Administrationsgrundlag for vilkår for TR- og AMRfunktioner i Næstved Kommune MHU 26/02/2018 Bilag 3c Administrationsgrundlaget har til formål, at beskrive regler og retningslinjer for Tillidsrepræsentant(TR)- og Arbejdsmiljørepræsentant(AMR)- funktionen og, samtidig sikre, at virksomhedsledere og andre med personaleledelse i Næstved Kommune er bekendt med aflønning, arbejdsgange og procedurer i forbindelse hermed. Generelle aftaler TR's virke reguleres efter bestemmelserne i Rammeaftalens/MED- Håndbogens 10-21. Reglerne gælder for TR, FTR, MED-repræsentanter, arbejdsmiljørepræsentanter og suppleanter for MED-repræsentanter. De grundlæggende regler om sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen findes i arbejdsmiljøloven. De nærmere regler om arbejdsmiljørepræsentanter er fastsat i Bekendtgørelse om samarbejde om sikkerhed og sundhed. Lokale aftaler TR- og AMRs virke reguleres efter bestemmelserne i MED-aftalen for Næstved kommune. Samtidig er der i Næstved Kommune fastsat "Retningslinjer for vilkår for TR- og AMR-funktioner i Næstved Kommune". Retningslinjen indeholder dog ikke retningslinjer vedr. TR-beskyttelse, arbejdsretlige forhold, anmeldelsesprocedure, ikke-valgbarhed for elever og indbetaling til AKUTfonden. Regler for dette fremgår af Rammeaftalen/MED-Håndbogen. I Næstved Kommune er der indgået lokale TR-aftaler med følgende organisationer: FOA, HK, Dansk Socialrådgiver Forening, Dansk Sygeplejeråd, Danske Fysioterapeuter, Næstved Lærerkreds, 3F, Socialpædagogerne, BUPL og DJØF. Aftalerne kan ses på ERNA under MEDindflydelse og -bestemmelse. TR- og- AMR's rolle TR har pligt til at gøre sit bedste for at fremme og vedligeholde rolige og stabile arbejdsforhold. TR er bindeled mellem medarbejder og arbejdsgiver og har udvidet ret til at handle og ytre sig, men har samtidig tavshedspligt om enkeltpersoners forhold. TR kan fungere som talsmand og forhandler for alle de medarbejdere, som TR er valgt i blandt - f.eks. ved ansættelser, afskedigelser og lønforhandlinger, alt efter hvilke kompetencer den faglige organisation har uddelegeret til TR. Ved nedsættelse af ansættelsesudvalg vælger personalet i samråd med TR medarbejdernes repræsentanter. Arbejdsmiljøgruppen, som består af 1 AMR og 1 arbejdsleder, skal samarbejde om de daglige arbejdsmiljøopgaver. Arbejdsmiljøgruppen består af 2 personer Arbejdsmiljøgruppen skal blandt andet løbende sikre at arbejdsforholdene på 1
virksomheden/afdelingen er sikkerhedsog sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige, herunder løbende iagttage risici og planlægge aktiviteter/tiltag for at forebygge, at der opstår problemer. (opgaverne er nærmere beskrevet i bilag 3 i MED-aftalen for Næstved kommune samt i Bekendtgørelse om samarbejde om sikkerhed og sundhed ). Hvornår kan TR vælges Når der på en virksomhed/afdeling kan tælles fem medarbejdere inden for samme overenskomstgruppe, har medarbejderne ret til at vælge en TR. Hovedreglen er, at der vælges en TR pr. overenskomstgruppe, uanset antallet af medarbejdere, men det kan lokalt aftales, at der vælges flere. Der er samtidig ret til at vælge en suppleant for hver TR. Hvis overenskomstgruppens medlemsantal falder til kun 4 medarbejdere eller derunder, så bortfalder valggrundlaget, og TRfunktion samt evt. tillæg herfor bortfalder ligeledes. I det øjeblik lederen bliver bekendt med dette, kontaktes personalekonsulenten i Center for Koncernservice og Økonomi som tilskriver den faglige organisation og TR, således at TR-funktion samt tillæg bortfalder fra førstkommende måneds start. Er faglig organisation og TR ikke blevet informeret herom, og lederen først efter nogen tid bliver bekendt med, eller opmærksom på, det manglende valggrundlag, må TRfunktion og tillæg opsiges med et passende varsel. Valg af TR- og AMR Tillidsrepræsentanter Ved valg af TR kan alle de medarbejdere, der indgår i TRs valggrundlag stemme. Det er medarbejdernes