Udkast til reviderede personaleregler Indhold Anbefalinger og udtalelser... 2 Ansættelse... 2 Arbejdstid... 3 Arbejdstøj og påklædning... 3 Arv, lån og gaver... 4 Begravelser og bisættelser, opmærksomhed fra kommunen... 4 Bibeskæftigelse og flere ansættelser... 5 Biler - tjenestebiler... 6 Billede og lydoptagelse på arbejdspladsen... 7 Borgerligt ombud og vidneforklaring... 7 Deltidsansatte ret til højere timetal... 8 Flextid... 8 Frigørelsesattest... 9 Inventar, materiel og biler... 9 IT sikkerhed... 10 Jubilæer, gaver fra Kommunen og receptioner... 10 Kurser og efteruddannelse... 11 Nøgler, ID og adgangssystemer... 12 Pasning af syge børn, supplement til 34, (ved hospitalsindlæggelse)... 12 Personaleaktiviteter... 13 Receptioner, middage og rejser... 13 Straffe- og børneattester... 14 Tavshedspligt og ytringsfrihed... 15 Tjenestefrihed og orlov... 16 1
Anbefalinger og udtalelser Anbefaling. Den enkelte leder kan efter konkret vurdering, give en anbefaling til medarbejdere som fratræder. Anbefalingen udstedes af nærmeste leder. Udtalelse Medarbejdere har ret til at få en skriftlig udtalelse, hvori følgende angives: ansættelsens varighed de væsentligste opgaver som medarbejderen har varetaget løn (i tilfælde af opsigelse) oplysning om årsagen til afskedigelsen - hvis medarbejderen ønsker det Udtalelsen udstedes af nærmeste leder. Ansættelse Den leder, der skal opslå en stilling, skal nedsætte et ansættelsesudvalg. Der skal udarbejdes en funktionsbeskrivelse for jobbet. Stillingen skal som opslås internt først, dernæst eksternt. Tillidsrepræsentanten skal orienteres, når en ansøger tilbydes stillingen. Ansættelsesudvalg Ansættelsesudvalgets opgave er at finde den bedst kvalificerede medarbejder til stillingen. Ansættelsesudvalgets medarbejdere har medindflydelse på beslutningen om, hvem der skal ansættes. Dette betyder, at ledelsens beslutning træffes på grundlag af åbne og grundige drøftelser mellem ledere og medarbejdere. I alle ansættelsesudvalg skal der om muligt være repræsentanter fra begge køn. Der skal altid deltage en medarbejderrepræsentant evt. tillidsrepræsentant bortset fra ved vikaransættelser. Ved ansættelser, hvor Økonomiudvalget er ansættelsesmyndighed udpeges medarbejderrepræsentanten af B-siden i Hovedudvalget. Funktionsbeskrivelse for den ledige stilling Før der udarbejdes et stillingsopslag, skal der laves en funktionsbeskrivelse. HR- Afdelingen/Uddannelse kan evt. rådgive og være behjælpelig med udarbejdelsen af en funktionsbeskrivelse. Besættelse af ledig stilling Den ledige stilling forsøges først og fremmest besat ved: Intern rekruttering. Den stilling, der herefter er ledig, slås op internt i Kommunen Bliver stillingen ikke besat internt, opslås stillingen eksternt. 2
Orientering af tillidsrepræsentanten Når ansøgeren er blevet tilbudt stillingen, orienteres tillidsrepræsentanten om navn, adresse og lønsammensætning. Angående lønsammensætningen henvises til lønstyringsmanualen. Undtagelser Ved ansættelser, hvor Økonomiudvalget eller Byrådet er direkte ansættelsesmyndighed og forestår udvælgelsen, kan ovenstående regler fraviges. Dog undtagen kravet om stillingsopslag og oplysninger om evt. åremålsansættelse i stillingsopslaget. Anciennitet for interne ansøgere Interne ansøgere som søger og får ansættelse i en anden stilling, uden afbrydelse i ansættelsen i Kolding Kommune, bevarer den anciennitet der allerede er optjent idet ansættelse betragtes som et samlet forløb. Hvis der i forbindelse med fratræden fra den gamle stilling, udbetales fratrædelsesgodtgørelse, starter anciennitetsoptjeningen forfra, og ansættelsen kan være med prøvetid. Arbejdstid Arbejdstiden i Kolding Kommune er som udgangspunkt 37 timer om ugen. Højere fast arbejdstid kan inden for visse overenskomster aftales jf. bestemmelserne i overenskomsten, pt. op til 42 timer ugentligt. Deltid kan aftales ved ansættelse og under ansættelsen, idet kommunen ser velvilligt på muligheden, hvis arbejdsstedet kan tilrettelægge driften efter deltid. Se også Aftale om deltidsansattes ret til højere tjenestetid. Ansættelsesmyndigheden jf. Kompetencefordelingsplanen bevilger deltidsansættelse. Fastlæggelse af normal arbejdstids placering Forvaltningerne fastlægger den normale arbejdstids placering ud fra hensynet til de aktuelle opgaver og i henhold til de respektive aftaler/overenskomsters bestemmelser. Forvaltningsdirektørerne bemyndiges til at indgå aftaler i den forbindelse jf. kompetencefordelingsplanen. Arbejdstøj og påklædning Ledelsen skal sikre, at påklædningen for både kvindelige og mandlige medarbejdere er passende og er afpasset efter de klimatiske forhold og arbejdets karakter. De enkelte forvaltninger kan fastsætte regler for påklædning. Arbejdsgiveren har pligt til at udlevere særligt arbejdstøj samt personligt udstyr, værnemidler og/eller tilbehør, hvis arbejdet ikke kan udføres sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt uden særligt arbejdstøj. 3
