Faxe Kommune Revision af generelle itkontroller 2013 August 2014
Ib Østergaard Rasmussen Faxe Kommune Center for IT & Digitalisering Industrivej 2 4683 Rønnede 15. august 2014 Formål Vi har i perioden marts og april måned 2014 foretaget opfølgning på de generelle it-kontroller i Faxe Kommune (FK). Formålet med gennemgangen har været at vurdere, hvorvidt der er etableret forretningsgange og interne kontroller, som sikrer tilfredsstillende generelle it-kontroller. De generelle it kontroller er fundamentet for automatiske applikationskontroller, regnskabsprocedurer og systemgenererede data og rapporter, som anvendes i nøglekontroller, og som påvirker den finansielle rapporteringsproces og årsrapporten. Denne rapport vedrører kun de forhold, der er nævnt nedenfor, og kan ikke udstrækkes til at omhandle virksomhedens forretningsprocesser og interne kontroller som helhed. Rapporten er udarbejdet udelukkende til ledelsen i Faxe Kommune og må ikke anvendes af eller videregives til tredjemand uden vores forudgående samtykke. Omfang Vi har foretaget opfølgning på, hvordan it-kontroller er tilrettelagt, og så vidt muligt hvordan disse kontroller er implementeret. Vi har endvidere foretaget test af udvalgte it-kontroller via dataudtræk og gennemgang af modtaget dokumentation. Revisionen er foretaget i henhold til gældende revisionsstandarder og har omfattet opfølgning på tidligere års gennemgang, herunder: 1. Ledelse, organisation og drift Udvikling og implementering af it-strategi og sikkerhedspolitikker Identifikation og vurdering af it-risici Operationel drift af systemer It-medarbejdere 2. Adgangssikkerhed Politikker og procedurer Beskyttelse af data og funktionsadskillelse Ekstern adgang til systemer Opfølgningen er baseret på interview af Ib Østergaard Rasmussen, chef for Center for IT og Digitalisering og Mikko Winther Heyde, IT- og Digitaliseringsmedarbejder, samt systemmæssige udtræk, vi har modtaget. 2
Konklusion Det er vores vurdering, at ledelsen i it-afdelingen i perioden fortsat har arbejdet med informationssikkerhed, og at de generelle it-kontroller er blevet styrket på enkelte områder. Der er arbejdet med opdatering af informationssikkerhedspolitikken, der er endeligt behandlet og godkendt af direktionen i efteråret 2013. Arbejdet med it sikkerheden er endvidere forankret i organisationen gennem den ny centerstruktur og kommunens informations- og sikkerhedspolitiske mødefora (ISP). Vi har fået oplyst, at arbejdet med at implementere it-sikkerhedspolitikken i organisationen er fortsat i 2014. Vi anbefaler, at ledelsen fortsat opretholder fokus på informationssikkerhed og sikrer, at kontroller i henhold hertil implementeres i praksis. Vi har ved årets gennemgang ikke observeret forhold, der giver anledning til nye observationer, mens én observation er blevet lukket. Revisionen viser dog fortsat, at Faxe Kommune på enkelte områder ikke har udarbejdet eller kun i begrænset omfang har opdateret formelle procedurer, herunder udarbejdelse af beredskabsplan. Vi har givet anbefalinger til styrkelse af området. Vi har efterfølgende fået oplyst, at kommunen har præciseret procedurer for gennemgang af backup samt arbejder aktivt med change management i forbindelse med ændringer i systemsoftware og gennemgang af firewall-regler. Vi følger op herpå i forbindelse med revisionen for 2014. Endvidere har vi ved gennemgang af brugerkonti på Windows observeret forekomsten af brugerkonti, herunder administratorkonti, der ikke har været anvendt i længere tid samt observeret administratorkonti, hvor der ikke er krav om skift af password eller foretages skift af password i henhold til kommunens politik. Vi har givet anbefalinger til styrkelse af området. På baggrund af den foretagne revision er det vores samlede vurdering, at de generelle it-kontroller vedrørende regnskabsaflæggelsen i Faxe Kommune er på et acceptabelt niveau (vurderes ud fra en skala: Ikke-tilfredsstillende, acceptabel, tilfredsstillende og meget tilfredsstillende i henhold til Bilag 3). Vi har i forbindelse med vores revision givet anbefalinger til styrkelse af