Emne: Referat bestyrelsesmøde i Søllerød Golfklub (SG) Dato: 09-12-2014 Deltagere: Jesper Andersen (JA), Anders Bjerno (AB), Stephen Horner (SH), Christian Korsø Jensen (CKJ), Arni Fridriksson (AF), Peter Sparre Andersen (PSA) (referent) og Thomas Rovsing Lauritzen (TRL) (referent) Gæster: Torben Just Madsen (TJM) og Lone Christensen (LC) 1. Budget 2015 TRL gennemgik udkast til drifts- og investeringsbudget for 2015. 1.a. Kontingenter Angående kontingentindtægterne ønsker bestyrelsen en detaljeret oversigt over antal medlemmer pr. kontingentgruppe ultimo 2014 og forventninger til medlemstallet i 2015. 1.b. Greenfee, driving range og sponsorer Bestyrelsen besluttede, at greenfeepriserne i 2015 sættes op med 50 kr. til 450 kr. på hverdage og 500 kr. i weekender og på helligdage. Bestyrelsen var enige i, at gæste- og venskabsklubgreenfeen i 2015 sættes til 300 kr. hele ugen. Samtidig skal gæster med et fleksmedlemskab altid betale fuld pris. TJM foreslog, at vi fremadrettet tager penge for baneguiden. TRL svarede, at lige på vores bane er en baneguide for gæsterne et helt nødvendigt redskab for at få det optimale ud af runden. Det kunne overvejes, at man tager 20-30 kr. for den trykte baneguide, men til gengæld gør den digitale baneguide gratis. Angående driften af driving rangen blev det foreslået, at man eventuelt kunne finde frivillige til at tage sig af boldopsamlingen. Det blev konkluderet, at dette arbejde umiddelbart er for farligt og hårdt til at blive udliciteret til frivillige. JA bad om, at der indkøbes en kølle-/jernvasker til rangen. Der skal arbejdes på at finde en sponsor til rangebolde Til sponsorbudgettet var det bestyrelsens holdning, at nettoindtægten bør nedvurderes med tanke på de senere års for optimistiske budgetter.
1.c. Banen Til investeringen i laden på Højbjerghus bemærkede AF, at vi skal være meget opmærksomme på budgetoverskridelser. 1 e. Klubhus Restauratøren har ønsket at klubben lægger en langtidsplan for renovering af køkkenet og køkkenmaskiner. Der er enighed mellem klubben og restauratør, at denne plan vurderes i slutningen af 2015 og gennemføres primo 2016. 1.f. Elite- og juniorudvalget CKJ redegjorde for elitens budget for 2015. TJM gav udtryk for, at eliten og junioreliten fremadrettet bør blive endnu mere synlige. Der skal være en generel indstilling om, at alle der får noget af klubben også giver tilbage til klubben (noget-fornoget). PSA tilsluttede sig denne holdning. Et af de områder, hvor eliten meget gerne må bidrage er genoplivelsen af en elite/am klubmatch. CKJ gav udtryk for, at der generelt er en positiv indstilling blandt elitespillerne til at stille op til klubarrangementer, hvis arrangementerne ikke ligger på dage, hvor de selv skal deltage i turneringer. CKJ bemærkede, at en del af aktivitetstilskuddet, der p.t. udelukkende posteres som en indtægt i juniorafdelingens budget, rettelig bør bogføres under eliten. I juniorafdelingens budgetudkast indgår et tilskud til en juniortur. Der var en positiv holdning i bestyrelsen til dette budgetforslag. JA gav udtryk for, at bestyrelsen med den umiddelbare opbakning til budgetforslagene fra elite- og juniorudvalget havde tilkendegivet, at der er fuld opbakning til, at vi fortsat skal have en elite- og en juniorelite. 1.g. Matchudvalget PSA gennemgik matchudvalgets budget for 2015. Matchudvalgets grundholdning er, at matcherne skal hvile i sig selv rent økonomisk. Da både regionsgolf og medlemsarrangementer også ligger inde under matchudvalgets budget er dog tale om et nettounderskud på ca. 40.000 kr. Budgettet bygger på et matchomfang, der svarer til det, vi har haft i 2014.
