Grundejerforeningen Terrasserne Himmelev ORDINÆR GENERALFORSAMLING Tirsdag den 6. juni 2017 kl. 19.00 på Himmelev Sognegård Fynsvej 69, 4000 Roskilde
Generalforsamlingen tilstræbes afholdt indenfor tidsrummet kl. 19.00 til kl. 22.00. Hvis dagsordenens punkter ikke er færdigbehandlede, vil GENERALFORSAMLINGEN blive genoptaget på et andet tidspunkt. Uddrag af vedtægtens 10 Stemmeafgivelse kan ske ved skriftlig fuldmagt til et andet medlem. Ingen kan dog afgive stemme i henhold til mere end 1 fuldmagt, d.v.s ingen fuldmagtindehaver kan repræsentere mere end 4 stemmer. Alle fuldmagter skal være personlige og med navn. DAGSORDEN 1. Valg af dirigent 2. Bestyrelsens beretning om det forløbne år 3. Aflæggelse af foreningens regnskab 4. Rettidigt indkomne forslag 5. Fremlæggelse af budget og fastsættelse af kontingent 6. Valg af formand (lige år) 7. Valg af kasserer (ulige år) 8. Valg af bestyrelsesmedlemmer i øvrigt samt suppleanter 9. Valg af to revisorer 10. Valg af en revisorsuppleant 11. Eventuelt Under eventuelt kan der ikke sættes forslag under afstemning.
Resultatopgørelse for perioden 1.4.2016-31.3.2017 Indtægter: Regnskab Budget Kontingent (410 kr. x 158 x 12) 777.360 777.360 Indskud og restancegebyr m.m. 6.250 6.000 Fælleshus - lejeindtægt 11.610 10.000 Renteindtægt, Kursreguleringer m.m. 2.279 3.000 Indtægter i alt 797.499 796.360 Udgifter: Fælleshus - Terrasserne nr. 5 45.475 42.000 Altmuligmand inkl. rengøring 56.317 53.000 Fællearealer 114.684 105.000 Gartnerarbejde - kontrakt 181.175 180.000 Sneberedskab 49.911 50.000 Kloak 100.333 110.000 Affaldsafhentning 44.464 36.000 Refusion af affaldsafhentning -20.707 Legepladser - vedligeholdelse og nyanskaffelser 49.974 50.000 Fællesaktiviteter 1.843 5.000 PR-aktiviteter 0 1.000 Møder & generalforsamling m.v. 9.754 5.000 Kontor & administration 29.254 30.000 Advokat & revision 2.406 2.000 Bestyrelseshonorar 25.478 25.500 Bogføringshonorar 19.400 20.000 Opsparing 81.860 Udgifter til drift og vedligeholdelse: 709.761 796.360 Årets resultat - overskud -87.738 0
Balance pr. 31.3.2017 Aktiver 31.3.2017 Terrasserne nr. 5 215.000 Ejendom 215.000 Tilgodehavende kontingent 5.330 Tilgodehavender 5.330 Kassebeholdning -12 Lån & Spar Bank A/S 335.072 Lån & Spar Bank A/S 464.695 Alm. Brand Bank 302.979 Likvider 1.102.733 4 % Nykredit 2028 22.985 4 % Nykredit 2041 40.938 Værdipapirer 63.923 Aktiver i alt 1.386.986
Balance pr. 31.3.2017 Passiver 31.3.2017 Saldo pr. 1.4.2016 1.111.939 Opsparing Årets resultat 87.738 1.199.677 Diverse hensættelser - ( ) nedenstående. 79.500 Egenkapital 1.279.177 Skyldige omkostninger 106.294 Depositum - leje af Fælleshus nr. 5 0 Skyldig A-skat, ATP, AMBidrag og pension 1.515 Skyldige feriepengeforpligtigelser 0 Kortfristede gældsforpligtigelser 107.809 Passiver i alt 1.386.986 ( ) Hensættelser: Legeplads 38.400 Sneberedskab 41.100 I alt 79.500 Foreningen har skøde på matr. nr. 7- LU. Ejendomsværdi pr. 1.10.2015 udgør i alt 800.000 kr. Beholdning af børsnoterede obligationer er indregnet til kursværdi pr. 31.3.2017.
Dagsordenens punkt 4 Grundejerforeningen Terrasserne, Himmelev Rettidigt indkomne forslag jf. vedtægtens 8 stk. 4 Forslag 1.: Opstilling af flaskecontainer i foreningen. Fra Dorte Aastrup, Terrasserne 59 Jeg ønsker at få sat en flaskecontainer op i foreningen. Jeg ved godt, at vi tidligere har haft en, men jeg synes, at det er forkert, at vi i disse miljøtider ikke har en Forslag 2.: Forslag om glatførebekæmpelse og snerydning på stier og stikveje. Fra bestyrelsen Motivering: Et lignende forslag blev behandlet på sidste generalforsamling, hvor det ikke blev vedtaget. Efterfølgende er der fra et medlem rejst tvivl om, Grundejerforeningen på baggrund af formuleringerne i deklarationens punkt 4 kan gøres ansvarlig for manglende snerydning og glatførebekæmpelse. I pkt. 4 Drift og vedligeholdelse af veje og stier står: Drift og vedligeholdelse, herunder renholdelse, snerydning, glatførebekæmpelse m.m. af de under grundejerforeningens område beliggende veje og stier påhviler boligparcelejerne og sker ved grundejerforeningens foranstaltning og bekostning. Det er den sidste sætning, der udgør problemet. Bestyrelsen har henvendt sig til Roskilde Kommune, og spurgt, om grundejerforeningen kan holdes ansvarlig for manglende snerydning fra boligparcellernes side, herunder de stier som grundejerforeningen vedligeholder. Roskilde kommunes jurist tager udgangspunkt i en sag, hvor en grundejerforening er blevet kendt erstatningspligtig, og hvor præmissen var en lignende formulering i en deklaration. For at undgå en erstatningspligt for skader, der er opstået pga. manglende snerydning eller glatførebekæmpelse, har bestyrelsen har indhentet et tilbud på snerydning og glatførebekæmpelse af stamvej, stikveje og af de stier, der går langs med stamvejen og binder bebyggelsen sammen. Tilbuddet er på ca. 100.000 kr. Snerydning af fortove ud for parceller er fortsat den enkelte grundejers ansvar. Udgiften kan holdes indenfor den budgetmæssige ramme.
