Vejledning til oprettelse og ændring af lokal MED organisation herunder den lokale arbejdsmiljøorganisering Denne vejledning vedrører oprettelse og ændring af den lokale MED organisation, herunder den lokale arbejdsmiljøorganisering. Vejledningen er gældende fra den 1. januar 2015 og senest revideret i februar 2017. Vejledningen består af tre afsnit. Side 1 af 9 BØRN OG UNGE HR og Kommunikation Aarhus Kommune I første afsnit beskrives proceduren for ændringer af MED organisation herunder den lokale arbejdsmiljøorganisering frem til godkendelsen i HMU. Afsnittet rummer ligeledes en særskilt beskrivelse af MED ved fusion/sammenlægning. I andet afsnit beskrives de regler og procedurer, som vedrører oprettelsen, sammensætningen og ændringer i den lokale MED organisation efter godkendelsen i HMU. Afsnittet er en sammenskrivning af de regler, som fremgår af den overordnede MED rammeaftale, Aarhus Kommunes MED aftale (vedlagt som bilag 1) og Arbejdsmiljøaftalen (vedlagt som bilag 2) for Aarhus Kommune, som trådte i kraft 1. januar 2014. Det tredje afsnit beskriver de regler og procedurer, som vedrører sammensætningen, udpegning og valg til den lokale arbejdsmiljøorganisation, både ved ordinært valg og i forbindelse med fusion/sammenlægning. Ledelse og Organisation Grøndalsvej 2 8260 Viby J Telefon: 23 38 00 75 Direkte telefon: 23 38 00 75 Direkte e-mail: metho@aarhus.dk Sagsbehandler: Pier Michel Larsen Merete Thomassen Betina Holk 1. Procedurer for ændringer af lokale MED organisation Ændringer af MED organisationen, herunder eventuelle ændringer i organiseringen af arbejdsmiljøgrupperne eller i antallet af arbejdsmiljøgrupper, skal jf. Aarhus Kommunes lokale MED aftale 11, godkendes af Børn og Unges Hoved MED Udvalg (HMU). Årsager kan være ændringer i organisationsstrukturen og ledelseslinjen. Hvis ændringerne godkendes af HMU, skal der foretages udpegning og valg, som beskrevet i afsnit 2 og afsnit 3. Hvis de godkendte ændringer ikke omfatter arbejdsmiljøorganiseringen, skal der ikke foretages nyt valg for arbejdsmiljørepræsentanter.
I forbindelse med ændringer i MED organisationen, skal der udarbejdes en tids og procesplan for oprettelsen af et nyt eller sammenlægning af eksisterende lokale MED udvalg herunder den lokale arbejdsmiljøorganisering. Procesplanen kan fx indeholde planer for afstemning af medlemmernes roller og forventninger til hinanden og udvalgets arbejde, udarbejdelse af forretningsorden, samarbejdsaftaler, årshjul samt drøftelse om evt. oprettelse af et kontaktudvalg for tillidsvalgte og øvrige medarbejderrepræsentanter. m.m. Side 2 af 9 Ved oprettelse eller ændringer i den lokale MED organisation skal det sikres, at processen foregår i et samarbejde mellem ledelse og medarbejdere, altså under medindflydelse og medbestemmelse. I forbindelse med organisatoriske ændringer er medarbejderrepræsentanterne vigtige medspillere i forhold til at komme godt i mål med fusionen. Derfor skal medarbejderrepræsentanterne have den fornødne og