Udbudsbetingelser indhentning af tilbud. til. Kortlægning af jordstrømme

Transkript

1 Udbudsbetingelser indhentning af tilbud til Kortlægning af jordstrømme Miljøstyrelsen Strandgade København K. Ole Kiilerich 8. september

2 Indhold 1 Indledning 3 2 Beskrivelse af projektet og kontraktperiode 3 3 Tilbudsfrist og afgivelse af tilbud 3 4 Tildelingskriterier med tilhørende vægtning 4 5 Tilbudsmaterialet 5 6 Kontraktgrundlag 5 7 Annullation 6 8 Forbehold 6 9 Spørgsmål og rettelser 6 10 Tidsplan 6 11 Bilagsliste 7 Bilag 1: Tro og love erklæring om gæld til det offentlige 8 2

3 1 Indledning Alle interesserede opfordres herved til at afgive tilbud på udførelsen af projektet i overensstemmelse med specifikationerne i nærværende udbudsmateriale. 2 Beskrivelse af projektet og kontraktperiode Projektet skal kortlægge jordstrømme og markedet for jord i Danmark, herunder anlæggenes antal, størrelse og type samt ejerskab til anlæg, som håndterer jord, og priserne for håndteringen. Endvidere skal den praktiske håndtering kortlægges, herunder praksis i kommunerne med terrænregulering, opfyldning, byggeprojekter m.v. Projektet skal løses i henhold til kravspecifikationen, jf. bilag 2. Projektet skal gennemføres i perioden september til 31. december Tilbudsfrist og afgivelse af tilbud Tilbud skal være Miljøstyrelsen i hænde senest den 22. september 2016 kl Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning og vil blive returneret uåbnet. Hvis tilbuddet er modtaget elektronisk efter tilbudsfristen, vil tilbuddet blive slettet uåbnet. Tilbud skal sendes til: Miljø- og Fødevareministeriet Miljøstyrelsen mst@mst.dk Att.: Ole Kiilerich Tilbud skal mærkes: Udbud af: Kortlægning af jordstrømme og med tydelig angivelse Må ikke åbnes i postmodtagelsen. De tilbud, der modtages rettidigt, vil blive åbnet umiddelbart efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder regnet fra tilbudsfristens udløb. Ordregiver har fastlagt, at Ordregiver skal udelukke en Tilbudsgiver, der har ubetalt forfalden gæld på kr. eller derudover til offentlige myndigheder vedrørende skatter, afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til dansk lovgivning. Tilbudsgiver skal derfor udfylde og underskrive den i bilag 1 vedlagte tro og love erklæring. Ordregiver kan efter en konkret vurdering kræve, at den tilbudsgiver, man agter at indgå kontrakt med, fremsender en fuld serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen som yderligere dokumentation, 3

