Brugervejledning OnlineAt
Indholdsfortegnelse Introduktion... Forside før login... Startside efter login... Forside efter login... Tilbagemelding på afgørelser eller høring... Tilsyn/produktionsenhedssiden... Emneoverblik... Alle sager... Kontakt Arbejdstilsynet... Klag eller søg fristforlængelse... 3 4 5 6 10 13 15 16 17 18
Introduktion til OnlineAt Få styr på arbejdsmiljøet med OnlineAt På OnlineAt kan I få overblik over tilsynsprocessen. I kan se jeres udestående frister, melde tilbage på afgørelser og se, når Arbejdstilsynet har vurderet, at I har efterkommet et påbud. Det er også her, I finder de aktive og afsluttede sager, I har haft med Arbejdstilsynet de sidste fem år - og et emneoverblik over jeres tidligere arbejdsmiljøproblemer. Der er breve og sager, som I ikke finder i OnlineAt. Det drejer sig bl.a. om strafferetslige sager. Disse dokumenter findes af juridiske årsager kun i jeres digitale postkasse. Hjælp til at logge ind Oplever I udfordringer med at logge på OnlineAt, kan I finde hjælp til dette på forsiden af OnlineAt på internetadressen www. online.at.dk, hvor der ligger en video om brugen af NemID medarbejdersignaturer, en PDF guide Adgang til OnlineAt med NemID, samt kontaktoplysninger til forskellige supportmuligheder. 3
Forside før login På forsiden af OnlineAt kan du følgende: Logge på OnlineAt. Se en video omkring brugen af NemID medarbejdersignatur på OnlineAt. Finde support oplysninger og kontaktoplysninger: 4
Startside efter login Efter login med NemID medarbejdersignatur kommer du til en startside, hvor du skal vælge, om du vil logge på OnlineAt eller Produktregistret. 5
Forside efter login På forsiden af OnlineAt kan du se hovedmenu og brødkrummesti. Hovedmenuen findes på alle sider, og giver adgang til: Tilsyn - her finder du din/dine P-enhed(er) og de tilsynssager, der findes på dem - aktive og afsluttede for de seneste fem år inkl. dertilhørende dokumenter Emneoverblik - giver dig et overblik over de arbejdsmiljøproblemer, som Arbejdstilsynet har truffet afgørelse eller vejledt om på jeres virksomhed. Det er et overblik, der statistisk kan sige noget om jeres tidligere udfordringer i arbejdsmiljøet for at undgå det i fremtiden Alle Sager - Her finder du virksomhedens sager med Arbejdstilsynet og de dertilhørende dokumenter inden for de seneste fem år. Der kan være sager, du ikke kan se. Det vil i så fald dreje sig om strafferetslige sager, klagesager mv. Dem finder du i jeres digitale postkasse. Under hovedmenuen finder du brødkrummestien, der viser hvor på OnlineAt du befinder dig - brødkrummestien findes på alle sider. Hvis dit CVR-nummer har mere end fem Produktionsenheder (P-enheder) tilknyttet ser menuen således ud: Produktionsenheder - her finder du dine P-enheder og de tilsynssager der findes på dem - aktive og afsluttede for de seneste fem år inkl. dertilhørende dokumenter Smileystatus - giver dig et overblik over dine P-enheders samlede smileystatus. Ved at trykke på den enkelte smileystatus, får du en filtreret side med de pågældende P-enheder. 6
Jeres Frister Under Jeres frister kan du finde alle de frister, som I har med Arbejdstilsynet. Det kan være, at I skal melde tilbage på en afgørelse eller ønsker at svare på en skriftlig høring, som virksomheden har fået efter et tilsynsbesøg. Du kan bruge søgefeltet til at søge efter en afgørelse eller høring, og du kan sortere på dato eller arbejdsmiljøproblem i listen. Tryk på det røde kryds i søgefeltet for at slette en søgning/sortering. Tryk på det røde kryds i søgefeltet for at slette en søgning/sortering. Ved at trykke på datoen til venstre for en given frist, bliver du ført direkte til den formular, som du skal udfylde, når du skal svare digitalt på en afgørelse eller en høring. 7
Kommende risikobaserede tilsyn Under Kommende risikobaserede tilsyn kan du finde alle jeres kommende risikobaserede tilsyn. Du kan bruge søgefeltet til at søge efter et kommende tilsyn, og du kan sortere på dato eller P-enhed i listen. Tryk på det røde kryds i søgefeltet for at slette en søgning/sortering. Ved at trykke på Ret oplysning til højre for et givent kommende tilsyn, kan du rette de oplysninger Arbejdstilsynet har om denne P-enhed. 8
