DANSKE FYSIOTERAPEUTER Region Midtjylland Mindegade 10, 1. sal 8000 Århus C Tlf.: 86 18 36 66 E-mail: midtjylland@fysio.dk Referat Regionsbestyrelsesmøde Tidspunkt: Torsdag d. 7. januar kl. 14-19.00 Sted: Regionskontoret, Mindegade 10, stuen, indgang C, 8000 Århus C Afbud: Birgitte, Kirsten MH, Kirsten P, Karin, Mette Ordstyrer: Kirsten Æ. Referent: Rie Observatør: Nina Vejledning til links i dagsordenen Sagen skal være tilstrækkeligt belyst ved at læse sagsfremstilling og bilag. Hvis man har yderligere interesse kan man følge linket og læse mere 1. Rundvisning i nye kontorer, 30 min. Der vises rundt i det nye regionskontor i Mindegade. 2. Intro til mødeevaluering, v. Nina. (O), 10. min. Regionsbestyrelsen har besluttet, at der til mødet skal være en observatør mødeevaluering ved mødets slutning. Nina er observatør og introducerer kort til rollen og evalueringsmodellen. Nina introducerede kort til kommunikationsmodellen med giraf- og ulvesprog og til hendes kommende observatørrolle på dagens møde. 1
3. Generalforsamling, 20 min. Programmet gennemgås og der tages stilling til fordeling af opgaver. Følgende skal afklares: Opstillede til regionsbestyrelsen. Ansvarlig for stemmesedler og optælling. Mødetidspunkt forud for generalforsamlingen. Bilag: Bilag 3, huskeliste vedr. generalforsamling Link: Til generalforsamlingen og årsberetning: http://fysio.dk/regioner/midtjylland/kalender/kom-ogbland-dig-i-danske-fysioterapeuters-arbejde--og-fa-faglige-input-med-hjem/ Tina redegjorde for, at planlægningen af generalforsamlingen forløber som planlagt. Budget og regnskab skal offentliggøres på hjemmesiden efter godkendelsen i dag. Rie sender besked om årsberetningen til de tillidsvalgte i regionen. Årsberetningen er blevet dyrere end planlagt. Jytte og suppleanten Christina genopstiller ikke til regionsbestyrelsen. Regionsbestyrelsen mødes kl. 15.30 og sidder ved sit eget bord. Det blev aftalt, at regionsbestyrelsesmedlemmerne også skal tilmelde sig over nettet til generalforsamlingen mht. fordelingen på workshops. Jytte medbringer kulørt papir til eventuelle stemmesedler. Det blev foreslået, at regionsbestyrelsen mere direkte lægger op til debat omkring årsberetningen. Det kan fx ske ved at stille spørgsmål eller at sætte tid af til at lade folk summe i 5-10 min. Det blev besluttet, at regionsbestyrelsen hver især skal have forberedt spørgsmål, hvis der ikke er kommentarer efter Tinas beretning. Det kan være interessespørgsmål eller spørgsmål til noget, man gerne vil have større debat omkring. Der var forslag om, at man i årets beretning tager fat i regionsbestyrelsens arbejde i det kommende år samt problemet med at fastholde de unge i foreningen. 4. Regnskab 2009, (B), 30 min. Regnskabet gennemgås med henblik på fremlæggelse og godkendelse på generalforsamlingen. Der kan forventes reguleringer i regnskabet, da der kan være betalt regninger lige omkring årsskiftet, som endnu ikke er bogført. Efter kvartalsopgørelsen for 3. kvartal forventedes et underskud på ca. 30.000 kr. Underskuddet bliver dog væsentligt mindre af to årsager: For det første er der i 2009 færre udgifter til mini-fag-festivalen (hvilket reducerer forventet 2
underskuddet med ca. 17.000 kr). Heraf skal ca. 7.000 kr. dog betales i budget 2010. For det andet er der allerede mod forventning trukket løn til web-redaktøren for de tre første kvartaler (hvilket reducerer et forventet underskud med ca. 11.000 kr.). Det vil sige, at regnskabet kunne gå mod et nul eller et overskud, hvilket vil påvirker det samlede driftstilskud for 2010 positivt. Bilag: Bilag 4, foreløbigt regnskab 2009. Eftersendes onsdag eftermiddag, når det er modtaget fra sekretariatet. Tina redegjorde for det foreløbige regnskab for 2009. Overordnet ser det ud til, at budgettet for 2009 i høj grad svarer overens med de afholdte udgifter. Der er et samlet overskud på 11.427 kr. Det skal ansøges om at få overskuddet overført til næste års budget ved, at de øremærkes, f.eks. til udgifter i forbindelse med det nye lejemål. Det blev drøftet, om man skal holde flere møder i Århus for derved at spare lokaleleje i Silkeborg. Regionsbestyrelsen ønsker dog, at man holder fast i, at regionen dækker fra kyst til kyst især hvis man gerne vil have flere medlemmer med til møderne. Det samlede regnskab kan fra dags dato offentliggøres. 