SPOR 2: STØTTESYSTEMER

Transkript

1 SPOR 2: STØTTESYSTEMER Organisering, opgaver og kompetencer V/ Peter Hansen KOMBIT Kommunedage juni 2015

2 Indhold i sporet I dette spor ser vi nærmere på kommunernes organisering af støttesystemerne, og vi kommer ind på, hvordan kommunerne skal forberede sig til implementeringsopgaven. Konkret ser vi nærmere på følgende emner: 1. Hvilke fagressourcer skal kommunen bemande de forskellige Støttesystemer med 2. Hvilke hovedopgaver skal fagressourcerne løse i forbindelse med implementering af Støttesystemerne og 3. Hvilke overvejelser bør kommunen gøre sig i forbindelse med den kort- og langsigtede anvendelse af Støttesystemerne?

3 Dagsorden Støttesystemerne - kort fortalt Hvordan STS-organisering i jeres kommuner? Støttesystemet Organisation hvordan i jeres kommuner?

4 Hvem er vi? MARTIN - ORGANISATION RASMUS ADGANGSSTYRING PETER IMPLEMENTERING

5 STØTTESYSTEMER KORT FORTALT

6 Den verden vi kender. KMD AKTIV, DAGPENGE, SAG. KMD STØTTESYSTEMER KMD CICS FUNKTIONER Hvem må gøre hvad? KMD LOS Hvilken organisation er vi? KMD Advis Hvem KMD skal Infrastruktur vide hvad hvornår? KMD registre Hvor bor sager, journaler, ydelser?

7 Så kom Monopolbrudsprojektet. KY KSD SAPA KMD CICS Adgangsstyring KMD LOS Registre Indekser KMD Advis Beskedfordeler

8 Den verden vi er på vej ind i. KY KSD SAPA FÆLLESKOMMUNALE STØTTESYSTEMER KMD CICS ADGANGSSTYRING ORGANISATION KMD LOS KLASSIFIKATION INDEKSER KMD Advis BESKEDFORDELER Hvem må gøre hvad? Hvilken organisation er vi? Hvad kalder vi tingene Fælles sprog? Hvor bor sager, journaler, ydelser? Hvem skal vide hvad hvornår?

9 MEN HVAD ER DET SMARTE?

10 FAGSYSTEMER - MODEL CLASSIC FAGSYSTEM KY FAGSYSTEM KSD FAGSYSTEM SAPA 1:1 STØTTESYTEM FUNKTIONALITET STØTTESYTEM FUNKTIONALITET STØTTESYSTEM FUNKTIONALITET

11 FAGSYSTEMER - MODEL CLASSIC FAGSYSTEM KY FAGSYSTEM KSD FAGSYSTEM SAPA 1:1 STØTTESYSTEM FUNKTIONALITET STØTTESYSTEM FUNKTIONALITET STØTTESYSTEM FUNKTIONALITET

12 FAGSYSTEMER THE MONOPOLBRUD WAY FAGSYSTEM KY FAGSYSTEM KSD FAGSYSTEM SAPA 1:3 STØTTESYSTEMER MED GENEREL FUNKTIONALITET

13 FAGSYSTEMER THE RAMME-ARKITEKTUR WAY KY KSD SAPA OMSORG ESDH 1:? STØTTESYSTEMER MED GENEREL FUNKTIONALITET

14 FAGSYSTEMER THE RAMME-ARKITEKTUR WAY KY KSD SAPA OMSORG ESDH Men først fra STØTTESYSTEMER MED GENEREL FUNKTIONALITET

15 STS-ORGANISERING HOS JER

16 KOMBIT har bedt jeres STS-projektleder om. Få de relevante personer involveret i implementeringen af Støttesystemerne Bemand en organisation der modsvarer de roller, opgaver og kompetencer, som KOMBIT har defineret Vær færdig med opgaven 1. juni

17 STS ORGANISERING I JERES KOMMUNER STS Projektleder 5 støttesystemer Adgangsstyring Organisation Klassifikation Beskedfordeler Indekser Administrator Godkender Administrator Administrator 8 roller Jobfunk.adm. Brugeradm Redaktør Redaktør