Arv, lån og gaver Ingen medarbejdere i må: modtage gaver fra modtage arv fra modtage lån fra yde lån til eller på lignede måde bringe sig i afhængighedsforhold til - borgere, brugere og samarbejdspartnere som medarbejderen i kraft af arbejdet har relationer til, eller som det umiddelbart kan forudses, at medarbejderen vil få arbejdsmæssige relationer til. Modtagelse af gaver eller andre fordele, kan have karakter af bestikkelse og vil dermed være i strid med straffeloven. Formålet med denne regel er at forebygge, at der opstår situationer, som kan rejse tvivl om offentligt ansattes upartiskhed og saglighed i deres arbejde. Der er således også tale om beskyttelse af den ansatte selv. Overtrædelse vil få ansættelsesretlige konsekvenser i form af advarsel eller afsked. Undtagelser for forbud mod modtagelse af gaver Mindre gaver med en værdi under den beløbsmæssig grænse der er anført herunder må modtages: 50 % af skattelovgivningens beløbsgrænser for skattefrie lejlighedsgaver ved gaver fra/til enkeltpersoner (p.t. er Skats grænse 350 kr.) 100 % af skattelovgivningens beløbsgrænser for skattefrie lejlighedsgaver ved opmærksomheder fra/til grupper af personer (p.t. er Skats grænse 700 kr.) Såfremt en medarbejder modtager en gave eller andre værdier, der falder uden for ovenstående rammer, skal medarbejderen høfligt takke nej med henvisning til ovenstående regler. I tvivlstilfælde skal medarbejderen straks underrette nærmeste leder om, at der er tilbudt/modtaget en gave, som måske falder uden for grænserne, inden gaven evt. modtages eller anvendes. Begravelser og bisættelser, opmærksomhed fra kommunen Ved begravelser eller bisættelser af medarbejdere, der ved dødsfaldet var ansat ved Kolding Kommune, sender ansættelsesmyndigheden en krans fra Byrådet. Vedrørende deltagelse i begravelse, se under: Tjenestefrihed. 4
Bibeskæftigelse og flere ansættelser I det omfang ansættelsen ved Kolding Kommune kan varetages på betryggende vis kan medarbejderne påtage anden beskæftigelse. Følgende betingelser skal dog være opfyldt: Beskæftigelsen skal være forenelig med ansættelsen ved Kolding Kommune og skal kunne varetages, uden at medarbejderen er illoyal i forhold til Kolding Kommune Medarbejderen må hverken bruge arbejdstid eller kommunens ejendele ved varetagelsen af sin anden beskæftigelse Det må ikke være nødvendigt, at der ved arbejdstilrettelæggelsen skal tages hensyn til den anden beskæftigelse Beskæftigelsen må ikke have et sådant omfang, at medarbejderen møder uoplagt og træt på arbejde ved Kolding Kommune Eksempler på beskæftigelse der IKKE er forenelig med samtidig ansættelse ved Kolding Kommune: Beskæftigelse i virksomheder m.v., der leverer ydelser til medarbejderens arbejdssted Beskæftigelse, der krænker loyalitetspligten over for Kolding Kommune Beskæftigelse som rådgiver inden for eget myndighedsområde Medarbejderne må heller ikke via deres arbejde i kommunen, prise eller anbefale virksomheder de selv har relationer til, via ansættelse, ejerskab eller lignede. En medarbejder der er socialrådgiver, kan ikke samtidig have en konsulentvirksomhed der rådgiver i ankesager om sociale afgørelser. Medarbejdere med adgang til kommunens boligregistre kan ikke påtage sig beskæftigelse inden for ejendomshandel eller boligadministration Listen er ikke udtømmende, men alene tænkt som eksempler. Arbejdstid og beskæftigelse ved Kolding Kommune Den samlede gennemsnitlige arbejdstid ved beskæftigelse ved Kolding Kommune må ikke overstige 48 timer over en syv dages periode. Gennemsnittet beregnes som hovedregel over en 4 måneders periode, jf. Aftale om visse aspekter i forbindelse med tilrettelæggelse af arbejdstiden. Den samlede beskæftigelse inden for samme overenskomstområde, kan godt overstige fuldtidsbeskæftigelse, dog forudsat ansættelserne sker ved helt uafhængige afdelinger eller institutioner i Kommunen. I modsat fald skal beskæftigelsen bringes med til fuld tid. Medarbejdere med flere ansættelser i Kolding Kommune, skal derfor være opmærksom på deres samlede arbejdstid. Hvis en medarbejders samlede ansættelse i kommunen i kraft af flere ansættelser overstiger disse grænser (37 eller 48 timer), skal ansættelsesforholdenes samlede tid bringes under disse grænser. Hvis dette ikke er muligt eller sker frivilligt, kan det resultere i afsked fra den ene beskæftigelse. 5
