Tlf: 96 26 38 00 herningæbdo.dk www.bdo.dk BOD Statsautoriseret Birk Centerpark 30 DK-7400 Herning CVR-nr. 20222670 revisionsaktieselskab HEART HERNING MUSEUM OF CONTEMPORARY ART UDSKRIFT AF REVISIONSPROTOKOL SIDE215-219 VEDRØRENDE ÅRSREGNSKABET 2015 CVR-NR. 67437853
215 HEART HERNING MUSEUM OF CONTEMPORARY ART, CVR-NR. 67437853 PROTOKOLLAT TIL ÅRSREGNSKABET 2015 Som museets generalforsamlingsvalgte revisorer har vi afsluttet den i årsregnskabsloven foreskrevne revision af årsregnskabet for 2015, der udviser et resultat på 825 tkr., samlede aktiver på 3.912 tkr. og en egenkapital ved årets udgang på 1.015 tkr. I forbindelse med afslutningen af revisionen skal vi redegøre for følgende: 1. Konklusion på den udførte revision. 2. Særlige forhold vedrørende årsregnskabet. 3. Den udførte revision, art og omfang. 4. Oplysninger til årsregnskabet. 5. Formalia. 6. Assistance og rådgivning. 7. Revisors uafhængighedserklæring mv. 1. Konklusion på den udførte revision Vi har afsluttet revisionen af årsregnskabet for 2015. Godkender ledelsen årsregnskabet i den nuværende form, vil vi forsyne det med nedenstående supplerende oplysninger: Supplerende oplysning vedrørende forståelse af revisionen Museet har i overensstemmelse med bekendtgørelse nr. 1701 af 21. december 2010 indarbejdet budgettal for regnskabsåret i resultatopgørelsen. Disse budgettal har ikke været underlagt revision. Begrundelsen for den supplerende oplysning er, at det ikke er muligt at revidere budgetterne, da de alene udtrykker forventninger. 2. Særlige forhold vedrørende årsregnskabet følgende særlige forhold, der er af betydning for ledel- Revisionen har givet anledning til at fremhæve sens vurdering af årsregnskabet. Det er vigtigt, at museet har den nødvendige finansiering eller en finansieringsplan over nye udstillinger eller projekter, som man planlægger at sætte igang. Det er også vigtigt, at der fortsat er fokus på at spare på omkostningerne, så museet for de kommende år kan fastholde den positive egenkapital. Budgettet for 2016 udviser et overskud på 200 tkr. Funktionsadskillelse Under hensyn til museets størrelse og forhold i øvrigt, er det kun muligt i begrænset omfang at tilrettelægge arbejdsdelinger og gensidige kontroller for museets forretningsgange. Denne situation kan medføre, at museet ikke har kontrolfunktioner, der opdager såvel tilsigtede som utilsigtede fejl.
216 Vi har ikke kunnet basere vores revision på den interne kontrol, men har i stedet udvidet omfanget af de øvrige revisionshandlinger. 3. Den udførte revision, art og omfang Revisionens formål, udførelse, rapportering mv. er uændret i forhold til tidligere. Vi henviser til aftalebrevet af 19. marts 2014. Ved planlægningen af vores revision har vi fastlagt en revisionsstrategi ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Vores revision vil derfor hovedsageligt fokusere på regnskabselementer og områder i årsregnskabet, hvor vi vurderer risikoen for væsentlig fejlinformation for størst. Den udførte revision og resultatet heraf er beskrevet i det følgende: Beholdningseftersyn Vi har foretaget uandmeldt kasseeftersyn den 17. december 2015. I den forbindelse afstemte vi museets likvide beholdninger i cafeen, i butikken og på kontoret. Kasseeftersynet gav ikke anledning til yderligere bemærkninger. Samlingsrevision Vi har i overensstemmelse med Instruks for regnskabsmæssig revision af museer gennemført samlingsrevision. Af de 20 udvalgte værker var der 4 værker, som ikke kunne findes, idet 3 af værkerne var udlånt. Det sidste værk var i Skulpturparken. Desuden blev der udvalgt 5 værker i samlingen. Disse blev kontrolleret til KID. Et værk var ikke registreret i KID, idet dette værk var deponeret af en privat samler. Samlingsrevisionen gav ikke anledning til bemærkninger. Forvaltningsrevision Museets ledelse foretager