anliggende og ansvar, hvem de vælger som TR. Kan vælges: Alle ansatte med min. 1/2 års ansættelse inden for kommunen. Dette gælder også midlertidigt ansatte. Kan ikke vælges: Medarbejdere, som ikke er medlem af en faglig organisation eller er medlem af de "ikke forhandlingsberettigede organisationer, elever og opsagte medarbejdere. Du skal være ansat mindst ½ år for at blive valgt som TR eller AMR Arbejdsmiljørepræsentanter AMR skal vælges af og blandt samtlige medarbejdere i virksomheden/ afdelingen/centret (uafhængigt af hvilke faglige organisationer/ overenskomster de eventuelt tilhører). Medarbejdere, som ikke er medlem af en faglig organisation har også valgret og er valgbare ved valg af AMR. Arbejdsgiver og arbejdslederne må ikke deltage i valget. Man kan blive valgt som AMR efter min. ½ års ansættelse i kommunen. AMR vælges som udgangspunkt for den 2- årige periode som følger af MED-aftalen for Næstved Kommune eller indtil arbejdsfunktionen ophører. 2
Valgperioden gælder fra 1. januar ulige år til 31. december lige år. Genvalg kan ske. Der må ikke vælges suppleant for AMR-funktionen. Hvis AMR er fraværende pga. orlov, sygdom eller andet fravær i en sammenhængende periode på mindst 4 måneder kan der vælges en ny AMR, hvis MED-udvalget for arbejdspladsen er enige om det. Hvis der vælges en ny AMR inden for den nuværende valgperiode, er AMR valgt indtil der er nyvalg. Anmeldelse af TR- og AMR valg Den valgte medarbejder skal anmelde sit valg af TR til den faglige organisation, som efterfølgende skal anmelde valget til arbejdsgiveren med angivelse af, for hvilken medarbejdergruppe medarbejderen er valgt fra, og fra hvornår TR overtager hvervet fra tidligere TR. Kommunen har derefter 3 uger til at gøre indsigelser mod valget i forhold til valggrundlag, valgbarhed og selve valghandlingen samt den valgtes personlige egnethed. Det er i den forbindelse lederens opgave, at vurdere, om der således er forhold, der gør det vanskeligt at godkende valget. Det kan f.eks. være uheldig adfærd, manglende samarbejdsevne/vilje og dårlig overholdelse af aftaler fra den valgtes side. Den valgte skal kunne fremstå, som et godt eksempel for sine kolleger. Indsigelse kan også ske, hvis ikke hele personalegruppen har haft mulighed for at deltage i valget eller hvis den valgte TR ikke er valgbar. Ønsker lederen at gøre indsigelser, eller har spørgsmål i forbindelse hermed, skal der rettes henvendelse til personalekonsulenten (i CKO) for virksomheden. Centerchef/virksomhedsleder har ansvaret for, at Team Arbejdsmiljø og Fælles Indkøb modtager de udfyldte indberetningsskemaer vedr. valg af AMR primo december efter nyvalg. FTR De lokale afdelinger af de faglige organisationer kan beslutte, at vælge en fællestillidsrepræsentant (FTR), som vælges af og blandt de anmeldte TR for den relevante overenskomstgruppe. Efter lokal aftale kan der dog også vælges en FTR, som ikke i forvejen er TR, f.eks. et medlem af bestyrelsen for den lokale afdeling. Valg af FTR skal ligeledes anmeldes af den faglige organisation, men anmeldelsen skal ledsages af underskrifter fra de TR'er som FTR skal dække, samt en beskrivelse af hvilke opgaver der varetages af FTR. Dette for at sikre at FTR ikke varetager samme opgaver som TR. Ledelse og berørte TR kan dog træffe aftale om andet. Ophør af TR- og AMR funktion Hvervet som TR ophører: når der vælges og anmeldes en ny TR, når valgperioden ophører, hvis der er aftalt en valgperiode når valgbarheden fortabes, f.eks. hvis antallet af ansatte når under 5 personer når der sker omstruktureringer, hvor overenskomstgrupper sammenlægges 3
