Vejledning om IT-arkivering
|
|
- Anna Steensen
- 5 år siden
- Visninger:
Transkript
1 NUNATTA ALLAGAATEQARFIA, 2018 Vejledning om IT-arkivering Vejledningen er udformet som en mere praksisnær uddybning af de dele af arkivloven og arkivbekendtgørelsen som omhandler IT-arkivering. Den er inddelt i tre afsnit: Arkivmæssige hensyn Arkiveringsversioners udformning Bevaring og kassation Afsnittet Arkivmæssige hensyn beskriver arkivets krav til myndighedernes ITsystemer, og deres behandling af data i IT-systemer. Kort sagt hvordan man skal forholde sig til dataene inden aflevering. Arkiveringsversioners udformning beskriver nærmere hvordan arkiveringsversioner udformes og hvad de skal indeholde. Dette som hjælp til myndigheden i forhold til at forstå afleveringsprocessen. De offentlige myndigheders IT-leverandører har formentlig behov for en mere teknisk beskrivelse, og er naturligvis velkomne til at rette henvendelse til arkivet med spørgsmål. Bevaring og kassation beskriver regler om bevaring og kassation i IT-systemer, herunder hvad myndighederne gør med data i IT-systemet, efter der er produceret en arkiveringsversion. Arkivmæssige hensyn 2. Offentlige institutioner skal sørge for at deres arkivalier, herunder elektroniske arkivalier, til enhver tid behandles og opbevares forsvarligt i en af Grønlands Nationalmuseum og Arkiv godkendt arkiveringsversion Stk. 2. Offentlige institutioner skal holde sine arkivalier adskilt fra andre offentlige arkivalier. 3. Offentlige institutioner skal ved behandling og opbevaring af arkivalier anvende passende systemer herfor, herunder arkivskabe til fysiske dokumenter og elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer (ESDH-systemer) til digitale dokumenter. Stk. 2. De anvendte systemer skal indrettes på en sådan måde, at det sikres, at personfølsomme eller andre fortrolige oplysninger alene stilles til rådighed med henblik på udtrykkeligt angivne og sagslige formål, herunder historiske, statistiske eller videnskabelige formål.
2 Det er vigtigt at det offentlige bruger IT-systemer som understøtter kravene i arkivloven, og generelt sikrer en pålidelig og effektiv forvaltning. Det indebærer først og fremmest at oplysningerne i systemet skal være beskyttet mod sletning ved et uheld, f.eks. ved at der tages jævnlig back up af systemet at fortrolige oplysninger skal være afskærmede fra uvedkommende, f.eks. ved brug af passwords og indblikskoder at der er gode redskaber til at genfinde oplysninger i systemet. Hvis systemet indeholder journalsager skal der for eksempel være mulighed både for at søge på journalnumre, sagsnavne m. m. at forskellige myndigheders dokumenter ikke bliver blandet sammen. Hvis de bliver sammenblandede bliver det på langt sigt meget sværere at finde de dokumenter man søger. at systemet kan afleveres til Grønlands Nationalarkiv i et langtidsholdbart format I IT-systemer med dokumenter skal hvert dokument tilknyttes en sag. Stk. 2. Der skal om hver sag registreres oplysninger, der muliggør identifikation og fremfinding, herunder 1) sagsnummer 2) sagstitel 3) ansvarlig på sagen 4) Journalnummer, eller registrering i overensstemmelse med anden journaliseringspraksis jf. 15, stk. 2 Stk. 3. De i stk. 2 beskrevne oplysninger skal være dokumenteret i systemets tabelhistorik på en sådan måde, at historikken kan indgå i en arkiveringsversion. Det er vigtigt at sager påføres oplysninger så de er nemme at finde igen. Først og fremmest skal der være et unikt sagsnummer. Hvis man bruger et ESDH-system vil det normalt være sådan at systemet selv giver hver sag et nummer. Hvis ikke må man selv påføre et. Nummeret kan for eksempel være det år hvor sagen er oprettet efterfulgt af et løbenummer. 2 Det allervigtigste er dog at der ikke er to sager der har det samme nummer. 1 Det langtidsholdbare format kaldes en arkiveringsversion. Mere om dette seneere. 2 Et løbenummer er et nummer der føler rækkefølgen sagerne oprettes i. Den første sag der oprettes i 2016 vil således være 2016/1, næste sag vil være 2016/2 etc.
3 Udover nummeret skal sagen også have en titel. Det er meget vigtig at titlen er letforståelig og sigende i forhold til indholdet af sagen. Med sigende titler bliver det meget nemmere senere at finde sagerne. Det kan være en god ide at fastsætte nogle retningslinjerne for hvordan sager skal navngives, så man sikrer at alle gør det på den samme måde. På den måde er det nemmere at finde en sag, også selvom man ikke selv er den som har navngivet sagen. En regel for navngivning af sager kunne for eksempel være: myndighedsnavn, systemnavn, tidspunkt for sagens opretning. Det er vigtigt at få noteret ned hvem der er ansvarlig på sagen. Det bør som udgangspunkt være den person der sidder og arbejder med sagen der registreres som ansvarlig, men i nogle tilfælde kan det være nok at påføre navnet på den underafdeling, det udvalg etc. som arbejder med sagen. Endelig skal sagen journaliseres. For journalsager betyder det at sagen påføres et journalnummer fra en emneopdelt journalplan 3. For andre typer af sager kan det være nok at påføre f.eks. et cpr-nr. I arkivets vejledning og arkivets forskrifter om bevaring og kassation hos de enkelte myndigheder kan man se mere om hvilke numre der skal anvendes hvornår. Hvis man skal journalisere en bestemt sagstype, og ikke kan finde svar i vejledningen eller i forskrifterne på hvilke numre der skal bruges til journalisering af den type sag skal man henvende sig til arkivet. Mht. Stk. 3. så fastslås det her at de oplysninger der registreres om sagerne skal kunne medtages i den langtidsholdbare kopi (arkiveringsversionen) som afleveres til Grønlands Nationalarkiv. Det er ikke noget man som myndighed behøver spekulere på i det daglige, men det er vigtigt når man indkøber et nyt IT-system at få afklaret med leverandører at de sagsoplysninger der registreres i systemet kan komme med, når det bliver tid til at aflevere en arkiveringsversion af systemet. 7. Der skal om hvert dokument registreres oplysninger der muliggør identifikation og fremfinding, herunder 1) dokumenttitel 2) dokumentdato 3) for ind- og udgående breve: afsender/modtager 4) lagringsform 5) tilhørsforhold til sag Stk. 2. De i stik. 1 beskrevne oplysninger skal være dokumenteret i systemets tabelhistorik på en sådan måde, at historikken kan indgå i en arkiveringsversion. 3 Der står mere om journalplaner senere i denne vejledning, under anmeldelse og godkendelse.