Ansattes bierhverv som underviser Forvaltningsdirektøren kan give medarbejdere tjenestefrihed med løn til varetagelse af såvel intern som ekstern undervisning under følgende forudsætninger: Kommunen har en interesse i, at undervisningen bliver varetaget af kommunens medarbejdere Medarbejderen skal i videst muligt omfang kompensere for den manglende arbejdspræstation Forberedelsen foregår i fritiden Lederes bibeskæftigelse som bestyrelsesmedlem/leder Anmeldelsespligt til borgmesteren Ansatte i Kolding Kommune i stillingerne som kommunaldirektør og forvaltningsdirektør skal, inden de påtager sig hverv som medlem af bestyrelsen eller ledelsen for et erhvervsdrivende selskab eller lignede, foretage skriftlig anmeldelse til borgmesteren Hvis borgmesteren finder, at der bør gøres indsigelse mod, at den ansatte påtager sig bestyrelseshvervet, forelægges sagen for Økonomiudvalget til afgørelse. Anmeldelsespligt til forvaltningsgrendirektøren Ansatte i Kolding Kommune i stillinger som områdechef, funktionschef og afdelings- og institutionschef eller ansatte med en samlet aflønning, der svarer til trin 49 eller derover, skal foretage skriftlig anmeldelse til forvaltningsgrendirektøren, inden de påtager sig hverv som medlem bestyrelsen eller ledelsen for et erhvervsdrivende selskab eller lignende. Hvis forvaltningsdirektøren finder, at der bør gøres indsigelse mod, at den ansatte påtager sig bestyrelseshvervet, forelægges sagen for Personalejura, inden forvaltningsdirektøren træffer afgørelse i sagen. Afvejningshensyn som indgår ved afgørelse af hvorvidt bestyrelseserhverv kan varetages af Kommens ledere Det arbejdsmæssige omfang af bestyrelseshvervet Risikoen for interessekonflikter mellem stillingen og bestyrelseshvervet Hvorvidt udøvelsen af bestyrelseshvervet er forenelig med den for stillingen nødvendige agtelse og tillid Biler - tjenestebiler Tjenestebiler, lastbiler, traktorer og øvrige køretøjer, må aldrig anvendes til private formål - hverken under eller uden for tjenesten. Passagerer må udelukkende medtages når de indgår i tjenestekørslens formål. Bilerne skal - efter endt tjenstlig brug - parkeres på de af tjenestestedets anviste pladser. 6
Medarbejdere, der indgår i en vagtordning, kan dog - efter tjenestestedets godkendelse - anvende en bil til transport til eget hjem. Dette gælder kun for medarbejdere i vagtordning, der tilkaldes til forskellige adresser. Overtrædelse af bestemmelserne i denne instruks kan medføre indberetning til skattemyndighederne og iværksættelse af disciplinære foranstaltninger. For kommunens puljebiler gælder derudover bestemmelser om deres udlån og anvendelse. Billede og lydoptagelse på arbejdspladsen Personer, som ikke er ansat i kommunen, må alene efter tilladelse fra lederen af området, fotografere, optage film og/eller lyd på arbejdspladsen. Uanset hvem der optager billeder, film eller lyd, må det aldrig være muligt at genkende borgere, eller oplysninger om enkeltpersoner eller øvrige fortrolige oplysninger fra kommunens sagsbehandling i optagelserne. Det skal respekteres, hvis der er medarbejdere, der ikke ønsker at komme med på billede, film eller lydoptagelser. Der findes dog situationer hvor sådanne optagelser må anses som en naturlig del af begivenheden, f.eks. ved receptioner, åbningsceremonier og tilsvarende begivenheder. Ligeledes findes situationer hvor arbejdet foregår i det offentlige rum, hvor det er tilladt at lave billede, lyd og filmoptagelser. Byrådssalen, og adgangsvejen til byrådssalen via hall og hovedtrappe eller elevator, skal i kraft af Rådhusets funktion betragtes som en del af det offentlige rum, hvor billede, film og lydoptagelser forekommer. Borgerligt ombud og vidneforklaring Medarbejdere, der får pålagt et borgerligt ombud, har adgang til tjenestefrihed. Hvis det er muligt skaffes tjenestefrihed ved omlægning eller bytning af tjenesten. Det er i praksis antaget, at hverv som medlem af et menighedsråd ikke er omfattet af reglerne om ombud, samt at hverv som domsmand og nævning betragtes som ulønnet. Eksempler på ombud: Byrådet Økonomiudvalg og Byrådets øvrige udvalg skolebestyrelser øvrige udvalg, nævn, kommissioner m.v. samt møder, kongresser m.v., hvortil der ydes diæter og dermed mulighed for erstatning for tabt arbejdsfortjeneste. 7
Ved særligt tidskrævende ombud skal den nødvendige frihed tilrettelægges på en sådan måde, at opgaverne på tjenestestedet fortsat kan gennemføres på forsvarlig vis. Tjenestefrihed ydes i altid med lønfradrag, når medarbejderen får et vederlag for hvervet, eller når der er mulighed for at få erstatning for tabt arbejdsfortjeneste. Som hovedregel er sådan mulighed tilstede i alle tilfælde, hvor der ydes diæter efter de af Indenrigsministeriet fastsatte regler. Hvervet som valgstyrer eller tilforordnet vælger ved kommunal- eller folketingsvalg samt valg til EU ydes som tjenestefrihed uden lønfradrag. Ved ulønnede ombud/hverv kan der ydes tjenestefrihed uden lønfradrag i et antal arbejdstimer svarende til den gennemsnitlige arbejdstid i 6 uger pr. år. Tjenestefrihed herudover