1.h. Administrationen Under administrationen var der i det første budgetudkast ikke afsat midler til at udvikle en ny hjemmeside. Det var bestyrelsens holdning, at vi bør udarbejde en mere tidssvarende hjemmeside, der også inkluderer en engelsk version. Der skal sættes beløb af til dette. LC bemærkede, at der også bør afsættes midler af til en tak til de frivillige, hvis vi fremadrettet ønsker at få inddraget flere frivillige i klubbens arbejde. TJM foreslog, at vi bør overveje, om vi fortsat skal bruge ressourcer på at lave en årlig medlemsguide. Informationerne i medlemsguiden kunne måske fremadrettet fremgå af en ny hjemmeside. Flere bestyrelsesmedlemmer gav udtryk for, at de var glade for medlemsguiden og brugte den flittigt. TRL foreslog, at vi trykker medlemsguiden i 2015 men samtidig melder ud, at det bliver den sidste trykte medlemsguide. Det blev besluttet, at forretningsudvalget på baggrund af ovennævnte input udarbejder et nyt budgetudkast. 2. Driving range: betaling eller frie bolde Hvis vi skal indføre frie bolde, skal vi indregne; Indkøb af en ny og større boldautomat Indkøb af flere bolde Øgede omkostninger til boldopsamling Da en eventuel beslutning om frie bolde mod et øget kontingent skal godkendes af generalforsamlingen den 26. marts 2015, kan vi ikke stå klar med en løsning 6 dage senere uden at have disponeret efter dette i lang tid inden generalforsamlingen. Det blev derfor besluttet, at betalingen for brug af driving range i 2015 fortsat sker ved køb af poletter og årskort. TJM gav udtryk for, at vi ikke bør lægge spørgsmålet om frie bolde ud til en generalforsamlingsbeslutning, før vi har Philip Spogárds masterplan på plads. Årsagen er, at før masterplanen er godkendt kan vi ikke nøjagtigt beskrive, hvad det er for et produkt, vi kan tilbyde.
3. Forslag om 10 minutters interval mellem starttider TRL redegjorde for forslaget om at gå fra 8 til 6 starttider i timen og samtidig afskaffe boldrendetiden. Baggrunden for forslaget er, at vi desværre uden den store succes - har forsøgt at sænke tidsforbruget på en golfrunde ved kampagner for hurtigere spil samt øget fokus på roughklipningen. En enig bestyrelse forkastede forslaget. Dette skyldes, at man gerne vil have så mange ud på banen som muligt, og med forslagets indførelse ville der i stedet ske en begrænsning i antallet af starttider. PSA bemærkede, at vi i 2015 via baneservice og temporær starterfunktion i weekenden skulle søge at få en reel vurdering af ventetider på banen i prime time. Bestyrelsen mente i stedet, at flowet skal forbedres gennem indsats af baneservice samt håndhævelsen af reglen om, at bolde med en handicapsum på over 100 ikke kan gå ud i weekenderne og på helligdage før kl. 12.00. Bestyrelsen besluttede, at vi fortsætter med 8 starttider i timen i 2015. Derudover afskaffes boldrendetiden i 2015, idet dens anvendelsesprocent er markant lavere end for de andre starttider. 4. Trackman / Golfsimulator CKJ og TJM redegjorde for idéen om at SG etablerer vores egne vintertræningsfaciliteter i bagrummet i kælderen. Dermed vil vi kunne få et mere konkurrencedygtigt produkt at tilbyde vores medlemmer og på den måde fastholde flere og nemmere kunne tiltrække nye medlemmer. Derudover vil det også give mulighed for; at der er mere liv i klubben henover vinteren at trænerne kan tilbyde træning/fitting henover vinteren at vi kan køre forskellige turneringer/tiltag henover vinteren såsom en TrackMan combined konkurrence Bestyrelsen var positive overfor idéen. TRL gav udtryk for, at han også var meget positiv overfor konceptet. Han fandt det dog ikke realistisk, at vi kan få 126 skabsejere til at tømme deres skabe inden 31/10 mod en mindre kompensation. TRL begrundede det med, at vi ikke engang kan få folk til at tømme deres skabe, når de melder sig ud.