4 Det er vigtigt at dokumenterne i det offentliges IT-systemer får en kort og sigende titel, der klart beskriver dokumentets indhold. Det er især vigtigt hvis man lægger s op i et IT-system at man ikke bare hovedløst bruger navnet på en som dokumentnavn. s har nemlig tit ikke særligt sigende titler, og hvis de sendes frem og tilbage mange gange ender det også gerne med at man har mange s med enslydende titler. Vær derfor opmærksom på om ens titel er sigende for indholdet, og ændre den, hvis dette ikke er tilfældet. Ved alle dokumenter skal det fremgå hvornår de er lagt op i systemet. Som regel registreres dette automatisk i systemet, men det er ikke sikkert, så hvær opmærksom på om der sker en automatisk datomærkning. Alle breve eller s skal være påført afsender og modtager. Formålet med dette er at kunne fremsøge dokumenter på tværs af sager. F.eks. hvis man nu gerne vil finde alle mails fra en bestemt person fra flere forskellige sager. Det er god ide at fastsætte regler for hvilke oplysninger der registreres om afsender og modtager. I mange systemer kan man f.eks. oprette afsendere og modtagere som kontaktpersoner, med oplysninger om hvor de arbejder, kontaktoplysninger etc. Lagringsformen skal også registreres. I mange systemer kan man nemlig godt lave registrering af dokumenter der ligger i fysisk form. I så fald skal det fremgå af registreringen i systemet at dokumentet ikke er i IT-systemet, men at det ligger fysisk, og hvorhenne det fysiske dokument befinder sig. Alt sammen for at undgå forvirring. Det skulle nødig ske at fremtidige brugere tror dokumentet er forsvundet, fordi de kan se en registrering af dokumentet, men ikke kan finde selve dokumentet i systemet. I en del systemer har man en funktionalitet til registrering af lagringsform, og i så fald er standardindstillingen normalt at dokumentet findes digitalt. Her er det vigtigt at huske at ændre standardindstillingen, når man registreringer et fysisk dokument. Nogle myndigheder modtager genstande som led i deres sagsbehandling, f. eks. møbler eller medicin. Her er det vigtigt at genstandens modtagelse registreres i systemet, og det kan være en god ide at tage et billede af genstanden, og lægge ind i IT-systemet som dokumentation for modtagelsen. Modtager en myndighed lyd, video eller fotos i analogt format kan arkivet finde på at kræve at materialet digitaliseres, og lægges ind i et IT-system. Tilsvarende kan
5 arkivet også finde på at forlange lyd, video eller fotos opbevaret på et bærbart medium som CD-rommer eller USB-nøgler lagt ind i et IT-system. 8. I et IT-system som anvendes af flere myndigheder, skal det fremgå af sagsog dokumentregistreringen hvilken myndighed, der har registreret sagen eller dokumentet. Som tidligere nævnt er det afgørende vigtigt at forskellige myndigheders sager og dokumenter ikke bliver blandet sammen. Derfor er det meget vigtigt at dokumenter enten holdes separat fra hinanden automatisk, eller at man manuelt går ind og registrerer hvilke sager og dokumenter der tilhører hvilken myndighed. Arkiveringsversioners udformning 10. En arkiveringsversion består af datastruktur, dataindhold og information om arkiveringsversionen. Stk. 2. En arkiveringsversion må ikke indeholde krypteret information. Stk. 3. En arkiveringsversion skal indeholde samtlige bevaringsværdige data og eventuelle dokumenter fra en afgrænset periode, eller hvis der i forbindelse med skift af journalperiode sker overførsel af dokumenter til en ny periode, hvor der ikke længere rettes i eller tilføjes data, eller udformes som et øjebliksbillede og indeholde samtlige bevaringsværdige data og eventuelle dokumenter på et bestemt tidspunkt. Stk. 4. Hvis arkiveringsversionen af et IT-system med dokumenter udarbejdes uden skift af journalperiode, eller hvis der i forbindelse med skift af journalperiode sker overførsel af dokumenter til ny periode, skal de dokumenter, der indgår i arkiveringsversionen, markeres på en sådan måde i IT-systemet at de kan undtages fra efterfølgende arkiveringsversioner. Stk. 5. Arkiveringsversioner skal i øvrigt være i overensstemmelse med de forskrifter herfor, som Grønlands Nationalarkiv fastsætter, herunder om filtyper og datamodel. Forskrifterne offentliggøres på Grønlands Nationalmuseum og Arkivs hjemmeside. For at kunne langtidsbevare data skal arkivet have dem leveret i et bestemt format. Det vil sige at alle dataudtræk der afleveres til arkivet skal konverteres til dette format. En konverteret version af databasen kaldes en arkiveringsversion. En arkiveringsversion består af tre dele, nemlig tabellerne i databasen (datastrukturen), tabellernes indhold af både oplysninger og filer (dataindholdet) og endelig dokumentation af hvordan arkiveringsversionen har været brugt (information om arkiveringsversionen). For at forstå hvad det betyder kan man drage en sammenligning i Excel. I Excel har man forskellige ark med oplysninger. Tilsvarende
6 er der i en database forskellige tabeller med oplysninger, hvor hver tabel kan sammenlignes med et ark i Excel. Forskellen fra Excel er at der i databasen kan laves mange flere relationer mellem tabeller end der kan mellem arkene i Excel. F.eks. kan man lave relationer der viser at en tabel er underordnet en anden. I en database over atleter ved Arctic Winter Games kunne man således have en tabel med sportsgrene, og under denne en tabel med listen over de forskellige konkurrencer indenfor hver sportsgren. En anden forskel er at databasen ofte udover tal og ord ofte også indeholder en mængde filer der kan åbnes. Datastrukturen er altså tabellerne og relationerne i mellem dem, dataindholdet er de ord, tal og filer som tabellerne indeholder. Information om arkiveringsversionen er dokumenter som beskriver overordnet hvor databasen stammer fra, hvad den har været brugt til og hvordan den har været brugt. Man laver en arkiveringsversion for en bestemt periode, eksempelvis af fem års varighed. Arkivet har fastsat en tilbundsgående beskrivelse af det format som arkiveringsversionen skal være i, og denne kan rekvireres fra arkivet. 11. Datastrukturen i en arkiveringsversion består af: 1) en mappestruktur 2) en relationel databasestruktur på 1. normalform eller højere, angivet i indexfilen tableinde.xml 3) øvrige indexfiler i XML, der strukturerer data om arkiveringsversionens overordnede indhold, samtlige filer i arkiveringsversionen, dens kontekstdokumentation og dens eventuelle digitale dokumenter. Som tidligere nævnt består arkiveringsversionen blandt andet af en datastruktur, der er en oversigt over tabellerne i systemet, med deres forskellige relationer. Datastrukturen skal have et vist kvalitetsniveau (kaldet 1. normalform). Et parameter for kvaliteten af en database kan f.eks. være at der ikke er nogen tabeller uden forbindelse til andre tabeller. I arkiveringsversionen skal der også være XML 4 -filer der giver et hurtigt overblik over datastrukturen. Det er arkivet der udformer disse XML-filer. 12. Dataindholdet består af: 1) tabelindhold i standardiserede typer 2) eventuelle digitale dokumenter, lyd, video og geodata i standardiserede dataformater 4 XML er et format der minder om det HTML man bruger til opbygning af hjemmesider, men er dog mere fleksibelt.
