Møde den: 20. februar 2017 Incuba, mødelokale 2, Palle Juul-Jensens Boulevard 82, 8200 Aarhus N Samarbejdsudvalgsmøde Referat LSU-Deltagere: Kristjar Skajaa; Linda Ibsen; Jens Christian Hedemann Sørensen; Mie Farsinsen; Birgitte Kousholt (suppleant for Martin Lind); Dorte Wilhardt Qualmann (næstfmd.); Helle Lysdahl; Steffen Junker; Birgitte Olrik Schlemmer; Lone Hanberg Sørensen; Hanne Mari Jørgensen; Kira Sonnichsen Graahede Afbud: Jens Otto Lunde Jørgensen (suppleant for Jens Christian Hedemann Sørensen); Martin Lind; Marit Nyholm (næstfmd.) 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. Dato: 24. februar 2017 Side 1/7 2. Godkendelse af referat af 5. december 2016 Referatet blev godkendt 3. Orientering fra Instituttet Lønforhandling 2017 Pia orienterede om den udsendte tidsplan. Ansøgninger begynder at komme ind og de enkelte tillidsrepræsentanter vil få individuelle indkaldelser til forhandling, når antal ansøgninger indenfor de respektive forhandlingsområder kendes. Tillidsrepræsentanterne er orienteret om, at datoerne 27/4 samt 2 og 3/5 er reserveret i Kristjars kalender. Kristjar supplerede med, at rammen for lønforhandlinger i år er 0,6% og dette skal sammenholdes med, at der i 2017 er 2 generelle lønstigninger, hhv. 1. april og 1. december. Som lovet vil der blive gennemført egentlige forhandlinger med tillidsrepræsentanterne i år. Evaluering af ansættelsesvejledningerne ved Linda Linda orienterede om, at institutterne er blevet bedt om at evaluere på de nye ansættelsesprocedurer, der blev indført ved Health 1. marts 2016. IKM tager opgaven alvorligt og har lavet en ambitiøs proces for at evaluere så bredt og kvalitativt som muligt med inddragelse af lederforum, gennemførelse af fokusgruppe-interview med hhv. administrative medarbejdere og videnskabelige medarbejdere fra de faglige miljøer. På baggrund af det grundige arbejde er der også en forventning om fra instituttets side at blive hørt af hhv. HR og dekan. Pia supplerede med, at HR på vegne af dekanen forestår et audit-arbejde vedr. bedømmelser. Her indgår ligeledes personer fra de faglige miljøer, institutledere m.v. Aarhus Universitet
Steffen spurgte, om man ikke skulle have afventet de to arbejder (evaluering og audit) til den nye dekans tiltrædelse. Steffen tilkendegav, at det kunne være relevant, at tillidsrepræsentanter også blev hørt. Pia oplyste, at Allan havde sat i gang inden han fratrådte, og at den nye dekan så må sætte sit præg på baggrund af konklusionerne fra de to arbejder, når han tiltræder 1. marts og ud fra de erfaringer, han selv måtte have med samme område fra KU. Pia har efterfølgende undersøgt, hvorvidt tillidsrepræsentanter bliver hørt ift. de nye ansættelsesprocedurer det er ikke tilfældet, med mindre man som en del af det faglige miljø, der er repræsenteret ved evalueringen, bliver hørt (red.). Side 2/7 Mie roste IKM-sekretariatet, der er til stor hjælp ved ansættelser. Lone var enig og supplerede med, at der også er et større træk på sekretariatet, fordi det er blevet vanskeligere for de faglige miljøer at holde sig opdateret med de nye regler. Lone fandt videre, at man som tillidsrepræsentant ofte oplever, at løntilbud fra HR kommer sent ift. tiltrædelse (få dage før). Steffen fandt, at de nye regler er udtryk for manglende tillid til, at miljøerne altid har gjort deres bedste for at tiltrække og ansætte de rigtige/bedste kandidater. Mht. at tillidsrepræsentanterne modtager løntilbud sent, tager Steffen det som et udtryk for den mere langsommelige proces i det hele taget og ikke som udtryk for, at HR ikke gør, hvad de kan. Mht. postdoc s kunne det overvejes om man ikke kunne smidiggøre processen det samme gælder, når der er tale om øremærkede midler. Linda supplerede med, at IKM har forsøgt at massere en bevidsthed om de længere processer ind hos miljøerne mhp. at nå ansættelserne i rette tid. Kristjar er enig i, at afbureaukratisering skal ske, hvor det er muligt, men der skal samtidig være regler, der sikrer, at de bedste ansættes. Med de nye ansættelsesprocedurer skulle en mere ensartet måde at udarbejde bedømmelser på gerne være sikret. Mie fandt, at en egnet kandidat bliver kigget på med mange øjne, fx både fonden, der måtte have bevilget penge, bedømmelsesudvalget og evt. ansættelsesudvalg. For ph.d. ere er processen endnu tungere med endnu flere øjne og vurderinger til følge. Kristjar og Linda afrundede punktet med information om, at alt indhentet evaluering fra IKM tilgår dekanen via HR, der er svarfrist den 1. marts. Professor-aftalen Mie spurgte til status på professoraftalen, hvorpå Kristjar orienterede om de drøftelser, der har pågået i den seneste tid. Det omhandler i korte træk, hvem der er ansvarlig for forskning, og hvordan det var beskrevet i aftalen. Formuleringen i
