Indkøb og samarbejde om administrative opgaver 2015

Indkøb og samarbejde om administrative opgaver 2015

Indkøb og samarbejde om administrative opgaver Gennemgang af regnskab Formål og introduktion til udbud Risici og aktører indenfor indkøb pt. Fremtidige muligheder(retningslinjer og portal)

Gennemgang af regnskab(1) For at vise, hvilke områder, hvor der er mulighed for besparelse på indkøb, så vil der blive gennemgået et standard regnskab. Regnskabstallene er gennemsnittet for alle højskoler og viser også den samlede volumen for hele højskoleområdet. Der gives ikke konkrete eksempler på besparelser.

Gennemgang af regnskab(2) Undervisning

Gennemgang af regnskab(3) Ejendomsdrift

Gennemgang af regnskab(4) Køkken

Gennemgang af regnskab(5) Administration

Gennemgang af regnskab(6) Der er en betydelig volume Der kan sættes spørgsmålstegn ved, hvor meget indkøb bliver konkurrenceudsat på HS området Eller om udbudsreglerne bliver overholdt Der er penge at spare viser erfaringer fra rapporter, andre uddannelsesinstitutioner m.m.

Formål med udbudsreglerne Åben og fair konkurrence om offentlige kontrakter, da konkurrence medfører lavere priser, bedre produkter, innovation etc. Sikre at alle virksomheder har lige adgang til offentlige kontrakter. Bedst og billigst.

Introduktion til udbud Lovene(1) 1. EU-udbudsdirektiverne Udbudsdirektivet Forsyningsvirksomhedsdirektivet Forsvars- og sikkerhedsdirektiv NB: 3 nye Udbudsdirektiver 2. Tilbudsloven Tjenesteydelser og varer Bygge og anlægsopgaver

Introduktion til udbud Lovene(2) 3. Håndhævelsesloven SNART: NY UDBUDSLOV - Forventes at træde i kraft 1. januar 2016 - Der tages udgangspunkt i de nye regler i denne workshop

Hvem er omfattet af lovene? 1. Offentlige myndigheder, (staten, kommuner & regioner) 2. Offentligretlige organer (fx de selvejende institutioner(højskolerne), DR, universiteterne) 3. Indkøbscentraler (SKI, Statens Indkøb) 4. Forsyningsvirksomheder, m.v.

Hvilke aftaler er omfattet? Når man er en ordregivende myndighed. Når kontrakten indgås med en ekstern aktør. Når kontrakten er gensidigt bebyrdende penge/varer/ydelser. Når kontraktværdien ligger over de gældende tærskelværdier.

Hvilke indkøb er omfattet(1) Vareindkøbskontrakter - køb, leasing eller leje med eller uden forkøbsret af varer Tjenesteydelseskontrakter - Sondring mellem bilag II A- og bilag II B tjenesteydelser ophæves. - Fremover light regimet (sociale m.fl. tjenesteydelser) - Tærskelværdi er 5.583.000 kr.

Hvilke indkøb er omfattet(2) Bygge- og anlægskontrakter - total-, hoved-, stor- eller fagentreprise skræddersyet byggeri - bygge- og anlægsaktiviteter er defineret i bilag I til udbudsdirektivet

Tærskelværdier Offentligretlige organer Tjenesteydelseskontrakter Varekontrakter Bygge og anlæg Sociale ydelser (Light Regimet) 200 000 EUR (1 541 715 kr.) 200 000 EUR (1 541 715 kr.) 5 000 000 EUR (37 300 000 kr.) 750 000 EUR (5 583 000 kr.)

Beregning af tærskelværdi(1) Udbyders bedste skøn på udbudstidspunktet - altid ekskl. moms Den maksimale værdi, dvs. inkl. optioner og forlængelser Kunstig opdeling af en kontrakt er ikke tilladt, men gerne indgåelse af kontrakter om delydelser.

Beregning af tærskelværdi(2) Kontrakter om leverance af ensartede varer eller tjenesteydelser, der indgås samtidig eller med regelmæssige mellemrum. Her regnes med værdien over 12 måneder forud eller fremad. For løbende tjenesteydelser regnes med værdien i hele kontraktens løbetid. Hvis kontrakten løber på ubestemt tid, regnes den månedlige værdi ganget med 48, dog maks. for 4 år.

Ved indkøb OBS på køb over 500.000 kr. over en 4 årig periode skal ske på markedsmæssige vilkår Dokumentere at indkøb er sket på markedsmæssige vilkår. Uanset beløbsstørrelsen.