tilstrækkelige tid til varetagelsen af deres hverv. Endvidere er medarbejderrepræsentanter beskyttet mod afskedigelse eller anden forringelse af deres forhold på samme måde som tillidsrepræsentanter. Særligt ved fusioner på LMU niveau I forbindelse med fusion af to eller flere organisatoriske enheder med hvert deres MED-udvalg skal der tidligst muligt i processen oprettes et såkaldt fusions-med. Et fusions-med vil typisk bestå af de to (eller flere) eksisterende MED-udvalg Fusions-MED-udvalgets funktion er at fungere som koordineringsudvalg for de to (eller evt. flere) organisatoriske enheder, som skal lægges sammen og sikre en drøftelse af de udfordringer, som kan opstå, når to kulturer fremadrettet skal blive til en. Fusions MED-udvalget skal fokusere på forhold, der vedrører fusionsprocessen, men skal ikke træffe beslutninger på længere sigt for den nye enhed. De eksisterende MED-udvalg fortsætter sideløbende med at være MED-udvalg med de sædvanlige opgaver for hver af de eksisterende organisatoriske enheder frem til fusionen træder i kraft. Fusions-MED-udvalget kan fungere ind til tre måneder efter, at fusionen er gennemført. I løbet af denne periode skal det aftales,
hvordan det fremtidige MED-udvalg og herunder også den fremtidige arbejdsmiljøorganisering skal sammensættes, ligesom der skal sendes en ansøgning om godkendelse af ændringen til HMU. Side 3 af 9 I forbindelse med aftale om sammensætning af et nyt MED udvalg for den nye fusionerede enhed følges principperne som er beskrevet i afsnit 2 i nærværende vejledning. Særligt ved organisatoriske ændringer under LMU-niveau Ved organisatoriske ændringer i øvrigt som medfører ændringer, der har betydning for sammensætningen af det lokale MED udvalg følges ligeledes HMU ansøgningsproceduren som beskrevet herunder og principperne i afsnit 2 og 3. Det kunne fx være aktuelt, hvis en geografisk enhed tilhørende et givent MED-udvalg underlægges ledelseslinjen tilhørende et andet MED-udvalg og dermed medfører ændringer i grundlaget for MED-udvalgets sammensætning. Endvidere henledes opmærksomheden på vigtigheden af fair og inddragende processer i alle tilfælde, hvor enheder sammenlægges uanset om det får betydning for sammensætningen af det tilhørende MED-udvalg. Ansøgning om ændring af den lokale MED organisation Såfremt man lokalt ønsker at ændre den lokale MED organisation, herunder den lokale arbejdsmiljøorganisering, er det lederens ansvar, at der indsendes en ansøgning til Børn og Unges HMU, hvori ønsket om ændringer begrundes. For at sikre gennemskuelighed skal ansøgningen indeholde tre forskellige organisationsdiagrammer: Et organisationsdiagram for ledelseslinjen Et organisationsdiagram for den gældende MED organisation Et organisationsdiagram for den fremtidige MED organisation og arbejdsmiljøorganisering (dvs. arbejdsmiljøgrupper og evt. arbejdsmiljøudvalg) De tre diagrammer vil gøre det muligt at se, om der er sammenhæng mellem ledelseslinjen og den fremtidige MED organisation.
