Notat Center Plan Byg og Vej Journalnr: 05.00.00-P19-44-13 Ref.: Lea Liv Pedersen Dato: 22-11-2017 Overtagelse af veje i private udstykninger juridisk notat Indledning Dette notat beskriver Rebild Kommunes praksis med at overtage veje og overordnede stier i byzone i private udstykninger/byggemodninger til kommunale veje og stier. Og samtidig beskriver notatet hvilke konsekvenser det vil have at ændre denne praksis. Derudover beskrives udvidede retningslinier for overtagelsen. Baggrunden for notatet er en justeret sagspraksis i 2017, som sikrer sammenhæng mellem Rebild Kommunes tilbud til private byggemodnere om at overtage veje og overordnede stier i byzone som kommunale og Vejmyndighedens enkelte delopgaver i forbindelse med denne overtagelse. Denne justerede sagspraksis har skabt en efterspørgsel hos en privat byggemodner om at den justerede sagspraksis ændres. Derudover er baggrunden for notatet at forvaltningen anbefaler at udvidede retningslinier for overtagelsen godkendes politisk. Det gælder i notatet, at der er tale om veje og overordnede stier i byzone i private udstykninger/byggemodninger. Så forkortelser som veje og (overordnede) stier skal læses med baggrund i førnævnte. Historik Byrådet valgte i 2008 og 2013, at kommunen overtager veje og overordnede stier i byzone i private udstykninger/byggemodninger til kommunale veje og stier. Overtagelsen af førnævnte anlæg sker efter retningslinier nævnt i byrådsbeslutningen fra 2008 og det gælder, at der kun optages veje og overordnede stier ved nye byggemodninger. De gældende retningslinier for overtagelsen ses i bilag 1. En del af retningslinierne for overtagelse vedrører Vejmyndighedens krav til bl.a. vejopbygning, tværprofil, afvanding og belysning. Sagspraksis Der er for nylig ændret sagspraksis vedr. overtagelsen af anlæggene, da forvaltningen er blevet opmærksom på at anlæggene rent juridisk blev optaget som kommunale tidligere i forbindelse med udstykningssager, men at anlæggene rent forvaltningsmæssigt først blev overtaget som offentlige senere. Sagspraksis for overtagelsen af anlæggene har fulgt en nedskrevet procedure i overensstemmelse med retningslinier beskrevet i bilag 1, som bl.a. indebærer, at vejbestyrelsen godkender projektet (beskrivelser, krav til kvalitetssikringsdokumentation, vej, fortov, gadelys, afvanding mm) og godkender udført arbejde i forhold til kvalitetssikring. Efter slidlag er udlagt holdes en overdragelsesforretning, som ender ud i et overdragelsesdokument som eventuelt kan underskrives. Slidlag udlægges normalt flere år efter Side 1 af 7
for at sikre, at de sætninger som vil ske, kan ske inden udlægning af slidlag. Det er hensigtsmæssigt at vente med slidlag, da boligbyggerierne med tunge køretøjer ødelægger mange kantsten. Når de værste forventede skader på kantsten er sket, kan der udlægges slidlag. Hvis slidlaget udlægges for tidligt og kantsten skal udskiftes efterfølgende, kommer der skæringer og reparationer i asfalten, som gør den ekstra sårbar og nedsætter levetiden. Juridisk sagspraksis har indtil nu været, at vejene er blevet overtaget i forbindelse med udstykningssagen, som oftest kører sideløbende med at projektet på projektstadiet behandles af vejmyndigheden. Denne sagspraksis er som nævnt for nylig blevet ændret, så der er overensstemmelse mellem den juridiske og den "praktiske/forvaltningsmæssige" sagsgang. Dette medfører at anlæggene først overtages som kommunale, når det er sikret, at anlæggene er i en forsvarlig stand og er anlagt, hvilket sikrer at eventuelle forøgede driftsomkostninger for kommunen nedbringes. Sagspraksis er illustreret i bilag 2. Udvidede retningslinier Forvaltningen indstillede overfor TMU i juni 2017, at der træffes beslutning om udvidede retningslinier for overtagelsen af de ovennævnte veje. TMU valgte dog at udsætte sagen. Nedenfor står beskrevet baggrunden for de udvidede retningslinier og hvad de omhandler. Kommunen vil tidligst tilbyde at overtage anlæggene når slidlag er udlagt og det præciseres, at slidlag først udlægges når 50 procent af grundene er bebygget. Det er også på dette tidspunkt, der som oftest dannes en grundejerforening, jf. lokalplaner. Ved en overtagelse på dette tidspunkt giver kommunen både en service i form af overtagelsen af anlæggene, men