Spørgsmål og svar 18.06.2018 Nr. Spørgsmål Svar 1 For en god ordens skyld bedes du bekræfte, at databehandleraftalen ikke indgår i tilbuddet. Databehandleraftalen skal ikke fremsendes til ordregiver, som en del af tilbuddet. Tilbudsgiver skal dog være opmærksom på, at datebehandleraftalen er en del af kontraktgrundlaget og at denne skal udfyldes og underskrives ved kontraktindgåelse. 2 Ifbm. bekæmpelse i weekend/helligdage - vil det være et fåtal af opgaverne der afsluttes i weekend/helligdag - hvorfor vi spørger til afregning. Nej, ordregiver fastholder prissætning herfor. Kan afregningen for weekend/helligdag ændres til en pris pr. påbegyndt anmeldelse? Man kan f.eks. Betale som følger: Opstart af anmeldelse i weekend/helligdag + Pris pr anmeldelse (Som afregnes med standard pris for hverdag/weekend/helligdage) På denne måde afregnes weekend/helligdags besøg som et tillæg der pålægges en anmeldelse. 3 Da der er estimeret tid pr. tilsynsbesøg, - har kommunen så på samme måde en forventning til tid pr. besøg ifbm. anmeldelser? Nej, det forventes dog at man efterkommer Miljøstyrelsens anbefaling om max. 8-12 besøg pr. dag, og med hensyn til timer med dagslys mm. taget i betragtning. 4 Er den tid kommunen estimerer der anvendes på tilsynsbesøg (1 time) inkl. kørsel imellem adresserne? 5 Af udbudsmaterialet fremgår det, at der forlanges minimum 6 årsværk til varetagelse af kommunal rottebekæmpelse i Randers Kommune (Kravspecifikation pkt. 2), men samtidig frem- Nej, 1 time er udelukkende til gennemgang af en ejendom. Ordregiver har vurderet at 6 årsværk er et tilstrækkeligt minimum året rundt. Det forventes at der skal tilføres ekstra hjælp i vinter perioden. Hvor mange bekæmpere det drejer 1
går det også, at tildelingen baseres på laveste pris (. Umiddelbart synes der ikke i udbudsmaterialet at være mulighed for, at tilbudsgiver kan tilkendegive den optimale ressourcebemanding på baggrund af jeres nøgletal og dermed den følgende tilbudte pris. sig om er svært at spå om, men et bud vil være to mand ekstra. Dertil kommer den bekæmper som evt. skal foretage gennemgang af tilsynspligtige ejendomme, i perioden oktober til februar. (*Option) Er disse observationer korrekt fortolket? 6 Vedr. kommunens handlingsplan Indledningsvist (pkt.1) oplyser ordregiver, at leverandøren foruden lovgivningen skal følge kommunens rottehandlingsplan etc. Der er i skrivende stund endnu ikke en revideret handlingsplan tilgængelig. Der vil ikke forefindes yderligere opgaver af omkostning i Handleplanen, som ikke allerede er nævnt i kravsspecifikationen. Er der forhold i den kommende handlingsplan (som skal være offentliggjort senest 1. januar 2019), som man, som tilbudsgiver, skal forholde sig til i forbindelse med tilbudsgivningen, mht f.eks. privat rottebekæmpelse, opsyn med R2-autoriserede rottebekæmpelse o. lign? 7 Pkt. 2 Personale side 1, 3 afsnit; Her fremgår det, at alle tilknyttede opgaven, skal være autoriserede (heraf to, som skal være fører af rottehunde). Samtidig stiller ordregiver krav om, at kursus skal være gennemført senest et år efter kontraktindgåelsen. Til punkt 1: Nej, de skal være autoriserede, der stilles yderligere krav om Opfølgningskursus Til punkt 2: Over 5 år. Er der her tale om; o at der ved kontraktstart kan være uautoriserede bekæmpere, som blot indenfor det første kontraktår består autorisations- Der henvises kravsspecifikationen (bilag 3), punkt 2.Personale; Det personale, leverandøren anvender til at løse opgaverne forbundet med rottebekæmpelse for ordregiver, skal være autoriseret. 2
