Møde den: 12. november 2015 Nordre Ringgade 1, lokale 021/023 HAMU-møde Referat Til stede: Brian Bech Nielsen, Marianne Hokland (HE), Jørgen B. Jespersen (ST), Anja Zimmerdahl (Aarhus BSS), Johnny Laursen (AR), Ole Rahn (ADM), Per H. Christensen (HE), Niels Relsted (Aarhus BSS), Hans-Peter Degn (AR), Dorete W. Jensen (ST), Mads Kristian Warming (stud) Referent: Pernille Leth 1. Godkendelse af dagsorden og referat Der var ingen bemærkninger til dagsordenen. Anja Zimmerdahl (AZ) gjorde opmærksom på, at der var en enkelt rettelse til referatet fra sidste HAMU-møde på side 6. Referat genudsendes. Dato: 12. november 2015 Side 1/5 2. Fysisk APV Brian Bech Nielsen (BBN) orienterede om Fysisk APV 2015. Undersøgelsen blev gennemført i september 2015. Der var 4888 ansatte der svarede, hvilket var en svarprocent på 61 %, hvor det ved APV 2012 var 63 %. For at få svarprocenten højere op til næste fysiske APV skal vi være mere insisterende og opfordrende i vores kommunikation. Marianne Hokland (MH) kommenterede, at svarprocenten også kunne være et tegn på, at der er mange, der ikke oplever problemer og derfor ikke ser det som nødvendigt at svare. BBN orienterede om, at handleplansarbejdet er i gang lokalt. De største udfordringer ligger inden for de fysiske forhold som indeklima, støj (ikke blot fra apparatur og installationer men også fra mennesker ) og arbejdspladens indretning samt ergonomi. Udvalget drøftede tolkningen af resultaterne og påpegede vanskeligheden i at tyde både tabellerne og farverne. Udvalget påpegede desuden, at antal respondenter skal fremgå af sagsfremstillingen og ikke kun procenter. BBN svarede, at dette skal forbedres til næste APV. Dorete W. Jensen (DWJ) spurgte, hvordan man havde tænkt sig løse de bygningsrelaterede problemer der er på Campus Roskilde. Her sidder mange i midlertidige og nedslidte bygninger, hvor de skal sidde i 5-6 år, før der kan flyttes til Emdrup. Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø Aarhus Universitet Jens Baggesens Vej 51-53 8200 Aarhus N Tlf.: 87150000 Fax: 87150612 E-mail: hr@au.dk medarbejdere.au.dk/administrati on/administration/auhr/organisationsudvikling-ogarbejdsmiljoe/
BBN kommenterede, at løsninger på problemer med det fysiske arbejdsmiljø skal drøftes lokalt, og hvis det er større problemer skal det drøftes i FAMU. Dette emne falder naturligt i arbejdsmiljøudvalget på ST. Side 2/5 Jørgen B. Jespersen (JBJ) kommenterede, at det kan være svært at løse problemerne, når nogen har ansvaret for arbejdsmiljøarbejdet, og andre har ansvaret for pengene. BBN svarede, at dette problem nu delvist er løst ved, at administrationscentrene er en del af fakulteterne. HPD kommenterede, at man på Katrinebjerg sidder i relativt nye bygninger, hvor der opleves problemer med bl.a. lys og varme, og at man skal være opmærksom på dette i forhold til nye byggerier. BBN svarede, at nye byggerier er meget komplekse, og vi skal være skarpe i planlægningen. Vi skal forsøge at være pragmatiske og udvise fleksibilitet i vores løsninger af problemer. Ergonomiske problemer kan fx løses ved at få en ergoterapeut på besøg til at fortælle om arbejdsstillinger m.m. HPD nævnte endvidere, at de havde haft en ergoterapeut på besøg inden APVundersøgelse, og undersøgelsen viser, at dette har haft god effekt. Beslutning: Sagsfremstillingen blev godkendt. 3. Beredskab og evakuering BBN orienterede om, at Anders Kragh Moestrup, som opfølgning på sidste HAMU-møde, var inviteret til at fortælle om status på projektet Beredskab og Evakuering på AU. Anders Kragh Moestrup (AKM) orienterede om projektet og delprojekter. Projektperioden er 1. september 2014-31. august 2017. Delprojekterne består af delprojekt om kommunikation, skiltning og information, varsling og alarmering, evakuering, amokhandlinger, bombetrusler, trusler og vold, ekstremt vejr, miljø og forurening, brandsikkerhed, førstehjælp samt kemisk og biologisk sikkerhed. Delprojekterne er nye og videreudviklede tiltag og vil blive udviklet og gennemført i projektperioden. Oversigt over og beskrivelse af delprojekterne er vedlagt referatet. Der er på nuværende tidspunkt bl.a. hængt alarmeringsinstrukser på ca. 500 steder på AU og hængt kasser op med veste mange steder. BBN understregede, at AU kontinuerligt arbejder for at undgå personskader og arbejdsmiljøskader, hvor personer er involveret. Dette er den vigtigste parameter at arbejde med.
