Referat af DGI Nordjylland PETANQUE aktivitetsmøde søndag, den 28 oktober 2012 1. Valg af dirigent og referent Niels Toft valgt som dirigent Margit Pedersbæk blev valgt som referent 2. Beretning Der var på forhånd udsendt en skriftlig beretning. Erik Vangsted (formand for petanqueudvalget) havde følgende tilføjelser til beretningen: Karolinelund: Niels Toft har været initiativtager til, at vi nu har et stort petanqueanlæg i Karolinelund. Også fra DGI kunne vi se perspektiver i et stort petanqueanlæg i Karolinelund, og DGI gav derfor sammen med kommunen tilsagn om penge til formålet. Vi har nu et sted, hvor vi kan holde det afsluttende stævne, og forhåbentlig bliver der snart etaleret en ny DGI klub med hjemmebane i Karolinelund. Niels har søgt flere fonde om penge til etablering af banen. Foreløbig er der givet tilsagn om penge fra Spar Nord fonden og Nordea fonden. Petanqueudvalget og ressourcepersoner: Erik er glad for at være formand for en afdeling, hvor vi har et godt samarbejde både intern i udvalget, med kontoret og med DGI Nordjyllands bestyrelse. Vi er 4 er forskellige kompetencer i udvalget, som supplerer hinanden på bedste vis. Vi har i 2012 sagt farvel til Svend Heidmann som ressourceperson (Limfjordsudvalget). Poul Erik Hansen fra Hjørring har sagt ja til at gå ind i udvalget i stedet for. Derudover er Niels Toft (samarbejdspartner Karolinelund) og Jan Pedersbæk (Stævner) føjet til listen af ressourcepersoner. Nye ressource- og kontaktpersoner er altid velkomne. Man kan godt yde en indsats til specifikke opgaver, uden at man behøver binde sig i et udvalg Haveselskab hos dronningen: Svend Erik Poulsen var valgt til at repræsentere DGI Nordjylland ved haveselskab på Fredensborg Slot for det frivillige Danmark. Tak til Christian (DGI-kontor) ikke mindst for tålmodighed og hjælp i forbindelse med tilmeldingssystemet samt for godt samarbejde.
Kommentarer til beretning Christian Engen (DGI kontor) Tilmeldingssystemet giver også udfordringer for de ansatte. Der arbejdes på højtryk for at forbedre systemet. Formålet med systemet var bl.a. at alle tilmeldinger skal foretages online af deltagerne selv, for derved at frigøre ressourcer hos de ansatte. Margit Pedersbæk (LKB-Gistrup): Vi gør i petanqueudvalget hvad vi kan for at få forbedret systemet. Vi har bl.a. lavet en skrivelse med krav til tilmeldingssystem, som er afleveret til den administrative ledelse indenfor DGI. Den fejl, som betød at oplysninger (f.eks navn på makker) af og til forsvandt fra systemet, er fejlmeldt og skulle nu være rettet. Svend Erik Poulsen: har brugt meget tid på deltagerlisterne til stævneleder især i forbindelse med indestævnerne. Der skal ske forbedringer, hvis vi skal anvende systemet næste år. Ved indestævnerne er det besværligt, at tilmeldingen skal ske pr. stævne. Det ville være ønskeligt, hvis det var muligt at tilmelde sig til alle indestævnerne på en gang. Svend har været til møde i DGI s landsledelse, hvor også andre landsdele var utilfredse med systemet. Hvis der ikke sker forbedringer, så kan vi blive nødt til at droppe systemet i en periode. Jan Pedersbæk (LKB-Gistrup): Selv om tilmeldingssystemet har været skidt, så skal vi huske, at vi også har fået andre nye systemer, som har været forbedringer. De nye resultatsystemer har fungeret godt. Det er let at få overblik over resultaterne. Torben Skalshøj efterlyste begrundelse for hvorfor og af hvem, det var besluttet, at vi skulle anvende et nyt tilmeldingssystem. Christian Engen forklarede, at formålet er at optimere