5. Budget 2010 (B), 30 min. Regionsbestyrelsen skal drøfte og vedtage budget for 2010. Budgettet skal fremlægges på generalforsamlingen til orientering. Driftstilskuddet for 2010 bliver på 488.518 kr., jf. beslutning i hovedbestyrelsen i november samt fordelingsaftale mellem de fem regioner. Dog bliver driftstilskuddet påvirket af resultatet for 2009. Et eventuelt underskud for 2009 skal fratrækkes driftstilskuddet, et eventuelt overskud kan overføres til 2010, hvis pengene øremærkes en specifik aktivitet. Ved udarbejdelse af dagsordenen er resultatet for 2009 ikke kendt. På regionsbestyrelsesmødet i november blev forelagt flere besparelsesforslag med henblik på at reducere udgifter til administration og bestyrelsesmøder samt øge andelen af penge, som kan bruges til medlemsaktiviteter. Det indstilles, at regionsbestyrelsen vælger besparelsesforslag 3. Det vil sige, at der vælges en model med to heldagsmøder og fire halvdagsmøder. Derudover bruges en lørdag formiddag i forbindelse med to-dagsmøde i efteråret. Besparelsen vil være på ca. 28.000 kr. i forhold til frikøb på 7 hverdage. Bilag: Bilag 5, besparelsesforslag Bilag 5a, budgetforslag 2010 3
Tina redegjorde for diverse forhold med betydning for regionens økonomiske dispositioner. Med hensyn til driftstilskuddet i 2010 består det af samme grundbeløb som i 2009, og derudover en andel fordelt efter medlemmer. Tina gennemgik efterfølgende budgetforslaget. Regionsbestyrelsen tilsluttede sig indstillingen, så regionsbestyrelsen i det kommende år har to heldagsmøder og fire halvdagsmøder. Dertil kommer et halvdagsmøde på en lørdag i forbindelse med et to-dagsarrangement. Det blev drøftet, om man igen skal afholde en mini fagfestival i 2010. Det blev tilkendegivet, at de tilstrækkelige ressourcer ikke er til stede, men at der er mange brugbare erfaringer fra 2009. Samtidigt blev det overvejet, om man skal lave nogle aktiviteter målrettet studerende for at fastholde dem i foreningen. Det blev besluttet, at man ikke afholder mini fagfestival i 2010, men at man i stedet afholder andre faglige arrangementer og samtidigt afsætter 30.000 kr. til opsparing til mini fagfestival i 2011. Det blev besluttet, at et mini-fagfestival afholdes i første halvår af 2011. I det budgetlagte beløb til regionsbestyrelsen er der fortsat indeholdt eventuelle udgifter til kompetenceudvikling blandt regionsbestyrelsesmedlemmerne Folkeuniversitet udbyder i denne sammenhæng også forløb i Herning og Randers som noget nyt. Tina beder om at få en forklaring på foreningens medlemskab af FTF og sender den efterfølgende ud til regionsbestyrelsen. 6. Målsætninger i regionsbestyrelsen v. Karin (D), 1 time. Regionsbestyrelsen har nedsat en arbejdsgruppe, som skal komme med konkrete anbefalinger til, hvordan der regionalt kan arbejdes videre med de prioriterede indsatsområder. De prioriterede indsatsområder er på regionsbestyrelsesmødet i oktober sammenfattet til at være kvalitet, det tværsektorielle samarbejde og kortlægning af forskning ad forskellige veje. Desuden skal der stadig være fokus på opgaveglidning og dermed også udvidet arbejdsmarked samt kontakt til fagfora og fraktioner. Der blev nedsat en arbejdsgruppe bestående af Mette, Karin, Tina og Pia. Arbejdsgruppen har afholdt to møder og på baggrund heraf fremstår nedenstående notat. Regionsbestyrelsen skal tage stilling til, hvilke projekter, der skal gås videre med og hvordan regionsbestyrelsen kan bidrage til arbejdet, f.eks. stå for kontakter og arrangementer, mødedeltagelse m.m. Bilag: Bilag 6, notat vedr. målsætning I Karins fravær redegjorde Tina for arbejdsgruppens arbejde med de prioriterede indsatsområder. Hun pointerede, at det var vigtigt at få sat specifikke personer på de forskellige opgaver. 4