7 Dataindholdet består som tidligere nævnt af indholdet i databasens tabeller samt de filer der ligger i systemet. Filerne i arkiveringsdatabasen skal være i nogle bestemte formater som er fastsat af arkivet, f.eks. TIFF for billed- og dokumentfilerne. Det er blandt andet det en stor del af konverteringsarbejdet går med når der skal dannes en arkiveringsversion: alle filer i PDF, Word osv. der ligger i systemet skal konverteres til TIFF-format. 13. Information om arkiveringsversionen består af beskrivelser af administrativ brug, dataindhold og IT-system. Som sagt skal der være dokumentation af hvordan systemet har været brugt og til hvad. Det er det som i arkivbekendtgørelsen kaldes information om arkiveringsversionen, men som også kan kaldes dokumentationen af systemet. Dokumentationen skal omfatte oplysninger om hvilken eller hvilke myndighed(er) der har brugt systemet, hvilke oplysninger man kan forvente at finde i databasen og hvordan databasen har været brugt. 5 Hvis man har en journalinstruks, en journalplan eller registreringsvejledninger kan det ofte indgå som en væsentlig del af dokumentation og nogle gange er det tilstrækkelig dokumentation i sig selv. Hvis der ikke foreligger den slags dokumenter, eller hvis de dokumenter der foreligger er mangelfulde, så kan det være nødvendigt at lave dokumentation fra grunden. Det foregår ved at man fra arkivets side interviewer myndighedens medarbejere om hvordan de har brugt systemet. Formålet med at inkludere dokumentation er at fremtidige brugere af systemet hurtigt kan få en ide om hvilke oplysninger de kan forvente at finde. En introduktion til systemet, så man har en ide om hvorvidt arkiveringsversionen er relevant i forhold til det man søger efter. 19. IT-systemer, der opsamler og lagrer information, som er skabt eller tilvejebragt i forbindelse med en myndigheds virksomhed (digitalt forvaltningsmateriale), skal anmeldes til Grønlands Nationalmuseum og Arkiv, som herefter vurderer, om systemet indeholder bevaringsværdige data. I så fald skal det godkendes af Grønlands Nationalmuseum og Arkiv. Stk. 2. Anmeldelse skal ske senest 3 måneder før endelig anskaffelse af ITsystemet. Som tidligere nævnt skal data der afleveres til arkivet være i et bestemt format (den såkaldte arkiveringsversion). Det er derfor vigtigt, inden man indkøber et nyt ITsystem at få afklaret at der kan laves en arkiveringsversion af systemets indhold. Det er kun arkivet der kan foretage den vurdering og derfor er det vigtigt at få anmeldt systemet til arkivet. Dette gøres ved hjælp af et anmeldelsesskema på arkivets 5 Det kan f.eks. være hvordan sagsdannelsen har været og hvordan man har registreret i systemet.
8 hjemmeside. Anmeldelsesskemaet skal udfyldes med basale oplysninger såsom systemets navn, hvem leverandøren er og hvilken myndighed der skal bruge det. Det eneste mere tekniske spørgsmål er hvorvidt systemet er en relationel database. Dette kan man få svar på fra leverandøren af systemet. Arkivet kan efter den første anmeldelse finde på at bede om uddybende oplysninger. Aflevering 26. Ved aflevering af elektroniske arkivalier, skal den offentlige institution sikre, at aflevering sker i form af arkiveringsversioner. Dette gælder bevaringsværdige data i form af tekstdokumenter, lyd- og video- og billedmateriale. Stk. 2. Grønlands Nationalmusem og arkiv kan af bevaringsmæssige grunde fastsætte, at bevaringen af fysiske arkivalier skal ske i form af arkiveringsversioner. Stk. 3. Grønlands Nationalarkiv kan af bevaringsmæssige eller praktiske grunde dispensere fra kravet om at der skal afleveres en arkiveringsversion og i stedet modtage materialet i en anden form, eksempelvis papirudskrift. Som tidligere nævnt skal data der afleveres til arkivet leveres i et bestemt format, kaldet arkiveringsversionen. Det er leverandøren af IT-systemet der står for at danne arkiveringsversionen ud fra systemets datastruktur og dataindhold. Leverandøren bliver betalt for dette arbejde af den myndighed systemet tilhører. Mens leverandøren danner arkiveringsversionen leverer myndigheden dokumentation om systemets brug til arkivet, og arkivet laver de førnævnte XML-filer 6. Når leverandøren har dannet arkiveringsversionen lægges så XML-filer og dokumentation ind i arkiveringsversionen. Et tænkt eksempel til illustration: Myndighed A har købt et IT-system af virksomhed B. Efter fem år meddeler arkivet af der skal laves en arkiveringsversion af systemet. Myndighed A kontakter derfor virksomhed B, og får en aftale i stand om dannelse af en arkiveringsversion. Virksomhed B danner derefter arkiveringsversionen. Imens konverteringsarbejdet står på hos virksomhed B samler myndigheden information om arkiveringsversionen og arkivet udformer de nødvendige XML-filer. Når arkiveringsversionen er dannet lægges XML-filer og dokumentationen fra myndigheden så ind i arkiveringsversionen. 6 Se under 11.
9 Det er altså leverandøren af IT-systemet og arkivet der står for den tekniske side af arbejdet. Som myndighed har man ansvar for at betale leverandøren for dannelsen af arkiveringsversionen og for at levere den dokumentation om IT-systemet 7 til arkivet, så denne kan blive lagt ind i arkiveringsversionen. 27. En arkiveringsversion med bevaringsværdige data skal afleveres på tidspunkter der fastsættes af Grønlands Nationalmuseum og arkiv. Afleveringstidspunkterne offentliggøres på Grønlands Nationalmuseums hjemmeside. Det optimale er at der afleveres en arkiveringsversion hvert femte år. Dette af hensyn til den teknologiske udvikling. 29. Arkivalier anses først for endeligt afleverede, når afleveringen er godkendt af Grønlands Nationalmuseum og Arkiv. Stk. 2. Konstateres det ved modtagelsen af fysiske arkivalier, at det afleveringsforberedende arbejde ikke er gennemført, jf. 25, skal de konstaterede mangler udbedres af den afleverende institution eller for institutionens regning. Stk 3. Konstateres det ved modtagelsen af elektroniske arkivalier, at en arkiveringsversion ikke lever op til reglerne herfor, jf , skal manglerne ved arkiveringsversionen udbedres af den afleverende institution eller for institutionens regning. Når en arkiveringsversion er afleveret tester arkivet den for fejl og mangler. Hvis der viser sig at være noget galt, f.eks. filer der ikke er blevet konverteret, får leverandøren af systemet besked på at ordne det. Det er ikke usædvanligt at en arkiveringsversion skal gennem flere omgange af fejlrettelser inden den er tilfredsstilllende. Det er myndigheden der afleverer som skal betale for fejlrettelserne. Bevaring og kassation 30. Efter aflevering af en arkiveringsversion kan den afleverende institution beholde kopi af de afleverede date, forudsat at dokumenter og sager er lukkede for redigering (historisk database). Stk. 2. Den historiske database må kun gemmes så længe dens eksistens ikke strider mod sletningsfrister i øvrig lovgivning. Det er den offentlige institutions 7 Det der i bekendtgørelsen kaldes information om arkiveringsversionen.