er også med til at reducere driftsomkostningerne. Ved byggemodninger kan det ske at grundene sælges og bebygges hurtigt og det er derfor nødvendigt at tilføje at anlæggene tidligst overtages efter 1 år til 1 års eftersyn, såfremt grundejerforeningen bliver dannet før 1 års eftersyn. Samtidig vil kommunen tilbyde at overtage anlæggene ud fra en nedre grænse. Der skal således være tale om en privat udstykning/byggemodning, som omfatter minimum fire grunde og det skal sikres at byggemodningen sikrer vendemulighed på vejene af hensyn til snerydning, renovation og driften generelt. Dette er med til at undgå, at kommunen overtager "koteletben" uden mulighed for at vende med snerydningsmateriel mm. Summeret op betyder det: Kommunen tilbyder at overtage anlæggene når slidlag er udlagt, og det præciseres, at slidlag først udlægges når 50 % af grundene er bebygget og tidligst efter 1 år til 1 års eftersyn. Kommunen tilbyder at overtage anlæggene ud fra en nedre grænse. Der skal være tale om en privat udstykning/byggemodning, som omfatter minimum fire grunde og der skal være vendemulighed for snerydningsmateriel mm. Side 2 af 7
Konsekvenser ved overtagelse før tid Ulemper Øgede driftsomkostninger til fx snerydning og renhold da overtagelsen evt. sker før tid. Øgede vedligeholdelsesomkostninger til fx udskiftning af ødelagte kantsten mv. som påvirkes meget af husbyggeriet. Ved en normal overtagelse efter slidlag er udlagt spares disse udgifter. Hvis der sker uheld på vejene og hovedstier på grund af fx glatføre eller huller, så er kommunen erstatningsansvarlig. Det er mere omstændigt at lave tilpasninger, hvor grundejer måske ønsker at købe noget vejareal. Det skal således foregå efter en anden vejlov og tager længere tid og kræver flere ressourcer fra kommunen Vi kan risikere at stå med (læs overtaget) veje og hovedstier som er halvfærdige hvis privat byggemodner går konkurs og vi kan dermed stå med det økonomiske og administrative ansvar for at rydde op fx færdiggøre eller fjerne veje og hovedstier Vi kan risikere at stå med (læs overtaget) veje og hovedstier som er halvfærdige og hvor privat byggemodner er gået i gang med anlægsarbejdet inden nødvendige tilladelser er hentet og klagefrister er udløbet og derved kan risikere at stå med klager som har opsættelig virkning. Det kan således have en økonomisk konsekvens og administrativ konsekvens i form af behandling af eventuelle sager. Selv hvis byggemodner stiller garanti skal vi overveje hvor let tilgængelig garantien er hvis den bliver nødvendig. Det kan måske blive nødvendigt med en retssag eller lignende og kan således trække på kommunens ressourcer. Fordele Imødekommenhed og samarbejdsvilje overfor byggemodner? Men måske den kan findes på andre måder uden knap så mange og tunge ulemper? Juridisk vurdering Diskussion omkring overtagelsestidspunkt, juridisk contra formelt, er ikke reguleret af vejlovens regler. Det er reguleret af de aftaler som Rebild Kommune indgår med bygherre. Vejloven stiller ingen krav til hvilken stand en vej skal have når den optages som offentlig vej. Men som vejmyndighed skal vi sikre, at private fællesveje er holdt i god og forsvarlig stand. Dette er ikke et krav i forhold til private veje. Privatvej Udgangspunktet for en ny udstykning er, at der er tale om privatvej. Rebild Kommune kan komme i den situation, at den juridiske overtagelse sker før vejen er færdig. Det betyder, at overdragelsessynet først kan laves når bygherre meddeler at vejen er færdig. I den situation, at Bygherre mener at vejen er færdig, men vejmyndigheden i Rebild Kommune mener at vejen ikke lever op til standarten for de øvrige offentlige veje, er der tale om en aftaleretlig tvist. Eftersom Rebild Kommune har overtaget ansvaret, vil det formentligt betyde, at kommunen har ansvaret for at opkvalificere vejen. Denne omkostning kan muligvis søges dækkes hos bygherren ved retssag. Her vil der blive lagt vægt på, om der er lavet en aftale om standarten for vejen og hvad man kan forvente. Privatfællesvej Hvis Rebild Kommunen forlanger, at bygherre først optager vejen som privatfællesvej, for senere at søge den optaget som offentlig vej, har vejmyndigheden mulighed for at nægte en overtagelse hvis vejen ikke Side 3 af 7