tingene for kontoret, således at tilmeldingerne kan ske online og kontoret ikke skal bruge tid på, at taste alle tilmeldingerne ind i systemet. Systemet er efter beslutning af DGI s øverste ledelse udviklet af en projektgruppe i Vingsted. Konklusion på diskussion af forskellige løsningsmodeller for tilmelding blev, at gode ideer til tilmeldingssystemet eller alternativer hertil kan sendes til Margit Pedersbæk (Margit@pedersbaek.dk). Stævne 1. november kl 10 i Karolinelund: Det er muligt at tilmelde sig til stævnet i dag ved henvendelse til Erik Vangsted. Tilmelding senest 29. oktober. Det er gratis at deltage. Stævnet har til formål at skabe aktivitet denne dag, fordi man kommer rundt og besigtiger området med henblik på Landsstævne 2017, som Aalborg har søgt. Karolinelund: Niels Toft fortalte, at der pt. er 5 brugere af Karolinelund. Petanqueklubben Nordjylland, Ældresagen, Seniorsport, Petanqueklub Karolinelund samt DGI Nordjylland. Lørdag den 16. marts holdes foredrag med Freddy Gleisner. Niels Toft anbefalede varmt at deltage, selv om 175 er mange penge. Meget af petanquespillet er det, der forgår i hovedet, og et sådant foredrag er mere værd for petanquespillet end mange timers træning. Prisen omfatter også frokost og kursusmateriale. Beretningen blev taget til efterretning.
3. Planlægning af det kommende år a. Behov for vejledning, skoler og kurser. I 2012 kunne vi have fået tilskud til op til 2 petanqueskoler. Vi har dog kun afholdt en petanqueskole der har ikke været efterspurgt flere. Derudover har der været klubbesøg. Næste år gives der ikke tilskud fra DGI landsudvalg til petanqueskoler. Hvis der holdes petanqueskole i 2013 dækkes udgifterne ved egenbetaling. b. Koordinering af stævneprogrammet, så uheldige sammenfald mellem DGI-stævner og klubstævner undgås. Hvilke klubber er interesseret i at afvikle LDM stævne Berit (Præstbro): Klubber må meget gerne melde sig til afholdelse af landsdelsmesterskaber. LDM i double holdes i Karolinelund, men udvalget vil gerne, hvis en klub også vil stå for dette stævne. Per Møller (Hjørring Firma) : Vil gerne stå for triplen forudsat af Hjørring Firmasport petanque stadig er medlem af DGI. Jan Pedesbæk: Gistrup vil gerne holde et stævne dog ikke sekstet, som der formentlig ikke er plads nok til i Gistrup. Niels Jørgen (Hornum): Vil gerne afvikle sekstet igen (har haft sekstet i 2011 og 2012) Gug vil gerne afholde singlen. Jan Pedersbæk: det er vigtigt at DGI stævnerne kan komme rundt til flere forskellige klubber, derfor godt at det meldes ud, at alle har mulighed for at melde sig til at holde et landsdelsmesterskab. Der er ikke begrænsninger på tilmeldingerne ved LDM. Hvis der er flere tilmeldt, end klubben har plads til, skal der findes en løsning på dette. En mulighed kunne være at anvende Karolinelund. Petanqueudvalget får datoerne for LDM på plads snarest muligt. Så snart datoerne kendes lægges de i aktivitetskalenderen på hjemmesiden. Torben Skalhøj anbefalede, at man husker at bruge aktivitetskalenderen på hjemmesiden. Husk at kigge i kalenderen inden der fastlægges datoer for klubstævner, så uheldige sammenfald undgås. c. Limfjordsturnering Margit Pedersbæk gennemgik forskellige modeller for fremtidig Limfjordsturnering. Alle modellerne tog udgangspunkt i, at vi fortsætter med 7-holds puljer i aftensturneringen. Der var to løsningsmodeller med henholdsvis de nuværende 2 rækker (A og B rækken) samt model 2 med 3 rækker (K-række, A og B-række)