4 inden kontrakten underskrives. Serviceattesten må tidligst være udstedt 3 måneder før tilbudsfristens udløb. 4 Tildelingskriterier med tilhørende vægtning Tilbuddene vil blive vurderet på baggrund af nedenstående kriterier. Når tilbuddene er modtaget, vil der blive foretaget en konkret vurdering af de indkomne tilbud, og på baggrund heraf besluttes det, hvilken tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. 1. Samlet pris 10 % Der skal gives en samlet pris på løsning af opgaven. Prisen må ikke overstige kr. Tilbud over denne beløbsramme vil ikke blive taget i betragtning. 2. Projektløsning 30 % Tilbuddet skal indeholde en beskrivelse af hvorledes tilbudsgiver agter at løse opgaven. Beskrivelsen skal tage udgangspunkt i kravspecifikationen, se bilag 2. Tilbudsgiver skal vedlægge: En beskrivelse af fremgangsmåde for løsning af projektet, herunder en metodebeskrivelse og en disposition for rapporten. Der lægges ved vurderingen af de indkomne tilbud vægt på, at fremgangsmåden og de valgte metoder sikrer, at leverancen lever op til beskrivelsen i kravspecifikationen. En beskrivelse af planlægning og organisering af projektet. Der lægges ved vurderingen af de indkomne tilbud vægt på, at tilbudsgiver demonstrerer at have et godt overblik over de delopgaver, der indgår i projektet. 3. Bemanding af projektet kvalifikationer og erfaring: 30 % Tilbuddet skal indeholde en oversigt over det projektteam, der tilbydes til løsning af den udbudte opgave. Det er afgørende, at projektteamet har faglige forudsætninger for at løse opgaven, og kan sikre planlægning, organisering og gennemførsel af projektet på et højt kvalificeret niveau samt har stærke faglige såvel som formidlingsmæssige kompetencer. Tilbudsgiver skal vedlægge: En beskrivelse af det tilbudte projektteam (samt eventuelle underleverandører), herunder en beskrivelse af hvilke/hvilken opgave(r), den enkelte medarbejder skal varetage og en kort beskrivelse af de faglige kvalifikationer for at kunne gennemføre opgaven. En oversigt over, hvor mange timer den enkelte medarbejder vil bruge på opgaven, og hvor stor en andel dette udgør af det samlede tidsforbrug. Målrettet CV for hver enkelt medarbejder (samt eventuelle underleverandører) indeholdende erfaringer, kvalifikationer mv. af relevans for den udbudte opgave. Der lægges i vurderingen af tilbuddene vægt på, at tilbudsgivers projektteam har: Relevante faglige kompetencer og erfaringer indenfor jordområdet. Relevante faglige kompetencer og erfaringer med indhentning og analyse af statistiske data. Relevante faglige kompetencer og erfaringer med tilrettelæggelse og gennemførsel interview- og spørgeskemaundersøgelser. Gode formidlingsmæssige egenskaber, skriftligt og mundtligt. 4

5 4. Kvalitetssikring 10 % Tilbudsgiver skal vedlægge en beskrivelse af, hvordan kvaliteten af det konkrete projekt sikres og dokumenteres i overensstemmelse med de specifikke krav, der er anført for projektet. 5. Tidsplan 20 % Tilbudsgiver skal vedlægge en detaljeret tidsplan, der dokumenterer en realistisk arbejds- og tidsplan med milepæle og evt. arbejdsmøder, styregruppemøder og følgegruppemøder. Der lægges ved vurderingen vægt på, at tilbudsgiver kan færdiggøre dataindsamling og analyse henholdsvis rapportering forud for hvert af de to følgegruppemøder, jf. kravspecifikationerne. 5 Tilbudsmaterialet Tilbuddet skal bestå af følgende dokumenter: Tilbudsbrev indeholdende tilbudsprisen Beskrivelse af den faglige løsning af opgaven, herunder hvordan arbejdet organiseres samt kvalitetssikringsprocessen. Beskrivelse af tilbudsgivers faglige forudsætninger for at løse opgaven (inkl CVer), herunder erfaring med løsning af lignende opgaver og indsigt i emneområdet. Tids- og betalingsplan for projektet. Betalingsplanen er bindende og skal følges. Underskrevet tro- og loveerklæring (se bilag 1). Tilbuddet med tilhørende bilag skal være affattet på dansk. Tilbudspriser skal afgives i DKK inkl. afgifter og gebyrer men ekskl. moms, jf. yderligere om betalingsbetingelse m.v. i udkast til kontrakt, se bilag 3. 6 Kontraktgrundlag Kontrakten indgås på baggrund af det vedlagte kontraktudkast jf. bilag 3. Kontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med levering af de ydelser, der er omfattet af nærværende tilbudsindhentning. Det bemærkes, at kontraktudkastets grundlæggende vilkår ikke kan ændres. Tilbudsgivers standardvilkår vil ikke være en del af kontraktgrundlaget. Dette gælder uanset om tilbudsgiver ved afgivelse af tilbud, levering, ordrebekræftelse eller fakturering m.v. vedlægger sine egne vilkår. 5

