GLADSAXE KOMMUNE Center for Service Byrådssekretariatet Vederlagsregulativ 2011 NOTAT Dato: 3. januar 2011 Af: Mikael Wolf Diættaksten udgør i 2011: For møde på indtil 4 timer i alt 385 kr. For møde på over 4 timer i alt 770 kr. Økonomiudvalget 18.01.2011 Punkt 17, bilag 1 Erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste kan højst udgøre det femdobbelte af diætsatsen, hvilket svarer til 1.925 kr. pr. dag (pr. 01.01.2011). 1. Byrådsmedlemmer: vederlag og tabt arbejdsfortjeneste A) Der ydes et fast vederlag til medlemmer af Byrådet. Vederlaget omfatter: a) medlemmernes deltagelse i møder i Byrådet og dettes udvalg samt underudvalg b) deltagelse i møder i forbindelse med varetagelse af kommunale hverv, der udføres efter valg af Byrådet, med mindre der på andet grundlag er fastsat bestemmelse om særskilt vederlæggelse. c) deltagelse i kurser mv., der af Byrådet eller af Økonomiudvalget efter bemyndigelse fra Byrådet anses for at have betydning for varetagelsen af de under litra a og b nævnte hverv, d) deltagelse i forskellige seminarer e) deltagelse i revisionens forelæggelse af beretninger f) varetagelse af andre nærmere angivne kommunale hverv efter anmodning fra Byrådet eller dettes udvalg og g) udførelse af andre aktiviteter i forbindelse med de under litra a-f nævnte møder mv. Vederlaget reguleres hvert år 01.04 med den statslige procentregulering og udgør årligt 65.533,00 kr. (pr. 01.04.2010) Vederlaget udbetales månedsvis forud. B) Et byrådsmedlem kan vælge at modtage erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste. I så fald reduceres det faste vederlag med 20.000 kr. Valget mellem disse ordninger (et højere fast vederlag eller reduceret fast vederlag samtidig med udbetaling af erstatning for tabt arbejdsfortjeneste) skal foretages forud for og med virkning for et regnskabsår ad gangen. For lønmodtageres vedkommende vil en skriftlig erklæring fra vedkommendes arbejdsgiver normalt være tilstrækkelig dokumentation. Denne skal blot udfærdiges én gang. Skema omkring indberetning af tabt arbejdsfortjeneste skal afleveres i Byrådssekretariatet senest d. 25. i måneden, og vil blive udbetalt af Personaleafdelingen til den 1. ca. 6 uger senere (f.eks. indberetning 25. januar udbetales 1. marts). Byrådssekretariatet kan være behjælpelig med udfærdigelse af erklæringens indhold. For selvstændige erhvervsdrivende vil en skriftlig erklæring fra den pågældende normalt være tilstrækkelig dokumentation, forudsat at de foreliggende omstændigheder i øvrigt sandsynliggør, at det påståede tab er lidt. Skema omkring indberetning af tabt arbejdsfortjeneste skal afleveres i Byrådssekretariatet senest d. 25. i måneden, og vil blive udbetalt af Personaleafdelingen til den 1. ca. 6 uger se- J. nr. 81.14.10G01 Sag: 2007/0001340-002
nere (f.eks. indberetning 25. januar udbetales 1. marts). For selvstændige erhvervsdrivende tjener indberetningsskemaet også som erklæring for, at det påståede tab er lidt. Byrådssekretariatet påser, at den/det fremsendte erklæring/skema er tilstrækkelig til udbetaling af tabt arbejdsfortjeneste. Det er Byrådet, der i sidste ende afgør, om tabet for tabt arbejdsfortjeneste kan anses for dokumenteret. Af hensyn til afslutningen af årsregnskabet henstilles der til, at indsendelse af skema for tabt arbejdsfortjeneste sker senest 25.01. i det efterfølgende regnskabsår. I øvrigt henvises til vejledning 2007-02-09 nr. 9 om vederlag, diæter, pension m.v. for varetagelse af kommunale hverv, afsnit 2.1.3., der ligeledes anvendes som