Ved at trykke på Digital Varsling til højre for et givent kommende tilsyn, kan du se Arbejdstilsynets varsling af denne P-enhed, som er sendt til jeres e-boks. Hvis I har mere end 5 P-enheder, hedder det første menupunkt Produktionsenheder, og den fører dig til en listeside med alle jeres P-enheder. Du kan bruge søgefeltet til at søge efter en P-enhed, og du kan sortere på P-enhed, postnummer, P-nummer, antal tilsynssager og på smileystatus i listen. Tryk på det røde kryds i søgefeltet for at slette en søgning/sortering. Hvis du trykker på en P-enhed, får du vist aktive og lukkede tilsynssager for denne P-enhed fem år tilbage. Se mere om dette under Tilsynssager på en P-enhed. Hvis du har behov, kan du opdele og gemme jeres P-enheder i den form for gruppering, som I arbejder med i jeres virksomhed. Tryk på linket Opret/rediger grupper, og benyt efterfølgende dropdownfeltet til at vælge og vise de grupperingen som du har oprettet. Tryk på Eksporter til Excel hvis du vil have en Excel fil med jeres P-enheder fra listen. Hvis du har lavet en søgning eller får vist en af de grupperinger, som du selv har oprettet, vil det kun være dette, som bliver eksporteret til Excel. Hvis I har mellem 2 og 5 P-enheder, hedder det første menupunkt Tilsyn, det fører til en listeside med jeres 2 til 5 P-enheder. 9
Tilbagemelding på afgørelse eller høring Her skal der svares på en afgørelse om udarbejdelse af en APV. Vær opmærksom på, at der findes forskellige formularer til forskellige sager og type af tilbagemeldinger. Alle tilbagemeldinger skal dog signeres med en NemID medarbejdersignatur I procesflowet til venstre kan du finde alle oplysninger vedrørende sagen ved at trykke på trinene 1, 2, 3 eller 4. Der kan være forskellige trin i procesflowet for forskellige sager, fx hvis der har været en høring. Til højre kan du se hvilken P-enhed sagen drejer sig om, samt vores sagsnummer og hvem der er sagsansvarlig. Du skal skrive jeres tilbagemelding i tekstfeltet, og du kan vedhæfte filer som en del af jeres tilbagemelding. Vi modtager disse filtyper: doc, docx, rtf, xls, xlsx, txt, ppt, pdf, jpg, gif, bmp, tif og png. Max. størrelse på bilagupload: 8,5MB. Max. størrelse på den samlede tilbagemelding: 9MB i alt (Tekst + bilag). Max. filnavnlængde: 150 karakterer - pas på med specialtegn, og der må kun være et punktum. i filnavnet. Du har mulighed for at gemme en kladde. 10
Inden du bekræfter jeres tilbagemelding til Arbejdstilsynet, skal du afkrydse og erklære at: På virksomhedens vegne erklærer jeg, at arbejdsmiljøorganisationen er gjort bekendt med indholdet af tilbagemeldingen. Afgivelse af urigtig erklæring kan straffes efter straffeloven. Vær opmærksom på, at der er forskellige erklæringer til forskellige typer af sager og afgørelser. Når du har gjort dette, skal du bekræfte tilbagemeldingen, hvorefter du bliver præsenteret for denne erklæring Tryk på Bekræft, hvis arbejdsgiveren har gjort, hvad der står i erklæringen. Vær opmærksom på, at der er forskellige erklæringer til forskellige typer af sager og afgørelser. Når du trykker på Bekræft, bliver du sendt til NemID Digital Signering, hvor du skal bruge din NemID medarbejdersignatur til at signere for tilbagemeldingen. Når du har gjort dette, bliver du sendt tilbage til OnlineAt, hvor du kommer til en kvitteringsside 11
Som der står, er det en kvittering for, at Arbejdstilsynet har modtaget jeres tilbagemelding, der nu skal vurderes. Her kan du se, hvad du har skrevet i jeres tilbagemelding, hvilke filer du evt. har uploadet, hvem der har signeret tilbagemeldingen med deres NemID, og evt hvis dette er sket via en digital fuldmagt. Nederst på siden kan du trykke på Se den fulde tilbagemelding, der åbner en PDF med jeres tilbagemelding, som du har mulighed for at gemme lokalt på din computer. Du kan også trykke på Videresend som e-mail og sende jeres tilbagemelding til dig selv eller en anden i jeres organisation. 12
