis du bliver stillet videre mange gange. Spørg efter en person, der ved noget om kommunens tilskud til frivillige foreninger. Bemærk, at de nye kommuner træder i kraft 1. januar Problemer med kommunen Hvis der er problemer med at få tilskud fra kommunen, er det en god idé at søge hjælp enten hos den regionale 4H eller LandboUngdom konsulent - eller på Landscentret, tlf Brug de muligheder, kommunen giver, for at søge tilskud. Amtet kan frem til 31. december 2006 yde tilskud til: lokaler til foreningsarbejde på amtsplan for børn og unge foreningsarbejde på amtsplan for børn og unge Søg IS-puljen hos DUF Dansk Ungdoms Fællesråd (DUF) har en særlig pulje til nye ideer og initiativer, der ikke har været afprøvet før i den enkelte lokalforening eller klub. Puljen kaldes for InitiativStøtten, i daglig tale IS-puljen. 23

24 Her kan alle foreninger søge om tilskud til nye aktiviteter. Det må gerne være en aktivitet, som andre foreninger før har afprøvet, men I må ikke selv have afprøvet aktiviteten eller ideen tidligere. Læs mere på Læs mere Skat på Danske Gymnastik- og Idrætsforeninger (DGI) på Dansk Ungdoms Fællesråd (DUF) på KODA på Politiet på S:\Landbo\Orga\3628 Orga. virksomhed\lederhåndbogen\vejledning for kasserere