den tidligere underskrevne aftale var, jf. juraen, ikke helt gangbar, hvilket man fsv. var enige om både ved RM og AU. Det omhandlede særligt adgang til patientdata for AU-ansatte. Professoraftalen beskriver nøjagtigt ledelseshierarki (se nedenfor, red.) i hhv. RM og AU-strengen, herunder de koordinerende kliniske lærestolsprofessorers ansvar, de kliniske lærestolsprofessorer og de kliniske professorers ansvar. Side 3/7 Der er nu indgået en aftale, der sikrer, at AU s forskere fortsat via en af ovennævnte roller kan få adgang til nødvendige forskningsdata, og der arbejdes på fra RM s side en sikkerhed omkring, at der kun kan tilgås patientoplysninger, der skal bruges i forskningen. Med den nye aftale er det fastslået, at den koordinerede kliniske lærestolsprofessor har det overordnede forskningsansvar for det pgl. center. Aftalen er gældende 1½ år, og i tiden frem til ny revision af aftalen arbejdes der på afklaring af særligt tilgangen til patientdata. Mie spurgte, om det kunne konkluderes, at der nu foreligger en underskrevet aftale, der sikrer status quo? Kristjar forklarede, at det både er et ja og et nej idet det på nationalt plan ift. sundhedsloven skal sikres, at det gode samarbejde og adgang til relevant data sikres også i fremtiden. Med den nye aftale kan AU-ansatte forskere kun få adgang til patientdata ved at gå til den ansvarlige overlæge for området. Birgitte ønskede oplyst om der har været sager, der har ført til ændringen i aftalen. Dette kunne Kristjar afkræfte. Kristjar tilføjede, at VIA nu er med i samarbejdet og medunderskriver af den nye aftale. Aftalen forventes offentliggjort via hjemmesiden, når alle relevante parter har underskrevet.
Jens Christian Sørensen oplyste, at lederforum har været i gang med at se på, hvad skal der til for at blive bedømt professor- og lektorkvalificeret. Kristjar supplerede med, at lederforum tilsvarende vil se på kriterier for tilknytning af adjungerede professorer og lektorer. Side 4/7 4. Orientering fra næstformænd Dorte orienterede om, at de tre tillidsrepræsentanter, der ikke tidligere har været på LSU-kursus nu har gennemført, og at det var meget givtigt. Inden Kristjar orienterer om økonomien ønskede B-siden at gøre opmærksom på, at de fremover ønsker økonomital udsendt som bilag til dagsorden, så de kan drøfte og spørge kvalificeret ind på de kommende LSU-møder. Særligt, hvis der er afvigelser mellem to regnskaber/budgetter ønskes økonomibilag suppleret af forklaringer på afvigelser. 5. Instituttets økonomiske situation Kristjar er indforstået med B-sidens ønske og det var da også meningen, at regnskabet for 2016 skulle have været med ud til dette møde. Det er imidlertid først blevet endeligt nu og Kristjar fik således selv regnskabet søndag aften. Helt som forventet ser regnskabet for 2016 ikke godt ud. I 2015 kom IKM ud med et underskud på ca. 15 mio.kr, hvoraf 11 mio.kr. skal indhentes i årende frem til 2020. Underskuddet er i 2016 reduceret til 8 mio.kr., hvilket også ligger over det forventede underskud. Med overslag frem til 2020 indhenter IKM underskuddet på de 11 mio.kr. Når IKM også i 2016 kommer ud med stort underskud handler det om, at afskedigelser ikke får effekt i 2016 og at de desuden koster at gennemføre i kraft af fratrædelsesgodtgørelse, feriepenge etc. Herudover er ph.d.-tilskuddet en svær størrelse for institutterne at budgettere med, idet tilskuddet kommer i faste rater mens udgifterne kan falde forskelligt ud, fx fordi rigtig mange ph.d. ere går på barsel under deres ph.d. - ekstraudgiften hertil skal dækkes af institutterne. Udfasningen af kliniske assistenter har ligeledes som følge af barsel taget noget længere tid end først estimeret og koster ligeledes IKM på bundlinien. STÅ-indtægterne var som forventet højere end det var estimeret og samlet set sikrede STÅ-indtægterne, at årets resultat ikke blev i lighed med sidste års resultat. Lone og Mie kunne samstemmende tilkendegive, at ph.d.-tilskuddet også er udfordrende for de faglige miljøer at håndtere. Steffen spurgte, om det har været drøftet yderligere, hvorvidt IKM vil fortsætte tilskud til kørsel og overnatning for studerende.
