Dagsorden for møde i Danske Havnes bestyrelse torsdag den 18. september 2014 kl. 13.00 startende med frokost kl. 12.00 hos Danske Havne, Weidekampsgade 10 i København Mødelokale 2-1 2, 2. sal
Indholdsfortegnelse Punkt 1 Meddelelser fra formanden... 3 Punkt 2 Placering af Danske Havnes likvider... 3 Punkt 3 Direktørinstruks... 4 Punkt 4 Ny kontingentstruktur Fortroligt punkt... 4 Punkt 5 Bestyrelsens årshjul... 4 Punkt 6 Mødeplan... 6 Punkt 7 Havnelovudvalg Fortroligt punkt... 6 Punkt 8 Danske Havnes repræsentation i råd, nævn og udvalg... 6 Orienteringspunkter... 7 Punkt 1 Budgetstatus... 7 Punkt 2 Proces på udvalgsstrukturen... 7 Punkt 3 Associerede medlemmer... 8 Punkt 4 Status på lokalisering... 9 Punkt 5 Havnepakke 3... 10 Punkt 6 Tildeling af uddannelse til havnebestyrelsesmedlemmer... 10 Punkt 7 Oplæg om erfaringer fra bestyrelsesuddannelser Fortroligt punkt... 11 Punkt 8 Havnens betydning for oplandets erhvervsudvikling II... 12 Punkt 9 Status på EU tilskud til fiskerihavne... 12 Punkt 10 Her udvikler fiskerihavnene... 13 Punkt 11 Kerteminde Havn genindmeldt i Danske Havne... 13 Punkt 12 Næste møde... 13 Punkt 13 Eventuelt... 13
Punkt 1 Meddelelser fra formanden Punkt 2 Placering af Danske Havnes likvider Danske Havnes kontingentindtægter falder i maj og juni, mens udgiftsmønstret efter løsrivelsen fra KL er mere jævnt fordelt over hele året. Tidligere betaltes via administrationsaftalen de samlede personale-, løn- og administrationsudgifter for året pr. 30. juni. Det betyder, at Danske Havne p.t. har knap 5 mio. kr. placeret på en indlånskonto i Sydbank til en rente på pt. 0,6 pct., mens ½ mio. kr. er placeret på en erhvervskonto i Danske Bank. Indskydergarantien er på 750.000 kr. Afhængig af det risikobillede og den praksis bestyrelsen ønsker, bør bestyrelsen fastsætte retningslinjer for placering af Danske Havnes likvide midler. Midlerne kan placeres i flere forskellige banker, hvilket vil give en minimal rente, eller hovedparten kan placeres i helt korte obligationer, som realiseres i takt med udgiftsbehovet, hvilket pt. må forventes at give en mindre negativ rente. Danske Havne kan bevare den nuværende fordeling, fordele midlerne på flere pengeinstitutter eller placere midler over en vis beløbsgrænse i korte obligationer, som kommer til udløb/frasælges i takt med likviditetsbehovet. Direktøren indstiller, at Danske Havnes likvide midler under 5 mio. kr. fordeles ligeligt på to banker, der opfylder kravene i Finanstilsynets tilsynsdiamant. I dette tilfælde Sydbank og Danske Bank. Denne placering giver en anden risikoprofil end i dag samtidig med, at det er relativt nemt at administrere. Beløb over 5 mio. kr. sættes i korte statsobligationer. Side 3
Punkt 3 Direktørinstruks./. Den endelige direktørinstruks vedlægges til orientering. Dels er indsat et afsnit om tilsynsdiamanten, dels er obligationer blevet erstattet med korte statsobligationer. At opfylde denne del kræver umiddelbart en omlægning af Danske Havnes obligationsbeholdning, der er på godt 2 mio. kr. i realkreditobligationer. De 1,5 mio. kr. heraf er anbragt i korte obligationer (2016/2017). Direktøren indstiller, at kravet om, at Danske Havnes midler kun kan placeres i korte statsobligationer, opfyldes fremadrettet, sådan at der ikke sker omlægning af den aktuelle beholdning. Punkt 4 Ny kontingentstruktur Fortroligt punkt Punkt 5 Bestyrelsens årshjul Bestyrelsen vil arbejde med bestyrelsens arbejdsform, mødeformer og arbejdsdeling mellem bestyrelse og direktion på bestyrelsesseminaret i november. Formanden ønsker, at bestyrelsen allerede nu beslutter sig for en vis kadence på de faste punkter i form af et årshjul. Direktøren indstiller, at bestyrelsen vedtager følgende årshjul frem til næste ordinære generalforsamling. Faste punkter - Orientering fra formanden/direktøren - Budgetstatus - Mødeplanlægning - Status i forhold til bestyrelsens operationelle, dokumenterbare mål (succeskriterier) - Kommunikation fra bestyrelsen (fortrolighed/pressemeddelelser) September 2014 - En personlig introduktion af direktøren - Kontingentstruktur Side 4
