Sager på tværs. MOX giver sammenhængende processer på tværs af it-systemer

Transkript

1 Sager på tværs MOX giver sammenhængende processer på tværs af it-systemer

2 2 Sager på tværs Vil I gerne gøre det nemmere at sende dokumenter på tværs af jeres kommune? Så er MOX noget for jer! En kommune har typisk mellem it-systemer i sit systemlandskab. Desværre er systemerne ofte udviklet til at løse et specifikt problem. Det betyder, at systemerne ikke kan tale sammen, og det bliver medarbejderne, som manuelt skal binde dem sammen. I dag står kommunerne derfor med en stor udfordring: Der skal skabes sammenhæng i de administrative procedurer både når det gælder journalisering af dokumenter, deling af sager på tværs af it-systemer, opdatering af organisationsoplysninger og meget mere. Hvad betyder MOX? MOX står for Messaging, Offentlige standarder og X-change. MOX er et koncept, som viser en vej til, at ikke-standardiserede systemer kan udveksle informationer med hinanden og indgå i mere eller mindre automatiserede tværgående processer. Dermed reduceres manuelle procedurer.

3 Sager på tværs 3 Situationen i dag medarbejderne skal binde de tværgående processer sammen Resultatet af den manglende sammenhæng er, at kommunerne i dag bruger mange arbejdstimer på manuelt at indtaste data, som allerede er indtastet én gang, fordele sager og dokumenter, journalisere og dobbeltjournalisere. Det er meget tidskrævende, og det fjerner medarbejdernes tid og fokus fra deres egentlige kerneopgaver.

4 4 Sager på tværs Der er kort sagt store gevinster at hente, hvis man skaber en bedre sammenhæng imellem de forskellige kommunale it-systemer. Situationen med MOX de tværgående processer kan automatiseres

5 Sager på tværs 5 På den baggrund har KL, sammen med en række kommuner, udviklet og afprøvet et koncept med titlen MOX, der viser, hvordan man kan lave sammenhængende processer på tværs af it-systemer ved at lade små programmer, kaldet MOX-agenter, binde processen automatisk sammen i stedet for at medarbejderne skal gøre det manuelt. Fordelene ved MOX Med MOX kan I tage kontrollen over egen it-understøttelse i forhold til sagsbehandlernes arbejdsgange. Samtidig kan I aktivt stille krav til leverandørerne for derigennem at realisere nogle af de gevinster, der ligger gemt i uhensigtsmæssige arbejdsgange på tværs af systemerne i dag. Der er derfor flere fordele ved at benytte sig af MOX: Tværgående procesintegration, genbrug af investeringer i it Undgår tidskrævende manuelt arbejde som dobbeltregistreringer og dobbeltjournaliseringer Bedre sammenhæng mellem kommunens eksisterende systemer og implementering af rammearkitektur En hændelsesbaseret arkitektur og automatisering af administrative procedurer Lederen Sagsbehandleren It-konsulenten Forretningsarkitekten

6 6 Sager på tværs Sådan fungerer MOX MOX er en konkret metode til at arbejde med rammearkitekturens byggeblokke og handler ikke om at udvikle store nye fagsystemer, men derimod om at binde de eksisterende it-systemer i kommunerne bedre sammen. Det gøres ved hjælp af en lille tilføjelse udenpå de eksisterende systemer i form af en MOX-agent, der sætter systemet i stand til at indgå i en sammenhængende proces på tværs af it-systemer. De offentlige standarder, udtrykt i rammearkitekturens byggeblokke, er en forudsætning for udveksling af oplysninger. Når et ikke-standardiseret system har behov for at udveksle oplysninger med et andet system, kan MOXagenten oversætte til og fra systemets eget format og til og fra rammearkitekturens standardiserede format. På tegningen viser A det standardiserede format, og D og E de ikke-standardiserede systemers egne formater. Hos modtageren vil det modtagende system, ligeledes have en MOX-agent tilknyttet. Hvis det modtagende system ikke taler rammearkitekturens standardiserede format, oversætter MOX-agenten igen oplysningerne til systemets eget format. Når disse agenter er udviklet én gang for alle, kan de genbruges, så systemet også kan indgå i andre processer og kommunikere med andre systemer. MOX-konceptet baserer sig på en løskoblet og hændelsesdreven arkitektur. Det har nogle egenskaber, der gør, at konceptet er fleksibelt over for udskiftning af it-systemer i kommunerne. Det sker ved en lille ændring i MOXagenten.

