Lerpøtvej 55 GENERALFORSAMLING Mandag den 29. september 2014 kl. 19.30 Referat: Antal fremmødte: Der var 45 stemmeberettigede deltagere. Jørgen Nielbæk bød velkommen til de fremmødte medlemmer og udtrykte glæde over det store fremmøde. 1. Valg af dirigent Jens Vinge blev enstemmigt valgt. Dirigenten konstaterede indledningsvis generalforsamlingens lovlige indvarsling på Varde IF s hjemmeside og gav herefter ordet til Jørgen Nielbæk for aflæggelse af bestyrelsens beretning. 2. Bestyrelsens beretning forelægges til godkendelse Jørgen Nielbæk indledte med at præsentere den siddende bestyrelse, der havde konstitueret sig som følger: Formand Jørgen Nielbæk (kommunikation) Næstformand John Meldgaard Nielsen (sportslig ansvarlig) Kasserer Anders Bærentzen Menigt medlem Finn Thøgersen Herefter fulgte beretningen om aktiviteterne indtil i dag, hvor Jørgen Nielbæk viste en række slides: Der er fortsat høj prioritering af kommunikation. Referater fra bestyrelsesmøder lægges på hjemmesiden, der udsendes nyhedsbreve og der er oprettet en Facebookside: Varde IF Klubside. Endvidere står alle bestyrelsesmedlemmer til rådighed for sportsudvalgene. Høj prioritering af samarbejder. Der afholdes mindst 2 årlige møder med sportsudvalgene angående strategi og budget, samt 2 årlige møder med Varde IF Elite angående fokus på samarbejde om sponsorer, talentudvikling, fordeling af Hummel aftalen samt fælles faciliteter. Varde IF er afhængig af, at der kommer indtægter fra sponsorer. De store sponsorer er Sydbank, BigBen og Hummel. Varde Kommune støtter bredden og Pige Elite. Varde IF s Støtteforening arbejder målrettet på at skabe indtægter til fodboldoplevelser. Pr. 1. januar 2015 implementeres organisationsændringerne i sportsudvalgene som reduceres fra 5 udvalg til 3 udvalg. Børneafdelingen omfatter piger og drenge op til og med U12. Kvindeafdelingen omfatter U13+ og herreafdelingen omfatter U13+. Følgende argumenter blev fremført: Bedre sammenhæng mellem ungdom og senior på henholdsvis kvinde- og herresiden, hvor U12 er flyttet til børneafdelingen. Bedre fastholdelse af frivillige, springer ikke fra når børn rykker op i seniorafdelingerne. Stærkere sportsudvalg, der får nemmere ved at rekruttere folk til udvalgenes opgaver.
Lerpøtvej 55 Opgavefordelingen mellem bestyrelse og sportsudvalgene bliver således, at bestyrelsen har det overordnede ansvar for at fastlægge fælles retningslinjer for hele klubben, hvad angår økonomi, Den hvide Pil samt opgaver der ligger på tværs af sportsudvalgene. Sportsudvalgene har ansvaret for det sportslige, med respekt for klubbens fælles retningslinjer, for at den tildelte økonomi overholdes og alle opgaver der vedrører det pågældende sportsudvalg. Af stort og småt kan nævnes: Afholdelse af U17 EM kvalrunde for drenge i efteråret 2013, som forløb meget flot med en stor opbakning. SFO sport hver onsdag, som 3 U19 drenge står for. Sidste skud på stammen er at der sammen