10 ansvar at sikre, at historiske databaser slettes i overensstemmelse med sletningsfristerne i øvrig lovgivning. Når data er afleveret til arkivet kan den afleverende myndighed beholde filerne og oplysningerne i sit system, men disse skal være lukkede for redigering. Hvis der er brug for at fortsætte nogle af de afleverede sager, oprettes en ny sag med henvisning til den gamle, lukkede sag. Dette kaldes en historisk database. Af hensyn til personbeskyttelse sætter blandt andet datalovgivningen begrænsninger på hvor længe man må beholde den historiske database. Det er op til myndigheden selv at holde sig orienteret om disse krav og slette databasen inden for lovens frister. 33. I forbindelse med aflevering af elektroniske arkivalier vurderer Grønlands Nationalmuseum og Arkiv, hvilke af de digitale data der skal bevares, og hvilke der kan kasseres. Stk. 2. Der må ikke ske sletning (kassation) af data i IT-systemer hos de offentlige myndigheder, inden data er afleveret til Grønlands Nationalarkiv i form af en arkiveringsversion, eller data er bestemt til kassation af Grønlands Nationalmuseum og Arkiv i forbindelse med en afleveringssag. 3. Grønlands Nationalmuseum og Arkiv kan dispensere fra kravet i Stk. 2 og foretage en bevarings- og kassationsvurdering af arkivalierne før aflevering skal finde sted, såfremt en offentlig institution anmoder herom på baggrund af institutionens mangel på lagringsplads. Papirarkivalier fylder jo meget, og derfor har myndighederne en stående tilladelse til at kassere visse fysiske dokumenter, som ikke anses for bevaringsværdige. Med hensyn til digitale arkivalier er lagerplads dog et mindre problem, og man må derfor ikke slette i dem uden arkivets tilladelse. I forbindelse med den femårige aflevering af en arkiveringsversion vil arkivet så vurdere hvad der er bevaringsværdigt og hvad der skal kasseres. Hvis der skulle blive et problem med lagerplads i IT-systemet kan arkivet dog give tilladelse til at visse arkivalier slettes i mellem afleveringer af en arkiveringsversion. 35. Arkivalier, der af Grønlands Nationalarkiv er bestemt til kassation, kan ikke afleveres til Grønlands Nationalarkiv. Stk 2. Myndighederne skal sikre at arkivalier, der er bestemt til kassation destrueres på betryggende måde. Stk. 3. Arkivalier, der optræder som del af en historisk database, jf. 30 er undtaget fra kravet om destruktion i stk. 2.
11 Som tidligere nævnt 8 har man ret til at gemme en lukket version af de afleverede data, det som kaldes en historisk database. 8 Under 30
Kapitel 1 Anvendelsesområde. Kapitel 2 Behandling og opbevaring
Selvstyrets bekendtgørelse nr. 23 af 26. september 2016 om arkivalier I medfør af 8, 10, 11, stk. 1 og 13, stk. 2 i Inatsisartutlov nr. 5 af 3. juni 2015 om arkivvæsen og efter forhandling med Grønlands
Læs mereUdkast til: Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer
Udkast til: Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer I medfør af 3, stk. 2, og 5, stk. 1 samt 10 i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed
Læs mereAflevering af kommuner og og regioners digitale data og dokumenter til Statens Arkiver. En generel vejledning til kommunale og regionale myndigheder
Aflevering af kommuner og og regioners digitale data og dokumenter til Statens Arkiver En generel vejledning til kommunale og regionale myndigheder Version 3, juni 2011 Indholdsfortegnelse 1. Indledning
Læs mereJournalinstruks Aarhus Universitet gældende fra 1. december 2016 til 1. december 2021
Journalinstruks Aarhus Universitet gældende fra 1. december 2016 til 1. december 2021 Indhold Formål... 2 Lovgrundlag... 2 Lov om offentlighed i forvaltningen... 2 Forvaltningsloven... 2 Arkivloven...
Læs mereCirkulære om anmeldelse og godkendelse af statslige it-systemer Hvad er nyt?
Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af statslige it-systemer Hvad er nyt? Ved specialkonsulent Mette Hall-Andersen Overordnede ændringer i cirkulæret Et samlet regelsæt for alle typer af itsystemer
Læs mereLovgivning, arkivet som myndighed
Lovgivning, arkivet som myndighed Oplæg på NORDIG 3. juni 2014 Indhold Hvad er målet? Hvilke udfordringer er der? Hvordan kan udfordringerne imødegås? Hvad gør vi i Danmark? Spørgsmål? Oplæg til diskussion
Læs mereRetnings. for arkivering
Retnings linjer for arkivering Indhold Retningslinjer for arkivering i Københavns Kommune 5 1. Hvorfor arkiverer vi og hvem gør det? 6 1.1 Hvorfor arkiverer vi? 6 1.2 Hvad arkiverer vi? 6 1.3 Hvem arkiverer?
Læs mereAnmeldelse og godkendelse af it-systemer i Danmark - Krav til myndigheders arkivdannelse. Arkivar Jette H. Kjellberg
Anmeldelse og godkendelse af it-systemer i Danmark - Krav til myndigheders arkivdannelse Arkivar Jette H. Kjellberg Hvordan stiller vi krav til arkivdannelsen? It-systemer skal anmeldes og godkendes af
Læs mereVejledning til cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer Cirkulære nr. 9290 af 21. juni 2013
Vejledning til cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer Cirkulære nr. 9290 af 21. juni 2013 Juni 2013 SOA bevaring @ instruks dokument Indledning Formålet med denne vejledning er at forklare
Læs mereKOMBIT Videncenter. Bestemmelser til it-kontrakter om efterlevelse af Arkivloven. Version 1.0 (april 2017)
KOMBIT Videncenter Bestemmelser til it-kontrakter om efterlevelse af Arkivloven Version 1.0 (april 2017) KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR. 19 43 50 75 Indholdsfortegnelse 1. Indledning...
Læs mereBekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed
Bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 Bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed I medfør af 9, 10, stk. 1-3, 12, stk. 2, 13, stk. 2-3, 14, 20, 21, stk. 2, 41, stk.
