Vejledning, teknik, tips and tricks Indhold 1 AUHRA pålogning og startside... 1 2 Ofte stillede spørgsmål og kendte fejl... 4 2.1 Har din computer adgang til AU s netværk og adm. systemer?... 4 2.2 Kan din pc afvikle AUHRA korrekt?... 4 2.3 Er det dit første logon på AUHRA?... 5 2.3.1 Tillad Java-installation... 5 2.3.2 Pop-up blokker... 7 2.3.3 Eksportfilen åbner ikke Excel automatisk... 8 2.4 Glemt brugernavn eller password?... 9 2.5 Hvordan installerer jeg Excel-macroen?... 9 2.5.1 Windows 7... 9 2.5.2 Windows XP... 10 2.6 Kendt uhensigtsmæssighed - Hovedmenuen forsvinder... 12 1 AUHRA pålogning og startside Efter aftale med AU HR er der udsendt brugernavn og password og vejledning til alle brugere af Lønforhandlingsdelen i AUHRA. Mangler du dit login, så kontakt HR front office inden for dit område. Start AUHRA med følgende URL: http://auhra.au.dk Er det første gang du logger på bedes du gennemlæse afsnittet: Når du logger på første gang samt foretage installation af Excel macro, som beskrevet i afsnit 6. Inden man logger på, kan brugeren vælge sprog, dansk eller engelsk. Vær dog opmærksom på at Excel-regnearkene kun findes på dansk. Log på med det tilsendte brugernavn og password. Har du glemt dit brugernavn eller password, se afsnittet 7.2 Glemt brugernavn eller password. 1
Følgende startside vises efter logon: Af hensyn til datafortrolighed vil systemet låse skærmen ved 30 min inaktivitet. Herefter skal man indtaste password igen for at fortsætte arbejdet. Startsiden indeholder følgende elementer: Arbejdsliste Består af en liste af meddelelser om, at der er sket ændring i et flow, hvor man er deltager. Dette anvendes ikke i f.b.m. lønforhandling. Foretrukne Her kan du selv definere links til specifikke funktioner i systemet eller til relevante, interne eller eksterne websider. Definition foretages med knappen Personalisér. Hovedmenu Hvis du udelukkende er bruger af lønforhandlingsmodulet vil der kun være én indgang i hovedmenuen. Er du fraværsadministrator og har adgang til MUS-modulet ser hovedmenuen sådan ud: Dokumenter Herunder ligger en række dokumenter, der knytter sig til forskellige anvendelser af AUHRA. Blå bjælke øverst (øverste højre hjørne) Indeholder 2 funktioner: Log af. (VIGTIG) Husk at anvende denne for at logge af. Afslutning ved blot at klikke på kryds i vinduets højre hjørne kan give problemer med at logge på igen senere. 2
Præferencer. Herfra kan brugeren sætte forskellige personlige definitioner op. Her er det bl.a. mulighed for at ændre password. Når man står på en anden side end startsiden findes desuden: Hjem, som vil bringe brugeren tilbage til startsiden. 3
2 Ofte stillede spørgsmål og kendte fejl 2.1 Har din computer adgang til AU s netværk og adm. systemer? Du skal være på AU s netværk og have adgang til AU s administrative systemer for at anvende systemet. Hvis ikke AUHRA s logon-billede vises når du aktiverer linket til AUHRA skal du kontakte ARTS + FA Supportcenter: helpdesk@au.dk 2.2 Kan din pc afvikle AUHRA korrekt? Lønforhandlingsmodulet kan ikke afvikles fra ipad, kun fra Windows pc og Mac. AUHRA kræver at pc ens Java version ikke er nyere end version 1.6 Dvs. hvis du har opgraderet Java til den seneste version 1.7, kan modulet ikke køre, og du må nedgradere til 1.6. Kan du ikke selv udføre dette kontakt da dit lokale supportcenter: ARTS + FA Supportcenter: helpdesk@au.dk ST Supportcenter: Campus Aarhus: helpdesk@nfit.au.dk Foulum/Årslev/Flakkebjerg: 1785@agrsci.dk Roskilde/Silkeborg/Kalø: itservice@dmu.dk Ingeniørhøjskolen Aarhus: helpdesk@iha.dk BSS Supportcenter: 505@asb.dk Health Supportcenter: He-support@sun.au.dk Følgende fejlmeddelelse vil typisk vises ved ovenstående problem: 2.3 AUHRA og Mac AUHRA er certificeret til Safari og Mac efter følgende retningslinier.n/a angiver at systemet ikke er certificeret til Mac i den pågældende version. JRE angiver Java Runtime Environment version. Oracle s annoncering pr. 30.7.2012 4