18 Én indgang for alle roller og opgaver ADMINISTRATIONSMODULET STS Projektleder Adgangsstyring Organisation Klassifikation Beskedfordeler Indekser Åbent 3-6 måneder før idriftsættelse af Administrator Godkender første fagsystem Administrator Administrator Jobfunk.adm. Brugeradm Redaktør Redaktør

19 Nogle roller er rene back-end roller. STS Projektleder Adgangsstyring Organisation Klassifikation Beskedfordeler Indekser Administrator Godkender Administrator Administrator Jobfunk.adm. Brugeradm Redaktør Redaktør Rolle Opgaver Ansvar Administrator Brugeradministrator Oprette/tildele roller til brugere af adm.modulet Tildele/redigere alle brugere og roller Overordnet ansvar for kommunen Daglig administration

20 Alle andre roller er forretningsorienterede. STS Projektleder Adgangsstyring Organisation Klassifikation Beskedfordeler Indekser Administrator Godkender Administrator Administrator Jobfunk.adm. Brugeradm Redaktør Redaktør...og skal løses i samarbejde med KY, KSD OG SAPA

21 HVAD SKAL DE LAVE?

22 Hvilke roller skal løse hvilke opgaver? Støttesystem Rolle Hovedopgaver Opgaver Kompetencer Adgangsstyring Jobfunktions rolleadminist rator Opret og vedligehold jobfunktionsroller Dialog med KY/KSD/SAPA om sammensætning af autorisationer Erfaring med rolleprofiler og autorisationer Indblik i Persondataloven

23 Hvordan foregår det i praksis? KY Læs sag Opret sag Slet sag Udbetal KSD Læs sag Opret sag Læs sag Læs sag Slet Læs sag sag Del sag SAGSBEHANDLER I BORGERSERVICE Læs sag Opret sag Læs sag Læs Udbetal sag Læs sag Slet sag Læs sag BRUGERSYSTEMROLLER JOBFUNKTIONSROLLE

24 Hvilke roller skal løse hvilke opgaver? Støttesystem Rolle Hovedopgaver Opgaver Kompetencer Adgangsstyring Jobfunktions rolleadminist rator Opret og vedligehold jobfunktionsroller Dialog med KY/KSD/SAPA om sammensætning af autorisationer Erfaring med rolleprofiler og autorisationer Indblik i Persondataloven Adgangsstyring Godkender Opret og vedligehold aftaler i Adm.modulet Godkende serviceaftaler for leverandører der skal anvende STS Kompetence til at indgå aftaler på vegne af kommunen Vurdere itsikkerhedsmæssige problemstillinger

25 Hvad ligger der i en Serviceaftale? Beskedkatalog SERVICEAFTALE Indkomstændringer Udstille sager og dokumenter om hjælpemidler Indekser Klassifikation Anvende KLE Adgangsstyring Udstille brugersystemroller Anvende CPR service Serviceplatform

26 Hvilke roller skal løse hvilke opgaver? Støttesystem Rolle Hovedopgaver Opgaver Kompetencer Adgangsstyring Jobfunktions rolleadminist rator Opret og vedligehold jobfunktionsroller Dialog med KY/KSD/SAPA om sammensætning af autorisationer Erfaring med rolleprofiler og autorisationer Indblik i Persondataloven Adgangsstyring Godkender Opret og vedligehold aftaler i Adm.modulet Godkende serviceaftaler for leverandører der skal anvende STS Kompetence til at indgå aftaler på vegne af kommunen Klassifikation Administrator Administrere brugen af Klassifikation Vedligehold Klassifikation ved ændringer i KLE eller kontoplan Erfaring med sagstyper, emneregistre, dokumenthåndtering, kontoplan