løbende strategisk planlægning med henblik på fremtidssikring af museets virksomhed. Der udarbejdes årsplaner for udstillingsvirksomhed, og der foretages løbende opfølgning herpå. Sparsommelighed Museet udarbejder alternative tilbud ved eventuelle større anskaffelser. I forbindelse med vores revision har vi modtaget dokumentation på, at der er indhentet alternative priser. Produktivitet og effektivitet Museet tilpasser løbende, hvilke udstillinger der vil blive gennemført, idet man kun kan gennemføre udstillingerne, såfremt en væsentlig del af udstillingerne er finansieret før gennemførelsen. Der har i årets løb været 27.380 gæster (2014: 21.090), heraf er de 11.095 betalende gæster (2014: 7.826). Der har i årets løb været en stigning i såvel gæster som betalende gæster. Der arbejdes fortsat løbende på at få flere betalende gæster. Dog har man grundet tekniske problemer ved en udstilling nedsat billetprisen i en periode med 50%. I regnskabsåret 2015 har man købt et værk. Herudover har Heart modtaget donationer fra kunstsamlere og kunstnere. "Freitag, 21. Juni, 15:30:11 Uhr (2014) af Alicja Kwade. Tilskud fra Ny Carlsbergfondet.. 245.000-245.000 Fragt på erhvervet værk samt donerede værker. 13.800
217 Resul tatopgørelsen Vi har foretaget en analyse af resultatopgørelsens poster samt en sammenligning med tidligere år og budget. Vi har stikprøvevis revideret væsentlige resultatposter til underliggende bilag og anden dokumentation, ligesom vi har gennemgået bilag efter statusdagen. Revisionen har ikke givet anledning til yderligere bemærkninger. Tilgodehavender fra salg Vi har gennemgået og analyseret museets tilgodehavender fra salg på 660 tkr. Vi har herunder vurderet debitorernes værdiansættelse og stikprøvevis efterset, at de i regnskabet anførte varedebitorer svarer til de tilgodehavender, som museet retligt har på balancedagen. Herudover er debitorlisten gennemgået med museets debitoransvarlige, og der er stikprøvevist kontrolleret efterfølgende indbetalinger til kontoudtog fra banken. Der er hensat 4 tkr. til dækning af tab på debitorer. Museet vurderer, at der vil ske betaling af de resterende beløb. Revisionen har ikke givet anledning til bemærkninger. Tilgodehavende hos ledelsen: I årets løb har der været udlån til museets ledelse. Der sker bevægelser på kontoen i løbet af hele året. Tilgodehavendet har ikke været fuldt ud indfriet i årets løb. Pr. 31. december 2015 udgør tilgodehavendet 490 kr. Vi skal henstille til, at dette bringes på plads således, at såfremt der foretages private udlæg, eventuelt i forbindelse med rejser, indfries disse fuldt i efterfølgende måned. Forholdsvis momsfradrag: Museet har i regnskabsåret 2015 opnået en momsfradragsprocent på 80% af de omkostninger, der er omfattet af forholdsvis momsprocent. Vi henviser i øvrigt til tidligere udarbejdet notat omkring momsforholdene for museet. Forsikringer: Vi skal gøre bestyrelsen opmærksom på museets forsikringsforhold omkring kunstværker. Jf. police er der tegnet forsikring på internationale værker på 200 mio. kr og på øvrige værker med 100 mio kr. Forsikringen omfatter ligeledes deponerede værker, men omfatter ikke værker i det fri, herunder i Skulpturparken. Forsikringen yder dækning efter 1. risiko princippet. Summen udgør den maksimale mulige erstatning, til gengæld vil der ikke blive gjort underforsikring gældende. på de internationale værker er der en selvrisiko på 350 tkr. og på øvrige værker en selvrisiko på 100 tkr. Resultat af revisionen Vores revision af årsregnskabet har ud over foran anførte ikke givet anledning til bemærkninger. Besvigelser I forbindelse med planlægning af vores revision har vi forespurgt ledelsen om risikoen for besvigelser. Ledelsen har oplyst, at den ikke har kendskab til besvigelser eller igangværende undersøgelser af formodede besvigelser.
