Udbudsbetingelser EU-udbud af den lovpligtige kommunale rottebekæmpelse i Jammerbugt Kommune

Transkript

1 Udbudsbetingelser EU-udbud af den lovpligtige kommunale rottebekæmpelse i Jammerbugt Kommune

2 Indhold 1 Indledning Den ordregivende myndighed Udbudsmaterialet Udbuddets omfang Kontrakten Option Proces Vejledende tidsplan Spørgsmål til udbuddet Underretning og standstill Kontraktindgåelse Tilbudsevaluering Vurdering af konditionsmæssighed Vurdering af underkriterier Udvælgelseskriterier og dokumentation Tildelingskriterium Tilbuds- og formkrav Tilbuddet Sprog Ejendomsret Åbning af indkomne tilbud Vedståelsesfrist Alternative og flere tilbud Forbehold Ordregivers forbehold Tilbudsgivers forbehold

3 1 Indledning Nærværende udbud vedrører den lovpligtige kommunale rottebekæmpelse i Jammerbugt Kommune (herefter benævnt Ordregiver) i henhold til Miljøministeriets bekendtgørelse nr. 879 af 26. juni og 18, Miljøministeriets bekendtgørelse nr. 696 af 26. juni 2012 om forebyggelse og bekæmpelse af rotter og tilføjelse til bekendtgørelse nr. 689 af 12. juni 2013 samt gældende vejledning fra Naturstyrelsen. Arbejdet skal udføres under overholdelse af Arbejdstilsynets samt øvrige relevante myndigheders krav, herunder bl.a. gældende kemikalielovgivning og udmeldinger fra Miljøstyrelsen vedr. brug af gift til bekæmpelse af rotter. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet) samt LBK nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Der er tale om udbud af kontrakt med én leverandør, jf. udbudsdirektivets art. 32, stk. 3. Udbuddet er bekendtgjort i Supplement til EU Tidende (TED) ved udbudsbekendtgørelse 2014/S , der kan findes på 2 Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed er: Jammerbugt Kommune (i det følgende benævnt JK) Teknik og Miljøforvaltningen Toftevej Aabybro Telefon [email protected] Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal rettes til: Tolstrup & Hvilsted Att.: Søren Hvilsted Livøvej 10a 8800 Viborg [email protected] 3 Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale/kontraktgrundlag består af: Nærværende udbudsbetingelser Bilag 1 Kontrakt 3

4 o Kontraktaftalebilag A Kravspecifikation o Kontraktaftalebilag B Nøgletal for Jammerbugt o Kontraktaftalebilag C Kontrol og evaluering af rottebekæmpelsen o Kontraktaftalebilag D Tilbudsliste o Kontraktaftalebilag E Handleplan for forebyggelse af rotter i Jammerbugt Kommune Bilag 2 Tro og love erklæring om i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45 Bilag 3 Aktindsigt Det samlede udbudsmateriale, herunder skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet samt svar herpå, kan downloades fra adressen Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget. Såfremt der findes at være mangler eller uklarheder, henvises til proceduren beskrevet i afsnit Udbuddets omfang Nærværende udbudsbetingelser med tilhørende bilag beskriver de nærmere detaljer for kontrakten. Opgaven omfatter al kommunal bekæmpelse og forebyggelse af rotter i både by- og landzone i hele Jammerbugt Kommune. Bekæmpelse foretages hele året i by- og landzonen efter anmeldelse. Samt at alle ejendomme i landzone og landbrugsejendomme i byzone skal have minimum ét tilsynsbesøg hvert andet år. For yderligere detaljer vedrørende krav til bekæmpelsen henvises til Kontraktaftalebilag A - Kravspecifikation. Den kommunale rottebekæmpelse i Jammerbugt Kommune udbydes for en periode på 5 år fra kontraktunderskift med mulighed for forlængelse 1 x 12 måneder på samme kontraktlige betingelser. Ordregiver forpligter sig i den angivne periode til at købe det af udbuddet omfattede hos den valgte tilbudsgiver på de i nærværende udbudsmateriale nævnte vilkår. 4.1 Kontrakten Ordregiver indgår kontrakt med én tilbudsgiver om levering af ovennævnte ydelse. 4.2 Option Ordregiver vil gerne have mulighed for at foretage systematisk kloakrottebekæmpelse efter behov. En eventuel igangsættelse af systematisk kloakrottebekæmpelse vil ske i samråd med Ordregiver, Jammerbugt Forsyning A/S og kontrakthaver. Ordregiver har ikke tidligere gennemført bekæmpelse i kloakkerne. Det forventede omfang af den samlede kloakrottebekæmpelse vurderes til under kloakblokke årligt. Tilbudsgiver skal i tilbuddet angive et separat tilbud på kloakrottebekæmpelse baseret på en enhedspris, således, at der årligt afregnes efter forbrug. Tilbuddet skal omfatte; 1) En enhedspris for nedhængning af én blok. 2) En årspris for samtlige udgifter i forbindelse med nedhængning af blokke i kloakken. Ordregiver forbeholder sig ret til ikke at gøre brug af tilbuddet. Ordregiver gør tilbudsgivere opmærksomme på, at tilbuddet på en systematisk kloakrottebekæmpelse ikke indgår i tilbudsevalueringen (se pkt. 7). 4