Samtidig bliver det også tydeligt, hvad forskellen er mellem den eksisterende og den fremtidige MED organisation. Side 4 af 9 Ansøgningen skal underskrives af formanden samt alle nuværende medarbejderrepræsentanterne i nuværende MED udvalg. Såfremt der ikke er enighed om at gennemføre ændringen, skal ansøgningen også indeholde udtalelser fra de medlemmer i MED udvalget, som ikke kan bakke op om ændringen, hvori de begrunder deres manglende opbakning til ændringerne. Ansøgningen skal sendes senest 11 dage før det HMU møde, hvor ansøgningen ønskes behandlet. Ansøgningen sendes til sekretariatet for HMU på følgende: hmu@mbu.aarhus.dk Mødeoversigten for HMU kan findes her: http://medarbejderportalen.adm.aarhuskommune.dk/bu/emner/s amarbejdeogdialog/sider/hmu.aspx 2. Regler vedrørende valg og udpegning til MED organisationen Af MED aftalen for Aarhus Kommune fremgår det, at MED strukturen skal afspejle kommunens ledelsesstruktur. Det lokale MED udvalgs sammensætning aftales lokalt mellem ledelsen, de tillidsvalgte og arbejdsmiljørepræsentanterne, og skal sammensættes af et antal ledelsesrepræsentanter, medarbejderrepræsentanter, samt mindst en arbejdsmiljørepræsentant. Øverste leder for området er formand for udvalget og denne udpeger de øvrige ledelsesrepræsentanter, herunder mindst en ledelsesrepræsentant med daglig arbejdsmiljøledelse. Antallet af udpegede ledere må aldrig overstige antallet af medarbejderrepræsentanter. Medarbejderrepræsentationen skal som udgangspunkt baseres på hovedorganisationerne, LO, FTF og AC, og fordeles ud fra antal og afspejle personalesammensætning. Medarbejderrepræsentationens sammensætning i forhold til hovedorganisationerne afklares lokalt af medarbejderrepræsentanterne og evt. i samråd med deres faglige organisationer. Såfremt udvalgene senere vælger at ændre antallet af repræsentanter, skal der ligeledes ske en afklaring af sammensætningen i forhold til hovedorganisationerne.
Medarbejderrepræsentationen baseres som hovedregel på valgte tillidsrepræsentanter. Områdets tillidsrepræsentanter fra LO, FTF og AC, vælger hver deres repræsentanter til det lokale MED udvalg. Side 5 af 9 Er der aftalt flere pladser på medarbejdersiden, end der er tillidsvalgte inden for området, kan der vælges andre medarbejderrepræsentanter. Fx kan faglige organisationer, der har pladser i udvalget, men som ikke har valgte tillidsrepræsentanter, i fællesskab vælge en medarbejderrepræsentant. Disse sidestilles med tillidsrepræsentanter. Næstformanden udpeges af og blandt medarbejderrepræsentanterne i udvalget. Hvis ikke alle personalegrupper er repræsenteret i det lokale MED udvalg, eller der er enighed om det, kan udvalget etablere et kontaktudvalg (jf. Rammeaftalens 4 stk. 5) Kontaktudvalget skal vejlede og rådgive medarbejderrepræsentanterne i det lokale MED udvalg. Arbejdsmiljørepræsentant(erne) til det lokale MED udvalg vælges af og blandt det pågældende områdes arbejdsmiljørepræsentanter. HMU anbefaler, at man ved sammensætning af MED udvalg er bevidst om, at MED udvalget skal have en størrelse, der gør det manøvre- og beslutningsdygtighed. Arbejdsmiljøarbejdet er integreret i MED strukturen og er beskrevet i en særskilt Arbejdsmiljøaftale for Aarhus Kommune gældende fra 1. januar 2014. 3. Vejledning til valg af og udpegning til arbejdsmiljøgruppen I Aarhus Kommunes MED aftale 4 Form og Struktur, samt i Arbejdsmiljøaftalen for Aarhus Kommune fremgår det, at det lokale arbejdsmiljøarbejde er organiseret i arbejdsmiljøgrupperne under de lokale MED udvalg. Arbejdsmiljøorganisationen skal til enhver tid kunne løse sine opgaver på tilfredsstillende måde. Ifølge nærhedsprincippet, skal organiseringen af arbejdet og antallet af arbejdsmiljørepræsentanter tage hensyn til: Ledelsesstrukturen i organisationen Organisationens geografiske beliggenhed