med Varde IF Elite afholdes Teamauktion, som løber af stablen fra 1. oktober 2014 og 6 uger frem. Kort og godt går konceptet ud på, at sponsorer giver et produkt til klubben, som bliver lagt på Teamauktion hjemmesiden under Varde IF og Varde IF Elite siden. Klubben får værdien af højeste bud og vinderen får produktet. Herefter præsenterede Jørgen Nielbæk Varde IF s visionskort 2016 og fokuserede efterfølgende en række delvisioner med effekt for spillere og forældre på tværs af sportsudvalgene: Med udgangspunkt i delvisionen Samarbejde med skoler og Campus, finder vi det naturligt, at Varde IF er den naturlige samarbejdspartner for skoler i Varde Kommune. Varde IF har derfor til hensigt at etablere et elite træningsmiljø på udvalgte skoler og Campus i kommunen, evt. i samarbejde med andre idrætsgrene fra skoleåret 2015/16. Det indebærer, at vi på sigt træder ud af Esbjerg-aftalen og laver en ny aftale med Varde Kommune. Med udgangspunkt i delvisionen Et godt klubliv finder vi, at det skal være naturligt for alle spillere, trænere, holdledere og forældre at mødes både før og efter træning og kamp. Det indebærer, at klubben samles på Varde Fritidscenter, at de nuværende lokaler shines op, at der indføres en årlig klub event samt at der afholdes skræddersyede træningslejre på Varde Fritidscenter. Med udgangspunkt i delvisionen Gode fysiske rammer til fodbolden finder vi, at der skal være attraktive fodbold- og støttefaciliteter såvel ude som inde, og at alle forhold omkring fodbolden (baner, redskaber, tøj, fitness rum mv.) er optimale. Med udgangspunkt i delvisionen kvalificerede og motiverede trænere og ledere mener vi, at Varde IF skal være en attraktiv klub, hvor gode og veluddannede trænere søger hen, samt at der skal være de rette kvalifikationer, hos trænere der ansattes. Indebærer blandt andet, at der laves en uddannelsesplan på tværs af sportsudvalgene. Med udgangspunkt i delvisionen Frivillighed er en gave mellem mennesker mener vi, at det frivillige arbejde værdsættes og at der skabes muligheder for det frivillige arbejde. Etablering af en pulje af frivillige på tværs af udvalgene samt afholdelse af frivillighedsmøder, hvor de enkelte opgaver præsenteres er blandt handlingerne. Med udgangspunkt i delvisionen Gennemsigtighed i økonomi mener vi, at der skal være åbenhed omkring indtægter og udgifter og at alle har ret til indsigt i de økonomiske prioriteringer, herunder fordeling af fælles-indtægter og fælles-omkostninger. Med udgangspunkt i delvisionen Råderum til udvikling mener vi, at de nødvendige midler skaffes, således at mål og visioner kan gennemføres. Indebærer, at de enkelte sportsudvalg har mulighed for at opspare indtil kr. 50.000, som kan overføres til det følgende år. Økonomien er styrende for ambitionsniveauet i det enkelte sportsudvalg. Af andre mulige handlinger kan nævnes nedsættelse af et stævneudvalg samt passivt medlemskab tilknyttet forskellige goder.