218 Vi kan oplyse, at vi under revisionen af årsregnskabet ikke er stødt på forhold, der kunne indikere besvigelser eller forsøg herpå. Besvigelser er betegnelsen for en bevidst handling udført af en eller flere personer blandt den daglige ledelse, den overordnede ledelse, medarbejdere eller tredjeparter, hvor vildledning for at opnå en uberettiget eller ulovlig fordel er involveret. Revisionen af årsregnskabet fokuserer alene på besvigelser, der fører til væsentlig fejlinformation i regnskabet. Vi har således ikke foretaget juridiske vurderinger af, hvorvidt besvigelser faktisk er forekommet. Ledelsens regnskabserklæring I forbindelse med aflæggelsen af årsregnskabet har museets ledelse over for os afgivet en skriftlig bekræftelse (regnskabserklæring) om årsregnskabets fuldstændighed, såsom oplysninger om pantsætninger, garantistillelser, retssager, besvigelser, begivenheder efter balancedagen samt andre vanskeligt reviderbare områder. 4. Oplysninger til årsregnskabet Der er for regnskabsåret udarbejdet dels et eksternt årsregnskab til offentliggørelse og dels et internt årsregnskab til brug for museets ledelse. Det interne årsregnskab er i overensstemmelse med det eksterne årsregnskab bortset fra, at det indeholder yderligere specifikationer og oplysninger. Museets samlinger er værdiansat til O kr. Dette skyldes, at værkerne ikke er tænkt med videresalg for øje. Varelageret. 423 tkr.: Varelageret i butikken er opgjort til 328 tkr. (2014: 320 tkr.). Beholdningen af salgsvarer i museumsbutikken er opgjort til kostpriser. Der er foretaget nedskrivninger på kataloger fra tidligere udstillinger afhængig af, hvornår udstillingen har været. øvrige butiksvarer er nedskrevet efter individuel vurdering. Varelageret af udstillingsmateriale udgør 53 tkr. (2014: O tkr.). Beholdningen af udstillingsmateriale er opgjort til kostpriser. Varelageret i cafeen udgør 43 tkr. (2014: 31 tkr.). Beholdningen af varer i cafeen er opgjort til kostpriser. Varer med en kort holdbarhed er nedskrevet til O kr. Museets henlæggelser til kunstkøb udgør O kr. Egenkapitalen udgør 1.015 tkr. pr. 31. december 2015. 5. Formalia Ledelsesansvar Vi er ikke i forbindelse med vores revision blevet bekendt med handlinger eller undladelser, hvor der efter vores opfattelse er en begrundet formodning om, at medlemmer af ledelsen kan ifalde erstatnings- eller strafansvar. Pligt til at føre bøger mv. I overensstemmelse med selskabslovgivningens regler har vi påset, at ledelsen har overholdt sine pligter til at udarbejde forretningsorden, oprette og føre bøger, fortegnelser og protokoller, samt at regler om forelæggelse og underskrivelse af revisionsprotokollen er overholdt.
219 6. Assistance og rådgivning Assistance og rådgivning Siden seneste revisionsprotokol til årsregnskabet er udført følgende opgaver: Regnskabsmæssig assistance ved udarbejdelse af årsregnskabet. 7. Revisors uafhængighedserklæring mv. I henhold til lovgivningen erklærer undertegnede: at vi opfylder de i lovgivningen indeholdte uafhængighedsbetingelser, og at vi under vores revision har modtaget alle de oplysninger, vi har anmodet om. Herning, den 29. marts 2016 BDOStatsautoriseret revisionsaktieselskab ::f t.!~d' Statsautoriseret revisor Herning, den 29. marts 2016 ø~~_ BirgitoarngaatI BODStatsautoriseret revisionsaktieselskab, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BODInternational Limited- et UK baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det Internationale BODnetværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.