kursus? og/eller o udelukkende opfølgning for gamle autoriserede, som skal gennemgå et opfølgningskursus? Og i så fald, hvor gammel skal en autorisation være, førende dette krav mht opfølgning kræves? Det er et krav at samtlige bekæmpere deltager i Miljøstyrelsens opfølgnings kursus til R1-autorisation hvert femte år, også selv om den pågældende rottefænger har opnået sin autorisation før gældende regler på området. Kurset skal være gennemført af samtlige bekæmpere indenfor et år efter opstart af kontrakt, hvis deres autorisation er over 5 år gammel. (Hvis kurset endnu ikke er udbudt, kan Liva kurset Rottebekæmpelse del 1 Forebyggelse og bekæmpelse af rotter anvendes som erstatning). 8 Pkt. 3 Bekæmpelsens tilstedeværelse i hvilke tidsrum skal der bekæmpes rotter i weekender og på helligdage? I det der skal tjekkes i IT-systemet kl. 12 på weekender og helligdage, betyder det så, at for f.eks. først kommende weekenddag og/eller helligdag, at udkørsel først tilrettelægges efter kl. 12? Til første punkt: Indenfor normal arbejdstid dvs. 7:30-15:30 Til andet punkt: Dette er et minimumskrav, der kan også tjekkes fra morgenstunden, der skal blot også tjekkes kl.12. 9 Pkt. 6.1 Køretøj: Her er det beskrevet, at der skal være; udluftning i varerum; hvad menes der med det og hvad er begrundelse for dette krav? Forsegling af varerum er der her tale om; Til første punkt: Der skal være ventilation/udsugning i varerum pga. støv, dampe mv. fra gift og brugte depoter (rotte urin og ekskrementer mv.) Et ønske om at der er fuld adskillelse af førerkabine og varerum eller sikre at giften er opbevaret under lås i varerum og utilgængelig for andre end bekæmperen? o Hvis det er dette der forstås med forsegling, vil det så fortsat være gældende, hvis giften er opbevaret under lås i varerummet? Til andet og tredje punkt: Af arbejdsmiljømæssige årsager, skal kabine forsegles og være fuldt ud adskilt fra varerum. Kabinen er at betragte som kontor og kantine for bekæmperne, hvorfor her skal være et rent arbejdsmiljø. 3
10 Pkt. 6.2 1: er der krav til inspektionskamera (de fås i prisklasser fra 7000 kr. til 150000 kr. og op) 2: skal alle de liste ting være på bilen til enhver tid eller må det ligge på en plads så det er til at hente (så kunne flere biler jo godt dele de samme ting) 3: er der et krav til hvor mange fælder af hver type der skal være, da en smækfælde koster 14 kr. men en el fælder koster 25000kr+ og igen der er mange typer og vælge imellem. Der står at hver Bekæmper skal kunne spore kloakdefekter, det vil sige at hver bekæmper skal være under en kloakmester, have mindst kursus rørlægger, er det korrekt forstået. Til første punkt: Der er tale om små inspektionskameraer til at kigge i huller, under sokkel, i krybekældre mv. ikke kamera til tv inspektion. Til andet punkt: Alle krav til udstyr skal være at finde i de enkelte biler til enhver tid, således man ikke bruger unødig tid på at køre efter det. Til tredje punkt: Nej der er ikke fremsat krav om dette. Det er op til bekæmperen at vurdere hvad der er nødvendigt på den enkelte anmeldelse. Til fjerde punkt: Nej, det er ikke korrekt forstået, der er ikke fremsat krav om kloakteknisk uddannelse. Se punkt 10; Ved mistanke om kloakbrud skal bekæmperen, på kvalificeret måde (dog ikke ved tv-inspektion), spore og påvise defekter i kloak- og afløbssystemerne, ved hjælp af røgpatroner og røgapparat, farvestoffer eller lignende. Gentagelse af røgprøven kan komme på tale ved den enkelte anmeldelse. 11 Pkt. 7.2. begrebet akut Her er beskrevet indendørs på tilsynspligtige ejendomme. Jf. bekendtgørelsen er der krav om tilsyn uden ugrundet ophold på disse, hvis det drejer sig om indendørs, steder hvor der er særlig sundhedsmæssig risiko. Ordregiver præciserer at der menes de ejendomme som Miljøstyrelsen vurderer at være særlig sundhedsmæssig risiko på. Mener ordregiver alle indendørs anmeldelse, uagtet om der er tale om bygninger, hvor der ikke er sundhedsmæssig risiko på tilsynspligtige ejendomme? 12 Pkt. 7.3. Her bedes leverandøren om at være ansvarlig for underretning af fødevareregionen (selvom Bekæmper er den bedste til at anmelde rottetilholdet til fødevarestyrelsen, da de alene har 4