Kristjar oplyste, at IKM bruger ca. 3 mio.kr. årligt på hhv. transport og overnatning. På den ene side vil instituttet gerne argumentere for at komme af med udgiften, idet de studerende jo rent faktisk helt automatisk får penge til buskort af SU-styrelsen en regning, der så efterfølgende skal betales af IKM. IKM kunne så kræve dokumentation for, at udgiften rent faktisk er afholdt af den studerende for at beløbet udbetales, men IKM kan frygte at der går for meget administration heri, og at beløbet så spises op på anden vis. For så vidt angår overnatning vil det være nemmere at kræve, at den studerende så blot tager hjem hver dag, men der kan så tilsvarende gå administration i at sikre, at turnus mellem de studerende på hospitalerne, der ligger længst væk. IKM er åbne for forslag, hvis nogen får den helt gode idé til løsning. Side 5/7 Kristjar afsluttede økonomi-punktet med et løfte til LSU om, at de sammen med referatet vil modtage økonomitallene og tilhørende forklaringer. Hvis B-siden på baggrund af materialet finder anledning til at drøfte nærmere, kan Dorte og Marit (som næstformænd) blot give besked, om at der ønskes indkaldt til et ekstra møde, hvor tallene gennemgås. 6. Instituttets personale situation I forlængelse af budgetorienteringen kunne Kristjar oplyse, at der alene siden besparelsesrunden er foretaget ansættelser på eksterne midler, evt. kan der være foretaget få genbesættelser af stillinger, hvor personer måtte være rejst fra stillingen. Kristjar giver seneste status på de fremtidige lokaleforhold, herunder info om, hvilke muligheder der arbejdes på Der er intet nyt til punktet. Der knokles på for at finde løsning på lokaleproblemet særligt for TNU, der SKAL være ude af de nuværende bygninger i Risskov om ca. 1½ år. Og der VIL blive fundet en løsning, blot er der intet nyt at oplyse om på dagens møde. Kristjar anerkender, at det giver usikkerhed blandt medarbejderne med denne uvidenhed. 7. MUS og kompetenceudviklingsindsatsen 2016, opfølgning/evaluering LSU drøftede gennemførsel af MUS på instituttet. Det er oplevelsen både blandt ledere og medarbejderrepræsentanter, at der bliver afholdt MUS. Linda oplyste, at Institut for Klinisk Medicin som LSU bekendt - har oprettet egen kompetencefond for TAP-ansatte. Der bliver søgt og givet midler til kompetenceudvikling. Udfordringerne med MUS ved IKM er de mange stillingsfællesskaber og oplevelsen af, om man føler sig som medarbejder ved Aarhus Universitet eller Region Midt. LSU spurgte, om HR ikke kan følge status på MUS via AUHRA. Pia oplyste, at det desværre ikke er tilfældet for IKM s vedkommende. Det hænger sammen
med, at ikke alle ønskede at tage systemet i brug ved indførsel, og at det er ressourcekrævende efterfølgende at holde ajour med hhv. medarbejdere, der fra- og tiltræder i løbet af et år. Skulle en leder have ønske om at tage AUHRA i brug, hjælper HR gerne med de nødvendige tilretninger af personaledata. Side 6/7 LSU ønskede tilbagemelding vedr. kompetencefonden på næste LSU-møde. Linda lovede, at det vil blive udarbejdet mhp. næste LSU-møde og efter næste tildeling, der finder sted her i foråret. Birgitte Kousholt har oplevet, at der blandt hendes medarbejdere nok har været lidt forvirring omkring den centrale AU-kompetenceudviklingsfond og den lokale IKM-pulje. Birgitte selv er glad for det lokale initiativ, hvor hun oplever, at der er lettere adgang og flere årlige tildelinger. Måske kunne der reklameres for den lokale pulje på ny. Linda er lydhør overfor, at der kan være behov for relancering af mulighederne med den lokale kompetence-pulje om end der har været skrevet herom i såvel Kristjars som Lindas nyhedsbreve. Steffen tilkendegav, at der er hans opfattelse - af den centrale AU-pulje - går en stor andel til leder-initiativer. Dette kunne ikke af-/bekræftes i denne kreds. Det kan oplyses, at kompetencefonden ifm. tildeling har oplyst som følger til ansøgerne: Vi har i alt modtaget 308 ansøgninger med ønske om kompetenceudvikling for ca. 9,5 mio. kr. AU s Kompetencefondsfordelingsudvalg har knap 2 mio. kr. til fordeling, og har ud fra de gældende kriterier lavet en fordeling af midlerne (red.). 