November 2014 Strategiseminar - Forberedelse af ekstraordinær generalforsamling 2014 - Mødeplanlægning - Det interne havnelovudvalg - kommissorium - Danske Havnes repræsentation i råd, nævn og udvalg (herunder eksterne møder og i Danske Havnes øvrige aktiviteter) - Bestyrelsens kompetencer i forhold til bestyrelsesarbejdet - Budget 2015 - Fastsættelse af bestyrelseshonorar - Fastsættelse af kontingent - Forberedelse af ekstraordinær generalforsamling 2014 - Arbejdsgrundlag, herunder udvalgsstruktur mv. - Operationelle, dokumenterbare mål (succeskriterier) - Internationalisering, herunder EU repræsentation - Branding og kommunikation Marts 2015 - Regnskabsaflæggelse - Videndeling internt eller ekstern oplæg Juni 2015 - Videndeling internt eller eksternt oplæg September 2015 - Videndeling internt eller eksternt oplæg November 2015 Strategiseminar - Budget - Fastsættelse af kontingent - Forberedelse af generalforsamling 2016 Marts 2016 - Regnskab - Forberedelse af generalforsamling 2016 April 2016 - Generalforsamling med valg Side 5
Punkt 6 Mødeplan Direktøren indstiller følgende mødeplan til bestyrelsen: 2014 Ekstraordinær generalforsamling torsdag den 11. december kl. 10 eller 14 i København. 2015 Torsdag den 5. marts kl. 10.00-13.00 i København Torsdag den 4. juni kl. 10.00 13.00 i København Torsdag den 17. september kl. 10.00 13.00 i København Strategiseminar torsdag den 19. november kl. 12.00 til fredag den 20. november kl. 12.00 et sted ude i landet. 2016 Tirsdag den 1. marts kl. 10.00 13.00 i København Generalforsamling og Havnekonference tirsdag den 19. april onsdag den 20. april et sted ude i landet. (Skal ifølge vedtægterne afholdes i første halvår). Punkt 7 Punkt 8 Havnelovudvalg Fortroligt punkt Danske Havnes repræsentation i råd, nævn og udvalg Danske Havne udpeger medlemmer til en række nationale og europæiske råd, nævn og udvalg. Udpegelser er typisk sket hvert fjerde år efter Danske Havnes generalforsamlinger og har også typisk været gældende for de fire år bestyrelsesperioden varede. Med ændring af Danske Havnes vedtægter i oktober 2013, gælder indstillingerne som udgangspunkt for to år i lighed med bestyrelsens funktionsperiode. Side 6
Orienteringspunkter Som udgangspunkt betaler medlemmerne selv rejse og opholdsudgifter til møder, hvor man repræsenterer Danske Havne../. Sekretariatet har indhentet forslag til repræsentanter for Danske Havne i råd, nævn og komiteer. Bilag med indstillinger er vedlagt. Direktøren indstiller, at bestyrelsen tiltræder indstillingerne. Punkt 1 Budgetstatus Første halvår er i forhold til Danske Havnes økonomi gået stort set som forventet. Selvstændiggørelse fra KL samt rekruttering af fuldtidsdirektør medførte nogle meromkostninger i starten af året. Ellers udvikler forbruget sig i overensstemmelse med de planlagte aktiviteter. På indtægtssiden har alle medlemmer betalt kontingent, og samlet set er det som forventet ca. 6,5 mio. kr. Der er en større indtægt på havnekonferencen pga. god tilslutning samt større forbrug af interne ressourcer, end der var budgetteret med. Egenkapitalen udgjorde pga. Danske Havnes særlige indtægtsmønster ca. 7,5 mio. kr. pr. 30. juni 2014../. Der vedhæftes budgetstatus pr. 30. juni 2014 med bemærkninger. Punkt 2 Proces på udvalgsstrukturen På bestyrelsesmødet den 21. maj 2014 besluttede bestyrelsen, at der ved bestyrelsesseminaret i november 2014 skal diskuteres og træffes beslutning om udvalg, arbejdsgrupper og fora i Danske Havne. Samtidig besluttede bestyrelsen, at medlemsaktiviteterne fortsætter året ud, herunder at 5-gruppen og 15-gruppen udgør det tidligere Transportudvalg ind til da. Side 7