27 Hvilke roller skal løse hvilke opgaver? Støttesystem Rolle Hovedopgaver Opgaver Kompetencer Adgangsstyring Jobfunktions rolleadminist rator Opret og vedligehold jobfunktionsroller Dialog med KY/KSD/SAPA om sammensætning af autorisationer Erfaring med rolleprofiler og autorisationer Indblik i Persondataloven Adgangsstyring Godkender Opret og vedligehold aftaler i Adm.modulet Godkende serviceaftaler for leverandører der skal anvende STS Kompetence til at indgå aftaler på vegne af kommunen Organisation Administrator Administrere brugen af Organisation Opbyg KY/KSD/SAPA Organisation og vedligehold organisation Skal have overblik over kommunens organisation Struktureret, detaljeorienteret

28 HVORDAN KLÆDER VI JER PÅ?

29 KOMBIT leverer grundpakke Faglige netværk + Yammer KIGO opgaver Uddannelsesmaterialer E-learning KOMMUNERNE kan tilkøbe Kurser hos leverandør

30 SPØRGSMÅL

31 ORGANISATION Opgaver og overvejelser Martin Scheil Corneliussen

32 Organisation Støttesystemet Organisation udstiller kommunens organisatoriske data til de fælleskommunale fagsystemer

33 Organisationskomponenter i dag AD APOS LOS Løn Fagsystemer ESDH Økonomi

34 Støttesystemet Organisation Før Efter System a System b System c O O O System a System b System c System d System e System f O O O System d System e System f O

35 Organisation indeholder oplysninger om: Brugere It-systemer Organisationshierarkier Opgavetyper Organisatoriske enheder Interessefællesskaber Personer, Adresser, Virksomheder, Myndigheder

36 Hvad skal kommunerne? Udpege en administrator Godt kendskab til kommunens organisering Erfaring med organisationsændringer Struktureret og stringent i sit arbejde Udpege én eller flere redaktører Ansvar for indholdet i Organisation Ansvar for datakvalitet (nødvendige og korrekte data) Erfaring med organisationsmodellering

37 Hvad skal administrator og redaktør gøre? Administrator Redaktør Initielt dataload Periodevis import Vedligeholder organisation Publicer organisation Tilbagerulning Se nøgledata Opret organisation Valider organisation

38 OG NÅR MAN NU ER I GANG 38

39 Transitionsovervejelser Et centralt sted, fx i HR? Et sted pr. forvaltning? Mange steder - pr. organisatorisk enhed? Hvor vedligeholder vi O-data i dag? Hvilke systemer anvender hvilke O- datakilder? Kun intern komponent? Intern og ekstern? Én eller flere eksterne? Overordnet linjeledelse? Detaljeret ledelseshierarki? Multifacetteret organisationsmodel? Hvor komplekse er vores O-data? Hvilke omkostninger har vi til O-data i dag? Manuel vedligeholdelse? Licenser? Integrationer?

40 Strategier Kun Monopolbruddet Føderering Centralisering

41 Kun monopolbruddet KY KSD SAPA KMD Opera KMD Structura KMD OPUS O LOS ESDH MS Windows Fagsystem AD

42 Føderering KY KSD SAPA KMD Opera KMD Structura KMD OPUS O LOS MO/APO S ESDH MS Windows Fagsystem AD

43 Centralisering KY KSD SAPA KMD Opera KMD Structura KMD OPUS O ESDH MS Windows Fagsystem AD

44 Konsekvenser Kun monopolbruddet Ressourcevenlig implementering Nok til at understøtte behov i KY, KSD og SAPA Risiko for forringet datakvalitet Øget manuelt vedligehold af O-data Samlet set større driftsomkostninger Føderering Reduktion af manuelt vedligehold af O-data Tilpasning kan foregå gradvist Øget kompleksitet Risiko for suboptimering Samlet set (risiko for) større driftsomkostninger Centralisering Høj data kvalitet Færre driftsomkostninger Reduktion af manuelt vedligehold af O-data Lang tidshorisont for transition Tværgående projekt

45 HVAD PASSER TIL DIN KOMMUNE?

46 IDENTITY PROVIDER - ER DET NOGET I SNAKKER OM HOS JER?

47 Vi har lavet en vejledning til jer. Hvad er en Identity Provider (IdP)? Hvad skal man bruge den til? Hvordan ser den ud? Produkter Krav og anbefalinger Kommune-cases Hent den på Den er god!

48 ?