5 5 Proces 5.1 Vejledende tidsplan Offentliggørelse af udbudsmateriale (fremsendes til TED) Tidsfrist for indsendelse af spørgsmål til udbuddet , kl. 12:00 Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål Tilbudsfrist , kl. 12:00 Underretning og standstill Forventet kontraktunderskrivelse Kontraktstart Spørgsmål til udbuddet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet bedes stillet skriftligt og skal rettes til den i afsnit 2 angivne kontaktperson fra Tolstrup & Hvilsted pr. (se punkt 2, med emnet: "Spørgsmål - EU udbud Skadedyrsbekæmpelse i Jammerbugt Kommune ) senest den , kl 12:00. Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen vil ikke blive besvaret. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på Ordregivers hjemmeside på adressen Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajourført med materialet på hjemmesiden Underretning og standstill Alle tilbudsgivere vil i overensstemmelse med udbudsdirektivets artikel 41 samtidigt og skriftligt blive underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til tildeling af kontrakten, ligesom resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i overensstemmelse med udbudsdirektivets artikel 35, stk. 4. Kontraktindgåelse vil tidligst ske efter udløbet af den obligatoriske standstill-periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor underretning til tilbudsgiverne er afsendt pr. . Beregning af de 10 kalenderdage sker i overensstemmelse med Rådets forordning nr. 1182/71 af 3. juni 1971 om fastsættelse af regler om tidsfrister, datoer og tidspunkter. 5

6 5.1.3 Kontraktindgåelse Indgåelse af kontrakt vil ske på baggrund af vedlagte Bilag 1 Kontraktaftale (med tilhørende kontraktbilag) efter afsluttet udbud. Kontrakten regulerer aftalens vilkår og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. 5.2 Tilbudsevaluering Vurdering af konditionsmæssighed Ved modtagelse af tilbud kontrollerer Ordregiver indledningsvist om tilbuddet er konditionsmæssigt og om tilbudsgiver er egnet, hvilket indebærer, at følgende punkter er opfyldt: Tilbuddet er indkommet rettidigt og til korrekt adresse Tilbuddet indeholder den krævede dokumentation og information Tilbudsliste er udfyldt i sin helhed Der er ikke taget forbehold for udbudsmaterialet Tilbuddet overholder samtlige mindstekrav som er angivet i kontraktaftalebilag A-kravspecifikationen Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt, vil tilbuddet som udgangspunkt ikke blive medtaget i evalueringen Vurdering af underkriterier De tilbud der vurderes at være konditionsmæssige, underlægges herefter evaluering i overensstemmelse med afsnit 7. Evalueringen vil ske objektivt og sagligt, og hvert tilbud vil således blive vurderet i forhold til, hvorledes det opfylder de af Ordregiver fastsatte underkriterier. 6 Udvælgelseskriterier og dokumentation Den nedenfor angivne dokumentation SKAL vedlægges tilbuddet. Tilbudsgivers personlige forhold: Oplysninger om tilbudsgivers identitet (herunder CVR) samt anført kontaktperson med telefonnummer og mail-adresse. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45. Fortrykt formular er vedlagt som bilag 2. Økonomisk og finansiel formåen: I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, nøgletal i form af tilbudsgivers egenkapital for de seneste tre afsluttede regnskabsår. Teknisk og/eller faglig formåen: Referenceliste med angivelse af minimum 3 kommuner, hvor tilbudsgiver i løbet af de sidste 3 år har varetaget den kommunale rottebekæmpelse. Skønner Ordregiver, at udvælgelseskriterierne giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave, forbeholder Ordregiver sig ret til at afvise tilbudsgiver. Tilsvarende risikerer 6