Lerpøtvej 55 Herefter rettede Jørgen Nielbæk en stor tak til en række personer, som har gjort en forskel: Arne Jakobsen, som ved årets udgang stopper med OK-samarbejdet Kurt Jeppesen, som til november stopper som næstformand i sportsudvalget for kvinde senior. Finn Thøgersen, som stopper i bestyrelsen, men fortsætter i sportsudvalget for herreafd. John Nissen, som stopper som kampfordeler ved årsskiftet Lise Terp, som stopper som tovholder for julefrokosten Dernæst rettede Jørgen Nielbæk fokus på en række ubesatte poster: Sportsudvalg Børn Formand Sportsudvalg kvinder Ny formand fra 1/7 2015 Sportsudvalg herrer Kampfordeler fra 1/1 2015 Tovholder på OK-aftalen fra 1/1 2015 Sponsoransvarlig for klubben Tovholder på julefrokosten fra 2015 Overordnet webmaster Sluttelig præsenterede Jørgen Nielbæk en række tiltag, som er i støbeskeen: Møde mellem sportsudvalg og bestyrelsen med henblik på at opdatere styringsgrundlaget T-licens på drengesiden fra sommeren 2015 Oprettelse af idrætslinjer på skolerne i Varde by fra skoleåret 2015/16 Arbejde på, at det skal være attraktivt at være frivillig i Varde IF Intensivere samarbejdet med omegnsklubberne Beretningen affødte ikke umiddelbart bemærkninger, og blev efterfølgende enstemmigt godkendt. 3. Regnskab: a. Forelæggelse af regnskab 01.07.2013 30.06.2014 til godkendelse Anders Bærentzen fremlagde regnskabet, som udviste et overskud på kr. 284.305 mod et budgetteret overskud på kr. 38.400. Egenkapitalen er hermed forøget til kr. 214.356. Hovedårsagen til det flotte resultatet er et ekstraordinært tilskud på kr. 200.000 i forbindelse etableringen af kunstgræsbanen. Af andre større sponsorindtægter kan nævnes midler fra Big Ben (Elite Gaming), Vaskerifonden samt jubilæumskampen mod Hadsund. Den differentierede kontingentindbetaling udgjorde kr. 200.000, hvoraf ca. kr. 90.000 er tilbagebetalt. Præmiespillet gav en ekstraordinær udgift på kr. 18.950, da der ikke foretaget gen/nytegninger. Medlemstilskuddet var faldet med kr. 33.000 i forhold til budget, blandt andet som følge af færre medlemmer. Aktiviver i forbindelse med Kunstgræsbanen afskrives med kr. 50.000 årligt over 10 år.
Lerpøtvej 55 Bemærkninger til Regnskabet: Bestyrelsen afviste, at medlemsnedgangen på ca. 50 medlemmer skyldtes indførelsen af den differentierede kontingent. Derimod var det med ordningen blevet nemmere at skaffe frivillige. Flere medlemmer ytrede utilfredshed med de store bødetakster til DBU (kr. 26.942) i forbindelse med manglende resultatindberetning, afbud, udtrækninger mv. Bestyrelsen svarede, at bødetakstsystemet evt. kan tages op på DBU Jyllands delegeretmøde i januar 2015, men opfordrede ellers til, at man i videst mulig omfang undgik bøder. Regnskabet blev herefter enstemmigt godkendt. b. Fremlæggelse af budget for 01.07.2014 30.06.2015 Anders Bærentzen fremlagde budgettet for 2014/15, som udviser et resultat på kr. 51.004, og påpegede, at det er vigtigt med en konsolidering af foreningen. Bemærkninger til Budgettet: Et medlem undrede sig over, at der ikke var budgetteret med udgifter til en træningslejr for kvinde senior afdelingen. Anders Bærentzen svarede, at det var et spørgsmål om fordelingen af midlerne fra hovedforeningen. Et andet medlem undrede sig over de store træneromkostninger til pige ungdom. Anders Bærentzen svarede, at det skyldes licenskravene, men at indtægter og udgifter balancerer for elitedelen 4. Behandling af indkomne forslag Bestyrelsen foreslår ændring af vedtægterne for Varde IF 11 stk.2: Nuværende: Bestyrelsen består af 6 bestyrelsesmedlemmer, der alle vælges for 2 år ad gangen. Der vælges 3 bestyrelsesmedlemmer hvert år. Ændringsforslag: Bestyrelsen består 4 bestyrelsesmedlemmer, der alle vælges for 2 år ad gangen. Der vælges 2 bestyrelsesmedlemmer hvert år. Argumentation: Når bestyrelsen indstiller til, at antallet af bestyrelsesmedlemmer ændres til 4 personer, skal det ses i sammenhæng med, at sportsudvalgenes struktur forenkles, og de kommer tættere på bestyrelsen. Bestyrelsen tager sig mere af det overordnede og på tværs, mens sportsudvalgene får en markant større rolle på det sportslige og indenfor de rammer, der hvert år forhandles med bestyrelsen. Bestyrelsen har drøftet ændringen med sportsudvalgene og der er enighed om, at der fremover kun vil være 3 sportsudvalg, som tager sig henholdsvis af børneafdelingen, kvindeafdelingen (pige ungdom + senior) og herreafdelingen (herre ungdom + senior). Forslaget affødte en længere debat, hvor der generelt set blev udtrykt skepsis mod at reducere antallet af bestyrelsesmedlemmer. Der blev udtrykt bekymring for, at bestyrelsen kom længere væk fra medlemmerne, og at det på sigt ville blive endnu vanskeligere at finde nye bestyrelsesmedlemmer.