8. Arbejdsmiljøstatistikkerne særskilt og i sammenhæng med personalepolitikkens afsnit 7 Arbejdsmiljø v. Pia Hvordan ønsker LSU statistikkerne præsenteret Mie kunne ønske, at det tydeligt fremgår, hvor der måtte være udsving ift. tidligere tal eller set over en periode. Linda supplerede med, at det kunne være givtigt med et ekstrakt af informationerne, men gerne med sammenligning til øvrige Health-institutter og eller AU generelt. Birgitte Schlemmer synes det kunne være interessant, hvis man af statistikkerne kan se, hvis der er tale om mønstre i fravær eller drypvist ofte fravær. Birgitte foreslog, at sygefraværet i højere grad kobles til en drøftelse af, hvad kan vi gøre ved det (fx stress, hvis kontakt til psykologisk rådgivning er begrundet heri). Hvordan ønsker LSU at arbejde med statistikkerne Lone finder, at fraværstallene er bemærkelsesværdige lave, og er vi så sikre på, at vi har datakvalitet.
Hanne tilkendegav, at fx ph.d. ere ikke kan forlænges pga. sygdom uden at fravær er registreret, så for ph.d. ere må det antages, at længerevarende fravær registreres. Dorte var enig i, at datakvaliteten ikke nødvendigvis er i top. Den enkelte medarbejder giver formentlig besked til leder eller anden som aftalt, men måske gives der ikke altid besked videre til den, der skal registrere i AUHRA. LSU s drøftelse af, hvordan IKM ses at leve op til målene i personalepolitikken (afsnit 7 arbejdsmiljø ) - er der en sammenhæng til indholdet i arbejdsmiljøstatistikkerne? Stress bliver ofte nævnt. Kristjar spurgte, hvilke faktorer, der efter LSU s opfattelse er med til at stresse AU-medarbejdere. Økonomi blev nævnt som en stressende faktor. Det at økonomi har fået så stor betydning for den enkelte af, hvorvidt man fortsat kan være ansat og få etableret en forskningsgruppe omkring sig på eksterne midler. Kristjar anerkendte, at det for flere er/bliver et vilkår, og at der naturligvis som følge heraf formentlig bruges en del mere VIP-tid på at søge midler tid der muligvis går fra fx publicering, der faktisk ses at falde lidt for IKM s vedkommende. For TAP-personale må det gøre sig gældende, at de i højere frad oplever at fx flere forskere trækker i dem ift. opgaver på lige netop deres projekt. En tapmedar-bejder kan godt være koblet til flere forskere/forskningsgrupper/forsknings-opgaver. Et samlet LSU kunne fra hver deres position konkludere, at økonomi er blevet en stadig større udfordring i organisationen på alle niveauer. Side 7/7 Konklusionen blev, at det er et ønske fra LSU, at arbejdsmiljøstatistikkerne gøres mere IKM-vedkommende og at udsving fremgår. Pia udarbejder forslag til førstkommende LSU, hvor LAMU også deltager. 9. TEMA til næste møde - fra AU s personalepolitik LSU ønsker organisationen præsenteret, gerne med angivelse af, hvor mange medarbejdere, der er ansat inden for hver personalekategori. Denne præsentation ønskes sammen med arbejdsmiljøpunktet at udgøre næste mødes tema. 10. Næste møde - Er aftalt til 17. maj fælles med LAMU 11. Eventuelt Lone spurgte til afvikling af IKM-intro-dage. Linda oplyste, at den første intro-dag finder sted den 1. marts og der er tilmeldt 27 medarbejdere. Dagen holdes løbende i takt med, at der er et passende antal tilmeldinger alle personalegrupper er repræsenteret. Dagen vil tage udgangspunkt i at beskrive IKM som organisation.