Der var ingen indvendinger til at fortsætte med 7-holds puljer. Herefter var der diskussion af de forskellige modeller for henholdsvis 2 rækker og 3 rækker.: Niels Jørgen (Hornum) : ønsker kun A- og B-rækker fordi, de danner hold ved lodtrækning. De er modstander af ny række. Leo (Dall): God ide med K-række, men vigtigt at holde fast i det grundlæggende, hvor det sociale er i højsædet. Torben (Vodskov): Foreslog, at K-rækken evt. kunne få en mindre betaling, fordi de skal køre længere og vinderholdet får yderligere udgifter til landsmesterskaber. Elmer (Trav og Kast): God ide med K-række, da de har mange hold, der ligger i bunden af A- rækken. Frederik (Hjørring): Tilslutning til K-række. Mener også, at vi kan også være sociale i K-rækken. Alle bør betale det samme for at deltage. Synes vi skal lave 4 puljer K-rækken for at mindske kørselsafstande. Hvis der er 4 puljer i K-rækken kunne man evt. lave en A-række med færre en 56 hold. Gitte (Vodskov): Foreslog, at man evt. kunne mødes på midten (f.eks. i Karolinelund), hvis det blev nødvendigt at sammensætte en pulje med hold nord for fjorden og hold syd for. Erik Vangsted: Forsat vigtigt, at det sociale er i højsædet, men forslaget om 3 rækker strider ikke imod dette. Baggrunden for at udvide med en ekstra række er, at sikre mere lige kampe. Men vi vil ikke tvinge folk ind i en K-række. Kunne en mulighed evt. være, at 4 puljer med 5 hold, hvor man i stedet mødes 3 gange? Torben: Foreslog, at der er flere op- og nedrykkere mellem K-rækken og A-rækken, således at der sker større udskiftning, og det ikke er de samme, der mødes hele tiden. Herefter diskussion om, hvorvidt det skal være frivillig, hvilken række man tilmelder sig. Petanqueudvalget havde på forhånd foreslået følgende: Til aftensturneringen har klubberne hidtil selv kunnet bestemme, om holdene skulle tilmeldes A- eller B-rækken. Vi foreslår, at der er fremover er op-og nedrykning, dog med mulighed for at søge om placering i en anden kategori. Vi foreslår, at hold der tilmeldes B-turneringen, selv om de efter resultaterne stod til at være A-hold, ikke kan deltage i det afsluttende stævne i B- rækken dette år. Orla (Skæve): forstår ikke, hvorfor skal det være frivilligt, hvilken række man skal spille i. Det bør være fastlagt via op-og nedrykning. Erik Vangsted: Udvalget er enige i, at det er urimeligt, at man frit vælge hvor man skal tilmelde sig. Det skal derfor begrundes, hvis holdet tilmeldes i en lavere række. Vi lægger op til, at hvis et hold tilmeldes i en lavere række en resultatet fra året før berettiger til, så kan man ikke deltage i det afsluttende finalestævne. Dette gælder også hold, der takker nej til at spille i K-rækken. Herefter afstemning om indførsel af en tredje række for aftenshold (K-række) Først blev der stemt om, hvorvidt en eventuel K-række skulle bestå af 2 eller 4 puljer. Her var
stort flertal for 4 puljer. Herefter var der afstemning om, hvorvidt der skulle indføres en K-række med 4 puljer Ja til ny K-række stemte 28, nej til K-række stemte 8. Herefter besluttet, at petanqueudvalget skal arbejde frem mod indførsel af K-række i aftensturneringen. Regler for op-og nedrykning beskrives af udvalget. Reserver til hold i Limfjordsturneringen: Der var spørgsmål til, hvor mange reserver man må have med og om det evt. er muligt at have 2 reserver. Svend Erik Poulsen svarede, at formuleringen omkring anvendelse af reserver skrives om i betingelserne for næste års Limfjordsturnering. Turneringsform i K-rækken skal der her indgå triple og single. Det blev besluttet at, når man har fundet de 28 hold til K-rækken, så spørges disse hold. Turneringsformen vil blive afgjort ud fra, hvad flertallet af disse hold ønsker. Finalestævnet for eftermiddagshold holdes muligvis separat i Himmerland pga. problemer med at få plads til alle i Karolinelund. Der var ingen kommentarer til dette. 