Læs mereEksempel 1: Kvalitetskontrol ved stikprøver og opslag i it-systemet
Procedurer for kvalitetskontrol 3 eksempler ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Eksempelsamlingen
Læs mereSpørg om bevaring, kassation og aflevering
Spørg om bevaring, kassation og aflevering Ved arkivar Christian Larsen og arkivar Birgitte Vedel-Troelsen Netværksmøde 12. marts 2018 for kommuner og regioner der afleverer til Rigsarkivet 1 Summeopgave
Læs mereErindring om besvarelse af Rigsarkivets tilsyn med kommunernes arkivforhold 2015
Ringsted Kommune Att. kommunaldirektør Jacob Nordby Cc. Leon K. Johansen Dato: 14. april 2016 Journalnummer: 16/00460 Lokaltelefon: 41 71 72 84 Vores reference: CLA-BVT-MHA/ KVK Deres reference: Erindring
Læs mereKATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK
KATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK 2015 VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID SIDE TITEL MÅLGRUPPE 4 ARKIVLOVEN OG DEN OFFENTLIGE FORVALTNING Alle myndigheder 5 DET DIGITALE
Læs mereKapitel 1. Inatsisartutlovens anvendelsesområde
Inatsisartutlov nr. 5 af 3. juni af 2015 om arkivvæsen Kapitel 1 Inatsisartutlovens anvendelsesområde 1. Inatsisartutloven gælder for alle dele af den offentlige forvaltning under Grønlands Selvstyre og
Læs mereBevaring og kassation af arkivalier fra gymnasiale uddannelsesinstitutioner
Bevaring og kassation af arkivalier fra gymnasiale uddannelsesinstitutioner Vejledning til bekendtgørelse nr. 343 af 6. maj 2008 om bevaring og kassation af arkivalier fra uddannelsesinstitutionerne, bilag
Læs mereLandstingslov nr. 22 af 30. oktober 1998 om arkivvæsen. Historisk
Landstingslov nr. 22 af 30. oktober 1998 om arkivvæsen. Historisk Kapitel 1. Lovens formål og anvendelsesområde 1. Formålet med loven er, 1) at sikre bevaringen af arkivalier, der har historisk værdi eller
Læs mereArtikel af Kirsten Villadsen Kristmar i: Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000
Praksis Artikel af Kirsten Villadsen Kristmar i: Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000 Denne artikel indeholder en præsentation af Statens Arkiver, Danmarks nuværende praksis for indsamling af elektroniske
Læs mereStrategi for arkivering af digitalt skabte arkivalier
Strategi for arkivering af digitalt skabte arkivalier Dette dokument beskriver Rigsarkivets strategi for modtagelse og bevaring af digitalt skabte arkivalier. Ved digitalt skabte arkivalier forstås upubliceret
Læs mereInternationalt udblik: Digital bevaring på Rigsarkivet i Danmark
Internationalt udblik: Digital bevaring på Rigsarkivet i Danmark Jan Dalsten Sørensen Digital Bevaring og Oparbejdning 29. November 2016 1 Agenda Generelt om udfordringer ved digital bevaring Strategivalg
Læs mereHåndter adgang til arkivalier
Håndter adgang til arkivalier Samarbejdsproces mellem kommuner og Udbetaling Danmark - udmøntning af opgavesplit Udbetaling Danmark, 25. maj 2012 Version 1.5 1 Håndter adgang til arkivalier Definition
Læs mereVejledning til aflevering af dokumenter fra it-systemer til Statens Arkiver. Marts 2012 @ 1
Vejledning til aflevering af dokumenter fra it-systemer til Statens Arkiver Marts 2012 0 @ 1 0 1 Indholdsfortegnelse 1. VEDLIGEHOLDELSE OG AFLEVERING AF DOKUMENTARKIVER...4 A. VEDLIGEHOLDELSE OG BEST PRACTISE...4
Læs mereArkivbestemmelser for Københavns Kommune, vedtaget af Borgerrepræsentationen 26. august 2004
Arkivbestemmelser for Københavns Kommune, vedtaget af Borgerrepræsentationen 26. august 2004 1. Arkivbestemmelsernes gyldighedsområde 1.1. Bestemmelserne gælder for Københavns Kommunes valgte råd, udvalg
Læs mereAfleveringsbestemmelse for Kingo
Kultur- og Fritidsforvaltningen Stadsarkivet Afleveringsbestemmelse for Kingo Efter drøftelse mellem Center for Specialundervisning, Børne- og Ungeforvaltningen og Københavns Stadsarkiv fastsættes hermed
Læs mereGladsaxe Byarkiv blev oprettet ved en beslutning i Gladsaxe Kommunes Økonomiudvalg den 9. september 1997.
Vedtægter Gladsaxe Byarkiv blev oprettet ved en beslutning i Gladsaxe Kommunes Økonomiudvalg den 9. september 1997. Gladsaxe Byarkiv er i henhold til Arkivloven, Lov nr. 1050 af 17. december 2002 7, samt
Læs mereVEDTÆGT FOR GULDBORGSUND STADSARKIV VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND KOMMUNES OFFENTLIGE ARKIV ETABLERET I HENHOLD TIL ARKIVLOVENS 7
VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND STADSARKIV VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND KOMMUNES OFFENTLIGE ARKIV ETABLERET I HENHOLD TIL ARKIVLOVENS 7 GULDBORGSUND KOMMUNE APRIL 2011 INDHOLDSFORTEGNELSE Indhold 1. Formål... 3 2.
Læs mereDet skal understreges, at kassation af dokumenter er en mulighed, og ikke en pligt for kommunerne.
KL notat 26-06-2014/FLN Beslutning om kassation i ESDH-systemer med tjekliste Notatet er til brug for den kommunale myndigheds beslutning, om den vil gøre brug af muligheden for kassation fra ESDH eller
Læs mere6. november 2017 FM 2018/xx. Bemærkninger til lovforslaget. Almindelige bemærkninger
6. november 2017 FM 2018/xx Bemærkninger til lovforslaget Almindelige bemærkninger 1. Indledning 1.1. Den overordnede baggrund for forslaget Den overordnede baggrund for ændringsforslaget er et ønske fra
Læs mereVejledning til bekendtgørelse om arkiveringsversioner
Vejledning til bekendtgørelse om arkiveringsversioner Vejledning til bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 id="docindex"> Indholdsfortegnelse Paragraf
Læs mereLeverandørmøde. Rigsarkivet 10. november Leverandørmøde 1
Leverandørmøde Rigsarkivet 10. november 2016 Leverandørmøde 1 Leverandørmøde 10. november 2016 1. Velkomst og orientering fra Rigsarkivet Herunder ny strategi 2. Tilsyn med kvalitetssikring i statslige
Læs mereVejledning til Bestemmelser om anmeldelse og godkendelse af elektroniske journaler og elektroniske dokumenthåndteringssystemer i Københavns Kommune
Vejledning til Bestemmelser om anmeldelse og godkendelse af elektroniske journaler og elektroniske dokumenthåndteringssystemer i Københavns Kommune Kµbenhavns Stadsarkiv november 2004 INDHOLDSFORTEGNELSE
Læs mereCAREArkiv. -Pligtaflevering af arkivdata fra RAMBØLL CARE.
-Pligtaflevering af arkivdata fra AMBØLL CAE. Pligtaflevering af CAE arkivdata hvorfor det? Da ambøll CAE er omfattet af lov om behandling af personoplysninger og endvidere opfylder kriterier for aflevering,
Læs mereSekretariat og Digitalisering ARKIVVEDTÆGTER ARKIV
Sekretariat og Digitalisering ARKIVVEDTÆGTER ARKIV AUGUST 2017 Indhold 1. Formål 3 2. Organisation 3 3. Arkivalierne 3 4. Bevarings- og kassationsretningslinjer 4 5. Aflevering til Arkivet 4 6. Pligtaflevering
Læs mereJournaliseringsprincipper for studienævnsbetjening, Aarhus Universitet, februar 2019
Journaliseringsprincipper for studienævnsbetjening, Aarhus Universitet, februar 2019 Indhold HVEM SKAL JOURNALISERE?... 2 Indblik... 2 SAGEN... 2 Enkeltsagsprincippet... 2 Oprettelse af sag... 2 Sagstitel...
Læs mereEfter mødet var der rundvisning for mødedeltagerne i Rigsarkivets magasiner.
