Afleveringsbestemmelse for Kingo

Transkript

1 Kultur- og Fritidsforvaltningen Stadsarkivet Afleveringsbestemmelse for Kingo Efter drøftelse mellem Center for Specialundervisning, Børne- og Ungeforvaltningen og Københavns Stadsarkiv fastsættes hermed følgende: Bestemmelser ang. arkiveringsversionen: 1. Arkiveringsversionerne skal afleveres efter Rigsarkivets bekendtgørelse nr af 24. august 2010 om arkiveringsversioner. 2. Arkiveringsversionen skal omfatte data fra perioden til Arkiveringsversionen har været i drift fra perioden til Arkiveringsversionen har fået tildelt følgende arkiveringsversionsid: AVID.KSA.3 Afleveringens medie skal have følgende medieid : AVID.KSA.3n Arkivbeskrivelsesfilen (archiveindex.xml) skal udfyldes som anført i det vedlagte bilag Kontekstdokumentation (contextdocumentationindex) skal udfyldes som anført i det vedlagte bilag Følgende materiale indgår i kontekstdokumentation (contextdocumentationindex) A. Afleveringsbestemmelse, inkl. bilag. B. E/R-diagrammer af driftsversion. C. Tabel og feltbeskrivelser af driftsversion, inkl. primærnøgler og fremmednøgler. D. E/R-diagram af arkiveringsversion. E. Tabel og feltbeskrivelser af arkiveringsversion, inkl. primærnøgler og fremmednøgler, svarende til indhold i metadata-fil. F. Liste over bevaring og kassation af alle systemets tabeller, inkl. alle tabelnavne i driftsversionen og tabelnavne på de bevaringsværdige i arkiveringsversionen. G. Generel brugervejledning, fra Dansk Microsoftware. H. CSV s brugervejledning. I. Anmeldelse til Datatilsynet. J. Notat om brugen af dokumenter. K. Snitfladebeskrivelser. L. CSV s indmeldelse af Kingo i FISKK (Fælles Information om Systemer i Københavns Kommune) 1 Fra bkg. 995: 4.B.1 I roden af filsystemet på afleveringsmediet, jf. bilag 7, skal der være placeret en mappe navngivet med mediets navn. Mediets navn består af det unikke arkiveringsversionsid med tilføjelse af et suffiks».n«, der angiver rækkefølgen af medierne, hvor n er et fortløbende medieløbenummer begyndende med 1. Side 1 af 11

2 8. Jf. bilag F i kontekstdokumentationen: Liste over bevaring og kassation af alle systemets tabeller, inkl. alle tabelnavne i driftsversionen og tabelnavne på de bevaringsværdige i arkiveringsversionen. 9. Alle digitale dokumenter kasseres i Kingo og medtages derfor ikke i arkiveringsversionen. Kassation af dokumenter sker iht. Statens Arkivers cirkulæreskrivelse om kassation af dokumenter i kommunernes ESDH-systemer af 5. november Dokumenterne fordeler sig indenfor følgende grupper: Bevaring/kassation KL emnenummer KL emnetekst K Specialundervisning for voksne K Specialskoler Jf. endvidere bilag J i kontesktdokumentationen: Notat om brugen af dokumenter. 10. Følgende SQL-forespørgsler/views indgår i arkiveringsversionen: Se cpr-nummer Se sagskort Se foranstaltninger Se diagnose Herudover indgår en samlet sql, kopieret fra driftsversionen af Kingo, som inkluderer alle felter, hvorfra oplysninger kan vælges til og fra. 11. Københavns Stadsarkiv udarbejder og tester arkiveringsversionen iht. Rigsarkivets bekendtgørelse nr af 24. august 2010 om arkiveringsversioner. 12. Arkiveringsversionen af Kingo skal være afsluttet og godkendt inden Pernille Grouleff Poulsen Digital arkivar, Københavns Kommune Side 2 af 11

3 Bilag 1: ArchiveIndex til afleveringsbestemmelse for Kingo, AVID.KSA.3 Betegnelse Beskrivelse Udfaldsrum Forekomst Obligatorisk Værdi ArkiveringsversionsID (archiveinformationpackageid) Tidligere aflevering (archiveinformationpackageid-previous) Arkiveringsversion startdato (archiveperiodstart) Arkiveringsversion slutdato (archiveperiodend) Slutaflevering (archiveinformationpackettype) Arkivskaber (creatorname) Entydigt ID som tildeles arkiveringsversionen af Statens Arkiver Entydigt arkiveringsversionsid på tidligere aflevering fra samme itsystem Startdato for de afleverede data Slutdato for de afleverede data Angivelse af, om arkiveringsversionen er en slutaflevering Den eller de myndighed(er), der har skabt arkivaliet. Kan også være organisatoriske enheder inden for en myndighed eller andre bidragydere til arkivaliet ArkiveringsversionsI D, som defineret i denne bekendtgørelse ArkiveringsversionsI D, som defineret i denne eller tidligere bekendtgørelse År, år-måned, eller år-måned-dag År, år-måned, eller år-måned-dag 1 Ja AVID.KSA Nej Nej 1 Ja Ja Fri tekst 1-m Ja Center for Specialundervisning, Børne- og Ungeforvaltningen, Københavns Kommune Arkivskaber startdato For hver arkivskaber angives, År, år-måned, eller 1-m Ja Side 3 af 11