Direktør Gitte Lillelund Bech er pt. på rundtur til en række medlemshavne og interessenter for at tage temperaturen på ønskerne blandt medlemmerne i forhold til udvalgsstruktur, arbejdsgrupper og netværk. Det er ligeledes tanken, at direktørerne på studierejsen for 5-gruppen og 15-gruppen i november 2014, umiddelbart inden bestyrelsesseminaret, vil brainstorme og drøfte det fremtidige samarbejde med deltagerne i studierejsen. Endelig vil spørgsmålet blive adresseret på 33- gruppens seminar ultimo november. Der vil således til bestyrelsesseminaret i november foreligge en indstilling til fremtidig samarbejdsstruktur mv. Punkt 3 Associerede medlemmer Danske Havne har ikke stor tradition for at have associerede medlemmer. Det eneste associerede medlem er Foreningen af Danske Privathavne, men det kan diskuteres, om der kan være fordele ved at åbne yderligere op for denne mulighed. Bestyrelsen blev under eventuelt på seneste møde orienteret om, at Foreningen af Danske Privathavne er associeret medlem af Danske Havne. Der er tale om et meget beskedent kontingent, og foreningen har tidligere været observatør i bestyrelsen og Transportudvalg. Foreningen har givet udtryk for, at man fortsat ønsker en vis tilknytning særlig til bestyrelsen. Den britiske havneorganisation optager associerede medlemmer. De associerede medlemmer er med til at skabe en større platform og synlighed for kerneorganisationen. Der skal være en forhandling med Foreningen af Danske Privathavne om betingelserne for den fremadrettede involvering og betaling. Forud for dette bør bestyrelsen dog have en diskussion af muligheder og pligter generelt i forhold til muligheden for at optage associerede medlemmer. Det er direktørens opfattelse, at en sådan diskussion vil falde naturligt i forbindelse med strategiseminaret. Side 8
Bestyrelsen er vedtægtsmæssigt givet et vist råderum i denne forbindelse. Der er således ikke behov for en vedtægtsændring og derfor heller ikke behov for en stillingtagen før seminaret i november. Vedtægternes 2 slår fast, at Bestyrelsen kan træffe beslutning om, at andre havne, selskaber med særlige havneinteresser eller andre foreninger kan optages som medlemmer eller associerede medlemmer. I disse tilfælde kan bestyrelsen fastætte særlige vilkår for repræsentation og kontingent. Punkt 4 Status på lokalisering Danske Havne har opsagt sit lejemål hos KL pr. 31. december 2014. Det samme er tilfældet for de stabsfunktioner, som KL pt. varetager for Danske Havne i form af økonomi- og regnskabsfunktion samt løn- og personaleadministration. Der er dog samtidig indgået en aftale med ikrafttræden den 1. juli 2014, hvori det er aftalt, at en af parterne kan opsige aftalen med 3 måneders varsel, dog tidligst den 1. oktober 2014. Det har givet Danske Havne en mulighed for at finde den rigtige lokalisering og organisere flytning og indretning, mens organisationen kan forblive lidt længere i KL, hvis Danske Havne ikke er klar til flytning pr. 31. december i år. Bestyrelsen har nedsat et lokaleudvalg bestående af formand Peter Maskell, næstformand Anne E. Jensen, havnedirektør Ole Ingrisch og direktør Gitte Lillelund Bech. Udvalget har den 2. juli 2014 besigtiget lokaler i Danmarks Rederiforening. Konklusionen var, at løsningen ikke er optimal, da lokalerne er for små og mødefaciliteterne for få. Direktøren fik derfor i opdrag at undersøge en række alternativer i området tæt på de øvrige maritime organisationer. Direktøren har sammen med vicekontorchef Nete Herskind besigti-./. get en række lokaler. I det vedhæftede bilag er præsenteret de mulige lokaler, der pt. vurderes til at være interessante for Danske Havne samt de medfølgende lejeomkostninger. Side 9