det er et ansvar der tilfalder kommunalbestyrelsen). Er ordregiver tilfreds med, at der blot indgives anmeldelse til fødevarestyrelsens hoved e-mail eller vil ordregiver udlevere kontaktinformation for, hvor henvendelse skal rettes til? o Kunne ordregiver evt. opsætte Rotteweb således, at anmeldelsen kan stiles direkte til fødevareregionen? været på ejendommen, og da de efterfølgende vil have et evt. samarbejde med FVST om tilsyn, opfølgning mv. Ordregiver modtager automatisk mail herom via Rotteweb. Ordregiver har pt. ikke mulighed for at Rotteweb automatisk sender de nødvendige oplysninger til FVST. 13 Pkt. 7.4 efter anmeldelse 3. afsnit; her står, at leverandøren skal afsætte de fornødne ressourcer dette harmonere ikke nødvendigvis med leverandørens pristilbud (se i øvrigt spørgsmål vedr. tildelingskriteriet pris (spg 1) og de kontraktlige beskrivelser vedr. fakturering (spg 13)). Betragter Ordregiver 6 årsværk som tilstrækkeligt til løsning af den fulde opgave incl. optionen? De 6 årsværk er udelukkende til at varetage rotteanmeldelser. (Se også punkt 8 som omtaler at besøg på tilsynspligtige ejendomme skal varetages af andre en de bekæmpere som er fast tilknyttet ordregiver) Eller er de 6 årsværk kun for varetagelse af rotteanmeldelser? 14 Præcisering af ordregivers forventninger til ressourcer For tilbudsgivningen er der f.eks. i kravspecifikationen pkt 8 (tilsynspligtige ejendomme) angivet, at det er et minimumskrav, at der anvendes 1 time pr ejendom og, at tilsynet skal foretages i dagslys. På den baggrund er det jo muligt at sætte en realistisk minimumspris for denne ydelse. Det kan oplyses at der forventes at man følger Miljøstyrelsens retningslinjer med, at en bekæmper kan nå omkring 8-12 besøg på en dag. Kan ordregiver oplyse deres forventninger/minimumskrav til de øvrige typer besøg som f.eks., som; 5
o Første tilsynsbesøg? o Opfølgende tilsynsbesøg (med og uden brug af gift)? o Gennemsnitlige antal tilsyn pr. bekæmper/dag? 15 Pkt. 7.4 lukning af anmeldelse Sidste afsnit vedr. lukning af anmeldelse. Her må det vel forventes, at det er efter, at bekæmper hjemtager bekæmpelsesmateriale, at lukningen da foretages 28 dage senere? Forventer ordregiver, at bekæmperen foretager yderligere besøg på ejendommen i denne periode? Ordregiver formoder her menes punkt 7.5. Efter endt bekæmpelse og ejendommen er rottefri, hjemtager bekæmper materiale og afslutter sagen. Der foretages ikke yderligere besøg, når en anmeldelse er afsluttet. En måned herefter lukker ordregiver sagen, såfremt der i mellemtiden ikke er anmeldt rotter på samme ejendom igen. Er der indkommet ny anmeldelse om rotter på samme ejendom inden for 1 måned, genåbnes sagen og betragtes derfor som 1 anmeldelse. 16 Pkt. 7.9 samt pkt. 8.2 vedr. brug af fælder; Her beskriver ordregiver, at hvis ejer, lejer eller dennes repræsentant alligevel ikke er hjemme ved først tilsyn og bekæmperen vurderer, at bekæmpelse skal igangsættes, at dette kan ske med brug af fælder i disse tilfælde. Men ret beset, så er dette vel i strid med bekendtgørelsens 7, stk. 3. Hvor bekæmpelse kun må igangsættes hvis ejer, lejer eller dennes repræsentant er tilstede. Der er en fortolkningsmæssig uklarhed i praksis vedrørende bestemmelsen. Ordregiver finder det hensigtsmæssigt at der ved akutte behov iværksættes bekæmpelsen straks, på trods af at borgeren ikke er hjemme. Vil ordregiver fastholde denne procedure beskrivelse? 17 Pkt. 8.2 tilsynspligtige tilsyn, hvor ejer ikke er hjemme; Er det korrekt opfattet; at hvis der ikke er nogen hjemme ved et besøg på en tilsynspligtig ejendom, skal Til første punkt: Ja, såfremt der er tegn på 6