De forskellige typer arbejde, der udføres i organisationen Hvornår på døgnet arbejdet foregår i organisationen. Side 6 af 9 Arbejdsmiljøgruppen består af en arbejdsleder og en (eller flere) arbejdsmiljørepræsentanter fra området. Arbejdsmiljøgruppen refererer til det lokale MED udvalg. Udpegning af arbejdsleder Arbejdsgiveren udpeger arbejdsmiljøgruppens arbejdslederrepræsentant. Hvis flere arbejdsledere kan komme i betragtning til samme arbejdsmiljøgruppe, kan de imellem sig aftale, hvem af dem der indgår i arbejdsmiljøgruppen. Antallet af arbejdsledere i arbejdsmiljøorganisationen fastsættes således, at der sikres viden om organisationens arbejde og ydelse. Valg af arbejdsmiljørepræsentanter Arbejdsmiljørepræsentanterne vælges efter de almindelige bestemmelser i Rammeaftalen om medindflydelse og medbestemmelse indgået af KL og KTO. Alle ansatte på arbejdspladsen skal være dækket af en arbejdsmiljørepræsentant. Det betyder, at antallet af arbejdsmiljørepræsentanter fastsættes således, at alle ansatte kan komme i kontakt med arbejdspladsens arbejdsmiljørepræsentanter og således, at de ansatte kan drøfte arbejdsmiljøforhold med medlemmer af arbejdsmiljøorganisationen inden for den ansattes arbejdstid. Hvem kan stille op? Alle medarbejdere, der arbejder over 10 timer ugentligt kan vælges som arbejdsmiljørepræsentant. Dog ikke vikarer og elever. Arbejdsledere og øvrige ledere kan ikke vælges. Arbejdsmiljøloven anfører ikke krav om anciennitet og kvalifikationer, men i Aarhus kommune følges retningslinjerne for valg af tillidsrepræsentant som er en anciennitet på mindst 6 måneder. Arbejdsmiljørepræsentanten repræsenterer alle faggrupper i det område, som arbejdsmiljøgruppen dækker. Der er ingen krav om, at arbejdsmiljørepræsentanten skal være medlem af en faglig organisation. Hvem kan stemme? Arbejdsmiljørepræsentanten vælges af medarbejderne i det områ-
de, som arbejdsmiljøgruppen dækker. Alle medarbejdere, inklusive elever, vikarer m.fl kan stemme. Side 7 af 9 Ledelsen og arbejdslederen kan ikke stemme. Forberedelser til valget Det er arbejdslederen der har ansvaret for at valget finder sted. Det er en god idé, at arbejdslederen i god tid før valget informerer om, hvad arbejdet i en arbejdsmiljøgruppe omfatter, og hvordan arbejdet med arbejdsmiljø vil gavne arbejdspladsen som helhed. Det kan også være information, der afmystificerer arbejdsmiljørepræsentantrollen og belyser de positive sider ved rollen, f.eks.: At med sund fornuft kan man nå langt At som arbejdsmiljørepræsentant er man sin kollegers dialog- og sparringspartner At alle skal samarbejde om arbejdsmiljøet Gennemførelse af selve valget MED udvalgenes funktionsperiode er fire år. Arbejdsmiljøgruppernes (arbejdsmiljørepræsentanternes) funktionsperiode er fire år. Der afholdes således valg/indstilling til MED udvalg ved indgangen til hver ny byrådsperiode. Der er i arbejdsmiljøloven ingen specifikke regler for, hvordan valget skal foregå i praksis. Der bør dog udsendes en indkaldelse til valget med minimum 14 dages varsel. I Børn og Unge koordineres valg til arbejdsmiljørepræsentant, så der vælges samtidig på samtlige arbejdspladser. Det lokale valg gennemføres efter nedenstående principper: En kandidat: Er der kun én kandidat, er vedkommende valgt uden afstemning. Flere kandidater: Er der flere kandidater, foregår valget skriftligt. Hvis en kandidat opnår absolut stemmeflertal blandt de tilstedeværende stemmeberettigede (absolut flertal = flertal af de afgivne stemmer (over halvdelen), blanke og ugyldige stemmer tæller ikke med) er pågældende valgt. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Opnår ingen af kandidaterne absolut flertal, foretages ny afstemning.