ydes mod lønfradrag. Vidneforklaring Medarbejdere må ikke uden byrådets samtykke afkræves vidneforklaring om forhold, der i kommunens interesse er belagt med tavshedspligt. I kommunale sager, der er belagt med tavshedspligt, skal medarbejderen altid inden der vidnes, indhentes samtykke fra byrådet i følgende tilfælde: Civilretlige sager, hvor kommunen ikke er part i retssagen, men medarbejderen har tavshedsbelagt viden. Civilretlige sager, hvor der er særlige hensyn til kommunale interesser. Civilretlige sager, hvor byrådet er beslutningsmyndighed. Deltidsansatte ret til højere timetal Når der opstår permanente ledige timer til besættelse, har kommunen pligt til at tilbyde de ledige timer til allerede ansatte medarbejdere, som er på deltid. Det er besluttet i Hovedudvalget, at tjenestestedet skal forstås som det tjenestested, der står i ansættelsesbrevet. Flextid I administrative funktioner er der flextid, hvis opgaverne tillader det. Flextid er muligheden for forskydning af den normale arbejdstid, enten i form af arbejdstidens længde og/eller møde- og sluttidspunkt. Flexsaldoen påvirkes når medarbejderen arbejder mere eller mindre, end den dagligt fastlagte arbejdstid. For deltidsansatte fastlægges den daglige arbejdstid individuelt. I administrative funktioner er arbejdstiden placeret på følgende måde: 8
mandag - onsdag: 08.00-15.15 torsdag: 08.00-17.00 fredag: 08.00-14.15 Den enkelte forvaltningsdirektør kan i særlige tilfælde fastsætte andre arbejdstider for specifikke områder efter kommunaldirektørens forudgående godkendelse. Flextid rammer: Medarbejderne må flexe, hvis der i øvrigt kan opretholdes en passende bemanding i afdelingens normale arbejdstid Efter drøftelse med personalet, fastlægger lederen en klar procedure for, hvordan afholdelse af flex tilrettelægges på arbejdsstedet Flex kan i perioder suspenderes af lederen, hvis afdelingens situation betinger det Når der ydes overtidsbetaling, opspares der ikke flextid Den løbende flexsaldos størrelse må ikke overstige medarbejderens ugentlige timetal Ved fuld tids beskæftigelse normalt 37 timer Den løbende flexsaldos minustimer må maximalt være 20 timer Efter konkret forudgående aftale med nærmeste leder, kan den positive grænsen for flexsaldoens størrelse hæves Medarbejdere, der i henhold til overenskomsten er ansat uden højeste tjenestetid, får ikke udbetalt overskydende flextid ved fratræden Flextid ud over den fastlagte max. grænse kan ligeledes ikke udbetales ved fratræden, hvis der ikke foreligger en aftale om grænsen er hævet Såvel medarbejdere som ledere skal tilstræbe, at flex saldoen holdes på en størrelse, som det er realistisk at afvikle, og flex skal tilstræbes afviklet inden evt. fratræden Flex må ikke uden særlig aftale med nærmeste leder, anvende til permanent forskydning af den normale arbejdstids placering En leder kan i henhold til ledelsesretten beordre overarbejde, hvis situationen kræver det, under iagttagelse af overenskomstens bestemmelser. Frigørelsesattest Hvis det er forenelig med driften på arbejdsstedet, kan der udstedes en frigørelsesattest af den leder der har afskedskompetencen. Medarbejdere med frigørelsesattester tilbydes altid, når dette er muligt, et højere timeantal. Se: Aftale om deltidsansattes ret til højere timeantal. Medarbejderen fremskaffer frigørelsesattesten fra A-kassen, når det er aktuelt. Inventar, materiel og biler Kommunens inventar, materiel og biler må ikke anvendes til private formål. Brugt inventar, materiel og biler må ikke sælges direkte til kommunens ansatte. 9
IT sikkerhed Der henvises til selvstændige regler udarbejdet af IT-afdelingen Jubilæer, gaver fra Kommunen og receptioner Kolding Kommune yder jubilæumsgratiale til alle medarbejdere, herunder deltidsansatte, som følger: (Beløb pr. 31. marts 2012 - Statens niv.): Ved 25 års uafbrudt ansættelse: 6.000 kr. og en gave. Ved 40 års uafbrudt ansættelse: 7.600 kr. og en gave. Ved 50 års uafbrudt ansættelse: 9.000 kr. På selve jubilæumsdagen ved 25, 40 og 50 års jubilæum i Kolding Kommune, ydes tjenestefrihed med løn. Medarbejdere, der har opnået 40 års ansættelse ved Kolding Kommune, og som ønsker det, indstilles til fortjenstmedaljen. Link til indstilling til fortjenstmedalje for arbejdsgiver her (ansøg i god tid, ca. et ½ år) I opgørelsen af a indgår også anciennitet overført fra ansættelse i andre kommuner, amter eller staten i forbindelse med overgang til ansættelse i Kolding Kommune, hvis overførslen er en følge af kommunalreformen, strukturreformen eller i forbindelse med virksomhedsoverdragelse. For lærere i folkeskolen i "den lukkede gruppe" regnes ansættelsen som sammenlagt ansættelse i folkeskolen. Ligeledes regnes ansættelse for reglementsansatte som sammenlagt ansættelse som reglementsansat. Der ydes ikke efterfølgende