bekæmper udlevere et besøgskort, hvor der opfordres til, at der laves aftale om nyt besøg mhp. gennemgang af særligt forhold indendørs? Det vil betyde, at der evt. skal afsættes et besøg yderligt ville det ikke være rimeligt at lade dette fremgå af tilbudslisten, eller ønsker man en enhedspris per tilsynsbesøg, som tager højde for dette ekstra besøg? rottetilhold på ejendommen. Til andet punkt: Nej, da det kun er i tilfælde af rottetilhold, vil bekæmper alligevel skulle foretage besøg på ejendommen igen. 18 Pkt. 9 håndhævelse Sidste afsnit: her står det, at bekæmperen skal lade en anmeldelse med en verserende sag forblive åben. Men er det ikke rigtigt forstået (jf. pkt. 7.5 - kravspecifikationen), at det er ordregiver, som lukker sagen ca. 1 måned efter endt bekæmpelse? 19 Pkt. 13 indberetning; Her beskriver ordregiver, at leverandøren senest 1. februar skal indberette det årlige giftforbrug, anvendt ved leverandørens sikringsordninger i kommune. Dette burde ikke være nødvendigt, da der skal laves løbende indberetninger til kommunen senest 30 dage efter endt bekæmpelse. Jo, såfremt sagen er afsluttet. Sagen kan ikke afsluttes i Rotteweb, så længe der er henstilling eller påbud som endnu ikke er efterkommet. Det er helt korrekt, og en fejl fra ordregivers side, at denne ikke er slettet af udbudsmaterialet. Kan ordregiver bekræfte, at indlevering af oplysninger inden 1. februar ikke er relevant? 20 Kontraktens 5 sidste afsnit Ordregiver forpligtiger sig ikke med kontrakten til et bestemt antal anmeldelser (samt ejendomme såfremt optionen benyttes). Leverandøren er derfor ikke berettiget til erstatning eller kompensation, såfremt ordregivers behov afviger fra det, der er angivet i udbudsmaterialet. Skal det forstås således, at hvis der ikke indkommer så mange anmeldelser, som angivet i udbudsmaterialets bilag 2 tilbudslisten (3.400 an- Til første punkt: Ja 7
meldelser/år og 200 weekend og helligdags tilsyn), så vil der kun blive ydet betaling for det gennemførte? Samt at ved overskridelse af de angivne antalsværdier, at ordregiver ikke yder kompensation for de anmeldelser og weekend/helligdags tilsyn, som ligger derudover? Hvis dette gør sig gældende så synes 17 (kontraktudkastet) at modsige ovenstående, da den kvartalsvise bagudrettede afregning vil ske på baggrund af lukkede anmeldelser og gennemførte weekend og helligdagstilsyn. Til andet punkt: Der betales til enhver tid, for de antal anmeldelser der indkommer og besøges. Der betales for samtlige anmeldelser der må være anmeldt (faktisk udført arbejde), uanfægtet om antallet ligger over eller under normen i Randers Kommune. 21 Vedr. nøgletal opgivet i tilbudsliste De 3.400 anmeldelser/år er de baseret på et gennemsnit og over hvor lang tid eller er det baseret på den forventede udvikling i antal årlige anmeldelser? Der har jo i de senere år jo været tale om en generel tendens til stigning i antallet af rotteanmeldelser, og hvis de 3.400 anmeldelser/år er fremkommet ved at lave et gennemsnit over f.eks. de sidste 4 år, må det forventes en gennemsnitlige værdi, der ligger under de sidste to års udvikling i antal anmeldelser. På hvilken baggrund er gennemsnits antal rotteanmeldelser pr år opnået? Der var i 2017, 3600 anmeldelser om rotter i Randers kommune. Året før var der 3800 anmeldelser. Ville ordregiver evt. kunne oplyse udviklingen i antal anmeldelser hen over året, særligt med illustrering af hvad, der kan forventes mht. sommer og vinter månederne? Vi har i vinteren 2017/2018 haft omkring 500-550 åbne anmeldelser ugentligt, og pt. Har vi omkring 250-300 åbne anmeldelser der besøges ugentligt. 22 25 vedrørende angivelse af bodsbestemmelser Bod 3: er ikke længere relevant i henhold til den nye bekendtgørelse, i det der skal fremsendes bekendtgørelsens bilag 6 (eller lign) til kommu- 8