Med eller uden klar grænseoverskridende interesse Indkøb under 1.541.715 kr. Sondring mellem med eller uden klar grænseoverskridende interesse

Grænseoverskridende interesse Ordregivers vurdering af om en virksomhed i et andet EU-land kan være interesseret i at afgive bud Ordregivers vurdering. Vægt på følgende: Kontraktens genstand Kontraktens anslåede værdi Forholdende i den pågældende branche, herunder markedets størrelse, struktur og handelspraksis Det geografiske sted kontrakten skal udføres(sønderjylland og Sjælland/Bornholm) Kontraktens varighed

Klar grænseoverskridende interesse Ved klar grænseoverskridende interesse er der en procedure der ligner udbudsreglerne.

Uden klar grænseoverskridende interesse En højskole skal handle i overensstemmelse med de forvaltningsretlige principper om: - Forbud mod varetagelse af uvedkommende hensyn - Saglighed - Økonomisk forsvarlig forvaltning - Ligebehandlings- og proportionalitetsprincippet Sondre mellem indkøb under og over 500.000 kr. over en 4-årig periode

Uden klar grænseoverskridende interesse Hvis over 500.000 kr. Indkøbet skal ske på markedsmæssige vilkår: Gennemføre en markedsafdækning Indhente to eller flere tilbud Annoncere Ovenstående er ikke udtømmende.

Uden klar grænseoverskridende interesse Gennemføre en markedsafdækning fx ved: Benchmarkingundersøgelser Tidligere erfaringer fra indkøb Mundtlig kontakt til udvalgte virksomheder

Uden klar grænseoverskridende interesse Indhente to eller flere tilbud Vil kunne afgives som underhåndsbud Annoncere(berettiget, ikke forpligtet) På udbud.dk Ved bekendtgørelse i Europæiske Unions Tid På egen hjemmeside Ved lokale medier(eller Mutonic f.eks.)

Manglende overholdelse af udbudsreglerne Risici(1) Ny udbudslov - Ikke længere muligt at klage til Klagenævnet for udbud ved: Under tærskelværdi for EU udbud(1.541.715) Uden klar grænseoverskridende interesse Klager skal i stedet rettes mod de almindelige domstole

Manglende overholdelse af udbudsreglerne Risici(2 ) Manglende overholdelse af regler Klage til Klagenævnet for udbud Diverse sanktioner mod ordregiver Manglende konkurrenceudsætning af indkøb = dårligere pris = færre penge til højskolen

Aktører(1) Ved at handle ind gennem udbudte aftaler sikrer ordregivere, at der købes ind efter reglerne. En udbudt aftale er et godt sted at benchmarke sin pris(mere om dette senere)

Aktører(2) Hvilke aktører har udbudte aftaler? SKI (Statens og Kommunernes Indkøb) SI (Statens indkøb Også kaldet FM aftaler) DFSI (Privat aktør der har 1 udbudt aftale på fødevareområdet)

Aktører(3) Aktører der har forhandlede aftaler DFSI IKA (forening af offentlige indkøbere) Dansk indkøb

Aftaler der er løftet(udbudt) SKI og SI har kun løftede aftaler. På højskoleområdet er det særligt aftaler indenfor: Fødevarer IT/mobil Elektronik Kontor/undervisningsartikler Rengøringsartikler Tjenesteydelser(revision, markedsføring, bus)

SKI aftaler

Statens indkøb

Fremtidige muligheder Indkøbsretningslinjer for højskoler Portal for højskoler

Retningslinjer for indkøb(1) Det anbefales, af Rigsrevisionen, at der bliver udarbejdet retningslinjer for indkøb på offentlige institutioner. Man går fra individuelle køb med eller uden aftaler, der ikke umiddelbart er indgået af skolens ledelse, til en mere central indkøbsfunktion, hvor indkøbet på skolen nu er med på skolens strategiske planer. Retningslinjer vil hjælpe på implementering af central indkøbsfunktion

Retningslinjer for indkøb(2) Når retningslinjer er fastsat og orienteringen har fundet sted, begynder selve analysearbejdet og dannelse af overblikket over skolens indkøb og forberedelsen til at begynde at arbejde strategisk med indkøb. Vil sikre at indkøb bliver konkurrence udsat og objektive kriterier danner baggrund for indkøbene

Retningslinjer for indkøb(3) Eksempler på retningslinjer for indkøb:

Portal(1) - Samle indkøb et sted, som pedel/køkken/it/administration kan bruge. Holde styr på regninger. - Mini udbud(konkurrenceudsætter for 1.500.000 = udbudslov overholdt) - Benchmarker med SKI og SI aftaler - Kan sættes op centralt, så alle HS har samme muligheder og priser - En tredjepart, som FFD m.fl. Kan brokke sig til, hvis portalen ikke virker.

Portal(2) - Mutonic

Debat om muligheder, erfaringer og ønsker Administrative fællesskaber Indkøbsfællesskaber Retningslinjer for indkøb på den enkelte højskole Eventuelt