4 (creationperiodstart) Arkivskaber slutdato (creationperiodend) Arkiveringsversionsperiodetype (archivetype) Systemnavn (systemname) Alternativt systemnavn (alternativename) Systemformål (systempurpose) hvornår arkivskaber er begyndt at tilføje data til it-systemet For hver arkivskaber angives, hvornår arkivskaber er ophørt med at tilføje data til it-systemet Angivelse af, om der er tale om en afsluttet arkivperiode/årgang (true) eller om der er tale om et øjebliksbillede (false) Det officielle navn på it-systemet, hvor alle forkortelser er opløst år-måned-dag År, år-måned, eller år-måned-dag 1-m Ja Boolsk værdi 1 Ja False Fritekst 1 Ja Kingo Alternative navne på it-systemet Fritekst 0-m Nej Nej Beskrivelse af formålet med at oprette og drive it-systemet Fritekst 1 Ja Administration af borgere, som modtager specialundervisning. Systemindhold (systemcontent) Regionsnumre (regionnum) Kommunenumre (komnum) It-systemets centrale population og centrale variabler form er registreret regionsnumre i it-systemet form er registreret kommunenumre i it-systemet Side 4 af 11 Systemet skal anvendes til dokumentation af CSVs indsats ift. Lov om specialundervisning for voksne (LBK 658) samt Lov om social service ( 112) Fritekst 1 Ja Cpr-nummer, navn og adresse, alder, køn, foranstaltningstyper, diagnoser. Boolsk værdi 1 Ja Ja Boolsk værdi 1 Ja Ja CPR-numre (cprnum) Boolsk værdi 1 Ja Ja

5 CVR-numre (cvrnum) Matrikelnumre (matriknum) BBR-numre (bbrnum) WHOs sygdomskoder (whosygkod) Datakilde (sourcename) Databrugere (username) Forgængersystemer (predecessorname) FORM-version (formversion) FORM-klassifikation (formclass) form er registreret CPR-numre i it-systemet form er registreret CVR-numre i it-systemet form er registreret matrikelnumre i it-systemet form er registreret BBR-numre i it-systemet form er registreret WHOsygdomskoder i it-systemet Andre registre som har leveret data til it-systemet (opslag, overførsel, samkøring osv.) Andre it-systemer som har brugt data fra it-systemet (opslag, overførsel, samkøring osv.) Systemer, der tidligere har varetaget samme funktion Angivelse af, hvilken version af FORM (den fællesoffentlige forretningsreference model) nedenstående kategorisering er hentet fra Kategorisering af arkiveringsversionen iht. FORM Fritekst 0-m Nej Klienten (forgængersystem). Fritekst 0-m Nej Nej Fritekst 0-m Nej Klienten Gyldige FORMversionsnumre Enhver gyldig FORM-reference iht. Side 5 af 11 1 Obligatorisk for it-system-er fra offentlige myndigheder 1-m Obligatorisk for it-systemer fra P-databasen (intern cpr-register i Københavns Kommune). Version

6 FORM-klassifikation klartekst (formclasstext) den angivne version af FORM offentlige myndigheder FORM-klassifikation i klartekst Fri tekst 1-m Obligatorisk for it-systemer fra offentlige myndigheder Specialundervisning og specialpædagogisk bistand Styrelsen af undervisningsinstitutioner med specialundervisning for voksne Digitale dokumenter indeholdt (containsdigital- Documents) Søgemiddel til andre sager eller dokumenter (searchrelated-other Records) Adresserede arkivalier (relatedrecords-name) Eksistens af sagsbegreb i it-systemet (systemfileconcept) SOA arkitektur (multipledatacollection) Angivelse af, om der er digitale dokumenter i arkiveringsversionen, udover kontekstdokumentation Angivelse af, om arkiveringsversionen er et nødvendigt søgemiddel til papirsager/dokumenter eller sager/dokumenter i et andet itsystem Henvisning til de arkivalier, som arkiveringsversionen er søgemiddel til Angivelse af, at it-systemet har et sagsbegreb, forstået som en registreret sammenhæng mellem sagligt sammenhørende dokumenter Angivelse af, om it-systemet er sammensat af data og eventuelt dokumenter fra flere forskellige Fritekst 0-m Ja, hvis der er svaret ja på foregående spørgsmål Boolsk værdi. Kan kun være true, hvis der er digitale dokumenter i itsystemet Side 6 af 11 Nej 1 Ja Nej (cpr-nummer er det centrale i systemet, flere sagskort til ét cprnummer)

