Udkast til vedtægter for VisitMariagerfjord 1 Navn og hjemsted Foreningens navn er VisitMariagerfjord og har hjemsted i Mariagerfjord Kommune. Kommentar [t1]: FU foreslår nyt navn i stedet for Turistrådet. Samtidig forslag om at de lokale turistforeninger fremover hedder: VisitMariagerfjord, Rold Skov VisitMariagerfjord, Mariager VisitMariagerfjord, Hadsund VisitMariagerfjord, Hobro VisitMariagerfjord, Ø. Hurup 2 Formål Idegrundlag: VisitMariagerfjords idégrundlag er at samle alle kræfter, der vil arbejde for Mariagerfjord Kommunes trivsel og fremgang, at arbejde for de bedst mulige forbindelser mellem kommunens turismeerhverv, at søge de naturlige muligheder udnyttet ved oprettelse af nye virksomheder og attraktioner samt udbygning af de eksisterende og at drage Mariagerfjord Kommune frem i søgelyset og derved henlede opmærksomheden på kommunens muligheder som turistdestination. Målsætning: Det er VisitMariagerfjords målsætning at opfylde den til enhver tid gældende turismepolitik. Ligeledes er det VisitMariagerfjords opgave at fungere som overordnet instans for kommunens turismefremme, der løser relevante turismeopgaver med fokus på informationsservicering af områdets turister, markedsføring og udvikling. 3 Kapital og forpligtelse VisitMariagerfjords midler tilvejebringes dels ved frivillige bidrag fra foreningens medlemmer, og dels ved tilskud fra Mariagerfjord Kommune. Intet medlem hæfter med mere end sit tegnede bidrag for VisitMariagerfjords forpligtelser. 4 Medlemskab og kontingent Som medlem af VisitMariagerfjord kan optages organisationer, institutioner, foreninger, firmaer, forretningsdrivende i øvrigt og enkeltpersoner, som tegner sig for og yder det af generalforsamlingen vedtagende kontingent. Kommentar [t2]: Se særskilt notat for forslag til kontingentsammensætning Hvert år fastsætter generalforsamlingen mindstebidraget for det kommende år. 5 Ledelse VisitMariagerfjords organisatoriske elementer består af et repræsentantskab, en bestyrelse og en turistdirektør. 6 Generalforsamling Generalforsamlingen er VisitMariagerfjords øverste myndighed. Ordinær generalforsamling holdes hvert år i oktober og skal indkaldes med mindst 14 dages skriftlig varsel med følgende dagsorden: Kommentar [t3]: FU anbefaler forskudt generalforsamling i forhold til forenings formål medlemmerne vil gerne arbejde for den kommende sæson. Primo året er alt planlagt vedr. årets turismeindsats. 1
1. Valg af dirigent 2. Formandens beretning 3. Regnskabets aflæggelse 4. Valg af formand 5. Fremlæggelse af budgetforslag næstkommende regnskabsår 6. Meddelelse om de af byrådet valgte medlemmer til repræsentantskabet og bestyrelsen 7. Valg af generalforsamlingsvalgte medlemmer til repræsentantskabet 8. Valg af revisor 9. Fastsættelse af kontingent 10. Indkomne forslag 11. Eventuelt Kommentar [t4]: Bemærk, at det foreslås at budget fremlægges på GF i oktober sammen med foregående års regnskab. Se også 15, hvor det anbefales, at repræsentantskabet bemyndiges til at godkende regnskabet i april og oversende til politisk behandling. stk. 2. Generalforsamlingen er beslutningsdygtig uanset det mødte antal medlemmer. Forslag fra medlemmerne må for at kunne behandles på generalforsamlingen være indgivet til bestyrelsen senest den 1. september. Senest 8 dage efter afholdelse af generalforsamling skal bestyrelsen afholde møde, hvor bl.a. konstituering foretages. 7 Ekstraordinær generalforsamling Ekstraordinær generalforsamling indkaldes med samme varsel som for den ordinære generalforsamling, når repræsentantskabet finder det nødvendigt, eller når mindst 15 medlemmer fremsætter skriftlig begæring herom. 8 Stemmeret Ethvert medlem har adgang til generalforsamlingen, når kontingentet er betalt. Stemmeret har medlemmer, der er indmeldt og har betalt kontingentet inklusiv eventuelle restancer senest 1. marts forud for generalforsamlingen. Der kan stemmes ved fuldmagt, der kun er gældende for en enkel generalforsamling. Èn person kan maksimalt benytte 5 fuldmagter ved afstemningen. Stemmeret på ekstraordinære generalforsamlinger tilkommer medlemmer, der havde stemmeret på sidste ordinære generalforsamling. 2
9 Valg af medlemmer til repræsentantskab Repræsentantskabsmedlemmerne vælges for 2 år, dog forskudt, således at én mere end halvdelen af medlemmerne er på valg i lige år og resten af medlemmerne er på valg i ulige år. For valgperioden gældende fra generalforsamling i oktober 2011 er valgperioden dog kun gældende for 1 år. Mariagerfjord Kommune udpeger 2 byrådsmedlemmer til repræsentantskabet gældende for den kommunale valgperiode. Borgmesteren udgør det ene medlem og det andet medlem udpeges blandt medlemmerne i det udvalg hvorunder den umiddelbare forvaltning af turismen til enhver tid henhører. Stk. 2 Kommentar [trspe5]: Overgangsregel for at sikre et repræsentantskab og en fornuftig overgang allerede i indeværende år. Kommentar [trspe6]: Administrativ anbefaling. Generalforsamlingen vælger til repræsentantskabet 23 26 medlemmer ud over de to medlemmer, der er udpeget af byrådet, således at repræsentantskabet samlet udgør mellem 25 og 28 medlemmer. Organ Mandater Byrådet 2 Turistforeningerne 5 Store attraktioner 2 Små attraktioner 2 Nordjyllands Historiske Museum 1 Havnesammenslutning 1 Landdistriktsrådet 1 Erhvervsrådet 2 Hoteller/kroer 1 Campingpladser 1 Øvrige overnatning 1 Restaurationer 1 Generalforsamlingsvalgte 5-8 I alt 25-28 Kommentar [trspe7]: Mulighed for op til 8 valgt direkte på generalforsamlingen. Mindst 5 og højst 8. Administrativbemærkning: To modelforslag se sidst i dokumentet, hhv. model 1 og model 2 med forslag til sammensætning af repræsentantskab og bestyrelse. Valgbare er medlemmer af VisitMariagerfjord, der er indmeldt og har betalt kontingent inklusiv eventuelle restancer senest 1. marts forud for generalforsamlingen. Valget foretages i henhold til valgregulativ, der vedtages af generalforsamlingen. stk. 5 Forslaget til kandidater til repræsentantskabet skal være skriftlig og være repræsentantskabets formand i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen. 3
stk. 6 Tvivlspørgsmål om, hvor en kandidat geografisk/branchemæssigt skal indplaceres, afgøres af bestyrelsen forud for valget. stk. 7 Repræsentantskabet holder møde mindst 2 gange årligt, eller når formanden finder det nødvendigt, eller når mindst 8 medlemmer fremsætter skriftlig begæring herom, og indkaldes med samme varsel som for den ordinære generalforsamling. Af hensyn til regnskabsgodkendelse, jf. 15, vil repræsentantskabet altid skulle afholde møde i april. 10 Bestyrelse Efter valget til repræsentantskabet, hvor formanden vælges, opdeles repræsentantskabet i 4 valgkredse, hhv. Hobro og omegn, Hadsund og omegn, Arden og Omegn og Mariager og omegn, og valg til bestyrelsen foretages. Den generalforsamlingsvalgte formand er formand for såvel repræsentantskabet som for bestyrelsen. Bestyrelsen skal ud over formanden bestå af næstformand og 4 medlemmer. Hver valgkreds sikres ved stemmeflertal 1 mandat i bestyrelsen, og turistforeningerne sikres ved stemmeflertal 1 medlem. stk. 2 Bestyrelsen fastsætter ved en forretningsorden nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv og vilkårene herfor. Hvis der ikke opnås fredsvalg skal valget ske ved skriftlig afstemning. Kommentar [trspe8]: Hermed er den branche- og interessemæssige sikring af bredden sket ved repræsentantskabssammensætningen og den geografiske spredning i sammensætningen af bestyrelsen. Bestyrelse er beslutningsdygtig når et flertal af dets medlemmer er til stede, og dets beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens eller i hans fravær næstformandens (stemme) afgørende. Over forhandlingerne i bestyrelsen føres en protokol, der underskrives af samtlige tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. Protokollen forelægges på ethvert bestyrelsesmøde, og enhver protokoltilførsel underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. stk. 5 Bestyrelsen udfærdiger skriftlige retningslinier for VisitMariagerfjords væsentligste aktivitetsområde, hvori arbejdsdelingen mellem bestyrelse og turistdirektør er nærmere fastlagt. 11 Turistdirektør Turistdirektøren ansættes af bestyrelsen og har den daglige ledelse af Visit Mariagerfjord. Evt. øvrige medarbejdere ansættes af turistdirektøren i samråd med bestyrelsen. Turistdirektøren skal følge lovgivning, vedtægter og de af bestyrelsen givne retningslinier og anvisninger. 4
stk. 2. Turistdirektøren deltager i repræsentantskabs- og bestyrelsesmøder, medmindre der forhandles sager, der angår turistdirektøren personlige forhold. Turistdirektøren har ingen stemmeret. 12 Vedtægtsændringer mv. Vedtægtsændringer skal vedtages på 2 efter hinanden følgende generalforsamlinger med almindeligt stemmeflertal. Til ophør af VisitMariagerfjord kræves det, at der på to på hinanden følgende ordinære generalforsamlinger er flertal herfor. 13 Underskriftsberettigede VisitMariagerfjord tegnes af 2 medlemmer af bestyrelsen, hvoraf den ene skal være formanden eller næstformanden. I tilfælde af køb, salg, eller pantsætning af fast ejendom kræves dog underskrift af hele bestyrelsen. 14 Revision Regnskaberne revideres af en registreret eller statsautoriseret revisor. 15 Regnskab VisitMariagerfjords regnskabsår er kalenderåret. Regnskab behandles af repræsentantskabet i april måned og fremsendes umiddelbart herefter til orientering til byrådet. 16 Ophør Kommentar [trspe9]: Bemyndigelse til repræsentantskabet (grundet generalforsamling først er i oktober) I tilfælde af VisitMariagerfjords ophør skal den eventuelle beholdning af såvel kontante midler som øvrige aktiver anvendes i overensstemmelse med formålsparagraffen eller efter nærmere bestemmelse truffet af Mariagerfjord Byråd og Visit Mariagerfjords bestyrelse i forening. Vedtaget på stiftende generalforsamling afholdt den 5