retningslinjer på området. C) Deltagelse i konstituerende møde Der ydes diæter og dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste til alle Byrådets medlemmer for deltagelse i det konstituerende møde. D) Særligt tillægsvederlag Til medlemmer, der har hjemmeboende børn under 10 år, ydes et særligt tillægsvederlag. Tillægsvederlaget reguleres hvert år 01.04 med den statslige procentregulering og udgør årligt 13.106,60 kr. (pr. 01.04.2010) 2) Udvalgsvederlag 16, stk. 2. Udvalgsvederlag reguleres hvert år 01.04 med den statslige procentregulering og udgør årligt 16.389,19 kr. (pr. 01.04.2010) Der ydes udvalgsvederlag for hvert udvalg, byrådsmedlemmet er medlem af. Vederlaget ydes til medlemmer af Økonomiudvalget, de stående udvalg og til det ene byrådsmedlem i Børn- og Ungeudvalget. A) Udvalgsformænd og 1. viceborgmester Formanden for følgende udvalg modtager formandsvederlag: Stående udvalg: 160.249,86 kr. årligt. (pr. 01.04.2010) Børn- og Ungeudvalget: 72.840,85 kr. årligt. (pr. 01.04.2010) Folkeoplysningsudvalget 72.840,85 kr. årligt. (pr. 01.04.2010) Formandsvederlaget reguleres hvert år 01.04 med den statslige procentregulering. Udvalgsformanden kan ikke samtidigt modtage udvalgsvederlag. Funktionen som 1. viceborgmester honoreres med 10 % af borgmesterens løn, og udgør 72.840,85 kr. årligt (pr. 01.04.2010). Der udbetales ikke honorar til 2. viceborgmester. 3) Godtgørelse For deltagelse i møder, kurser m.v. har byrådsmedlemmerne krav på godtgørelse af følgende udgiftstyper: a) befordringsgodtgørelse og godtgørelse for fravær fra hjemstedet (transport fra bopælen til det sted, hvor det kommunale hverv udøves). b) dokumenterede, nødvendige udgifter forbundet med et fysisk handicap. c) godtgørelse af dokumenterede, nødvendige udgifter til pasning af syge nære pårørende. A) Transportgodtgørelse 2
Der ydes transportgodtgørelse for de faktiske transportudgifter i forbindelse med deltagelse i byrådsmøder, udvalgsmøder og bestyrelsesmøder, når byrådsmedlemmet er udpeget af Byrådet til at deltage i disse. Der ydes ikke transportgodtgørelse i forbindelse med deltagelse i gruppemøder, formøder og lignende. Godtgørelsen ydes i følgende tilfælde: Fra bopælen i Gladsaxe eller arbejdspladsen til møde på mødestedet, f.eks. rådhuset. Fra mødestedet til arbejdspladsen eller bopælen i Gladsaxe Kommune. Der ydes transportgodtgørelse til møder såvel indenfor som udenfor kommunens grænser. Der udleveres taxakort, som kan anvendes i forbindelse med byrådsmedlemmets politiske hverv på samme vilkår, som er gældende ved kørsel i egen bil. Ved kørsel i egen bil anvendes statens takster, der reguleres en gang årligt og pr. 01.01.2011 udgør 3,67 kr. pr. km. B) Godtgørelse for fravær fra hjemmet (rejsegodtgørelse) Der ydes kun skattefri fraværsgodtgørelse i forbindelse med overnatning og ved fravær over 24 timer. Ved deltagelse i kurser, årsmøder o. lign, hvor kosten ikke er betalt (pågældende betaler selv), godtgøres kr. 455,- pr. døgn og kr. 18,96 pr. påbegyndt time herudover. (2011- takster) Hvis kommunen overtager betaling af de faktiske udgifter til fortæring (regning videregives til kommunen) reduceres godtgørelsen med (2011-takster): 15 % for morgenmad = 68,25 kr. 30 % for frokost = 136,50 kr. 30 % for middag = 136,50 kr. Rimelige udgifter til overnatning dækkes i det omfang, soverum ikke stilles til rådighed for kommunens regning. Rejseudgifter i forbindelse med fravær fra hjemmet pga. kurser, årsmøder o. lign. refunderes efter regning. Det forudsættes normalt, at