Punkt 5 Havnepakke 3 Danske Havne fremlagde i 2011 Havnepakke 3 med havnenes ønsker til statens bidrag til infrastruktur til havne. Hvor der var behov for kommunal medfinansiering, blev der hentet tilsagn fra kommu./. nerne. Danske Havne beskrev ønskerne i publikationen Investerin-./. ger i vækst og beskæftigelse. I 2012 blev publikationen suppleret med en screening af de samfundsøkonomiske effekter af vejprojekterne. Ved Trafikaftalen i 2012 besluttede partierne bag det Grønne Transportforlig at afsætte 112 mio. kr. til projekter i Havnepakke 3. De 112 mio. kr. blev midlertidig udlånt til reparation af Storstrømsbroen. Når Danmark fik et tilskud af samme størrelse fra EU, ville midlerne blive fordelt. I juli 2014 tildelte EU Danmark 112 mio. kr. som støtte til Storstrømsbroen. Danske Havne har derfor som opfølgning kortlagt, hvilke projekter der allerede nu har tilsagn om kommunal medfinansiering og er klar til projektering og anlæg, såfremt der kommer statslig medfinansiering. Flere transportpolitiske ordførere har klart tilkendegivet, at kommunal medfinansiering eller anden ekstern medfinansiering ville være væsentlig for at opnå bevilling fra transportforligskredsen../. Endvidere vedhæftes den opdaterede liste over projekter i Havnepakke 3 sammen med en samfundsøkonomisk screening af Tranholmvej i Aalborg, som ikke var med i COWIs tidligere screening. Punkt 6 Tildeling af uddannelse til havnebestyrelsesmedlemmer Sekretariatet blev på bestyrelsesmødet den 21. maj 2014 bedt om at undersøge, om det er tilladt at tildele og finansiere uddannelse/kursus i bestyrelsesarbejde til medlemmer af havnebestyrelser, når medlemmerne i forvejen modtager et fast honorar, der reguleres i bekendtgørelse (bekg. om vederlag m.v. 1050 af 16. dec. 1999). Tildeling og finansiering af uddannelse/kurser reguleres ifølge KL's juridiske afdeling efter Styrelsesloven og ikke efter bekendtgørelse om vederlag m.v. til medlemmer af havnebestyrelser. Side 10
Spørgsmålet om tildeling og finansiering reguleres af Styrelseslovens 16, stk. c. En havnebestyrelse er berettiget til at bevilge en uddannelse/et kursus, hvis uddannelsen/kurset a. Er af almen karakter b. Har betydning for varetagelse af arbejdet i bestyrelsen eller for udførelse af opgaver for bestyrelsen. Det er normalt, at medlemshavne betaler for de kurser og arrangementer, som deres bestyrelsesmedlemmer deltager i, typisk kortere varende konferencer og kurser. Kørsel, ophold, diæter og erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med uddannelse/kurser kan ligeledes dækkes for bestyrelsesmedlemmerne. Til gengæld er det klart, at der ikke kan bevilges længerevarende uddannelsesforløb, som MBA eller fag på højere uddannelser, jf. bemærkninger til 16, stk. c. Dette indebærer, at uddannelse i f.eks. 4 x 2 dage i bestyrelsesarbejde kan tildeles og finansieres, uanset det fagligt vedrører forretningsudvikling, eller det drejer sig om organisation og processer til fremme af bestyrelsens samarbejde. Der kan være forskelle på, hvor kompetencen til at tildele uddannelse til havnebestyrelsesmedlemmer ligger. I nogle kommuner ligger kompetencen hos kommunalbestyrelsen/borgmesteren, hos andre er kompetencen uddelegeret til havnebestyrelsen eller bestyrelsesformanden for havnen. Uddannelse/kurser kan ikke tildeles som kompensation for f.eks. vederlag, da vederlag til medlemmer af havnebestyrelser er reguleret efter bekendtgørelse om vederlag, der er udstedt i medfør af havneloven i 1999. Punkt 7 Oplæg om erfaringer fra bestyrelsesuddannelser Fortroligt punkt Side 11