7 Persondata (personaldata- RestrictedInfo) Fristforlængende oplysninger (otheraccesstypere strictions) Godkendelsesarkiv (archiveapproval) Tilgængelighedsbegræns ninger (archiverestrictions) it-systemer i en serviceorienteret arkitektur Angivelse af, om der i arkiveringsversionen findes følsomme personoplysninger iht. persondataloven Angivelse af, om der i arkiveringsversionen findes oplysninger, der kan betinge længere tilgængelighedsfrist i øvrigt Angivelse af, hvilket offentligt arkiv, der godkender arkiveringsversionen Angivelse af nærmere bestemmelser for adgang til materialet. Feltet kan anvendes efter det modtagende arkivs nærmere retningslinjer Boolsk værdi 1 Ja Ja Identifikation af det pågældende arkiv (2-4 tegn) 1 Ja Københavns Stadsarkiv Fritekst 0-1 Nej Nej Side 7 af 11

8 Bilag 2: ContextDocumentation til afleveringsbestemmelse for Kingo, AVID.KSA.3 Beskrivelse Henvisning til dokumentationen 1. Dokumentation vedrørende administrativ brug af it-systemet Bilag I: Anmeldelse til Datatilsynet. 1.a It-systemets formål (systempurpose) Bilag I: Anmeldelse til Datatilsynet. 1.b It-systemets lov- og regelgrundlag (systemregulations) Bilag I: Anmeldelse til Datatilsynet. 1.c It-systemets indhold, population og særlige begreber (systemcontent) 1.d It-systemets administrative funktioner (systemadministrativefunctions) 1.e It-systemets brugergrænseflade (systempresentationstructure) Bilag I: Anmeldelse til Datatilsynet. Bilag B: E/R-diagrammer af driftsversion. Bilag C: Tabel og feltbeskrivelser af driftsversion, inkl. primærnøgler og fremmednøgler. Bilag G: Generel brugervejledning, fra Dansk Microsoftware. Side 8 af 11

9 1.f Tilvejebringelse af data (systemdataprovision) 1.g Videregivelse af data (systemdatatransfer) 1.h Data og funktioner fælles med forgænger- og efterfølgersystemer (systemprevioussubsequentfunctions) 1.i Myndighedens egen kvalitetskontrol (systemagencyqualitycontrol) Bilag I: Anmeldelse til Datatilsynet Bilag K: Snitfladebeskrivelser Bilag I: Anmeldelse til Datatilsynet Bilag I: Anmeldelse til Datatilsynet Bilag J: Notat om brugen af dokumenter. 1.j Publikation af og om data (systempublication) - 1.k Andet (systeminformationother) Bilag J: Notat om brugen af dokumenter. 2. Dokumentation vedrørende it-systemets tekniske udformning, drift og udvikling Bilag B: E/R-diagrammer af driftsversion Bilag C: Tabel og feltbeskrivelser af driftsversion, inkl. 2.a Driftsversionens opbygning (operationalsysteminformation) primærnøgler og fremmednøgler 2.b Konvertering hos myndigheden Bilag J: Notat om brugen af dokumenter. (operationalsystemconvertedinformation) 2.c Dokumentation af sammensætning af data og eventuelle dokumenter fra flere forskellige it-systemer i en serviceorienteret arkitektur (operationalsystemsoa) - 2.d Andet (operationalsysteminformationother) - 3. Dokumentation vedrørende arkivskabers aflevering af data Side 9 af 11

10 3.a Arkivets bestemmelser, herunder afleveringsbestemmelse (archivalprovisions) 3.b Dokumentation af konvertering fra driftsversion til arkiveringsversion (archivaltransformationinformation) Bilag A: Bilag B: E/R-diagrammer af driftsversion Bilag C: Tabel og feltbeskrivelser af driftsversion, inkl. primærnøgler og fremmednøgler Bilag D: E/R-diagram af arkiveringsversion Bilag E: Tabel og feltbeskrivelser af arkiveringsversion, inkl. primærnøgler og fremmednøgler, svarende til indhold i metadata-fil Bilag F: Liste over bevaring og kassation af alle systemets tabeller, inkl. alle tabelnavne i driftsversionen og tabelnavne på de bevaringsværdige i arkiveringsversionen Bilag J: Notat om brugen af dokumenter 3.c Andet (archivalinformationother) Bilag J: Notat om brugen af dokumenter 4. Dokumentation vedrørende arkivets modtagelse af data 4.a Arkivarnoter (archivistnotes) 4.b Testnoter (archivaltestnotes) 4.c Andet (archivalinformationother) 5. Dokumentation vedrørende arkivets bevaring af arkiveringsversionen 5.a Konvertering hos arkivet (archivalmigrationinformation) 5.b Andet (archivalinformationother) Side 10 af 11

11 6. Anden dokumentation 6.a Andet (informationother) Side 11 af 11