sikkerheden. Vores konklusion er baseret på de observationer og anbefalinger, der er anført i bilag 1. Anbefalingerne kan opsummeres således: It-politikker og organisation Drift af datacentre og netværk Anskaffelse, ændringer og vedligeholdelse af systemsoftware Adgangssikkerhed Anskaffelse, udvikling og vedligeholdelse af applikationssystemer I alt 2013 I alt 2012 1 0 0 0 1 0 1 2 2 0 3 1 0 0 4 4 3 0 0 0 0 0 0 0 I alt 0 3 1 1 0 5 6 Prioriteringerne skal ses i forhold til det reviderede område og er nærmere defineret i bilag 1 Centerchef Ib Østergaard Rasmussen og It- og Digitaliseringsmedarbejder Mikko Winther Heyde har haft lejlighed til at gennemgå dette brev og medfølgende observationsskema, og deres kommentarer er indarbejdet i observationsskemaet. 3
Såfremt der måtte være kommentarer eller spørgsmål til ovennævnte, er I velkommen til at kontakte os. Vi vil gerne benytte lejligheden til at takke for et godt samarbejde i forbindelse med vores gennemgang. Med venlig hilsen PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Jesper Møller Christensen Jesper Parsberg Madsen Rainer Petersen statsautoriseret revisor statsautoriseret revisor it-revisor 4
Faxe Kommune Bilag 1 Bilag 1 Anbefalinger vedrørende revision af generelle it-kontroller 1. Politikker, organisation m.m. 1.1 Vores gennemgang har ikke givet anledning til bemærkninger. 2. Drift af datacentre og netværk 2.1 2010 2 Gennemgang af backup-procedurer Under gennemgangen af backup-procedurerne har vi konstateret, at der ikke er nedskrevet formelle retningslinjer for opfølgning samt regelmæssig gennemgang af backupprocessen. Opfølgning 2011 Det er oplyst, at kommunen er i proces med at anvende en ny backupløsning, i den forbindelse vil der blive udarbejdet anbefalet procedurer. Manglende skriftlige procedurer for backup øger risikoen for, at procedurerne for definering af systemer og data, der skal tages backup af, ikke vil blive varetaget korrekt samt at de daglige backup rutiner ikke bliver udført som forventet af ledelse og itledelse. Vi anbefaler, at der udarbejdes skriftlige procedurer for daglig opfølgning af backup for alle systemer og data. Ledelsens kommentar Der udarbejdes de anbefalede procedurer Ledelsens kommentar 2011 Enig Ledelsens kommentar 2012 Vi har rutiner for daglig gennemgang af backuplogs. Om end procedurerne ikke er nedskrevet, så foregår de i praksis som en del af den daglige drift. Opfølgning 2012 Under gennemgangen har vi observeret, at der findes en uformel procedure for daglig gennemgang af backup. Vi har fået oplyst, at der p.t. ikke foreligger formaliserede procedurer for gennemgang af backup. Opfølgning 2013 Det er oplyst at der er udarbejdet formelle Ledelsens kommentar 2013 Der er mig bekendt, intet formkrav til, hvordan en procedure for backup skal beskrives. Faxe Kommune har, som aftalt med jer, leveret en beskrivelse af Faxe Kommunes håndtering af Backup. Det skete den 1/4-2014. Proceduren består af skærmdumps med forklarende tekst og er den procedure vi arbejder 5
Faxe Kommune Bilag 1 procedurer. Disse er dog ikke modtaget. Vi har i stedet for modtaget procedurer for disaster recovery på back up systemet. Efter revisions afslutning har vi fået oplyst at den eksisterende procedure blevet præciseret yderligere således at den fremstår mere operationel. Vi følger op herpå ved revisionen for 2014. Punktet er åbentstående. efter. Følgende ordlyd fra dokumentet, beskriver, at der såvel findes en daglig opfølgning, og at der også er etableret en egentlig Change-procedure som efterspørges i punkt 3.1. i Revisionsrapporten: "For at lette overblikket i forbindelse med den daglige administration, er serverne inddelt i grupper som vist i nedenstående. Det er en fast rutine at se på ovenstående i forbindelse med vores ITIL change proces. Dette for at sikre der kan laves rollback, såfremt en change ikke udvikler sig som forventet. Nedenstående viser change for de sidste 14 dage." Vi er således ikke enige i revisionens observationer under punkt 2.1. og de bør i sagens natur rettes. 2.2 2010 2 Manglende beredskabsplan Under gennemgang af Faxe Kommune har vi konstateret, at der ikke eksisterer en beredskabsplan for it-anvendelsen - se i øvrigt punkt Manglende beredskabsplan medfører en risiko for, at det tager uforholdsmæssigt lang tid at Vi anbefaler, at der udarbejdes en nødplan/ beredskabsplan/it-katastrofeplan på grundlag af en risiko- og Ledelsens kommentar Opgaven med en risikovurdering og en beredskabsplan påbegyndes i Q4 2011 6