Statens Arkiver Rigsarkivet Referat Møde: netværksmøde for kommuner og regioner, der afleverer arkivalier til Statens Arkiver Dato og tidspunkt: 23. april 2013 kl. 10-14 Sted: Rigsarkivet Deltagere fra
Læs mereRegion Hovedstaden Center for It, Medico og Telefoni Arkivering af data til Rigsarkivet
Arkivering af data til Rigsarkivet Sune Brødsgaard Lassen 1 Formål Regionernes arbejde skal dokumenteres, så kommende generationer kan skrive og forstå deres historie. Rigsarkivet sikrer den digitale og
Læs mereVedtægter for Horsens Kommunes Stadsarkiv
Byrådssekretariatet Sagsbehandler: Gitte Hedemark Sagsnr. 85.08.00-A26-1-15 Dato:21.10.2015 Forslag til Vedtægter for Horsens Kommunes Stadsarkiv 1 Formål Horsens Kommunes Stadsarkiv har til formål 1.
Læs mereGod Administrativ Praksis for Fredensborg Kommune
God Administrativ Praksis for Fredensborg Kommune Marts 2017 Indhold 1. Formål og anvendelse... 3 2. Lovgrundlag... 3 3. Ansvar... 3 4. Administrative Systemer... 3 5. Journalisering... 4 Sag... 4 Dokument...
Læs mereVejledning til. Kvalitetssikring af anvendelsen af 360
Vejledning til Kvalitetssikring af anvendelsen af 360 September 2016 Danmark Statistik Sejrøgade 11 2100 København Ø VEJLEDNING TIL KVALITETSSIKRING AF ANVENDELSEN AF 360 Danmarks Statistik September 2016
Læs mereKvalitetssikring i det offentliges itsystemer til dokumenthåndtering
PALSBERG CONSULTING Kvalitetssikring i det offentliges itsystemer til dokumenthåndtering Hvordan gennemføres kvalitetssikring? Resultater og nye mål Ane Palsberg, Palsberg Consulting og ESDHkonsulent på
Læs mereKATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID
KATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK 2016 VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID SIDE TITEL MÅLGRUPPE INDHOLD 4 ARKIVLOVEN OG DET DIGITALE ARKIV FOR STATSLIGE MYNDIGHEDER Statslige
Læs mereSpørg om bevaring, kassation og aflevering
Spørg om bevaring, kassation og aflevering Ved arkivar Christian Larsen og arkivar Birgitte Vedel-Troelsen 14-03-2017 Netværksmøde for kommuner og regioner der afleverer til Rigsarkivet 1 Summeopgave Tal
Læs mereBekendtgørelse om bevaring og kassation af digitalt skabte data og dokumenter fra kommunerne
BEK nr 183 af 26/01/2018 (Gældende) Udskriftsdato: 3. maj 2019 Ministerium: Kulturministeriet Journalnummer: Kulturmin., Rigsarkivet, j.nr. 18/00580 Senere ændringer til forskriften Ingen Bekendtgørelse
Læs mereArkivmæssige hensyn - generelt
Arkivmæssige hensyn Arkivloven: 8: Myndighederne skal drage omsorg for varetagelse af arkivmæssige hensyn, herunder at arkivalier opbevares på en betryggende måde. Stk. 2: Myndighederne skal drage omsorg
Læs mereRIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2019
Grafisk design: Mette Secher RIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2019 VÆR MED TIL AT BYGGE BRO MELLEM FORTID, NUTID OG FREMTID Indsamling og Bevaring Rigsdagsgården 9 1218 København K OM RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE
Læs mereEndelig redegørelse vedrørende kassation af akterne i A s sag om sygedagpenge
Endelig redegørelse vedrørende kassation af akterne i A s sag om sygedagpenge 30. maj 2008 Jeg har nu afsluttet min behandling af sagen. Det er min opfattelse at det er kritisabelt at nævnet har kasseret
Læs mereSyddjurs Kommunearkiv - vedtægter. Direktionssekretariatet og IT-afdelingen november Acadre-sagsnr: 06/13974 Side 1 af 7
Syddjurs Kommunearkiv - vedtægter Direktionssekretariatet og IT-afdelingen november 2009 Acadre-sagsnr: 06/13974 Side 1 af 7 Vedtægter for Syddjurs Kommunearkiv 1 Syddjurs Kommunearkiv er oprettet som
Læs mereSkema til høringssvar anmeldelse af forskningsdata
Skema til høringssvar anmeldelse af forskningsdata Dette skema anvendes til høringssvar vedr. bekendtgørelser om anmeldelse af digitale forskningsdata hos statslige myndigheder Alle høringssvar bedes indført
Læs mereRIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2018 KURSER KONFERENCE ARKIVNETVÆRK
Grafisk design: Mette Secher Indsamling og Bevaring Rigsdagsgården 9 1218 København K www.sa.dk/kurser RIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2018 KONFERENCE ARKIVNETVÆRK OM RIGSARKIVETS, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK
Læs mereRapport fra arbejdsgruppe arkivering
Rapport fra arbejdsgruppe arkivering. Valg af arkivstrategi Forslag til koordineret nedlæggelse af de gamle kommuners arkiver og udformningen af en ny arkivenhed. v/ Tove Bonnerup, Sønderhald Kommune,
Læs mereElektronisk arkivering til Rigsarkivet
Programplan Elektronisk arkivering til Rigsarkivet 9. november 2018/mbp Formål Formålet er at sikre bevaringen af de arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig
Læs mereArbejdsgange og retningslinier vedr. brug af KMD-SAG-EDH
FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE Arbejdsgange og retningslinier vedr. brug af KMD-SAG-EDH KMD-sag-edh Side 1 af 10 MÅL MED ELEKTRONISK DOKUMENTHÅNDTERING 4 AFGRÆNSNING 4 SIKKERHED 4 DOKUMENTER 5 Dokumentdefinition
Læs mereKort og godt om test af arkiveringsversioner
Kort og godt om test af arkiveringsversioner Data og dokumenter fra den offentlige forvaltnings it-systemer, som skal bevares for eftertiden, skal afleveres til arkiv i form af arkiveringsversioner. Arkiveringsversioner
Læs mereVEDTÆGT FOR RUDERSDAL STADSARKIV
VEDTÆGT FOR RUDERSDAL STADSARKIV 1. Organisation Stk. 1. Rudersdal Stadsarkiv er en del af Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune, og henhører under Rudersdal Kommunes Kulturområde samt det statsanerkendte
Læs mereSpørgeskemaundersøgelse om 7-arkiverne 2014 Afrapportering november 2014
Spørgeskemaundersøgelse om 7-arkiverne 2014 Afrapportering november 2014 Side 1 Indhold Baggrund for undersøgelse... 3 Organisering... 4 Tilgængelighed... 5 Papirarkivalier... 7 Digitale arkivalier...
