Arkivering af data til Rigsarkivet Sune Brødsgaard Lassen 1
Formål Regionernes arbejde skal dokumenteres, så kommende generationer kan skrive og forstå deres historie. Rigsarkivet sikrer den digitale og fysiske adgang til dokumentationen af Danmarks historie. Kilde: Rigsarkivet
Hvilke systemer indeholder bevaringsværdige data ESDH-systemer Kliniske kvalitetsdatabaser Landsdækkende forskningsdatabaser Økonomisystemer Klientsystemer Jordforureningssystemer Byggeprojektstyringssystemer
Proces for aflevering Tilbud & leverandørvalg Leverandørlisten For-analyse? Tilbud & forhandling Databehandler- & Leveranceaftale Licenser og Jura Databehandleraftale og instruks Betalingsplan Tidskrævende proces Ca. 1-2 måneder Ca. 2-3 måneder
Proces for aflevering Opstart Anmeld aflevering Startpakken Udlevering af data Opstartsmøde ½ måned Arkiveringsversion Kontekstdokumentation Skemaer Datakonvertering Afleveringsbestemmelse Håndtering af fejlliste 6 måneder Aflevering til Rigsarkivet ADA-hjemmetest Krypteret medie Rigsarkivet tester Rigsarkivet godkender/afviser Evt. fejlrettelser 3 måneder
Anmeld aflevering Rigsarkivets hjemmeside Modtag startpakke Konsulent fra Rigsarkivet tilknyttes
For-analyse Formål: indhente fastpristilbud Indhold: Systemtype Størrelse i GB Antal dokumenter Dokumenttyper Datastruktur Osv
Indhent tilbud Tjek leverandørliste på Rigsarkivets hjemmeside Forskellige leverandører til forskellige systemer Vær specifik på baggrund af for-analysen Hent tilbud og forhandl
Vælg Leverandør Leverandørpræsentation Tidsplan Introduktion til databehandleraftale Detaljer i forhold hvem gør hvad
Databehandler- & leveranceaftale Underskrives samtidigt Databehandlerinstruks underskrives Hjælp fra CIMT Informationssikkerhed Hjælp fra CIMT Licenser og Kontrakter Betalingsplan
Udlevering af data Databasekopi (Export) på krypteret harddisk (opbevaring!) Sag I SNOW til Serverdrift og databaser Databehandleraftale en forudsætning Evt. leverandør hoster
Opstartsmøde Rigsarkivet (konsulenten) Valgt leverandør Afleveringsansvarlig i Regionen Brugere af systemet fra Regionen
Skemaer til Rigsarkivet Oplysningsskema Arkivbeskrivelsesfil-skema Skabelon til konkret brug af systemet Kontekstdokumentationsskema
Kontekstdokumentation Kunne f.eks. være: Journalplaner Rammeaftaler Notater vedr. systemet og/eller brugen deraf Brugermanualer og vejledninger Organisationsdiagrammer/Beskrivelse af ændringer Vedtægter og lign.
Teknisk bearbejdning af data Rådata bearbejdes Arkivcheck Data konverteres til TIFF-format Fejlliste generes over filer der ikke kunne TIFFES
Afleveringsbestemmelse Dokument der beskriver hvad arkiveringsversion skal indeholde Dannes på baggrund af: Arkivchecket Kontekstdokumentation Skemaerne
Håndtering af fejlliste Leverandør udarbejder fejlliste Gennemgås med systembrugere Beslutning om håndtering Erstatningsfiler AS IS Kassation
Aflevering til Rigsarkivet Leverandør udfører test med ADA Leverandør afleverer på vegne af myndighed Myndighed afleverer på krypteret USB-medie Kvittering fra Rigsarkivet Afvent endelig godkendelse
Økonomi Leverandørudgifter Sagsbehandlingsudgifter til Rigsarkivet Testudgifter til Rigsarkivet Opbevaringsafgift til Rigsarkivet Indregn risici Fx Antal Databaser Fx Antal dokumenter
Spørgsmål