Faxe Kommune Bilag 1 1.1 Opfølgning 2011 Det er oplyst, at der er anskaffet et produkt fra Neupart til styring af it-beredskabsplanen. Kommunen er ikke klar over, om der pt. findes en it-beredskabsplan. Opfølgning 2012 Området er uændret. reetablere driftssystemerne. konsekvensanalyse omkring virksomhedens it-systemer. Ledelsens kommentar 2011 Enig Ledelsens kommentar 2012 Som det i observationspunktet er oplyst, har Faxe Kommune indkøbt produktet Secure Aware hos firmaet Neupart og sønner. Som en naturlig fortsættelse af arbejdet med informationssikkerhedspolitikken, udarbejdes der en beredskabsplan. 2.3 2010 Opfølgning 2013 Det er oplyst, at forholdet er uændret. Punktet er åbentstående 2 Mangelfuld dokumentation af firewall-regler Under gennemgang af firewall har vi observeret, at dokumentationen af reglerne er mangelfuld. Der er risiko for, at det aktuelle sikkerhedsniveau ikke stemmer overens med det forventede. Vi anbefaler, at firewallreglerne løbende gennemgås og dokumenteres med henblik på formålet for reglerne. Ledelsens kommentar 2013 Der er ikke udarbejdet en beredskabsplan, men der er nedsat en arbejdsgruppe, i regi af Center for Økonomi & HR, der er i færd med at udarbejde et arbejdskommissorium for en sådan. Ledelsens kommentar Der sikres den nødvendige beskrivelse af en procedure og heri også den nødvendige dokumentation. Desuden har vi observeret, at der ikke eksisterer nogen formelle procedurer for periodisk gennemgang af reglerne. Ledelsens kommentar 2011 Enig Opfølgning 2011 Området er uændret. Ledelsens kommentar 2012 Vedrørende dokumentation af Firewallregler, er vi enige i observationen, men 7
Faxe Kommune Bilag 1 Opfølgning 2012 Området er uændret. bemærker dog, at vi netop har skiftet leverandør af firewall, hvorfor en dokumentation af firewallopsætningen, afventer endelig implementering. Opfølgning 2013 Vi har modtaget notat om procedure for gennemgang af firewall regler. Den modtagne procedure beskriver ikke de konkrete arbejdsgange i forbindelse med ændringer i firewallen, herunder ændringsgodkendelse og periodisk gennemgang af reglerne. Efter revisions afslutning har vi modtaget dokumentation for at Faxe Kommune arbejder aktivt med Change Management. Vi følger op herpå ved revisionen for 2014 Punktet er åbentstående. 3. Anskaffelse, ændringer og vedligeholdelse af systemsoftware 3.1 2010 2 Godkendelse af ændringer Under gennemgangen af processer for change management i Faxe kommune har vi observeret, at der ikke er en formel procedure for test og ændringer i it-driftsmiljøet. Vi er dog bekendt med, at tiltag inden for dette område er iværksat. Se også punkt 1.1 Opfølgning 2011 Området er uændret. Opfølgning 2012 Der er risiko for, at ændringer til applikationer og øvrig teknologi ikke gennemgår en tilstrækkelig formel godkendelse. Vi anbefaler, at der fortsat arbejdes på forbedring af processerne i forbindelse med ændringer til systemerne. Ledelsens kommentar 2013 Proceduren for Firewallændringer er omfattet af den Changeprocedure, der omtales i punkt 2.1. Vi er således ikke enige i revisionens observationer under punkt 2.3. og der bør rettes eller modereres i jeres tekst. Ledelsens kommentar Ved implementeringen af regelsættet sikres der en procedure for håndtering af ændringer. Ledelsens kommentar 2011 Ingen kommentarer modtaget. Ledelsens kommentar 2012 Faxe Kommune har en fastlagt procedure for udvikling af softwarepakker, der 8