nen, senest 30 dage efter endt bekæmpelse, og da det i følg bekendtgørelsen er kommunens ansvar løbende at indberette disse oplysninger til den nationale database. Bod 6: Ønsker ordregiver at fastholde dette krav? Forudsættes det, at de 4 hverdage er ved alle ikke akutte udendørs anmeldelser? Til første punkt: Nej, det er en fejl Til andet punkt: Ja 23 I Tilbudslisten er det anført, at enhedspris gælder for afsluttede anmeldelser. Skal de to muligheder under Effektiv rottebekæmpelse forstås således, at der skal angives en enhedspris for anmeldelser, som er påbegyndt henholdsvis en hverdag eller i en weekend og/eller på en helligdag? Ja Ordregiver ønsker 1 pris på alm anmeldelser som besøges på hverdage samt 1 pris på anmeldelser der er opstartet i weekend/helligdage. 24 Kontrakt, 5 Ordregiver estimerer, at der på årsbasis er 3.400 anmeldelser på hverdage og 200 anmeldelser i weekenden/på helligdage (jf. Tilbudslisten). Ordregiver bedes bekræfte, at prisen pr. anmeldelse vil være den samme uanset antal anmeldelser. Ordregiver bekræfter at prisen pr. anmeldelse er den samme, uanset hvor mange anmeldelser der indkommer på et år. 25 Kontrakt, 25 Bod, side 11, Bodsgivende fejl nr. 2 Sælger sikringsordninger til borgere eller virksomheder på en ejendom, hvor der er forekomst af rotter Iflg. den gældende rottebekendtgørelse nr. 1723 af 17/12/2017 er der ikke længere problemer med evt. at etablere sikringsordning på ejendomme med aktuelt rottetilhold. Er der tale Der er udelukkende tale om, at de bekæmpere 9
om at de medarbejdere, der er fast tilknyttet til den aktuelle opgave ikke må sælge sikringsordninger, eller vil det også være bodsgivende hvis andre ansatte hos leverandøren sælger sikringsordning på en ejendom, hvor der er forekomst af rotter? som er tilknyttet Randers Kommune, enten fast, eller ved tilsynskørsel (*option) ikke må foranledige, sælge eller reklamere for private sikringsordninger. 26 Kontrakt, 25 Bod, side 11, Bodsgivende fejl nr. 3 Ikke senest d. 1. februar årligt eller efter anmodning fra ordregiver Det er vores opfattelse at Randers Kommune til enhver tid kan trække statistiske oplysninger ud af Rotteweb. I pkt. 5 i Kravspecifikationen står det også, at leverandøren skal anvende ordregivers IT-system til anmeldelse og registrering af rotter. Vi foreslår derfor, at bodsgivende fejl nr. 3 udgår. Det er helt korrekt, og en fejl fra ordregivers side. Dette slettes fra udbudsmaterialet. 27 Ydelser i forbindelse med anmeldelser af rotter Under Ydelser ved anmeldelse skal tilbudsgiver oplyse pris pr. lukket anmeldelse. Anmeldelser der er modtaget i weekenden eller på en helligdag, bliver som alle andre sager ikke lukket før der er gennemført minimum 3 besøg. Derfor er spørgsmålet, om det er pris pr. anmeldelse, der er kræver besøg i weekenden eller på en helligdag eller det er pris pr. lukket og dermed helt færdigbehandlet anmeldelse. Vi foreslår, at pris pr. lukket anmeldelse bliver rettet til pris pr. besøg i weekenden eller på en helligdag. Ordregiver fastholder prissætning herfor. Der betales pr. anmeldelse, efter denne er lukket iht. proceduren herfor. 28 Derudover bedes ordregiver oplyse, om tilbudsgiver godt må vedlægge et følgebrev og evt. supplerende oplysninger i form af et appendiks. Der må gerne vedlægges følgebrev. Da tilbuddet alene vurderes i forhold til pris, må ordregiver ikke lægge vægt på supplerende oplysninger. Såfremt tilbudsgiver finder det relevant at vedlægge supplerende oplysninger, 10
er dette ok og vil ikke medføre at tilbuddet findes ukonditionsmæssigt. 29 Vedr. referencer bedes Ordregiver oplyse, om det er i orden at opgive kontrakter, som starter inden juni 2015 og slutter inden for de seneste 3 år. Ligeledes om det er i orden at opgive kontrakter, som starter inden for de seneste 3 år, men slutter i f. eks. 2020 eller 2021 Ja, det accepteres. 11