4. Valg a. To udvalgsmedlemmer valgt for 2 år. På valg er Erik Vangsted og Margit Pedersbæk Der var genvalg til begge. b. 2 suppleanter valgt for 1 år- Erik Vangsted foreslog, at vi ikke vælger suppleanter, men at udvalget supplerer sig selv ved frafald. Begrundelsen er, at udvalget består af 4 personer med meget forskellige kompetencer. Ved frafald er det således hensigtsmæssigt at kunne suppleres udvalget med en person, der har kvalifikationer svarende til det udvalgsmedlem, der går ud. Der står ikke noget i vedtægterne om, at der skal vælges suppleanter. Elmer (Trav og Kast): Mener at der af demokratiske grunde skal vælges suppleanter. Torben(Vodskov): synes at det er en god ide, at man lader bestyrelsen supplere sig selv. Vedkommende er kun suppleant indtil næste aktivitetsmøde. Per (Hjørring): Støtter også udvalget i, at der ikke skal vælges suppleanter. Det har de også fravalgt i deres forening. Ved afstemning var der stort flertal for, at der ikke vælges suppleanter og at udvalget ved frafald må supplere sig selv indtil næste aktivitetsmøde. c. Ressource- & kontaktpersoner. Der er ikke valg til dette, men interesserede er altid velkomne til at melde sig til bestemte opgaver.
5. Landsstævnet 2013 i Esbjerg Niels Toft: Husk at melde jer til landsstævnet inden 1. november. Derved spares 250 kr., som man får i rabat ved tidlig tilmelding. Derudover giver Sifa giver 200 i tilskud pr. deltager (kun Aalborg området. ) Bodil (Farsø): Spurgte, om der findes en plan over stævneområdet. Niels Toft: Det findes der på hjemmesiden L2013 dk. Petanquebanerne ligger ikke i centrum af Esbjerg. Jan (Gistrup): fortalte, at der allerede er 9 tilmeldte til landsstævnet fra Gistrup 6. Klubrunde Niels Jørgen (Hornum): Klubben har fået nyt klubhus i det gamle fjernvarmeværk Orla: (Skæve): har fået to nye baner. De er nu 8 spillere og 6 baner. Per (Hjørring Firma): Nyt medlemssystem med fælles medlemsregistrering betyder, at alle medlemmer i den flerstrengede klub skal være medlem af DGI. Klubben har hidtil kun været medlem med petanque-afdelingen, da de andre idrætsgrene ikke spiller i DGI. Klubben bliver derfor nødt til stoppe med at være medlem af DGI. Der er derfor planer om at stifte en selvstændig petanqueklub, som kan være medlem af DGI, så medlemmerne kan deltage i turneringer og stævner indenfor DGI. 7. Eventuelt. Elmer (Trav og Kast): Tak til Christian Engen, fordi han altid er frisk på at hjælpe. Svend Erik Poulsen: tak til hjælperne ved indestævnerne. Der er fra i år med hjælp fra især Torben og Per lavet et nyt system opgørelse af resultaterne i puljerne. Niels Jørgen (Hornum): Tak til DGI og Christian Engen. Datoen for finalestævnet -hvorfor skal det altid være 3. weekend i september, da dette falder sammen med et arrangement i Hornum. Erik Vangsted: Det er svært at placere finalestævnet meget anderledes. Vi skal først være færdig med turneringen, og så er der meget kort frist til at få afholdt stævnet, hvis vi skal kunne nå rettidig tilmelding til landsmesterskaberne. Bodil (Farsø): Farsø søgte sidste år landsmesterskaber, dog uden at få disse. Skal der søges igen? Erik Vangsted: Ja der skal søges om landsmesterskaber igen, men vi skal nok huske jer. Erik Vangsted: tak til dirigenten for fint arbejde