gratiale ved 25/40/50 års ansættelse ved Kolding Kommune. Erindringsgaver Kommunens medarbejdere modtager erindringsgaver ved følgende lejligheder: Elever ansat ved Kolding Kommune efter udstået læretid. Afsked med pension/efterløn eller lignende af medarbejdere, der har været i kommunens tjeneste uafbrudt i mindst 10 år. Afsked med pension/efterløn eller lignende af medarbejdere, der har været ansat uafbrudt i kommunens tjeneste i mindst 25 år. Festligholdelse Forvaltningsudvalgene fastsætter retningslinjer for festligholdelse af dagen under hensyntagen til opretholdelse af en ensartet standard i Kommunen. Fratræden Ved fratræden efter mindst 25 års uafbrudt ansættelse i Kolding Kommune, kan der afholdes en reception. 10
Deltagelse i en kollegas reception Ved medarbejderes reception kan kolleger i den pågældende afdeling/institution, overordnede og evt. forvaltningsdirektøren, direkte samarbejdspartnere i andre forvaltninger, afdelinger, institutioner m.v. samt andre, der har et arbejdsmæssigt eller personligt forhold til vedkommende, inviteres til receptioner. Desuden indbydes medarbejderens nærmeste familie. Fødselsdage Fødselsdage er principielt Kommunen uvedkommende. Men medarbejdere med udadvendte aktiviteter kan, hvis de ønsker at markere deres runde fødselsdag officielt, låne et af kommunens lokaler vederlagsfrit. Traktementet betales af medarbejderen. Kurser og efteruddannelse Medarbejderne deltager i uddannelse, kurser, kongresser, konferencer, temadage, udvalg og arbejdsgrupper, i det omfang aktiviteterne er relevante for medarbejderens arbejdsopgaver, eller del af en aftalt kompetenceudviklingsplan, forudsat at det er foreneligt med tjenesten, og aktiviteterne kan afvikles inden for den godkendte budgetramme. Aktiviteterne betegnes efterfølgende under et som: kompetenceudvikling. Forvaltningsdirektøren eller andre ledere, som forvaltningsdirektøren har uddelegeret kompetencen til, kan bevillige medarbejderne deltagelse i kompetenceudvikling. Deltager forvaltningsdirektøren selv i kompetenceudvikling, orienteres Kommunaldirektøren ved fravær af over en uges varighed. Når en medarbejder bevilliges deltagelse i kompetenceudvikling, omfatter det også betaling af evt. tilhørende uddannelsesmaterialer, der efterfølgende er kommunens ejendom. Transport godtgøres efter kommunens regler for tjenesterejser. Tid Som udgangspunkt bevilges tjenestefrihed med løn i det omfang tjenesten berøres, til de medarbejdere som ønsker at deltage i et kursus. Det betyder at en kursusdag maksimalt kan tælle, med det antal timer den pågældende arbejdsdag normalt har. En medarbejder som er bevilliget deltagelse i kompetenceudvikling, har efterfølgende ret til frihed til deltagelse i evt. tilhørende eksamener. Det anbefales, at der leder og medarbejdere imellem, aftales spilleregler forud for deltagelse i kompetenceudviklingen, inden for rammerne af nærværende regel. Ved kompetenceudvikling som ikke strækker sig over en hel arbejdsdag, arbejdes som udgangspunkt på normal vis i den tid som ikke indgår i kompetenceudviklingen, forudsat 11
medarbejderen kan nå at være begge steder inden for det tidsrum den normale arbejdstid ligger i. Ved deltagelse i kompetenceudvikling i weekends, påføres den i weekenden anvendte rejsetid timeregnskabet. Kursustid påføres ikke i timeregnskabet. Har den relevante overenskomst specielle regler, for beregning af tid til kompetenceudvikling og evt. betaling/afspadsering, skal disse bestemmelser følges. For medarbejdere uden højeste tjenestetid, vil eventuel betaling eller afspadsering, afhænge af overenskomstens bestemmelser. Ved større og længerevarende kompetenceudviklingsforløb, må medarbejderne påregne, at en del af uddannelsen ligger uden for arbejdstiden. Opmærksomheden skal henledes på, de enkelte organisationers og KLs centrale aftaler, vedrørende kompetenceudvikling m.v. Nøgler, ID og adgangssystemer De forskellige forvaltninger og institutioner har i forskellige omfang egne nøgle- og adgangssystemer samt legitimationskort. Medarbejdere, der får udleveret nøgler, adgangskort, koder til alarm, ID-kort m.v. til deres arbejdssted, skal opbevare de udleverede genstande omhyggeligt. Uvedkommende må aldrig få adgang til kommunens bygninger gennem udlån af nøgler og koder m.v. eller ved skødesløs omgang med disse. Hvor der findes andre adgangssystemer, skal deres sikkerhed behandles tilsvarende. Samme regler gælder for nøgler, alarmer og tilsvarende til biler, borgeres hjem og andre steder, der aflåses. Ved fratrædelse og orlov skal udleverede nøgler, nøglekort, ID-kort m.m. afleveres. Disse regler skal overholdes, da uvedkommendes adgang kan indebære, at der røbes oplysninger om personer og virksomheder, der er belagt med tavshedspligt, ligesom det giver risiko for tyveri og hærværk Pasning af syge børn, supplement til 34, (ved hospitalsindlæggelse) Nærværende personaleregel er en supplement til: Aftale om fravær af familiemæssige årsager. Ansatte ydes tillige tjenestefrihed fra 5. til og med 11. arbejdsdag i forbindelse med hospitalsindlæggelse af barn under 14 år, herunder også under indlæggelse i hjemmet. Tjenestefriheden ydes én gang indenfor 12 på hinanden følgende måneder. 12
Personaleaktiviteter Der kan bevilges frihed med løn i mindre omfang en gang om året til afholdelse af en personaleudflugt/-sammenkomst eller en personaleaktivitet. Tidspunktet skal indpasses i den daglige arbejdsrytme. Beløbets størrelse Der ydes tilskud fra Kolding Kommune til disse aktiviteter med kr. 250,- pr. deltagende medarbejder i den pågældende afdeling/institution. Som medarbejder medregnes jobtræningspersoner og andre ansatte efter beskæftigelseslovgivningen, vikarer, medarbejdere på orlov m.fl. Udbetaling Udbetalingen af tilskuddet sker ved de respektive forvaltningsdirektørers foranstaltning og betales af vedkommende forvaltning/afdeling/institution. Beløbet tages op til vurdering hvert 3. år i Hovedudvalget, næste gang i 4. kvartal 2014. Personaleforeninger Såfremt forvaltningen har etableret en personaleforening til varetagelse af forvaltningens velfærdsforanstaltninger m.v., kan udbetaling ske til foreningen som et årligt driftstilskud på grundlag af personaleforeningens medlemsstatus pr. 1. januar hvert år. Såfremt medarbejdere, der ikke er medlem af personaleforeningen, deltager i arrangementet, kan tilskuddet udbetales til arrangementskomiteen mod behørig dokumentation. Receptioner, middage og rejser Ved ledende medarbejderes tiltræden kan borgmesteren/udvalgsformanden i samråd med forvaltningsdirektøren træffe afgørelse om afholdelse af tiltrædelsesreception Ved medarbejderes reception kan kolleger i den pågældende afdeling/institution, overordnede og evt. forvaltningsdirektøren, direkte samarbejdspartnere i andre forvaltninger, afdelinger, institutioner m.v. samt andre, der har et arbejdsmæssigt eller personligt forhold til vedkommende, inviteres til receptioner. Desuden indbydes medarbejderens nærmeste familie Deltagelse i receptioner uden for kommunen Ved receptioner og andre arrangementer uden for kommunens regi, kan 1-2 repræsentanter for forvaltningsledelsen deltage. Personligt indbudte medarbejdere, eller medarbejdere med særlig berøringsflade kan også deltage. Middage, rejser og andre arrangementer Kommunens medarbejdere må alene deltage i almindelige arbejdsmiddage i et rimeligt omfang betalt af kommunen eller leverandører og forretningsforbindelser, men ikke i bespisning uden direkte tilknytning til det udførte arbejde. 13
Kommunens medarbejdere må ikke deltage i rejser, oplevelsesbegivenheder og arrangementer betalt af kommunens brugere eller forretningsforbindelser, eller på kommunens regning invitere forretningsforbindelser m.v. på rejser oplevelsesbegivenheder og arrangementer uden forvaltningsdirektørens godkendelse. Udlandsrejser Godtgørelse i forbindelse med rejseaktivitet beskrives her. Ledsageres deltagelse i rejser Byrådet accepterer, at de egentlige rejsedeltagere ledsages, mod at ledsagerne afholder alle påviselige ekstraudgifter efter konkret skøn i hvert enkelt tilfælde. Det organ, der gennemfører rejsen, træffer selv i hvert enkelt tilfælde beslutning om, hvorvidt ledsagere kan deltage i den pågældende rejse. Vejledende retningslinjer for tilrettelæggelse af udlandsrejser Udlandsrejser skal tilrettelægges, så deltagerkreds, udgifter og tidsforbrug står i rimeligt forhold til det forventede udbytte af rejsen. Udlandsrejser skal i alle tilfælde gennemføres i overensstemmelse med reglerne i kommunens kasse- og regnskabsregulativ. Der skal som hovedregel benyttes billigste transportform, med mindre denne er åbenlys uhensigtsmæssig eller urimelig tidskrævende i forhold til rejsens længde og varighed. Udgifter til fortæring m.v. skal holdes på et rimeligt niveau under hensyntagen til det pågældende rejsemåls prisniveau. Udgifter til repræsentation skal holdes på et niveau, der afpasses efter gæstekredsens sammensætning og forventninger. Straffe- og børneattester Forud for en ansættelse i Kolding Kommune indhentes der straffeattest og/eller børneattest for de faggrupper, hvor stillingens indhold berettiger det. Straffeattest Den offentlige straffeattest ( 22) kan indhentes af Kommunen ved ansættelse at personale til specielle fagområder jf. lovens 22. (Bekendtgørelse om behandling af personoplysninger i Det Centrale Kriminalregister) Forinden den offentlige straffeattest indhentes, skal den pågældende have givet et skriftligt samtykke hertil. Den offentlige straffeattest indeholder oplysninger om alle registrerede forhold inden for de sidste 10. år. Den private straffeattest ( 11) kan alle medarbejdere selv indhente, og den oplyser om kriminelle forhold 5 år tilbage. 14