Lerpøtvej 55 Herefter blev forslaget sendt til afstemning, hvor kun 7 medlemmer stemte for. Da ændring af vedtægterne kræver en majoritet på mindst 2/3 af de fremmødte stemmeberettigedes stemmer, blev forslaget således afvist. 5. Valg af bestyrelse og suppleanter: a. 3 bestyrelsesmedlemmer: På valg til bestyrelsen: Jørgen Nielbæk (modtager genvalg) På valg til bestyrelsen: John Melgaard Nielsen (modtager genvalg) På valg til bestyrelsen: (modtager genvalg) Forslag til nye medlemmer af bestyrelsen: Karina Svane og Mette Marie Madsen Genvalgt til bestyrelsen: Jørgen Nielbæk, John Meldgaard Nielsen og Nyvalgt til bestyrelsen: Karina Svane og Mette Marie Madsen b. 2 suppleanter til bestyrelsen På valg som suppleant til bestyrelsen: Kurt Carstensen (modtager ikke genvalg) Forslag til suppleant til bestyrelsen: Jonna Lynggaard Valgt som suppleanter til bestyrelsen: Jonna Lynggaard Bestyrelsen finder selv en ekstra suppleant. c. 1 revisor På valg som revisor: Jens Vinge (modtager genvalg) Genvalgt som revisor: Jens Vinge På valg som revisorsuppleant: Hans Chr. Hansen (modtager genvalg) Genvalgt som revisorsuppleant: Hans Chr. Hansen 6. Eventuelt Der blev spurgt ind til Eliteskolen fra skoleåret 2015 Jørgen Nielbæk svarede, at målet er et kvalitetsniveau svarende til Vitaskolen i Esbjerg, men at det i sidste ende afhænger af økonomien. Eliteskolen i Varde vil ikke være støttet af Team Danmark, som Vitaskolen er. Troels B. Olesen talentchef i Varde IF og træner på Vitaskolen kunne godt se fordelen ved at oprette en eliteskole i Varde, men påpegede, at det er vigtigt med en fornuftig overgangsordning. Der vil blive startet med 7-10 klasserne, men efterfølgende kan opgaven udvides til handelsskoler og gymnasier. Der blev spurgt ind samarbejde med EfB på pigesiden, T-licens på drengesiden og fiskeri i de små klubber Troels B. Olesen svarede, at i Varde IF opfører vi os meget pænt med hensyn til fiskeri. Af DBU s licenskrav fremgår det klart, hvorledes der må fiskes. Endvidere så han ingen mulighed for at samarbejde med EfB på pigesiden. Jørgen Nielbæk præciserede, at T-licens på drengesiden udelukkende angår U13- U15, og at det er vigtigt, at vi i Varde IF er ydmyge over for de små klubber. Samarbejde med omegnsklubber Karl Brynningsen bad bestyrelsen om, at prioritere samarbejdet med omegnsklubberne højt.
Lerpøtvej 55 Bestyrelsens holdning kontra enkeltpersoners holdning på facebook Et medlem nævnte, at det ved brugen af de sociale medier er vigtigt at kunne fastslå, om der er tale om bestyrelsens holdning eller holdningen hos en enkeltperson. Afslutningsvis takkede formanden for det store fremmøde, den gode stemning og spørgelyst samt dirigenten for en kompetent ledelse af generalforsamlingen. Referent: