OS2MO 2.0 - den oprindelige ide, men i en ny virkelighed Siden OS2MO 1.0 blev lanceret som ide har en række kommuner arbejdet videre på at virkeliggøre visionen om at udvikle en motor til medarbejder- og organisationsdata i den lokale rammearkitektur. VeRA, Vendsyssels RammeArkitektur, og LoRA, den Lokale RammeArkitektur, var de første skridt på vejen. Efterfølgende har blandt andet Aarhus Kommune udviklet og implementeret en række grundlæggende værktøjer til brugervenlig håndtering af medarbejder- og organisation. Det er disse initiativer og værktøjer, der danner fundamentet under OS2MO 2.0. Ambitionen er den samme som i det oprindelige projekt, OS2MO 1.0: Målet er en decentralt funderet offentlig sektor, der yder en sammenhængende og effektiv service for borgere og virksomheder. Siden 2015 har KOMBIT arbejdet intensivt med at gennemføre Monopolbruddet. Fokus har været på forholdsvis få systemer, og samtidig har private leverandører beholdt og udbygget deres position som specialister inden for hver deres fagområde. Centrale data vedligeholdes fortsat asynkront i forskellige it-systemer, og data indtastes manuelt, hvilket er kilde til fejl og til spild af arbejdstimer, der kunne anvendes bedre på andre opgaver. Kommunerne har indtil videre samlet de samme oplysninger - medarbejderes navne, stillinger, telefonnumre, osv. - i forskellige systemer, blandt andet: Active Directory KMD LOS Økonomi- og lønsystemer, fx SD Løn og KMD OPUS Løn og Personale Kommunerne har behov for dels at få kontrol over deres egne data, dels skal styringen af data ændres fra manuelle indtastninger til en øget grad af automatisering. Systemerne skal hænge sammen, og det skal være muligt at dele data uden at betale leverandører for assistance, hver gang der skal foretages rettelser eller udtræk. Derfor skal kommunerne indarbejde den rigtige arkitektur med løst koblede integrationer, som stiller kommunerne i en styrket position i forhold til at stille krav til leverandørerne. Igennem de seneste år har OS2-fællesskabet arbejdet målrettet på at tage ejerskab over processer, data og governance. Et vigtigt skridt på vejen er at få styr på medarbejder- og organisationsdata, der i dag ligger i mange systemer og vedligeholdes manuelt og decentralt. 1 af 6
Registrering af parallelle organisationer og IdM-funktioner OS2MO 2.0 er den autoritative kilde for medarbejder- og organisationsdata i den enkelte kommune. OS2MO 2.0 indeholder stamoplysningerne på medarbejderne, på de organisatoriske enheder og på leder-relationer i den enkelte enhed. OS2MO 2.0 rummer også andre personer og aktører med relation til kommunen. OS2MO 2.0 er en en opgradering i forhold til det oprindelige OS2MO, eftersom den ny version rummer mulighed for at håndtere kommunens parallelle organisationer, løn-, politisk-, projekt- og MED-organisation. Desuden kan OS2MO 2.0 introducere IdM-funktionalitet i de kommuner, der ikke har et eget system til dette: OS2MO 2.0 bliver i disse dage koblet sammen med Rollekataloget 1. Det betyder, at startskuddet til lancering af OS2MO 2.0 som IdM også har lydt: Når brugerhåndtering kobles med adgangsstyring, og det hele trækker på OIO-standardiserede data fra LoRa databasen, vil identity management også kunne forvaltes fra centralt hold og som autoritativ kilde blive integreret med kommunernes it-landskab. Et fælles projekt med mulighed for individuel tilpasning - implementering, organisatorisk forankring og governance Med OS2MO 2.0 får kommunerne en løsning, der er udviklet på baggrund af de fællesoffentlige standarder og den Fælleskommunale Rammearkitektur. Løsningen bliver ejet af kommunerne. OS2MO 2.0 vil give kommunerne overblik og fleksibilitet i forhold til håndtering af den samlede organisation. Men OS2MO 2.0 er også implementering og organisatorisk forankring enten individuelt eller via fælles implementeringer i de kommunale samarbejder. Hver kommune har selv ansvar for at implementere monopolbrudssystemerne. KOMBIT yder støtte, men tager ikke rorpinden. For at sikre, at kommunerne har de kompetencer, der er nødvendige for at kunne udføre dette arbejde, stiller Magenta sammen med andre interesserede leverandører i samarbejde med OS2 rådgivning samt beslutnings- og implementeringsstøtte til rådighed for kommunerne. Samarbejdet med OS2 forankres i den koordinationsgruppe, som OS2 har etableret. Koordinationsgruppen støttes af en sekretariatsfunktion, der finansieres via det samlede budget for OS2MO 2.0. OS2 kan tilknytte en kommunalt forankret it-arkitekt til projektet i de faser, OS2 måtte ønske det. Koordineringen rummer også en governancestruktur, der koordineres via fællesskabet, men som også giver plads til individuelle hensyn og behov. Roadmap, udvikling og løbende vedligehold af brugergrænsefladen, datastandarder og klassifikationer kræver styring og en stærk fælles governancestruktur. Med OS2MO 2.0 etableres en itarkitekturgruppe, som sikrer videreudvikling og sammenhænge til Rammearkitekturen og de eksisterende it-løsninger. 1 https://www.rollekatalog.dk/ 2 af 6
Lokal forankring eller cloud-baseret løsning OS2MO 2.0 kan installeres lokalt eller i skyen. Hver kommune har sin måde at gøre tingene på og sine prioriteringer, og det er vigtigt at forstå, at forskellen mellem de to løsninger lokalt eller cloud-baseret ikke er omfattende. Begge modeller kan være platformsuafhængige takket være softwarecontainer-teknologier (fx Docker), og begge løsninger fordrer applikationsovervågning, mens sikkerhed og hosting vil blive garanteret hhv. af kommunen selv og af cloud-udbyderen. Drifts- og supportaftaler indgås individuelt eller i fællesskaber, ligesom service levels bestemmes af kommunerne selv. Hver installation vil have sit særkende og vil blive vedligeholdt specifikt. Derudover vil OS2MO 2.0 have en fælles kodebase, hvis kernefunktionalitet vil blive vedligeholdt og videreudviklet med fælles mål for øje, og alle OS2MO 2.0 kommuner vil således nyde godt af løbende forbedringer. Hvad er lavet, og hvad skal udvikles Det projekt, som Magenta og Aarhus Kommune arbejder på i fællesskab for øjeblikket, har til formål at bringe OS2MO 2.0 det første af to skridt hen imod egentlig ibrugtagning. MOs oprindelige backend, APOS, er således blevet udskiftet med LoRa, og O et i MO nemlig den del, der beskæftiger sig med linjeorganisationen, er blevet implementeret. M et medarbejderorganisationen står på startblokkene, ligesom vi er parate til at foretage den opgradering af brugergrænsefladen, der skal gøre OS2MO 2.0 fuldt produktionsklar. Når disse to projekter er fuldførte, er OS2MO 2.0 produktionsmoden og klar til at blive implementeret lokalt. Kommunernes linje- og medarbejderorganisation er forskellige, så det vil være nødvendigt at tilpasse OS2MO 2.0 til den enkelte kommunes måde at gøre tingene på. Hvad får kommunerne udover en brugergrænseflade? Når OS2MO 2.0 bliver installeret, bliver LoRa også installeret, fordi LoRa er backend for OS2MO 2.0. Løsningen indeholder altså de data, der bliver udstillet i brugergrænsefladen. Udover en OIO-REST agent, et REST Serviceinterface samt en AMQP compliant beskedfordeler (RabbitMQ) indeholder LoRa otte tjenester, der er modelleret efter OIOstandarderne. Tjenesterne er Klassifikation, Organisation, Sag, Dokument, Tilstand, Indsats, Aktivitet og Log-tjenesten. Det er væsentlige byggeblokke i rammearkitekturen. 3 af 6
Logning og Persondataforordning For at kunne leve op til den ny Persondataforordning skal OS2MO 2.0 understøtte især to krav: Sletning og sporbarhed. LoRas Log-tjeneste, som vil blive installeret sammen med OS2MO 2.0, understøtter allerede systemlogning og sikkerhedslogning. Log-tjenesten kan konfigureres til at logge samtlige API-kald til LoRa, det vil sige al adgang til systemet overhovedet. Da sikkerhedsloggen gemmer oplysninger om samtlige API-kald, samt hvornår de blev udført og af hvem, vil den fuldt ud opfylde persondataforordningens krav om sporbarhed. Videreudvikling af funktionalitet og etablering af roadmap - Én funktionalitet mange implementeringer Når OS2MO 2.0 er gjort produktionsklar, og implementeringen er undervejs i de første kommuner, indledes arbejdet med at udvikle det roadmap, som aftales med OS2, og hvor kommunerne i fællesskab eller i klynger prioriterer opgaverne. Forskellige konstellationer af kommuner kan gå sammen om at finansiere videreudvikling af funktionaliteter, som giver værdi for netop dem. Når disse funktionaliteter er færdigudviklede og afprøvet, vil erfaringerne med dem kunne inspirere til ibrugtagning i andre kommuner. Når flere spor på denne måde udforskes af forskellige kommuner samtidigt, vil OS2MO 2.0 ret hurtigt kunne blive et endnu mere nyttigt og fleksibelt produkt. OS2MO 2.0 vil give den enkelte kommune mulighed for at få kontrol med og overblik over organisations- og medarbejderdata. Kombineret med klassifikationsdata kommer medarbejder- og organisationsoverblikket til at give endnu større værdi. Der kunne fx blive tale om KL s Emnesystematik, KLE, der anvendes til at beskrive den kommunale opgaveløsning. Ambitionen er, at OS2KLE sammen med OS2MO 2.0 også skal kunne anvendes til at afgrænse opgaver, rettigheder og samarbejdsorganisation. Derfor foreslår vi et roadmap, der prioriterer integration af klassifikationsdata i OS2MO 2.0 øverst. Vi forestiller os, at de væsentligste punkter på roadmap for OS2MO 2.0 er: Inkorporering af nationale klassifikationer i Klassifikation såsom KLE (så bl.a. adgangsstyring bestemmes af denne opmærkning), Indenrigsministeriets kontoplan, DAR (adresser), måske FORM, o.a. Integration til systemer, der har behov for samme oplysninger (fx SD-Løn, AD, KMD LOS, KMD OPUS Løn og Personale, m.fl.) Videreudvikling af OS2MO 2.0 til kommunalt IdM-system Brugergrænseflade til Klassifikation 4 af 6
Prioriteringen vil blive foretaget af kommunerne selv med værdiskabelse for øje, og fx vil én MOX-integration til et specifikt system kunne implementeres hos mange kommuner. Der vil altså ikke være tale om udskiftning af systemer, men om genbrug af linje- og medarbejderorganisationsstamdata i mange eksisterende systemer med vedligehold fra én central brugergrænseflade, nemlig OS2MO 2.0. Roadmap skal estimeres, og det skal sikres, at der udvikles konfigurerbare funktioner, der kan indarbejdes i den eksisterende OS2MO 2.0-kode. Estimeringsopgaven anslås til 300 timer. Det er valgfrit for kommunerne, om de vil bidrage i denne opgave, der er angivet separat i den vedhæftede tilslutningsaftale. Budgettet, DKK 300.000, er baseret på tilslutning fra det samme antal indbyggere (850.000) og kommuner, der tilslutter sig den overordnede OS2MO 2.0-aftale. Udgiften er derfor beregnet til DKK 0,35 pr. indbygger (flat rate). Vedligehold Testbar kode og solid dokumentation OS2MO 2.0 vil blive let at vedligeholde, fordi det er et formuleret mål at sørge for at kodebasen er velstruktureret, genanvendelig og testbar, samt at dokumentationen er klar og overskuelig. I den første del af det projekt, som kører OS2MO 2.0 i stilling til lokal implementering, havde Magenta og Aarhus Kommune også disse mål for øje. Resultatet kan ses her - http://mora.readthedocs.io/ & https://github.com/magenta-aps/mora og intentionen er som sagt, at videreudviklingen af OS2MO 2.0 skal foretages i overensstemmelse med denne standard, sådan at fremtidig vedligehold og udvikling bliver så billig og kvalitetsorienteret som muligt. Vedligeholdelsesopgaverne indeholder desuden: løbende vedligeholdelse og opgraderinger af brugergrænsefladen (Angularversionering bl.a.) rutinemæssige opdateringer af sikkerhedselementer via pathces og generelle styresystemsopdateringer, herunder også sikring af at OS2MO's Security Token Services er opdaterede snitfladeopdateringer, så OS2MO 2.0 konsekvent følger OIO-standarderne og KL's arkitekturprincipper og på sigt: løbende (kvartalsmæssige) opdateringer af KLE 5 af 6
Budget for udvikling og tilslutning De første faser af udviklingsopgaven er gennemført og finansieret, af en række kommuner. De komponenter, der er udviklet, er frigivet på open source-licensen MPL 2.0, og de vil blive overdraget til OS2 i forbindelse med gennemførelse af det samlede projekt. Udviklingsomkostninger Der er allerede sponsorer til næste fase, Implementering af medarbejderorganisation, der er estimeret til 700 timer. Dette arbejde igangsættes i løbet af september 2017. Opgaven er ikke inkluderet nedenfor, fordi den bliver løst uden finansiering fra tilsagnskommunerne. De resterende udviklingsopgaver, som skal sikre et produktionsklart OS2MO 2.0, benævnes Opgradering af brugergrænsefladen og henviser til det faktum, at MOs oprindelige brugergrænseflade aldrig blev produktionsklar. Det er specifikt denne opgave, kommunerne anmodes om tilsagn til. Opgaven, inkl. it-arkitektur og projektledelse, udgør anslået 1.300 timer, og den aftalte timepris på opgaven er DKK 1.000. Opgradering af brugergrænsefladen på OS2MO 2.0 Indsats AngularJS versionsajourføring 50 Refaktorering af koden, så den bliver lettere at vedligeholde 300 Rettelse af funktionelle fejl 350 Rettelse af brugervenlighedsmæssige elementer, bl.a. sproglige og grafiske fejl Test & dokumentation 150 It-arkitektur og projektledelse 300 Total 1.300 150 Når disse opgaver er gennemført, er OS2MO 2.0 et fuldt produktionsklart produkt. Budgettet er DKK 1,3 mio. ekskl. montering i den enkelte kommune. 6 af 6