er god og forsvarlig stand. Vejmyndigheden kan endvidere forlange, at de vejberettigede opkvalificere vejens stand, så den er på niveau med andre veje i kommunen før en overtagelse. Konklusion Risikoen er dog langt større hvis Rebild Kommune overtager vejen på et tidspunkt hvor vejen ikke er færdig. Her kræver det, at der er lavet en udførlig aftale til hvordan vejen skal være på overdragelsestidspunktet. De punkter som er listet under ulemper kunne også indgå i aftalen. Risikoen ligger i, hvis bygherre nægter at opfylde aftalen, eller er gået konkurs. Der er ingen tvivl om, at det sikreste for Rebild Kommune er, at kræve at bygherre optager vejen som privatfællesvej først. Side 4 af 7
Bilag 1 - Gældende retningslinjer for overtagelse Jævnfør byrådsbeslutningerne fra 2008 og 2013 gælder: Private fællesveje med overordnede stier i byzone i private udstykninger/byggemodninger tilbydes overtaget af kommunen. Overtagelsen gælder for områder med fritliggende ejerboliger, såfremt kommunen kan godkende krav til vejopbygning, tværprofil, afvanding og belysning. Ved nyanlæg skal der foreligge en aftale om kommunal overtagelse inden arbejdets udførelse. Veje og stier, der udelukkende fører til og betjener områder udlagt til bebyggelse med ejerlejligheder, andelsboliger samt private og almene boligbyggerier, skal henligge som private fællesveje og stier eller private veje og stier. Der kan i visse tilfælde indgås særlige aftaler mellem kommune og de konkret involverede boligområder om vejstatus når det vedrører veje og stier, der udelukkende fører til og betjener områder udlagt til bebyggelse med ejerlejligheder, andelsboliger samt private og almene boligbyggerier. Såfremt en vej eller sti betjener både et område udlagt til bebyggelse med fritliggende ejerboliger som et område udlagt til et eller flere af de øvrige boligformer tages der konkret stilling til vej- og stistatus i hvert enkelt tilfælde. Veje i erhvervsområder optages som udgangspunkt som kommunale veje. Side 5 af 7
Bilag 2 Procesdiagram Nedenstående procesdiagram beskriver processen helt fra planlægningsfasen ved kommuneplanen til færdigt anlæg i marken. Den aktuelle sagspraksis som dette notat omhandler er markeret med sorte bokse. Kommuneplan I kommuneplanen beskrives bl.a. det overordnede vejnet Lokalplan I lokalplanen beskrives bl.a. vejnettet mere detaljeret. Kriterier for overtagelse af veje og stier kan beskrives heri før udstykningssag Aftale om kommunal overtagelse Privat byggemodner ved rådgiver, henvender sig med ønske om aftale om overtagelse og relevante dokumenter om proces sendes til rådgiver af Vejmyndigheden, herunder notat Procedure ved overtagelse af nye boligveje og overordnede stier i forbindelse med private udstykninger. Projekt godkendes af vejbestyrelsen Detailprojekt ved rådgiver færdigt og godkendt ved Vejmyndigheden og politi inden anlægsfase og inden udstykningssag. Udstykningssag Udstykningssagen behandles af Vejmyndigheden og omhandler grøn erklæring, måleblad, skematiske ændringer og hvid erklæring for byggegrundene. Først når vejene og stierne er overdraget til kommunen som tidligst kan ske når anlægsarbejdet er færdigt og der er udlagt slidlag og de overholder kommunes krav, behandles udstykningssagen vedr. vejene og stierne. Nogle gange kører udstykningssagen sideløbende med godkendelse af projekt og dette koordineres internt i Vejmyndigheden. Anlægsfase Grundene byggemodnes og veje og stier anlægges Side 6 af 7
Kvalitetssikring af udført arbejde Når vejene og stierne er anlagt kan den sidste del af processen starte, som bl.a. omhandler godkendelse af udført kvalitetssikringsmateriale, overdragelse af entreprenørgaranti til kommunen samt vejene og stierne udskilles matrikulært ved den private byggemodner. Overdragelsesforretning Der afholdes overdragelsesforretning med rådgiver og privat byggemodner og såfremt veje og stier er i en stand som kan overtages, laves et overdragelsesdokument. Hvis ikke bedes privat byggemodner bringe veje og stier i en stand som kan overtages Overdragelse af veje og stier til kommunale Vejmyndigheden udfærdiger efter endt overdragelsesforretning et overdragelsesdokument hvormed veje og stier overtages af Rebild Kommune som kommunale. Fra dags dato påhviler drift og vedligehold kommunen Side 7 af 7