7 Princippet i MOX Sager på tværs 7

8 8 Sager på tværs Sådan kommer I i gang Det kræver lidt forarbejde at komme i gang med et MOX-projekt, og I kan overveje, om I selv har kompetencerne i kommunen, eller om I skal indkøbe hjælp hos en leverandør. Nogle af de ting, I kan gøre for at komme i gang er: Identificer en eller flere processer, hvor der kan reduceres i tidskrævende manuelle procedurer. Sæt jer nærmere ind i konceptet og erfaringer ved at læse på Se samme sted om der findes MOX-agenter, I kan genbruge. Brug MOX som en indgang til dialog med de involverede leverandører om understøttelse af den tværgående proces. Dialogportalen Brug gruppen på dialogportalen (dialog.kl.dk) til erfaringsudveksling med andre kommuner. Søg inspiration, del erfaringer og følg med i kommende arrangementer i gruppen MOX en metode til sammenhængende processer på tværs af it-systemer.

9 Sager på tværs 9 Sådan bruger kommunerne MOX i dag Flere kommuner bruger allerede MOX i dag. Du kan læse deres erfaringer her: MOX integrerer vores kommunikation på tværs af fagsystemer I Horsens Kommune kører vi projektet Horsens På Forkant, som har fokus på patienter og deres behandling på tværs af sektorgrænser. En af udfordringerne i dette projekt er når patientbehandlingsoplysninger skal kommunikeres på tværs af forskellige fagsystemer. MOX er med til at løse denne udfordring ved at etablere et format, som tillader udveksling af beskeder uden at de enkelte sektorer nødvendigvis skal være parat til at bygge integrationer her og nu. Vi henter og viderestiller vigtige stamoplysninger via MOX kommunikation, fx i forbindelse med bestilling af udstyr til en borger. På sigt vil vi i Horsens Kommune anvende MOX til integration mellem fagsystemer. Det er fx i forbindelse med automatisk overførsel af henvisning til tandlægebesøg fra omsorgssystemet til kommunal tandpleje eller automatisk advisering af statustilstand fra telemedicinsk monitorering direkte til omsorgsjournalsystem. For mere information kontakt: Marc David Martin System Arkitekt, Horsens Kommune [email protected]

10 10 Sager på tværs MOX automatiserer processen med vandindberetning I Hjørring Kommune har vi haft udfordringer med at skabe sammenhængende opgavevaretagelse på tværs af faglige, organisatoriske og tekniske skel i en it-portefølje med mange forskellige leverandører. Vi mener, at MOX bidrager til, at vi i højere grad kan realisere de forventede digitaliseringsgevinster. Vi har vist, at det med MOX er muligt, at automatisere vandindberetning til den statslige indberetningsløsning GEUS Jupiter. I stedet for dyre nyanskaffelser har vi genbrugt de eksisterende it-systemer ved hjælp af MOX-agenter. Vi har erfaret, at den tekniske implementering faktisk ikke er vanskelig. I vores videre arbejde vil vi etablere yderligere to MOX-agenter: én til Digital Post og én til Brevfletningsservice og derved opnår vi en fuldstændig automatisering af hele processen vedrørende vandindberetning. Samtidig ønsker vi, at udvide anvendelsen af de allerede etablerede MOX-agenter til understøttelse af nye arbejdsgange. For mere information kontakt: Martin Scheil Corneliussen Udviklingskonsulent, Hjørring Kommune [email protected]

11 Sager på tværs 11 MOX giver os overblik, sammenhæng og genbrug af oplysninger Roskilde Kommune har i samarbejde med andre kommuner tilvejebragt en Open Source løsning, der kan give overblik over digitaliseringen i kommunens forretningsområder. Det kaldes Kommunernes IT overbliks system (OS2KITOS) og det er overdraget til OS2 fællesskabet. I denne sammenhæng har MOX hjulpet os med at udveksle oplysninger med de andre systemer via beskeder. Dermed får vi i kommunen mulighed for at få bedre overblik og sammenhæng i de mange oplysninger, som på forskellig vis findes i de øvrige systemer uden den omfattende genindberetning, der erfaringsmæssigt ikke bliver gjort. MOX giver altså mulighed for at oplysninger fra andre systemer og de oplysninger, der dannes i KITOS, kan genbruges. For mere information kontakt: Brian Andersen Digitaliseringskonsulent, Roskilde Kommune [email protected] Hvis du vil vide mere om MOX? Arbejdet med MOX er en del af den fælleskommunale digitaliseringsstrategi og handleplansprojekt Sager på tværs af it-løsninger og organisatoriske skel. Læs mere om Sager på tværs og MOX her: Læs mere om rammearkitekturen her: Kontaktperson: Nikolaj Skovmann Malkov Chefkonsulent, KL [email protected]

12 Sager på tværs MOX giver sammenhængende processer på tværs af it-systemer KL 1. udgave, 1. oplag 2014 Pjecen er udarbejdet af KL Design: Kontrapunkt Foto: Colourbox Illustrationer: Martin Schwartz Sats: Kommuneforlaget A/S Tryk: KL s trykkeri Produktion: Kommuneforlaget A/S Produktionsnr KL Weidekampsgade København S Tlf [email protected]