Faxe Kommune Bilag 1 Området er uændret Opfølgning 2013 Området er uændret. overholder ideerne i Change Management. Procedurerne er p.t. ikke formaliserede, men der arbejdes herpå i 2013. Efter revisions afslutning har vi modtaget dokumentation for at Faxe Kommune arbejder aktivt med Change Management. Vi følger op herpå ved revisionen for 2014 Punktet er åbentstående Ledelsens kommentar 2013 Som det fremgår af punkt 2.1, er der etableret en formel Changeprocedure. Vi er ej heller her enige i revisionens observationer under punkt 3.1. 4. Adgangssikkerhed 4.5 2012 1 Windows brugerkonti og passwordkrav Under gennemgangen af brugerkonti på Windows domænet har vi observeret: Et stort antal administratorkonti der er inaktive og samtidig ikke kan gøres rede for. 10 administratorkonti hvor der ikke stilles krav om anvendelse af password og som ikke har skiftet password over en længere periode. Manglende oprydning af inaktive brugere. Manglende anvendelse af password eller skift af password øger risikoen for at det lykkes uvedkommende at opnå uautoriseret adgang til systemer og data. Vi anbefaler, at der systemmæssigt fastsættes krav om password for alle brugerprofiler, og at it-ledelsen påser, at password for sådanne brugerprofiler skiftes i henhold til virksomhedens itsikkerhedspolitik. (systembrugere er undtaget) Ledelsens kommentar Vi er enige i at det er betænkeligt med administrative konti uden krav om password. Vi vil undersøge nærmere, hvorledes den observation kan være sket, da der findes en overordnet bestemmelse (en såkaldt GPO), der forhindrer oprettelse af brugere uden password. Herunder også administrative konti. Finder vi de pågældende konti, vil de blive gransket og bragt i overensstemmelse med den gældende passwordpolitik. Opfølgning 2013 Under gennemgangen af brugerkonti på Windows domænet har vi observeret: 20 brugerkonti med administratorrettigheder, hvor der ikke stilles krav om periodisk Ledelsens kommentar 2013 Til Revisionsrapporten for 2012,hvor samme observationspunkt var gjort, svarede vi efterfølgende nedenstående, i 9
Faxe Kommune Bilag 1 skift af password. Heraf er observeret 5 brugerkonti, der senest er benyttet i foråret 2014,og som ikke har skiftet password i en længere periode. Endvidere observeret 1 aktiv brugerkonto med administratorrettigheder, som ikke har skiftet password i mere end to år. 21 brugerkonti med administratorrettigheder, som er enabled men ikke har været benyttet i længere tid (halvt år eller længere). Enkelte konti er sidst benyttet i 2011. 142 brugerkonti, som er enabled, men ikke har været benyttet siden 2012. en mail til PwC. 1) Kontiene er netop inaktive og kan ikke benyttes. De udgør af samme grund ingen sikkerhedsrisiko. I Faxe Kommune er det ikke kutyme at slette brugere, men at disable dem, af hensyn til eventuelle afhængigheder. 2) a. Det er ikke lykkes os at finde de omtalte 10 passwordløse, administrative konti, og vi tvivler på at de findes. Fastholder I, at de rent faktisk findes, vil vi gerne have en oversigt over hvilke konti det drejer sig om. Vi formoder at de 10 konti I omtaler i rapporten, er 10 konti, der alle starter med "SA-" efterfulgt af et navn. SA- er en forkortelse for "Service Account". De administrative konti benyttes, eller har været benyttet, til at starte services, der er nødvendige for at afvikle forskellige fagsystemer eller dele af dem. De benytter alle 16-karakters password, som anbefalet af E&Y's ITrevisor i sin tid. 2) b. Vi har en endvidere en formodning om, at det revisionsscript I benytter til at indsamle data fra vores AD, fremkommer med "falske positive". 3) Der er ryddet op i inaktive brugere. Disse er placeret i OU-containere i AD. I Faxe Kommune sletter vi, som udgangspunkt, ikke AD-brugere, men disabler 10