Særlig straffeattest ( 36) - Børneattest Lov om børneattester foreskriver, at der skal indhentes en børneattest på personer, der som led i udførelsen af deres arbejde skal have direkte kontakt med børn under 15 år. Børneattesten indeholder oplysninger om seksuelle krænkelser af børn, og ansøgeren skal give sit samtykke til, at børneattesten indhentes. I boksen "Mere om" kan du se de bekendtgørelser inden for de enkelte fagområder, hvor det er et lovkrav, at der indhentes børneattest. Dernæst kan du se inden for hvilke faggrupper, den offentlige straffeattest kan indhentes. Opbevaring af straffeattester Den offentlige straffeattest og børneattesten makuleres straks efter oplysningerne er vurderet, idet attesten ikke må journaliseres. Samtykkeerklæringerne, der ikke indeholder personfølsomme oplysninger, opbevares som dokumentation for, at der har været indhentet en attest. Erklæringen påføres påtegning om, at attesten er vurderet og angivelse af dato for indhentelse Den private straffeattest sendes retur til medarbejderen efter at indholdet er vurderet. Der laves et notat, som indeholder oplysninger om, at attesten er vurderet og angivelse af dato herfor, inden attesten sendes retur til medarbejderen. Se i øvrigt de forskellige forvaltningers procedure for indhentelse af straffeattest/børneattest for de forskellige fagområder. (link) Tavshedspligt og ytringsfrihed Ytringsfrihed En medarbejder har som offentlig ansat ytringsfrihed som alle andre borgere i Danmark i henhold til Grundlovens 77. Offentlige ansattes ytringsfrihed gælder kun, når man som offentligt ansat ytrer sig på egne vegne. Ledelsen kan derimod fastsætte regler for, hvem der må udtale sig på myndighedens/arbejdspladsens vegne og indholdet af udtalelsen. Offentlige ansatte må ikke ytre sig om tavshedsbelagte oplysninger eller fremkomme med ærekrænkende udtalelser. Man må heller ikke ytre sig i en urimelig grov form eller fremsætte åbenbart urigtige oplysninger om væsentlige forhold inden for eget arbejdsområde. Af hensyn til offentlige myndigheders interne beslutningsproces og funktionsevne skal der i særlige tilfælde udvises tilbageholdenhed med hensyn til ytringer om forhold, der vedrører eget arbejdsområde. Dette gælder normalt kun for centralt placerede medarbejdere tæt på beslutningsprocessen. Tavshedspligt 15
Du har tavshedspligt om fortrolige oplysninger, herunder når det er nødvendigt for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. Det kan f.eks. gælde: Det offentliges økonomiske interesser Offentlige myndigheders interne beslutningsprocesser Enkelt personers private eller økonomiske forhold Virksomheders økonomiske forhold Hensynet til beskyttelsen af bl.a. enkeltpersoners personlige forhold betyder derfor, at der ikke må ske uberettiget videregivelse af oplysninger for eksempel om enkelt personers strafbare forhold, helbredsforhold, økonomiske forhold og lignende. Brud på tavshedspligten kan få ansættelsesretlige konsekvenser. Dette følger af Forvaltningsloven, en række speciallove, ledelsesretten og retspraksis. Er du i tvivl om du har tavshedspligt i en konkret situation, kan du altid spørge din leder. Udleverer du oplysninger, der er tavshedsbelagte, er det vigtigt, at du er sikker på, at vedkommende har ret til at se oplysningerne. Du har pligt til at oplyse din leder om ulovlige forhold. Er det lederen, som begår ulovlige forhold, eller vil en leder ikke reagere på oplysninger om ulovlige forhold, skal du gå til din leders overordnede. Eksempel -En ansat i Kommunens hjemmepleje er på besøg hos en ældre borger for at yde hjemmehjælp. Under besøget fortæller den ansatte, at en anden ældre borger i samme opgang er kommet på hospitalet for at blive opereret for en bestemt lidelse. Dette vil i almindelighed være et brud på tavshedspligten. Tjenestefrihed og orlov Tjenestefrihed Tjenestefrihed er enkelte dage uden tjeneste, i modsætning til orlov som er en vis periode. Tjenestefrihed til tillidsrepræsentanter sker i henhold til bestemmelserne i Rammeaftale om vilkår for TR's tidsanvendelse. og MED aftalen. Tjenestefrihed uden løn Tjenestemænd kan med henvisning til tjenestemandsregulativet bevilliges tjenestefrihed uden løn. For overenskomstansatte kan der også bevilliges tjenestefri uden løn, hvis det er foreneligt med arbejdspladsens drift. Den ansatte skal henvende sig til nærmeste leder med ønsket om tjenestefrihed. Der henvises til kommunens kompetencefordelingsplan med hensyn til, hvem der kan træffe beslutning om tjenestefrihed uden løn. 16