Punkt 8 Havnens betydning for oplandets erhvervsudvikling II Analysen Havnenes betydning for oplandets erhvervsudvikling blev udarbejdet i 2007 i samarbejde med Syddansk Universitet (SDU). Publikationen præsenterede ved brug af en regionaløkonomisk metode udviklet af Syddansk Universitet og Erasmus Universitetet i Rotterdam nøgletal for beskæftigelse, indtjening og bidrag til skatten for den enkelte havn. En opdatering af den regionaløkonomiske metode har, ifølge SDU, vist sig nødvendig, bl.a. pga. øget internationalisering og havnenes øgede betydning regionalt. Danske Havne nedsatte på den baggrund og i samarbejde med SDU og konsulenthuset Gemba en arbejdsgruppe af havnedirektører i marts 2014, der skulle se på behovet fra havnene og på udarbejdelsen af et opdatereret metodegrundlag. Arbejdsgruppens arbejde samt samarbejdet med Gemba og SDU blev efterfølgende i juni 2014 sat på standby for at sikre validiteten af det nye metodegrundlag og de nøgletal, der skulle genereres. Med baggrund i direktør Gitte Lillelund Bechs besøg i en række havne i efteråret 2014 er projektet ind til videre fortsat på stand by. Direktøren vil se på projektet og dets omfang samt metodegrundlaget ultimo november efter at have været rundt hos medlemshavnene og dannet sig et større overblik over behovet og omfanget af en opdatering af analysen Havnens betydning for oplandets erhvervsudvikling. Punkt 9 Status på EU tilskud til fiskerihavne En konkret indsats fra Danske Havnes side har åbnet for en ekstra pulje af overskudsmidler i Den Europæiske Fiskerifonds (EFF) programperiode 2007-2013. Godt 48 mio. kr. udbetales, og der er givet tilsagn til 9 projekter fra private havne og 14 projekter fra offentlige havne. Fiskerihavnene betaler selv 50 pct., hvorfor de totale midler til udvikling i fiskerihavne er 96 mio. kr. Der er i perioden givet tilskud til 61 havneprojekter med et samlet tilskud fra EU på 123 mio. Side 12
kr. En ny indsats planlægges for næste programperiode 2014-2020. Danske Havnes evaluering af havnenes værdi af programmet er allerede udfærdiget, men opdateres efter bevilling af de ekstra midler. Punkt 10 Her udvikler fiskerihavnene I forbindelse med en ny programperiode 2014-2020 skifter EFF navn til Den Europæiske Hav- og Fiskerifond (EHFF). Fiskerihavnsudvalget har besluttet at udarbejde en publikation, der har til formål at sikre fiskerihavnenes pulje i det samlede udviklingsprogram. Publikationen vil hedde Her udvikler fiskerihavnene, da der er tale om fiskeriudviklingsmidler. Publikationen understreger fiskerihavnes rolle i fiskerisektoren og den direkte værdiskabelse, som opstår ved investering i havnes infrastruktur og faciliteter. Fiskerihavnene indsender konkrete udviklingsprojekter med bud på investeringsomkostninger som argument for tilskudsrammen. Punkt 11 Kerteminde Havn genindmeldt i Danske Havne Kerteminde Havn har genindmeldt sig i Danske Havne den 17. juni 2014. Kerteminde Havn er budt velkommen tilbage. Punkt 12 Næste møde Næste møde holdes som bestyrelsesseminar torsdag den 20. november kl. 12.00 til fredag den 21. november kl. 12.00 på Kongebrogården i Middelfart. Punkt 13 Eventuelt Side 13