2.4 Er det dit første logon på AUHRA? Ved første logon vil du blive bedt om at vælge et nyt password. Gem brugernavn og password på et sikkert sted. 2.4.1 Tillad Java-installation AUHRA anvender hjælpeprogrammet Java, som måske/måske ikke findes på din computer i forvejen. 1. Når du klikker på menuen Lønforhandling ved første logon vil følgende meddelelse måske vises: 2. Højreklik på den gule linje og vælg Kør tilføjelsesprogram: 3. Vælg Kør 4. Kryds af i feltet I accept the risk og Klik Run 5
Hvis du har pop-up blokker slået til vil nedenstående vises. I så fald skal du udføre vejledningen i pkt 6.4.2. Pop-up blokker 5. Luk nu alle AUHRA vinduer. 6. Åbn computerens Kontrolpanel, vælg Java opsætning og vælg i pop-up billedet Java fanebladet 7. Klik på View og aktiver Java 1.6 som vist nedenfor 6
2.4.2 Pop-up blokker Første gang du logger på systemet skal du sikre sig at din computer accepterer pop-up vinduer fra systemet. Dette kan være meget forskelligt afhængigt af hvilken Browser du bruger og om du har installeret toolbars og andet. Bruger du Internet Explorer skal du gøre følgende: Har du Google Toolbar skal du sætte følgende: Hvis du har undladt at deaktivere pop-up blokkeren vil systemet efterfølgende give følgende fejlmeddelelse: 7
2.4.3 Eksportfilen åbner ikke Excel automatisk DETTE AFSNIT ER KUN RELEVANT HVIS DU ØNSKER AT OVERFØRE LISTER FRA AUHRA TIL EXCEL, FEKS. I F.B.M LØNFORHANDLINGSMODULET. Når man eksporterer data fra AUHRA skal din computer fortolke data vha. Excel. Dette er din computer måske ikke indstillet til. Du skal i så fald sætte computeren op til at åbne eksportfilen, som er en såkaldt csv-fil,i Excel. Dette gør du på følgende måde: 1. Åbn stifinderen (evt vedr højreklik på Start-knappen) 2. Vælg Funktioner Mappeindstillinger og vælg fanebladet Filtyper 3. Skriv CSV i Filtypenavn og Vælg Microsoft Excel-program i Tilknyttet filtype: 8
4. Vælg OK og Vælg Ja til at acceptere den nye filtypetilknytning. 5. Klik Anvend og OK 6. Eksportfilen fra AUHRA vil nu åbnes i Excel 2.5 Glemt brugernavn eller password? Hvis du glemt dit brugernavn eller password kan du automatisk få det tilsendt ved at anvende Assistance til logon på AUHRA s logon side. Herfra kan bestilles nyt brugernavn og password. 2.6 Hvordan installerer jeg Excel-macroen? Dette afsnit er kun relevant i forhold til brugere af lønforhandlingsmodulet. Inden du eksporterer dat til Excel skal du have installeret en makro, der kan formatere data. Gør følgende: 2.6.1 Windows 7 1) Tryk på Start knappen nede i venstre hjørne og find Internet Explorer i Alle programmer. Højre klik på den og vælg Kør som administrator. 9
2) Forsæt med at læse guiden 6.3.2 Windows XP, for at fulføre installationen. 2.6.2 Windows XP 3) Åbn filen Lonforh. Tilføjelsesprogram v 3.0, der ligger på området Dokumenter på AUHRA s forside. 4) Tryk Gem for at gemme filen i følgende mappe på din pc: a) C:\Programmer\Microsoft Office\Office12\Library hvis du har Office 2007 på din pc. b) C:\Programmer\Microsoft Office\Office14\Library hvis du har Office 2010 på din pc. c) Har du Windows 7 professionel 64 bit og 32 bit version af Office pakken skal du bruge mappen C:\Programmer (x86) og ikke C:\Programmer d) Tip: Hvis du har en engelsk udgave af Windows hedder mappen ikke programmer men programs 5) Du skal nu sikre dig at din pc tillader anvendelse af makroer. Start Excel og vælg Excelindstillinger: 10
6) Vælg nu Sikkerhedscenter. På denne side trykker du på knappen Indstillinger for Sikkerhedscenter. Tryk på Indstillinger for makro og sæt prik i Aktiver alle markroer 7) Afslut med OK 8) Installer nu makroen som add-in. Gå igen i Excel-indstillinger 9) Vælg Tilføjelsesprogrammer og tryk på Udfør 10) Sæt flueben i Lønforhandling og tryk OK 11
2.7 Kendt uhensigtsmæssighed - Hovedmenuen forsvinder Der er i systemet en kendt fejl, der opstår ved længere tids inaktivitet. Fejlen viser sig ved at hovedmenuen forsvinder: Brugeren bliver herefter nødt til at logge af og på igen, herefter vil hovedmenuen igen vises. 12