Tjenestefrihed uden løn bevilliges i følgende tilfælde: Vintervejr: Medarbejdere, der møder for sent på arbejde, har ikke krav på at få løn i de arbejdstimer, de udebliver fra. Men kan fraværet KAN betales med, tjenestefrihed, flex, ferie, omsorgsdage mv. Såfremt det er foreneligt med arbejdsstedets arbejdstilrettelæggelse, kan forvaltningsdirektøren give en medarbejder tjenestefrihed uden løn i indtil 10 dage inden for 12 på hinanden følgende måneder. I ganske særlige situationer kan der bevilges op til 3 måneders tjenestefrihed uden løn inden for 12 på hinanden følgende måneder. Tjenestefrihed til fagligt organisationsarbejde imødekommes så vidt muligt, når det ikke falder ind under regler for frihed til tillidsrepræsentantarbejde. Rammeaftale om vilkår for TR's tidsanvendelse i forbindelse med hvervets udførelse. Tjenestefrihed med løn Nærmeste leder kan bevilge tjenestefrihed med løn i kortere perioder i følgende tilfælde: Dagen før en eksamensdag og på eksamensdagen, hvis denne dag er en arbejdsdag. Det er en forudsætning, at kurset forbedrer medarbejderens mulighed for at varetage sit arbejde. På dagen ved 25, 40 og 50 års jubilæum i Kolding Kommune Ved begravelser o Ved nærtstående (eksempelvis: børn, søskende, forældre, bedsteforældre), gives som udgangspunkt tjenestefrihed til hele begravelsen og en evt. efterfølgende samling o I øvrige tilfælde til selve begravelsen Ved vidneindkaldelse Psykologbistand, i akutte tilfælde samt når skaden er opstået i relation til arbejdet Tandlægebesøg - eget og børns - i akutte tilfælde (eftersyn berettiger som hovedregel ikke til tjenestefrihed) Hvor det ikke er muligt at få lagt lægebesøg mv. i fritiden, kan der som udgangspunkt gives tjenestefri til lægebesøg, speciallæge og kiropraktorbesøg ved egen sygdom Efter en konkret vurdering kan der ligeledes gives tjenestefri til: o Ledsagelse af børn (u. 18 år) ved sygdom o Ledsagelse af ægtefæller/samlever ved sygdom Behandling gennem Kolding Kommunes sundhedsordning Bloddonorvirksomhed/fravær som knoglemarvsdonor Alvorlig sygdom eller død i nærmeste familie Faderens deltagelse under fødsel Flytning til Kolding Kommune, i forbindelse med førstegangsansættelse ved Kolding Kommune (max. 1 arbejdsdag) Eget bryllup eller registreret partnerskab (på selve dagen) Eget sølvbryllup (på selve dagen) Runde fødselsdage (50 og 60 år) for den ansatte (på selve dagen) 17
Eget barns konfirmation (på selve dagen) Frihed kan i øvrigt bevilges i særlige tilfælde af forvaltningsdirektøren eller en af hans bemyndigede, hvis det er foreneligt med tjenestestedets tarv. Ved frihed til andre formål der ikke varer hele arbejdsdagen, forudsættes det, at medarbejderen er på arbejde, hvis det er praktiske muligt. Orlov uden løn Der kan gives orlov til ansatte ved Kolding Kommune efter nedennævnte regler, når betingelserne er opfyldt. Økonomiudvalgets holdning er, at anmodning om orlov i videst muligt omfang imødekommes for de medarbejdere, der opfylder betingelserne. Mulighed for orlov er betinget af at medarbejderen har været ansat uafbrudt i 4 år ved Kolding Kommune at det er muligt at få arbejdet udført på forsvarlig vis i orlovsperioden at orlovsperioden ikke udgør mere end 12 måneder Orlov kan ikke forventes bevilget i forbindelse med jobskifte. I forbindelse med orlovsansøgningen skal det så vidt muligt afklares, om der optjenes lønanciennitet i orlovsperioden. Hovedreglen er, at der ikke optjenes lønanciennitet og opsigelsesanciennitet i orlovsperioden. Efter orlovsperiodens udløb indtræder medarbejderen i sin tidligere eller lignende stilling inden for kommunens forvaltningsområde. Idet der ikke kan gives sikkerhed for tilbagevenden til samme stilling som før orlovsperioden. Tilbagemelding om, hvorledes medarbejderen agter at forholde sig med hensyn til tilbagevenden til kommunen, skal ske til tjenestestedet senest 1 måned og 15 hverdage før orlov på indtil 6 måneder udløber. Ved orlov på 6-12 måneder skal tilbagemeldingen ske senest 3 måneder inden orlovsperioden udløber. Ansættelsesmyndigheden kan skriftligt aftale med medarbejderen, at dette fraviges. En imødekommelse af en orlovsansøgning må ikke medføre øgede udgifter for kommunen, bortset fra de lønmæssige virkninger, der udgår fra aftale/overenskomstmæssige forpligtelser. Den ved orlov ledigblevne stilling udfyldes alene ved konstitution eller ved vikardækning og ikke fastansættelse. Dispensationsadgang Såfremt der foreligger en individuel udviklingsplan for medarbejderen om videreuddannelse, kan forvaltningsdirektøren i konkrete situationer bevilge orlov ud over 12 mdr. dispensere fra betingelsen om, at medarbejderen, der bevilges orlov, skal have været ansat uafbrudt i 4 år besætte den stilling der er blevet ledig grundet orlov, ved en fastansættelse 18
Generelle bestemmelser Kompetencen til bevilling af orlov følger afskedigelsesmyndigheden i henhold til Kompetencefordelingsplanen. 19