BBN spurgte, om der blev ført oversigter over, hvor tit og hvor der afholdes evakueringsøvelser, og om det vil være muligt, at Universitetsledelsen kan få leveret en oversigt én gang om året? AKM svarede, at det anbefales, at der laves 5-10 øvelser om året på AU, og at anbefalingen er, at man institutvis holder én øvelse om året. Side 3/5 BBN spurgte, hvordan vi sikrer handling, og om det vil være muligt at følge op og lave en evaluering og tilbagemelding fra de enheder, der har afholdt øvelse for at se, hvordan tilstanden er? På den måde vil det være muligt at tage fat de steder, hvor det halter. Niels Relsted (NR) kommenterede, at der på Fuglesangs Alle ikke er noget alarmeringssystem, og infrastrukturen er ikke på plads ved alarmering og øvelser. Sidst de afholdte øvelse var folk meget usikre og vidste ikke, hvornår øvelsen sluttede. BBN kommenterede, at måden at synliggøre, at proceduren ikke fungerer, er ved at afholde en øvelse. Mads Kristian Warming (MKW) nævnte, at der er bygninger som er studenterstyrede, og det er svært at finde ud af, hvordan de arrangerer øvelser, da de ikke ved, hvor pengene skal komme fra. AKM kommenterede, at alle bygninger er opdelt i zoner, og de kan henvende sig til AKM for at afholde øvelse. Johnny Laursen (JL) kommenterede, at han ser frem til at modtage en oversigt over evakueringsøvelser for at se, hvad der fungerer, og hvad der ikke fungerer hensigtsmæssigt. Det er vigtigt, at vi tænker alle platforme ind, når vi tænker mulige kommunikationsveje for alarmering. Det er vigtigt, at der afholdes øvelser. JBJ nævnte, at det særligt er vigtigt at lave øvelser med store forelæsninger og lignende for at undgå panik. AZ kommenterede, at Aarhus BSS skal afholde øvelser i foråret 2016, og øvelserne skal også afholdes på arealer, hvor der er studerende tilstede. AKM vil informere alle medarbejdere på Aarhus BSS inden udgangen af 2015, som forebyggende indsats. Per H. Christensen (PHC) nævnte, at de har et alarmeringssystem over højtalere både på dansk og engelsk. Han understregede desuden vigtigheden af at have fælles evakueringsplan i bygninger, hvor der er medarbejdere med forskellige ansættelsesforhold (fx fra regionen og AU). MH spurgte, om den informationsvideo om evakuering, der engang blev udarbejdet til brug for forelæsere i auditorierne, stadig er tilgængelig. AKM svarede, at den ligger på hjemmesiden og kan benyttes. Målet med projektet er, at der laves en risikovurdering for alle enheder samt en alarmeringsin-
struks og beredskabsmappe, som er tilgængelig i hver enhed enten fysisk eller elektronisk. Side 4/5 Ole Rahn (OR) spurgte om afgrænsningen af projektet og ønskede at vide, om der er et samarbejde med IT. AKM kommenterede, at beredskab ligger ud over almindeligt arbejdsmiljø og itsikkerhed. Emnet omkring vagt og fysisk sikring ligger dog i grænseområdet, og der er her et samarbejde. Der er dog ikke et samarbejde med IT. JL kommenterede, at der mangler en reaktion på planlagt indtrængen og terrorhandlinger samt håndtering af problemer, der sker om