Forslag 3.: Aflønning af kasser. Fra bestyrelsen. Kassereren varetager en række arbejdsopgaver, som fx kontakten til ejendomsmæglere og kontrol af restancer. Bestyrelsen vurderer, at dette arbejde udgør et merarbejde, som øvrige bestyrelsesmedlemmer ikke har. Vi forslår derfor, at kassereren aflønnes med 1.000 kr. om måneden svarende til 1 time pr. uge á 250,00 kr.
Dagsordenens punkt 5 Budget og fastlæggelse af kontingent for perioden 1.4.2015-31.3.2016 jf. vedtægtens 6
BUDGET FOR GRUNDEJERFORENINGEN 2017/2018 sammenholdt med budget for 2016/2017 INDTÆGTER Budget Budget 2017/2018 2016/2017 Kontingent (410 kr. x 158 x 12) 777.360 777.360 Indskud, restancegebyr m.m. 6.000 6.000 Lejeindtægt fra Fælleshus 10.000 10.000 Renteindtægt, kursregulering m.m. 3.000 3.000 INDTÆGTER i alt 796.360 796.360 Udgifter: Gartnerfirma 180.000 180.000 Altmulig mand 53.000 53.000 Fællesarealer inkl. nye træer og buske 105.000 105.000 Sneberedskab 0 50.000 Kloaknet 50.000 110.000 Storskraldordning inkl. refusion 36.000 36.000 Legepladser, legepladsudvalg 50.000 50.000 Fællesaktiviteter, aktivitetsudvalg 5.000 5.000 PR aktiviteter, PR udvalg 1.000 1.000 Fælleshus 42.000 42.000 Møder, generalforsamling m.m. 5.000 5.000 Kontor og administration 30.000 30.000 Advokat 1.000 1.000 Revision 1.000 1.000 Bestyrelseshonorar 25.500 25.500 Bogføringsudgift 20.000 20.000 Rengøring nr. 5 3.000 Aflønning af kasser 12.000 Snerydning og saltning af stier og veje 100.000 Opsparing 76.860 81.860 Note:1 UDGIFTER I ALT 796.360 796.360 Over / underskud 0 0 Note 1: Overordnet vedligeholdelse af stier, fortorve og veje m.v. Budgettet forudsætter et bidrag pr. måned på 410 kr. Det er uændret kontingent
Punkt 6: Valg af formand: Formand Birgitte Baktoft, Terrasserne 111 er ikke på valg. Punkt 7: Valg af kasserer: Kasserer Kirsti Midtgård, Terrasserne 3 er på valg, og ønsker ikke genvalg. Thomas Christiansen, Terrasserne 50 er kandidat til posten som kasserer. Punkt 8: Valg af 1 bestyrelsesmedlem og 2 suppleanter: Der skal vælges 1 bestyrelsesmedlem jf. vedtægternes 12 Bestyrelsesmedlem Rasmus Nielsen, Terrasserne 44 er på valg, og er villig til genvalg. Bestyrelsesmedlem Louise Enderberg, Terrasserne 158 er ikke på valg. Bestyrelsesmedlem Thomas Christiansen, Terrasserne 50 er ikke på valg. Da Thomas stiller op til posten som kasserer, skal der, hvis Thomas bliver valgt til denne post vælges yderligere 1 bestyrelsesmedlem. Dette medlem overtager Thomas plads, og er valgt for 1 år. Nuværende suppleant Stine Torup Jensen, Terrasserne 42, er kandidat til den ledige bestyrelsespost. Der skal vælges 2 suppleanter til bestyrelsen: Nuværende suppleanter: Stine Torup Jensen, Terrasserne 42, stiller op til bestyrelsen. Tina Kærgaard Wissing, Terrasserne 125, ønsker ikke genvalg. Da Stine Torup Jensen stiller op til bestyrelsen skal der vælges to suppleanter. Suppleanterne vælges for 1 år. Punkt 9: Valg af to revisorer: Intern revisor: Dorte Dahl Nielsen, Terrasserne 21, er villig til genvalg Punkt 10: Valg af revisorsuppleant: Henrik Møller, Terrasserne nr. 128 er villig til genvalg. Punkt 11: Eventuelt: Nedsættelse af arbejdsgrupper: Legepladsudvalg Aktivitetsudvalg
På grund af den korte tid vi har til rådighed på GENERALFORSAMLINGEN vil foreningens kontor i nr. 5 være åbent Onsdag den 31. maj 2017 kl. 19.00 21.00. Der vil her være mulighed for at gennemse bestyrelsesprotokol og regnskaber, samt stille uddybende og afklarende spørgsmål vedrørende det afsluttede regnskabsår. Dette gøres ikke for at afskære debatten på GENERALFORSAMLINGEN, men vi håber hermed, at GENERALFORSAMLINGEN kan koncentrere sig om at træffe beslutninger.