Opnår en kandidat absolut flertal ved anden afstemning, eller afgives der kun stemmer på én kandidat, er denne valgt. Bringer anden afstemning ingen afgørelse, foretages der en tredje afstemning mellem de to, der ved anden afstemning har fået flest stemmer (bundet omvalg). Ved stemmelighed afgøres det ved lodtrækning, hvilke to der skal stemmes om ved tredje afstemning. Ved tredje afstemning er den, der opnår flest af de afgivne stemmer, valgt. Ved stemmelighed foretages lodtrækning. Side 8 af 9 Efter valget Ledelsen orienteres om, hvem der er valgt. Ligeledes skal alle i det område, som arbejdsmiljøgruppen dækker, vide hvem der er med i arbejdsmiljøgruppen, så alle ved, hvor de skal henvende sig, hvis de har spørgsmål om arbejdsmiljø. Arbejdsmiljørepræsentanten er beskyttet mod afskedigelse eller anden forringelse af sine forhold på samme måde som tillidsrepræsentanter. Denne regel træder i kraft, når valget er meddelt ledelsen. Valg af arbejdsmiljørepræsentant gælder for 4 år eller indtil arbejdsmiljørepræsentantens arbejdsforhold ophører. Genvalg kan finde sted. Der kan vælges en ny arbejdsmiljørepræsentant, hvis den hidtidige arbejdsmiljørepræsentant er fraværende i en sammenhængende periode på mindst fire måneder på grund af orlov, sygdom eller lignende, hvis arbejdsgiveren og de ansatte er enige om det. Hverken arbejdsgiveren eller de ansatte kan dog pålægges, at der vælges en ny Arbejdsmiljørepræsentanten kan ikke forlade hvervet i valgperioden. Sker det alligevel at, arbejdsmiljørepræsentanten forlader hvervet i utide, er det aftalt at der kan vælges en ny. Særligt ved organisatoriske ændringer Når der sker organisatoriske ændringer er det væsentligt at forholde sig til, hvilke konsekvenser det får for arbejdsmiljøorganisationen. Opmærksomhedspunkter er i den forbindelse fx nedlæggelse af arbejdsmiljøgrupper, sammenlægninger af arbejdsmiljøgrupper, ændringer i ledelsesstruktur mv.
Ved organisatoriske ændringer er arbejdsmiljørepræsentanten omfattet af ovennævnte beskyttelse så længe arbejdsmiljøgruppen stadig fungerer. Det betyder, at hvis en arbejdsmiljøgruppe fx nedlægges, så ophører funktionen som arbejdsmiljørepræsentant og dermed ophører beskyttelsen også. Side 9 af 9 Ved sammenlægning af to eller flere arbejdsmiljøgrupper, ændres valggrundlaget og der skal derfor ske nyvalg blandt samtlige ansatte i den nye gruppes område. Beskyttelse af de gamle arbejdsmiljørepræsentanter varer frem til den nye arbejdsmiljørepræsentant tiltræder Vær opmærksom på at ændringer i arbejdsmiljøorganiseringen skal ansøges og godkendes hos HMU. Lovpligtig Arbejdsmiljøuddannelse Arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdslederrepræsentanter har pligt og ret til at deltage i den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse. Uddannelsen skal være gennemført senest tre måneder efter udpegningen til arbejdslederrepræsentant eller valget til arbejdsmiljørepræsentant. Supplerende Arbejdsmiljøuddannelse Arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdslederrepræsentanter skal tilbydes 2 dages supplerende arbejdsmiljøuddannelse inden for det første funktions år og 1½ dag pr. år i de efterfølgende år. Bilag til denne vejledning: 1. Lokalaftale om MED indflydelse og medbestemmelse i Aarhus Kommune 1 jan 2014 2. Arbejdsmiljøaftale for Aarhus Kommune 1 jan 2014 3. Procedure for vedligeholdelse af den lokale MED-aftale i Aarhus Kommune fra MBA Se den gældende MED aftale og Arbejdsmiljøaftale for Aarhus Kommune (begge gældende fra 1. januar 2014) for en uddybning af reglerne