Læs mereRetningslinjer for Captia-journalisering på eksternt finansierede forskningsprojekter
Retningslinjer for Captia-journalisering på eksternt finansierede forskningsprojekter PROJEKTØKONOMI Version 1.0 P R O J E K T Ø K O N O M I M A R T S 2 0 1 5 S A G S N R. 2 0 1 1-0 6 2-0 0 0 2 2 Version
Læs mereI arkivloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1035 af 21. august 2007, som ændret ved lov nr. 1170 af 10. december 2008, foretages følgende ændringer:
Lovforslag (udkast) 17. februar 2015 Forslag til lov om ændring af arkivloven I arkivloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1035 af 21. august 2007, som ændret ved lov nr. 1170 af 10. december 2008, foretages
Læs mereKapitel 4 Elektroniske arkivsystemer fra anmeldelse til aflevering
55 Kapitel 4 Elektroniske arkivsystemer fra anmeldelse til aflevering Anmeldelse af elektroniske arkivsystemer Alle myndigheder har ifølge arkivbekendtgørelsen pligt til at anvende et arkivsystem til sikring
Læs mereIT-sikkerhedsbestemmelser for anvendelse af e-post
Bilag 8 IT-sikkerhedsbestemmelser for anvendelse af e-post Formålet med sikkerhedsbestemmelserne er at beskrive, hvordan medarbejdere i Randers Kommune, som anvender e-post via kommunens udstyr og e-postadresser,
Læs mereStart opgaven via fløjmenuen i venstre side: Journaler >> Ny journal
JOURNAL, OPRET En journalsag oprettes hver gang en person har givet noget til arkivet. Journalen giver oplysninger om hvem, der har afleveret hvad og hvornår, samt under hvilke betingelser. Start opgaven
Læs mereDokumentvejledningen. Rigsarkivet december 2015, BETA-version
Dokumentvejledningen Vejledning i håndtering af dokumenter ved produktion af arkiveringsversioner. Supplement til Vejledning til Bekendtgørelse om arkiveringsversioner. Rigsarkivet december 2015, BETA-version
Læs mereGuide til datamigrering for administrationen. Intra lukker Hvad skal skolen gøre?
Guide til datamigrering for administrationen Intra lukker Hvad skal skolen gøre? Det pædagogiske personale sørger for en del af deres egen datamigrering, men skolen har også nogle overordnede opgaver ifm.
Læs mereBekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler
BEK nr 994 af 03/08/2010 (Historisk) Udskriftsdato: 2. juli 2016 Ministerium: Kulturministeriet Journalnummer: Kulturmin., Statens Arkiver, j.nr. 2010-004823 Senere ændringer til forskriften BEK nr 740
Læs mereVejledning til bekendtgørelse om arkiveringsversioner
Vejledning til bekendtgørelse om arkiveringsversioner Vejledning til bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 id="docindex"> Indholdsfortegnelse Paragraf
Læs mereJournaliseringsprincipper i AU Uddannelse
Journaliseringsprincipper i AU Uddannelse Indhold HVEM SKAL JOURNALISERE?... 2 Indblik... 2 SAGEN... 2 Enkeltsagsprincippet... 2 Oprettelse af sag... 3 Sagstitel... 3 Sagsgruppe... 4 Ansvarlig enhed...
Læs mereVEJLEDNING OM AFLEVERING AF PAPIR- ARKIVALIER TIL KØBENHAVNS STADSARKIV. En vejledning til Københavns Kommunes forvaltninger og institutioner
VEJLEDNING OM AFLEVERING AF PAPIR- ARKIVALIER TIL KØBENHAVNS STADSARKIV En vejledning til Københavns Kommunes forvaltninger og institutioner Københavns Stadsarkiv oktober 2007 INDHOLDSFORTEGNELSE INDLEDNING
Læs mereAutomatisk og obligatorisk tilslutning. Hvis du blev tilmeldt Digital Post inden 1. november 2014. Mulighed for fritagelse
Automatisk og obligatorisk tilslutning 1. november 2014 blev det lovpligtig at være tilsluttet Digital Post fra det offentlige. Denne dato skete der derfor en automatisk og obligatorisk tilslutning for
Læs mereFolketinget Retsudvalget Christiansborg 1240 København K
Retsudvalget 2017-18 REU Alm.del endeligt svar på spørgsmål 916 Offentligt Folketinget Retsudvalget Christiansborg 1240 København K Dato: 31. august 2018 Kontor: Sagsbeh: Databeskyttelseskontoret Christian
Læs mereSOFIA. Tilgængeliggørelse og brug af digitalt skabte arkivalier Sofia på nettet og systemet bag. Ann-Kristin Egeland Lone Smith Jespersen
SOFIA Tilgængeliggørelse og brug af digitalt skabte arkivalier Sofia på nettet og systemet bag Ann-Kristin Egeland Lone Smith Jespersen www.digitalbevaring.dk Emner www.digitalbevaring.dk Demonstration
Læs mereResultater af tilsyn med regioner 2011-2012
Resultater af tilsyn med regioner 2011-2012 Statens Arkiver gennemførte i perioden november 2011 juni 2012 et tilsyn med regionerne, de videnskabsetiske komiteer, trafikselskaberne og regionernes institutioner
Læs mereVelkommen til De grønlandske kommuners journal- og arkivplan. Denne udgave er fra vinteren 2000/2001.
Forord Velkommen til De grønlandske kommuners journal- og arkivplan. Denne udgave er fra vinteren 2000/2001. For første gang er journal- og arkivplanen udkommet elektronisk, så planen eksisterer både i
Læs mereKURSUSKATALOG 2017 RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK
KURSUSKATALOG 2017 RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK INDHOLD SIDE 4 ARKIVLOVEN OG DET DIGITALE ARKIV FOR STATSLIGE MYNDIGHEDER STATSLIGE MYNDIGHEDER Få styr på regler og praksis for digital
Læs mereBilag 1 Databehandlerinstruks
Bilag 1 Databehandlerinstruks 1 1. Databehandlerens ansvar Databehandling omfattet af Databehandleraftalen skal ske i overensstemmelse med denne instruks. 2. Generelt 2.1 Databehandleren skal som minimum
Læs mereIKT TEKNISK KOMMUNIKATIONS- SPECIFIKATION
DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON 5. december 2016 16/10604-1 Tina Jonsen tjon@vd.dk +45 7244 2220 IKT TEKNISK KOMMUNIKATIONS- SPECIFIKATION Thomas Helsteds Vej 11 8660 Skanderborg vd@vd.dk EAN
Læs mereVejledning om kvalitetssikring i it-systemer
Vejledning om kvalitetssikring i it-systemer - Rigsarkivets minimumskrav og anbefalinger Rigsarkivet, marts 2016 Indledning Ordet kvalitet bruges i forskellige sammenhænge og kan have mange betydninger.
Læs mereVedtægt for Frederikshavn Stadsarkiv
Vedtægt for Frederikshavn Stadsarkiv Frederikshavn Stadsarkiv er i henhold til Arkivlovens 7 offentligt arkiv for Frederikshavn Kommune. 1. Formål Frederikshavn Stadsarkiv har til formål: 1) at sikre bevaring
Læs mereVejledning til bekendtgørelse om arkiveringsversioner
Vejledning til bekendtgørelse om arkiveringsversioner Vejledning til bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 id="docindex"> Indholdsfortegnelse Paragraf
Læs mereVejledning om produktion af arkiveringsversioner. Oktober 2005 @ 0 1
Vejledning om produktion af arkiveringsversioner Oktober 2005 0 @ 0 1 1 FORMÅL...3 Læsevejledning... 3 ANALYSE...4 PRODUKTION AF ARKIVERINGSVERSION TRIN FOR TRIN...6 Kopiering af elektronisk arkivsystem...