6 7 Annullation Ordregiver forbeholder sig ret til, indtil tilbudsindhentningen er afsluttet med indgåelse af kontrakten, at annullere tilbudsindhentningen og herefter evt. gennemføre en ny tilbudsindhentning, såfremt der foreligger en ikke usaglig begrundelse for at annullere. En evt. annullation vil blive ledsaget af et brev til alle tilbudsgiverne indeholdende årsagen til annullationen. 8 Forbehold Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage væsentlige forbehold vedrørende grundlæggende elementer i det samlede udbudsmateriale. Forbeholdenes væsentlighed vurderes af ordregiver. Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud, der indeholder væsentlige forbehold for grundlæggende elementer. Disse tilbud betragtes som ukonditionsmæssige. Forbehold vedrørende den afgivne pris, fastsatte tidsfrister, tidsplaner m.v. betragtes altid som væsentlige. Eventuelle forbehold, som ikke vedrører grundlæggende elementer i det samlede udbudsmateriale, vil blive prissat af ordregiver og denne pris lagt til tilbudsgivers tilbudspris. Ordregiver har dog også ret til i stedet ikke at tage disse tilbud i betragtning. Eventuelle forbehold skal tydeligt angives. Såfremt tilbudsgiver opfatter elementer i materialet som uklare eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille begrundende spørgsmål jf. nedenfor. 9 Spørgsmål og rettelser Eventuelle spørgsmål kan rettes skriftligt til kontaktpersonen. Spørgsmål kan stilles indtil 15. september Spørgsmål der stilles efter denne dato, kan ikke forventes besvaret. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og såvel spørgsmål som svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Miljøstyrelsens hjemmeside. 10 Tidsplan 15. september 2016 Frist for modtagelse af skriftlige spørgsmål. 22. september 2016, kl Tilbudsfrist. Uge 39 Uge 39 Forventet ordretildeling. Forventet kontraktindgåelse. 6

7 11 Bilagsliste Bilag 1: Tro- og Loveerklæring Bilag 2: Kravspecifikation Bilag 3: Kontraktudkast 7

8 Bilag 1: Tro og love erklæring om gæld til det offentlige Ordregiver har i henhold til proceduren for nærværende annoncering, jf. udbudsbetingelsernes afsnit 3 krævet at enhver tilbudsgiver samtidig med afgivelsen af sit tilbud afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. I overensstemmelse med den oven for nævnte lovs bestemmelser afgiver undertegnede herved på tro og love nedenstående erklæring. Virksomhedens navn, adresse, telefon og CVR nr.: Oplysninger om gæld til det offentlige (sæt kryds): 1 Virksomheden har ikke ubetalt, forfalden gæld til det offentlige 2 Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, men denne gæld overstiger ikke kroner (eller tilsvarende beløb i anden valuta). 3 Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, og denne gæld overstiger kroner (eller tilsvarende beløb i anden valuta). Efterstående punkt 4 eller 5 og 6 udfyldes kun, hvis der er sat kryds i punkt 3 4 Der er over for inddrivningsmyndigheden stillet sikkerhed for betaling af den del af gælden, der overstiger kroner (eller tilsvarende beløb i anden valuta) Der vil over for inddrivningsmyndigheden blive stillet sikkerhed for betaling af den del af gælden, der overstiger kroner (eller tilsvarende beløb i anden valuta) 5 Der er med inddrivningsmyndigheden indgået en afdragsordning vedrørende ubetalt, forfalden gæld, og denne ordning er overholdt. 6 Dato for sikkerhed/ordningens etablering: År: Måned: Dag: Inddrivningsmyndighed Navn Gade/vej: Post nr: By: Underskrift: Dato: Virksomhedens ledelses underskrift samt firmastempel: 8