AF foreslog, at vi i stedet etablerede bagskabsdepot i en stor del af den nuværende herreomklædning, der benyttes meget sjældent. Dette kræver, at vi får lavet en trappe fra P- pladsen ned til herreomklædningen. AF skaffer et overslag på, hvad sådan en ombygning vil koste. Den nedsatte gruppe arbejder videre med forslaget. 5. Ombygning af pro shoppen En enig bestyrelse godkendte forslaget om at ombygge pro shoppen til en anslået investering på 70.000 kr. incl. moms. Ombygningen inkluderer følgende elementer: Trappen i shoppen fjernes. For at komme op på shoppens loftsrum benyttes i stedet trappen i mødelokalet. Over for indgangen til sekretariatets loftsrum etableres en dør ind til shoppens loftrum. Døren ind til shoppen fra foyeren og vinduespartiet ved siden af døren fjernes. I stedet indsættes en glasskydedør, der giver mulighed for en bred indgang og dermed en mere indbydende shop. Der sættes en glasdør i væggen mellem shop og sekretariat. Den kan benyttes, når shoppen er lukket, og sekretariatet betjener enkelte kunder. Derudover kan døren benyttes, når personalet i shoppen har behov for en ekstra person til at betjene greenfee gæster. Endelig vil det også være den hurtigste vej fra shoppen op til shoppens loftsrum. Bestyrelsen besluttede samtidig, at der etableres en skillevæg i mødelokalet. Skillevæggen skal bevirke, at man i fremtiden kan bruge printeren/kopimaskinen og benytte mødelokalets køkken uden at forstyrre dem, der holder møder i lokalet. 6. Orienteringspunkter 6.a. Greenkeepergård: status AB orienterede om status på projektet. AB og TRL afholdte møde med Rudersdal Kommune den 10. november for at få input til at fremme myndighedsbehandlingen. Den 2. december mødtes AB, TRL og Jesper Geel med DN Rudersdal, Naturstyrelsen og Rudersdal Kommune. På mødet præsenterede vi alle parter for planerne om at bygge en lade på Højbjerghus. Inden jul fremsender AB og TRL en ny ansøgning om byggeriet til Rudersdal Kommune.
Hvis alt går efter planen, kan ansøgningen behandles i byplanudvalget i februar og derefter i byrådet til marts. Herefter vil Rudersdal Kommune i givet fald fremsende en positiv indstilling til Fredningsnævnet, der forhåbentlig kan træffe en afgørelse ultimo juni 2015. 6.b. Restaurant: status PSA orienterede om hans og TRL s seneste møde med Jannik. Der er generelt en god dialog med restauratøren. 7. Orientering fra udvalgene 7.a. Baneudvalget TJM fortalte, at vi på fredag den 12. december overgår til den nye 14 hullers vinterbane. Det betyder, at sommergreens samtidig lukkes og teestedsklodserne til de normale teesteder fjernes. Problemet med, at folk ikke retter nedslagsmærker op, er tiltagende. Med de meget våde greens vi har haft i den sidste måneds tid giver det meget kraftige nedslagsmærker, som det burde være umuligt at kunne overse. 7.b. Matchudvalget LC fortalte, at man næsten er i mål med matchkalenderen for 2015. 8. Eventuelt Det blev bemærket, at der er to store huller på P-pladsen. TRL følger op på dette. JA gav udtryk for, at driving rangen bør være mere indbydende, end den har været i år. TJM var enig og pointerede, at der bør ske en generel oprydning på rangen (fjern kasse, hvor der står flag i samt spejl). Man kunne også med fordel male den anden kasse sort, så den syner af mindre i landskabet. TRL taler med Christian Post om en oprydning på rangen. TRL sørger for, at der udsendes invitationer til strategiworkshoppen den 17. januar. 9. Næste møde
Torsdag den 15. januar kl. 17.00.