Ophører TR-funktionen i forbindelse med en af ovennævnte situationer, skal ophøret indberettes til personalekonsulenten snarest efter, at lederen bliver bekendt med situationen. Funktionen som AMR ophører, når valgperioden afsluttes, eller hvis arbejdsfunktionen ophører. AMR kan ikke nedlægge sit hverv i valgperioden. Arbejdsgivers orienteringspligt TR er berettiget til at få udleveret alle relevante oplysninger om løn- og ansættelsesforhold for de medarbejdere, som de repræsenterer. TR skal vide hvem, der ansættes inden for sin overenskomstgruppe, men hvis TR ikke sidder i ansættelsesudvalg, skal TR ikke læse ansøgninger. TR skal have alle faktuelle oplysninger, som ledelsen bruger i forbindelse med lønforhandling (hvis TR har forhandlingskompetence), men det kan ikke pålægges ledelsen at udarbejde særligt materiale til TR i den forbindelse. TR skal informeres om hvem (navn og stilling), der afskediges. Information herom må ikke ske, før medarbejderen selv er blevet informeret om den påtænkte afskedigelse. TR skal kun orienteres om tjenstlige samtaler, hvis medarbejderen er indforstået med dette, og måske ønsker TR's deltagelse i samtalen. TR må så orienteres om hvem og hvornår, men ikke om hvorfor. TR skal ikke orienteres om syge- og omsorgssamtaler. Det er medarbejderens valg, hvorvidt pgl. ønsker TR's deltagelse i disse samtaler. 4 Tid og løn til TR og AMR TR skal have den indtægt, som TR ville have fået ved almindeligt arbejde i det tidsrum, som det var planlagt, at TR skulle arbejde i. TR skal have den fornødne tid til varetagelse af hvervet (kan være bestemt i lokal aftale) TR skal have fornøden tid til deltagelse i møder, kurser m.m. som arrangeres af den faglige organisation, dog i det omfang som forholdene på tjenestestedet tillader. Tjenestefrihed ydes med løn mod, at der ydes AKUTrefusion for timerne. Husk indberetning herom til lønkonsulenten. Hvis der ikke i TR-aftaler er indgået aftale om den fornødne tid til TR arbejde, opfordrer Center for Koncernservice og Økonomi til, at den enkelte leder og TR jævnligt drøfter omfanget af opgaver og forventet tidsforbrug, så der er synlighed for kollegaer og leder, hvad der er den fornødne tid. Den nødvendige tid drøftes mellem leder og den tillidsvalgte Til inspiration for denne drøftelse er der udarbejdet et link skema med TR opgaver. Det er ikke udtømmende, så den må tilpasses lokale forhold. TR er berettiget til et funktionstillæg for varetagelsen af TR-funktionen. Det præcise beløb fremgår af den lokale TRaftale mellem Næstved Kommune og den relevante faglige organisation. Funktionstillægget ophører, når TRfunktionen ikke længere varetages. Tillæg til AMR kan aftales via centerchefen/virksomhedsleder. Tillæggets størrelse aftales efter
rammerne for lokal løndannelse og sker efter en konkret vurdering af opgaverne og den kompetence AMR lægger i funktionen, for at øge sikkerhed, sundhed og trivsel på arbejdspladsen. Konfliktsituationer I forbindelse med konflikter (strejke, lockout, arbejdsnedlæggelse m.v.) skal ledere kontakte personalekonsulenten i CKO for nærmere rådgivning og vejledning. Beskyttelse ved afskedigelse TR, FTR, MED-repræsentanter og suppleanter for disse, samt AMR har en særlig beskyttelse ved afskedigelse. Der er særlige forholdsregler, der skal iagttages, da afskedigelse skal begrundes i tvingende årsager. Det nærmere indhold af udtrykket tvingende årsager er fastlagt gennem en lang række voldgiftskendelser (listen er ikke udtømmende): Arbejdsvægring Uærlighed Alvorlige forsømmelser med hensyn til arbejdets udførsel Arbejdsmangel For stort sygefravær Iværksættelse af eller passivitet ved overenskomststridige arbejdsstandsninger Opfordring til overarbejdsnægtelse eller produktionsnedsættelse Utilbørlig optræden over for arbejdsgiver eller arbejdsledelsen Trusler over for arbejdsledelsen Overtrædelse af ordensforskrifter Etablering af møde i arbejdstiden uden arbejdslederens tilladelse, medmindre TR kan godtgøre, at formålet med mødet var at hindre en overhængende fare for en overenskomststridig arbejdsnedlæggelse. Arbejdsgiver har bevisbyrden for, at tvingende årsager foreligger, og der "skal meget til" før dette er bevist. Ved arbejdsmangel er det ligeledes kommunen, der skal dokumentere, at