Tilsyns/ Produktionsenhedssiden Tryk på + ud for en P-enhed, så får du vist både aktive og lukkede tilsynssager for denne P-enhed fem år tilbage. Se mere om dette under Tilsynssager på en P-enhed herunder. Tilsynssager på en P-enhed Hvis I kun har én P-enhed, hedder det første menupunkt Tilsyn. Menupunktet fører dig direkte til siden Tilsynsbesøg. Her får du vist aktive og afsluttede tilsynssager for denne P-enhed fem år tilbage. Hvis du trykker på Se sagens dokumenter, bliver du ført til en side med alle de dokumenter, der findes på sagen. Hvis et Arbejdsmiljøproblem har en frist, kan du trykke på Arbejdsmiljøproblemet og indsende jeres tilbagemelding. Læs mere om dette i afsnittet Tilbagemelding på afgørelse eller høring - fra forsiden. Se i nedenstående hvad ikonerne betyder. 13
I området Arbejdsmiljøproblemer, kan du se de arbejdsmiljøproblemer, der er blevet identificeret på det givne tilsynsbesøg. Nogle arbejdsmiljøproblemer kan være afgørelser uden handlepligt - fx en vejledning - og så skal du ikke foretage dig noget. Andre arbejdsmiljøproblemer har en frist, og du skal reagere på disse. Disse frister vil også findes på forsiden af OnlineAt under Jeres frister. Her kan du se, hvad de forskellige ikoner på siden Tilsynsbesøg betyder: 14
Emneoverblik Her er de arbejdsmiljøproblemer, Arbejdstilsynet har truffet afgørelse eller vejledt om på jeres virksomhed. Det er et overblik, der statistisk kan sige noget om jeres tidligere udfordringer i arbejdsmiljøet så I ved, hvor I skal være særligt opmærksomme. Brug søgefeltet til at finde et emne, en sag, en P-enhed eller et arbejdsmiljøproblem. Du kan søge på indholdet i alle kolonner, og du kan sortere på indholdet i alle kolonner. Tryk på det røde kryds i søgefeltet for at slette en søgning/sortering. Hvis du har behov, kan du opdele og gemme jeres P-enheder i den form for gruppering, som I arbejder med i jeres virksomhed. Tryk på linket Opret/rediger grupper, og benyt efterfølgende dropdownfeltet til at vælge og vise de grupperingen som du har oprettet. Tryk på Eksporter til Excel hvis du vil have en Excel fil med jeres P-enheder fra listen. Hvis du har lavet en søgning, eller får vist en af de grupperinger som du selv har oprettet, vil det kun være dette som bliver eksporteret til Excel. 15
Alle sager Her finder du alle virksomhedens sager med Arbejdstilsynet og de dertilhørende dokumenter inden for de seneste fem år. Der kan være sager, du ikke kan se. Det vil i så fald dreje sig om strafferetslige sager, klagesager mv. Dem finder du i jeres digitale postkasse. Afkryds feltet Vis alle sager - inklusiv afsluttede sager hvis du også vil se jeres afsluttede sager. Brug søgefeltet til at finde en sag. Du kan søge på indholdet i alle kolonner, og du kan sortere indholdet i alle kolonner. Tryk på sagsnummeret hvis du vil se en sags dokumenter. Tryk på det røde kryds i søgefeltet for at slette en søgning/sortering. Hvis du har behov, kan du opdele og gemme jeres P-enheder i den form for gruppering, som I arbejder med i jeres virksomhed. Tryk på linket Opret/rediger grupper, og benyt efterfølgende dropdownfeltet til at vælge og vise de grupperingen som du har oprettet. Tryk på Eksporter til Excel hvis du vil have en Excel fil med jeres sager fra listen. Hvis du har lavet en søgning, eller får vist en af de grupperinger som du selv har oprettet, vil det kun være dette som bliver eksporteret til Excel. 16
Kontakt Arbejdstilsynet I topbaren på alle side, kan du trykke på linket Kontakt, hvis du har nogle spørgsmål i forbindelse med en sag. Du vil så blive ført til en kontaktside, hvor du kan finde et link til Arbejdstilsynets hjemmeside, samt vores e-mailadresse og telefonnummer. Du kan også skrive til Arbejdstilsynets direkte fra denne side: 17
Klag eller søg fristforlængelse Hvis du ønsker at klage over en afgørelse elle søge fristforlængelse, kan du gøre dette ved at gå til tilbagemeldingsformularen for den pågældende afgørelse, og i procesflowet trykke på Afgørelse. Her bliver du præsenteret for alle oplysninger i sagen, og hvis du scroller ned i bunden af siden, finder du klagevejledning med mere. Tryk på + for at åbne indholdet. Tryk på Send klage til Arbejdstilsynet eller Søg om fristforlængelse, i begge tilfælde bliver du ført til en formular, som du skal udfylde med jeres begrundelser, og derefter skal du trykke på Indsend. Når du trykker på Indsend, bliver du sendt til NemID Digital Signering, hvor du skal bruge din NemID medarbejdersignatur til at signere for indsendelsen. Når du har gjort dette, bliver du sendt tilbage til OnlineAt, hvor du komme til på en kvitteringsside. 18