Kortlægning af forskning: Der har været ønske om at få fat i forsknings-/udviklings-kontaktpersoner, men Tina har valgt først at tage et møde med Karen Langvad for at få det nærmere præciseret, hvad man skal spørge de pågældende om. Der kan derfor ikke foretages meget mere, inden dette møde har fundet sted. Det blev fra regionsbestyrelsen foreslået at tage kontakt til Mette Krintel, og at man undersøgte tildeling af projektpuljemidler i kommunerne. Kvalitet: Der var helt konkret forslag om en litteratursøgningsaften. Der blev gjort opmærksom på, at det kan være et problem at få adgang til databaserne. Det blev også foreslået, at man i stedet fra regionens side tilbyder undervisning i kritisk læsning og videnskabsteori, eller at man laver det som en workshop på næste års generalforsamling. Regionsbestyrelsen ytrede dog samtidigt en vis skepsis over for hele behovet og interessen for en sådan aften hos medlemmerne. Det blev besluttet, at Agnes og Kirsten Æ arbejder videre med emnet med henblik på at kvalificere en sådan aften. Det tværsektorielle arbejde: Arbejdsgruppen foreslog forskellige mulige initiativer, der kan afdække, hvad tværsektorielt arbejde består i, og hvordan det fungerer i praksis (se bilag). Der blev argumenteret for, at fokus bør være på patienten, når der tales tværsektorielt arbejde i regionsbestyrelsen. Regionsbestyrelsen kom med forskellige inputs til, hvor man lokalt kan finde eksempler på disse forhold. Tina opsummerede ved at sige, at regionskontoret er involveret politisk via sundhedsaftalerne, men fastslog samtidigt vigtigheden af at involvere medlemmerne. Det blev besluttet, at en ny arbejdsgruppe skal træde sammen igen og udelukkende kigge på det tværsektorielle arbejde. De skal arbejde videre med forslag til medlemsarrangementer, f.eks. a la det nyligt afholdte møde i Rønde, et møde med Peter Thybo eller et netværksmøde. Målgruppen skal identificeres forud for arrangementet. Arbejdsgruppen består af Ditte, Kirsten Æ og Tina, ligesom Mette og Karin spørges. Fagfora og fraktioner: Tina forklarede, hvordan de adskiller sig fra hinanden og præsenterede forslag til, hvordan regionsbestyrelsens kontakt til dem hver især kan foregå. Det blev besluttet, at lokale repræsentanter fra tre fagfora eller fraktioner inviteres med til regionsbestyrelsesmødet i marts. Tina og Rie udformer en lille skrivelse, der beskriver formålet med at invitere dem, hvornår de skal komme og forberedelser til repræsentantskabsmødet. Der skal derudover stå, at de kan få dækket kørsel og tabt arbejdsfortjeneste. Henrik står for at invitere McKenzie, Jytte for Geronto-geriatrisk fagfora og Nina for Fraktionen af Ridefysioterapeuter. 7. Regionale aktiviteter i forbindelse med repræsentantskabsmødet, 30 min. Der ønskes en indledende drøftelse af, hvilke forslag regionsbestyrelsen eller dele af regionsbestyrelsen ønsker at fremsætte forslag til repræsentantskabsmødet. 5
Desuden skal regionsbestyrelsen tage stilling til regionale aktiviteter forud for repræsentantskabsmødet i november 2010. Det foreslås, at det annonceres, at regionsbestyrelsesmøderne forud for regionsbestyrelsesmøde er åbne og at medlemmerne er velkomne til at debattere forslagene. Det foreslås, at midtjyske bestyrelsesmedlemmer af fagfora og fraktioner samt tillidsvalgte (TR, SR, SU-medlemmer og kontaktpersoner) personligt inviteres med til møderne. Desuden skal regionsbestyrelsen overveje, hvordan to-dagsmødet for regionsbestyrelsen placeres hensigtsmæssigt i forhold til forberedelse af repræsentantskabsmødet, f.eks. inden for 4 uger før mødet, hvor dagsorden og punkter udsendes. I forlængelse af punkt 6 vedrørende målsætning kan det overvejes om kontakt til midtjyske repræsentanter af fagfora og fraktioner også skal indebære dialog om repræsentantskabet mhp. at styrke netværk i regionen. Det skal også overvejes, om der skal laves aktiviteter/initiativer forud for repræsentantskabsmødet (f.eks. medlemsmøder på arbejdspladser). Det aftales, hvordan regionsbestyrelsen kan deltage i planlægning eller mødeaktiviteter, som besluttes. Link: Læs om repræsentantskabsmøder: http://fysio.dk/org/reprasentantskabet/ Punktet udsættes til mødet i marts. 