Faxe Kommune Bilag 1 5. Anskaffelse, udvikling og vedligeholdelse af applikationssystemer 5.1 Vores gennemgang har ikke givet anledning til bemærkninger. skal ses i forhold til det reviderede område og er defineret således: 1. Væsentlig mangel: Dette er et alvorligt problem vedrørende intern kontrol, risikostyring eller rapportering, som kan medføre a. betydelige fejloplysninger i regnskab / bogføring som følge af væsentlige fejl eller mangler og / eller b. overtrædelse af gældende love, regler og retningslinjer. Bør omgående vurderes af ledelsen og eventuelt på bestyrelsesniveau. 2. Betydelig svaghed: Dette er et problem vedrørende intern kontrol, risikostyring eller rapportering, som kan føre til a. unøjagtigheder i regnskab/bogføring b. mangel på kontrol i den reviderede organisatoriske enhed eller proces; og / eller c. overtrædelse af gældende love, regler og retningslinjer. Bør behandles af ledelsen inden for rimelig tid. 3. Svaghed: Dette er et problem vedrørende intern kontrol eller risikostyring, hvis løsning vil føre til: a. forbedring af kvaliteten og / eller effektiviteten af det reviderede område. dem, af hensyn til revisionsspor i diverse fagsystemer. Slettes en bruger, ved man ikke længere hvem den pågældende er og hvad vedkommende har lavet i ESDHeller fagsystemer. 11
Faxe Kommune Bilag 2 Bilag 2 Observationer fra tidligere år, der er blevet lukket ved dette års gennemgang 1. Politikker, organisation m.m. 1.1 2010 1 Informationssikkerhed Under gennemgangen af, hvorledes kommunen forvalter arbejdet med informationssikkerhed, har vi konstateret følgende: Der er etableret en informationssikkerhedspolitik, den er dog ikke opdateret og ikke fuldt ud implementeret. Der foretages ikke en individuel risikovurdering af systemerne. Vi er bekendt med, at et større arbejde med overblik over og konsolidering af allerede eksisterende dokumentation af instrukser og driftsrutiner er igangsat. Opfølgning 2011 Området er uændret. Manglende opdatering af it-sikkerheds-politikken øger risikoen for, at det faktiske niveau for itsikkerhed ikke er i overensstemmelse med de forventninger/beslutninger, som kommunens ledelse ønsker. Vi anbefaler, at itsikkerheds-politikken opdateres og forelægges ledelsen til godkendelse. It-sikkerhedspolitikken bør baseres på en analyse af de risici, som itanvendelsen medfører og dermed det sikkerhedsniveau, som ledelsen ønsker. Ledelsens kommentar Udviklingsenheden har ansvaret for at opstille en organisationsmodel for det fremtidige sikkerhedsarbejde. Opdateringen og planlægningen af en implementeringsplan færdiggøres i Q3 2011 Ledelsens kommentar 2011 Ingen kommentar modtaget Ledelsens kommentar 2012 Det kan oplyses at sikkerhedspolitikken er fremsendt til ledelsen (direktionen) og der afholdes møde i sagen den 26. august 2013. Opfølgning 2012 Vi har fået oplyst, at Faxe Kommune er ved at tilpasse indholdet til den centerstruktur, der trådte i kraft i 2012. Vi har modtaget en foreløbig udgave af sikkerhedspolitikken. Opfølgning 2013 Vi har modtaget for at den reviderede it- 12
Faxe Kommune Bilag 2 sikkerhedspolitik nu er godkendt i direktionen samt forelagt den chefgruppen. Punktet lukkes 13
Faxe Kommune Bilag 3 Bilag 3 Skala vedrørende den samlede vurdering Definition: Den interne kontrol har til formål at sikre: at gældende love og regler opfyldes at regnskab / bogføring er retvisende og består af følgende elementer: Kontrolmiljø Virksomhedens risikovurderingsproces Informationssystemet, inkl. tilknyttede forretningsprocesser, som er relevante for årsregnskabet Kontrolaktiviteter Overvågning af kontroller. Meget tilfredsstillende Tilfredsstillende Acceptabel Ikke tilfredsstillende Anses for at være fuldt effektiv. Eventuelle observationer er grundlæggende af mindre betydning og håndteres rutinemæssigt. Observationernes relative risiko anses generelt for at være yderst beskeden. Anses for tilfredsstillende. Observationer afspejler svagheder, som kan rettes i forbindelse med den daglige drift. Observationernes relative risiko anses generelt for at være lille eller moderat. Anses for acceptabel. Observationer afspejler svagheder af moderat karakter og kræver ledelsens opmærksomhed. Observationernes relative risiko anses generelt for at være moderat men ville kunne forværres, hvis styrkelsen af kontrollerne, hvor svagheden er konstateret, ikke er effektiv. Anses for utilfredsstillende. Observationerne afspejler store svagheder eller andre ikke tilfredsstillende forhold. Risikoen ved observationerne anses generelt som værende stor og alvorlig og kan udsætte virksomheden for betydelig risiko for væsentlige fejl og mangler i årsregnskabet. 14