der anvendes offentlige befordringsmidler, ved fly og tog turistklasse/standardklasse. Benyttes egen bil ydes skattefri godtgørelse efter statens takster, som reguleres årligt og pr. 01.01.2011 udgør følgende: kørsel til og med 20.000 km. årligt = 3,67 kr. pr. km. kørsel ud over 20.000 km. årligt = 2,00 kr. pr. km. Der ydes ikke godtgørelse for flere kilometer, end der ville være kørt, hvis rejsen var påbegyndt og afsluttet på arbejdssted eller i hjemmet. C) Anden godtgørelse Fastnettelefon/mobiltelefon Byrådsmedlemmer kan vælge mellem af få stillet en mobiltelefon til rådighed eller få tilskud til en fastnettelefon. Regler for valg af mobiltelefon: 3
Byrådsmedlemmer får stillet en mobiltelefon til rådighed til brug for deres arbejde som byrådspolitiker. Udgifterne til anskaffelse og samtaler med mere i Danmark afholdes af Byrådssekretariatet, men byrådsmedlemmet skal selv betale for privat trafik til og fra udlandet. Det enkelte byrådsmedlem har valgfrihed mellem to forskellige mobiltelefoner, som begge opfylder kravene til at kunne håndtere kommunens IT-systemer på en tilfredsstillende måde. Såfremt et byrådsmedlem ønsker at beholde sin private mobiltelefon og nummer kræver dette blot, at kommunen overtager nummer og betaling. Mobiltelefonen kan, såfremt et byrådsmedlem måtte ønske det, sættes op med kalender, mail mv., således at man ikke behøver at have adgang til IT-hjemmearbejdspladsen for at holde sig orienteret. Byrådssekretariatet fremsender kvartalsvis kopi af regningen for forbruget i foregående kvartal til de enkelte byrådsmedlemmer. Såfremt der har været forbrug på trafik til og fra udlandet anmodes den enkelte byrådsmedlem om at oplyse, hvorvidt der er tale om privat forbrug. Såfremt der er tale om et privat forbrug, vil byrådsmedlemmet blive opkrævet betaling herfor. Kommer der således ikke en tilbagemelding er udgangspunktet, at den foretagne trafik til og fra udlandet er foretaget som følge af jobbet som byrådsmedlem. Regler for tilskud til fastnettelefon: Ved fravalg af mobilordningen kan det enkelte byrådsmedlem en gang årligt få refunderet udgifterne til fastnettelefon mod dokumentation, dog maksimalt 4000 kr. pr. år. Valget af telefonordning sker for ét år ad gangen, og medlemmet kan ikke benytte begge ordninger. Dette indebærer,at der ikke refunderes udgifter til egen mobiltelefon, hvis byrådsmedlemmet har valgt at få kompensation for fastnettelefon. IT-hjemmearbejdsplads Byrådsmedlemmer får stillet en IT-hjemmearbejdsplads til rådighed til brug for byrådsarbejdet. Der kan vælges mellem en stationær pc eller bærbar pc. Derudover leveres printer mv. Der sker opkobling til rådhusets netværk med adgang til alle dagsordener, elektronisk post, internet m.m. Udgifter i forbindelse med oprettelse og brug af udstyret afholdes af Byrådssekretariatet. Toner til printer udleveres på rådhuset. Opmærksomheden henledes på, at mobiltelefon, IT-udstyr og opkobling for det enkelte byrådsmedlem bliver beskattet som multimedieskat med 3.000 kr. pr år. Gladsaxe Kommune sørger for indberetning til SKAT. Abonnement på dagblad og tidsskrifter Hvert byrådsmedlem kan vælge et abonnement på et dagblad. Byrådssekretariatet sørger for bestilling og betaling af abonnementet. For de byrådsmedlemmer, som selv står for/har et abonnementet, vil Byrådssekretariatet skulle overtage rollen som betaler der skal således ikke oprettes nye abonnementer. Alle byrådsmedlemmer får tilsendt tidsskriftet Danske Kommuner og avisen Kommunen. Ønsker det enkelte byrådsmedlem at tegne yderligere abonnementer på tidsskrifter af relevans for byrådsarbejdet, bedes dette meddelt Byrådssekretariatet. Abonnementer på faglige tidsskrifter og det valgte dagblad er skattefrie. 4