7 tilbudsgivere, som helt eller delvist undlader at vedlægge den udbedte dokumentation på tilfredsstillende vis at blive betragtet som ikke-konditionsmæssige. 7 Tildelingskriterium Tildeling af kontrakten vil ske på baggrund af det økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende under- og delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund: Underkriterier Delkriterium Pris Vægtning i procent 55 % Ved pris forstås: o Den samlede pris pr. år for den kommunale rottebekæmpelse i Jammerbugt Kommune, som er nævnt i kontraktaftalebilag D - Tilbudsliste. Delkriterium Kvalitet 35 % Det er af stor betydning for Ordregiver, at tilbudsgiveren leverer høj kvalitet i opgaveløsningen. Tilbudsgiveren bedes derfor beskrive opgaveløsningen i forhold nedenstående punkter med fokus på hvordan hvert delkriterium skaber en så høj kvalitet i løsningen som muligt: Kontaktbarhed i forhold til borgerinteraktion (30 %) o Her tænkes særligt på i hvilket omfang, set over døgnet og over sæsonerne, kontrakthaver vil kunne stå til rådighed for kommunens borgere samt hvordan borgerne kan kontakte kontrakthaver, evt. differentieret over døgnet. Procedure for opgaveløsningen (70 %) herunder procedurer for; o Generel planlægning o Bemanding ved højbelastning (der kan være behov for fleksibilitet i henhold til f.eks. sæsonbetonede udsving) o Overholdelse af reaktionstider o Kontinuitet i den enkelte sagsbehandling (forankring og sikring af lokalkendskab) 7

8 o Hvordan det sikres, at de tilknyttede bekæmpere overholder gældende lovgivning og kontraktaftalebilag A (kravspecifikationen). Delkriterium Bekæmpernes kompetencer 10 % Det er vigtigt for Ordregiver, at de tilknyttede medarbejdere som skal løse opgaven for ordregiver besidder de rette kompetencer. Tilbudsgiver skal derfor beskrive og/eller vedlægge; Tilbudsgivers uddannelsespolitik og procedure for især efteruddannelse for de tilknyttede medarbejdere og videreudvikling af individuelle kompetencer inden for fagområdet, samt hvordan tilbudsgiver vil sikre, at de fast tilknyttede og evt. nye medarbejder følger gældende lovgivning etc. og de i udbuddet fastsatte specifikationer til bekæmpelsen. Hvordan man vil håndtere eventuelle konflikter mellem løsning af den kommunale opgave og opgaver i privat regi (den enkelte medarbejders habilitet). 8 Tilbuds- og formkrav 8.1 Tilbuddet Tilbuddet bedes mærket med emnet: "EU-udbud Skadedyrsbekæmpelse i Jammerbugt Kommune og MÅ IKKE ÅBNES I POSTÅBNINGEN. Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest mandag d , kl på følgende adresse: Jammerbugt Kommune Teknik og Miljøforvaltningen Toftevej Aabybro Tilbud, der modtages efter fristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved personlig overlevering af tilbuddet i tidsrummet mellem kl , vil tilbudsgiver modtage kvittering for rettidig modtagelse, såfremt dette er tilfældet. Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i form af 1 skriftligt eksemplar samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt som USB-stik). Tilbudsmateriale modtaget på accepteres ikke som fremsendelse af det digitale 8

9 eksemplar. Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og digitale eksemplar vil det skriftlige danne grundlag for evalueringen. Undtaget herfra er Kontraktaftalebilag D Tilbudsliste hvor det digitale eksemplar går forud for det skriftlige. Manglende oplysninger i enten det skriftlige eller det digitale eksemplar anses ikke som uoverensstemmende oplysninger. Tilbuddet udarbejdes ved at udfylde og besvare spørgsmål i Kontraktaftalebilag D - Tilbudsliste. Eventuelle bilag til tilbuddet skal angives i kontraktaftalebilag D - Tilbudsliste med entydig angivelse af referencer til respektive bilag. Afgivne enhedspriser skal omfatte samtlige ydelser for udførelse af opgaven, som beskrevet i dette udbudsmateriale. Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at indhente manglende oplysninger, såfremt dette kan ske i overensstemmelse med LBK nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter, jf. dennes Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. 8.3 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 8.4 Åbning af indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 8.5 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være gældende i 4 måneder fra den anførte tilbudsfrist. Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af underretning om indgåelse af kontrakt, og ophører således ikke førend endelig kontrakt er underskrevet. 8.6 Alternative og flere tilbud Der kan ikke afgives alternative eller flere tilbud. 8.7 Forbehold Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig ret til at annullere udbuddet, hvis de afgivne tilbud har et økonomisk omfang, som ikke kan modsvares af den budgetmæssige ramme. Der foretages forbehold for ændringer i lovgivning, myndighedskrav mv., der påvirker den udbudte ydelse. 9

10 8.7.2 Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlægge elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet. Faglige forbehold, såsom branchestandardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilsvarende gælder ved ændringer af udbudsmaterialets indhold, herunder men ikke begrænset til overstregninger, omskrivninger og lignende. 10