en anden medarbejder ikke kunne være afskediget i stedet. Før der træffes beslutning om at indlede afskedigelse, har arbejdsgiver dog stadig mulighed for, at anvende samme sanktioner - tjenstlig samtale, påtale og advarsel - som for øvrige medarbejdere, og en advarsel skal ikke begrundes i tvingende årsager. Sanktionerne kan dog ikke benyttes i forbindelse med TRs lovlige varetagelse af TR-rollen, men kan gives hvis der foreligger saglige grunde som f.eks. manglende overholdelse af interne retningsliner for TR-arbejde. Inden en TR afskediges, skal sagen være forhandlet mellem kommunen og den faglige organisation, som TR er anmeldt af. Påtænkt afskedigelse af AMR og MED-repræsentant forhandles med den forhandlingsberettigede organisation jf. overenskomsten. Gennemføres afskedigelsen, kan denne ske med overenskomstmæssigt varsel tillagt 3 måneder. Er afskedigelsen begrundet i arbejdsmangel, kan afskedigelse dog ske udelukkende med overenskomstmæssigt varsel, men med mindst 6 måneder. I tilfælde, hvor repræsentantens adfærd begrunder bortvisning, kan dette gennemføres uden ovennævnte procedurer, men kommunen skal snarest muligt tage skridt til afholdelse 5
af forhandling med den faglige organisation. Valg af en TR er først gyldigt, når organisationen har anmeldt det over for kommunen med angivelse af, for hvilken overenskomstgruppe vedkommende er valgt, og hvornår TR indtræder i hvervet. Typisk træder TR i funktion umiddelbart efter valget og har herefter den særlige beskyttelse ved afskedigelse. AMR er fra den dato, hvor arbejdsgiver er gjort bekendt med valget, beskyttet mod afskedigelse eller anden form for forringelse af sine forhold. Registrering af TR og AMR i Næstved Kommune På baggrund af ovennævnte er det særdeles vigtigt, at der skabes overblik over hvem, der er henholdsvis TR, FTR, MED-repræsentanter, suppleanter for disse eller AMR på virksomheder og afdelinger i Næstved Kommune. Leder skal sørge for, at disse oplysninger indberettes i Rollebaseret Indgang, når nye overtager, og andre evt. stopper med funktionerne. Det er ligeledes vigtigt at være opmærksom på, om valggrundlag stadig er i orden (min. 5 medarbejdere), da funktionen og tillæg ophører ved bortfald af valggrundlag, jf. tidligere afsnit. Leder skal sørge for, at oplysninger om valgte AMR og sammensætning af arbejdsmiljøgruppe indberettes på de dertil beregnede skemaer til Team Arbejdsmiljø og Fælles Indkøb, som registrerer det samlede valg af AMR og udarbejder en oversigt over arbejdsmiljøgrupperne. 6 Opstår der tvivl i forbindelse med registreringen, kan personalekonsulenterne altid kontaktes. Valg skal registreres! Udannelse For at udøve hvervet som TR er udgangspunktet, at grunduddannelse og relevante kurser er gennemgået. Der ydes tjenestefrihed til deltagelse i TR kurser arrangeret af den forhandlingsberettigede organisation. Tjenestefriheden gives under hensyn til forholdene på tjenestestedet. TR får tjenestefrihed med løn, hvis den faglige organisation refunderer udgiften til lønnen og tjenestefriheden (AKUTrefusion). AMR og arbejdsledere i alle arbejdsmiljøgrupper skal gennemføre den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse i overensstemmelse med Arbejdsmiljøloven. Nyvalgte AMR bliver indkaldt til den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse af Team Arbejdsmiljø og Fælles Indkøb. Uddannelsen består af tre obligatoriske dage, som skal gennemføres inden for de første 3 måneder efter valget. Næstved Kommune tilbyder efteruddannelse svarende til 1,5 dag i hvert af de efterfølgende funktions år. Efteruddannelsen svarende til 1,5 dag omfatter tilbud om en heldags arbejdsmiljøkonference samt diverse kursustilbud, som udbydes via Næstved kommunes interne kursusbookingsstem. Administrationsgrundlaget beskriver den praktiske efterlevelse af retningslinjen. Godkendelse af et administrationsgrundlag er direktionens kompetence. Godkendt 21 11 2017