D) Refusionsgodtgørelser Skemaer til refusionsopgørelse skal afleveres i Byrådssekretariatet senest den 25. i måneden, og vil blive udbetalt af Personaleafdelingen medio den efterfølgende måned (f.eks. indberetning 25. januar udbetales ca. 15. februar). Af hensyn til afslutningen af årsregnskabet henstilles der til, at indsendelse af refusionsopgørelser sker senest 25.01. i det efterfølgende regnskabsår. 4) Stedfortrædere Til stedfortrædere, der indkaldes til deltagelse i enkelte møder i Byrådet, ydes diæter og erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste. Stedfortrædere modtager godtgørelse som nævnt under pkt. 3 for transport m.v. i forbindelse med deltagelsen i mødet. Stedfortrædere, der indtræder som midlertidigt medlem i Byrådet eller et udvalg, modtager vederlag m.v. forholdsmæssigt for den periode, pågældende er medlem. 5) Byrådsmedlemmers varetagelse af kommunale hverv Byrådsmedlemmer modtager ikke mødediæter eller anden betaling i forbindelse med varetagelse af kommunale hverv, medmindre der er fastsat bestemmelse om særskilt vederlæggelse. Er der ikke sådanne særlige regler om diæter m.v., har byrådsmedlemmet ikke i øvrigt krav på mødediæter fra kommunen, men alene sit sædvanlige vederlag. Byrådsmedlemmerne har deres sædvanlige krav på godtgørelse se ovenfor under pkt. 3. Valg: Valgbestyrelsens medlemmer modtager diæter og godtgørelse for møder i valgbestyrelsen, jf. den kommunale valglov 18, stk. 3. Byrådsmedlemmer, der er tilforordnede i forbindelse med valget, modtager ligeledes diæter og godtgørelse for dette arbejde, jf. den kommunale valglov 18, stk. 3. 6) Vederlag m.v. til ikke-byrådsmedlemmer Personer, der er valgt af Byrådet til at varetage et kommunalt hverv, modtager diæter eller erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste. Det er en forudsætning, at Byrådet har en reel valgmulighed ved udpegningen. I det tilfælde, hvor Byrådet skal udpege medlemmer til et organ efter indstilling fra andre, men er bundet af indstillingen, således at Byrådet ikke har en reel valgmulighed, betragtes hvervet ikke som udført efter valg af Byrådet. Hvervet som bestyrelsesmedlem efter udpegning af Byrådet til et selskab, en forening, en fond m.v., der helt eller delvist varetager ikke-kommunale opgaver efter styrelseslovens 68a, er ikke et kommunalt hverv. Der kan derfor ikke udbetales vederlag m.v. til bestyrelsesmedlemmer, som efter bestemmelsen er udpeget til bestyrelsen for et sådant selskab m.v. Personer, der dokumenterer mistet arbejdsfortjeneste, kan vælge i stedet at få erstatning for det faktiske tab, dog højst det femdobbelte af diætsatsen, dvs. 1.925 kr. pr. dag (2011-takst). 5
Det ydes ikke diæter eller tabt arbejdsfortjeneste, hvis der andet steds fra er tillagt den pågældende særligt honorar eller vederlag for varetagelsen af hvervet. Der ydes godtgørelse som anført under pkt. 3a og 3b. Mødediæter beregnes månedsvis bagud på grundlag af indberetning til Byrådssekretariatet. Ingen diæter: Byrådet har i en række tilfælde besluttet, at der ikke skal ydes diæter og tabt arbejdsfortjeneste til medlemmer udpeget af Byrådet: Skolebestyrelser, jf. BR 13.04.1994, sag nr.109 Klagerådet, jf. BR 13.11.1996 sag nr. 171 Brugerbestyrelser/Bruger- og pårørenderåd, jf. BR 09.12.1992, sag nr. 217 og BR 08.12.1993, sag nr. 247. 6