natten. Der skal laves en smart kommunikationsstrategi, så man rammer mange medier på samme tid og får dækket så mange adgangsveje som muligt. JBJ kommenterede, at det er et meget ambitiøst projekt. JBJ nævnte desuden, at der mangler indsats om psykisk førstehjælp i forhold til forebyggelse af selvmord samt håndtering af tilbageværende medarbejdere. HPD nævnte, at det er vigtigt, at arealer omkring bygninger også skal være en del af planen. BBN takkede for præsentationen og konkludere, at der var lidt bekymring for tidsplanen, og de ressourcer som er tilknyttet projektet. Der skal laves en implementeringsplan og en plan for afrapportering til universitetsledelsen. Beslutning: Der udarbejdes plan for afrapportering med oversigt over evakuerings- og brandøvelser på AU til universitetsledelsen en gang årligt samt en implementeringsplan. AKM er ansvarlig for iværksættelse. 4. Arbejdsmiljøpolitik på AU BBN orienterede om arbejdet med revideringen af AU s personalepolitik. Der er i forbindelse med evalueringen af den nuværende personalepolitik udtrykt ønske om en delpolitik for arbejdsmiljø. HSU besluttede i august 2015, at delpolitikken for arbejdsmiljø skulle indgå i den reviderede personalepolitik og ønsker HAMU s bidrag til udarbejdelse. DWJ nævnte, at Delpolitikken for arbejdsmiljø burde være en Arbejdsmiljøpolitik på AU. JBJ forslog, at personalepolitikken indeholder politik for arbejdsmiljø, politik for løn, osv., og at ordet, delpolitik udgår. HPD kommenterede, at sprogligt passer delpolitik til resten af personalepolitikken, og teksten er sprogligt tilpasset de andre delpolitikker.
BBN understregede, at det ikke er en nedgradering, at det hedder delpolitik. Personalepolitikken rummer mange delpolitikker, hvor arbejdsmiljø er en del af det, og rent sprogligt er delpolitikken tilpasset resten af personalepolitikken. Side 5/5 NR roste teksten for ordlyden og længden. JBJ nævnte, at der manglede noget om social kapital og ordene tillid, retfærdighed og samarbejdsevner. Udvalget drøftede tilføjelsen af ordene og besluttede, at ordet retfærdighed ville være svært at inkludere i teksten. Der var enighed om at tilføje ordene tillid og samarbejdsevner. HPD pointerede, at disse tre ord allerede er inkluderede i andre delpolitikker. JBJ kommenterede, at det var vigtigt, at det var eksplicit i delpolitikken for arbejdsmiljø. Beslutning: HAMU tilslutter sig delpolitikken for arbejdsmiljø med det forbehold, at ordene tillid og samarbejdsevner tilføjes under bullit 2 (Sætning: At der i arbejdsmiljøarbejdet er fokus på trivsel, sundhed og sikkerhed) 5. Næste møde Møderække for HAMU 2016: 12. april 2016: HAMU-møde kl. 13-15, bygn. 1431-015 (inkl. videolink) 22. november 2016: HAMU-møde kl. 10-12, bygn. 1431-015 (inkl. videolink) 6. Eventuelt Fysisk APV NR kommenterede, at fysisk APV handlingsplansystemet er meget langsomt, og der arbejdes nu i regneark i stedet for. Der er igen indgivet klager over systemet. BBN konkluderede, at HR undersøger, hvordan vi løser dette, så HAMU ikke skal drøfte dette igen.