Læs mereBatteriForeningen behandler personoplysninger på følgende måde:
BatteriForeningen behandler personoplysninger på følgende måde: Generelle regler BatteriForeningen er en dansk filial af EPBA - European Portable Battery Association i Brussels. Denne bekendtgørelse af
Læs mereRigsarkivets brugerundersøgelse blandt myndigheder og leverandører 2014
Rigsarkivets brugerundersøgelse blandt myndigheder og leverandører 2014 Rigsarkivet, april 2015 Indledning... 2 1. Status på antal besvarelser... 3 2. Typer af interessenter... 4 3. Baggrund for kontakt
Læs mereBevaring, aflevering og tilgængeliggørelse af digitale arkivalier
Bevaring, aflevering og tilgængeliggørelse af digitale arkivalier Jan Dalsten Sørensen Fagligt forum 31. maj 2017 1 Indhold Afleveringer fra standardsystemer/paradigmesager Status på revision af bekendtgørelse
Læs mereDet er et krav, at skannings-løsningen kan integreres til ESDH-løsningen & det digitale arkiv, så de kan modtage de indskannede dokumenter.
Bilag 1 specifikation I det følgende opstilles krav til samlet skanningsløsning. Det forudsættes at leverandørens tilbud indeholder såvel skannere, OCR funktionalitet, samt software til efterbehandling
Læs mereBrugermanual SOFIA 2.1 Til brugere på læsesalen. Rigsarkivets program til visning af digitale arkivalier august 2015
Brugermanual SOFIA 2.1 Til brugere på læsesalen Rigsarkivets program til visning af digitale arkivalier august 2015 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. INDLEDNING 3 1.1 Log in 4 2. SOFIAS OPBYGNING 5 2.1 Menupunkter
Læs mereVaretagelse af e-arkivmæssige hensyn en vejledning til kommunale myndigheder
Varetagelse af e-arkivmæssige hensyn en vejledning til kommunale myndigheder Statens Arkiver 2005 journalperiode e-arkivsystem arkiveringsversion ESDH lagringsform afleveringspligt indskanning arkivalier
Læs mereArkivfond. Eksempel: Harald Madsen personarkiv
Arkivfond Inden registreringen starter, skal arkivalierne opdeles efter arkivskaber (den forening, virksomhed eller privatperson, der er ophav til arkivalierne). HUSK altid at søg på arkivskaber, for at
Læs mereBekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne
BEK nr 980 af 03/08/2010 (Historisk) Udskriftsdato: 17. december 2017 Ministerium: Kulturministeriet Journalnummer: Kulturmin., Statens Arkiver, j.nr. 2010-004827 Senere ændringer til forskriften BEK nr
Læs mereAnvisning i aflevering af bitemporale data
UDKAST udgivet juni 2019 Anvisning i aflevering af bitemporale data Baggrund Aflevering af data fra it-systemer til et offentligt arkiv er baseret på aflevering af en arkiveringsversion i en relationel
Læs mereOpret sag Indholdsfortegnelse
Indholdsfortegnelse Opret en Emnesag 2 Opret en Personalesag 2 Opret en Borgersag 4 Opret en BU-sag 4 Opret en Ejendomssag 5 Opret en Papirsag 6 Opret en Principsag 6 Opret en sag og journaliser et dokument
Læs mereRigsarkivets tilsyn med statslige myndigheder
Rigsarkivets tilsyn med statslige myndigheder Leder af Indsamlingsområdet, Mette Hall-Andersen 23-11-2017 Nordig, d.25.-26. oktober 2017 1 Forskellige tilsynsformer Total tilsyn på tværs af hele sektoren,
Læs merehos statslige myndigheder
IT-Universitetet i København Rued Langgaards Vej 7 2300 København S Sendt til: itu@itu.dk 25. juni 2015 Udtalelse til anmeldelsen Videnskabelige og statistiske undersøgelser hos statslige myndigheder Datatilsynet
Læs mereNUNATTA ALLAGAATEQARFIA
NUNATTA ALLAGAATEQARFIA OFFENTLIGE INSTITUTIONERS ARKIVER Bestemmelser og vejledning om opbevaring, aflevering og kassation af arkivalier April 2017 GRØNLANDS NATIONALARKIV Manutooq 1, postboks 1090 3905
Læs mereSikring af kvalitet i ESDHsystemer. Rigsarkivet 7-netværksmøde 25. august 2015
Sikring af kvalitet i ESDHsystemer i drift Rigsarkivet 7-netværksmøde 25. august 2015 Baggrund for ESDH-drift og udvikling i Vejle Stadsarkiv Januar 2009 fra projekt til drift Hidtil i direktionssekretariatet
Læs mereIKT TEKNISK KOMMUNIKATIONS- SPECIFIKATION
DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON 6. juni 2016 12/02531-22 Søren Hauge Krabbe skra@vd.dk +45 7244 2351 IKT TEKNISK KOMMUNIKATIONS- SPECIFIKATION Thomas Helsteds Vej 11 8660 Skanderborg vd@vd.dk
Læs mereArkivinstruks for Faaborg-Midtfyn Kommune
Side 1 af 1711117 Arkivinstruks for Faaborg-Midtfyn Kommune Indhold Indledning side 3 Lovgrundlag side 3 Arkivhensyn og sikkerhed side 4 Papirarkivalier Elektroniske arkiver Elektroniske sager side 5 Indscanning
Læs merePrivatlivspolitik for medarbejdere
UNIVERSITY COLLEGE LILLEBÆLT Privatlivspolitik for medarbejdere Retningslinjer for registrering, håndtering og anvendelse af data om medarbejdere hos UCL Vedtaget på HSU den 16. november 2015 Indhold 1.
Læs mereKom godt i gang med ImageDB programmet fra PetriSoft
Kom godt i gang med ImageDB programmet fra PetriSoft Kort om ImageDB: ImageDB er et Windows (98/NT/2000/Me/Xp/Vista/Windows7) program, hvor du kan registrere alle dine film, musik, bøger, billeder, fotos,
Læs mereAnvisning om ordning, behandling og pakning m.v. af arkivalier som skal afleveres til Statens Arkiver (august 2009)
Anvisning om ordning, behandling og pakning m.v. af arkivalier som skal afleveres til Statens Arkiver (august 2009) Aflevering af arkivalier fra statslige myndigheder til Statens Arkiver foregår i henhold
Læs mereAlle dokumenter der oprettes på en sag i GE på fanen Dokument gemmes i mappen for den pågældende sagstype.
Integration mellem edoc og GeoEnviron - version 1 Med GeoEnviron 6.4.1 frigives integrationen mellem ESDH-systemet edoc, som er udviklet af Fujitsu, og GeoEnviron Miljø og Byggesag. I det følgende kaldes
Læs mereBekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne
UDKAST 13.3.2015 RA j.nr. 2015-004774 Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne I medfør af 5, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige
Læs mere