8. Orientering fra regionsbestyrelsen (O), 10 min. Orientering fra regionsbestyrelsen. Ditte meddelte, at hun bliver nødt til at melde fra til konferencen i juni, så Tina undersøger, om der skal suppleanter med i stedet. Agnes orienterede om, at hun er blevet valgt ind som observatør i hovedbestyrelsen efter fredsvalg. 9. Orientering fra regionsformanden (O), 10 min. Indsats over for nyvalgte politikere (intro-dag). Tilbagemeldinger fra medlemsarrangementer i Rønde og Herning. Ledelsessituationen i Danske Fysioterapeuter Tina orienterede om, at regionsformændene vil fortsætte med at lave introdage til nyvalgte 6
regionsbestyrelsesmedlemmer. Brian fra Syddanmark og Tina skal stå for at sammensætte et nyt program. Hun orienterede endvidere om tilbagemeldinger fra to medlemsarrangementer og om den nuværende ledelsessituation i Danske Fysioterapeuter. 10. Eventuelt Mødedatoer til andet halvår. Majid efterlyste, at mødedatoerne til næste halvår planlægges på dette og ikke det næste møde. Følgende mødedatoer blev vedtaget: Tirsdag d. 7. september kl. 14-19 Fredag d. 29. til lørdag d. 30. oktober: Kirsten Æ og Agnes undersøger mulighederne for evt. at være på Samsø, og der træffes beslutning om det på et senere møde. Torsdag d. 2. december kl. 14-19 11. Formidling (B), 10 min. Beslutning om, hvad der skal orienteres om på hjemmeside, i medier, til medlemmer eller andre. Det skal aftales, hvem der er ansvarlige for dette. Det blev besluttet, at regnskabet og budgettet lægges på hjemmesiden. Der laves nyheder om de medlemsaktiviteter, der er blevet besluttet at gå videre med (hjemmeside og link i nyhedsbrevet). 12. Mødeevaluering (D), 10 min. Punktet fremstilles af observatøren (Nina). Nina fremlagde sine mødeobservationer. Som gruppe er der lyst til at sige en masse, og alle kommer fint til orde. God kontant og direkte styring, selvom det er svært, når folk gerne vil byde ind. Det er dog fint, at der også er plads til dette. Der er en god tone og gode opsamlinger efter hvert punkt. Det virker konstruktivt at lave en kort evaluering, inden det går til referat. Der kan være enkelte hårdknuder, men det er resultat af folks forskellige måder at tænke på. Uenighederne blev mestret godt. Gruppen fungerer overordnet rigtig godt, og medlemmerne er deltagende og interesserede. Som i dag er det en god idé engang imellem at opremse talerækken, så man ved, hvem der er på. Der var en opfattelse af, at de mere tidskrævende punkter også var et resultat af, hvor præcist punkterne var indstillet fra mødelederens side. 7
Til næste mødes findes en ny observatør. 13. Husleje (O) Der er for første gang kommet tal på, hvor meget det kommer til at koste at flytte i de nye lokaler. Lejekontrakten er først endelig blevet indgået i september. Tina redegjorde for, at huslejen er blevet dyrere end det, der var givet mandat til. Tina har meddelt sekretariatet, at vi i 2010 kan bidrage med 40.000 til huslejen, som oprindeligt meldt ud. Der ud over kan der komme udgifter til rengøring, el og forsikring. Det blev besluttet, at der på august-mødet skal være en drøftelse af, hvilket huslejeniveau vi kan have set i lyset af erfaringerne fra det nye bofællesskab. Punkter til kommende møder Marts Evaluering af mødet Seminar: Overvågning af områder Seminar: Brugen af Mit Fysio Seminar: Overvejelser om medlemsarrangementer og temadage på vores initiativ Invitation af fagfora og -fraktioner Regionale aktiviteter i forbindelse med repræsentantskabsmødet 2010 (pkt. 7) Fotografering af de regionsbestyrelsesmedlemmer, der mangler Maj Første møde efter sommerferien Evaluering af mødet samt beslutning om, hvorvidt evalueringspunktet skal fortsætte Diskussion om huslejen hvor meget er man villige til at give? 8