Møde Organisationsbestyrelsesmøde A/B Frydenhøjparken Dato 6. juni 2017 kl. 17:00 Sted Pavillonen ved Materielgården Deltagere Kaj Stauning Carl W Jensen Abbas Ghalkhani Brian Steinmetz Erik Frølund Thomsen Formand Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Næstformand Bestyrelsesmedlem udpeget Hvidovre kommune Afbud Morten Mørck Bestyrelsesmedlem/Kasser Bo Andersen Bestyrelsesmedlem udpeget Hvidovre kommune Administrator Gregers Andersen UBSBOLIG A/S Iben Koch UBSBOLIG A/S Dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af dagsorden og valg af referent 3. Godkendelse af referat af organisationsbestyrelsesmødet den 2. maj 2017 4. Revisionsprotokol 5. Habilitet Godkendelse af tro- og love erklæring 6. Region Hovedstaden Forurening 7. Udarbejdelse af opdaterede vedtægter 8. Tillæg til administrationsaftale 9. Sager til behandling 10. Meddelelser a. Fra administration b. Fra formandskabet c. Fra bestyrelsesmedlemmer KS CWJ AGH BST EFT MMØ BAN GAN IKO 11. Eventuelt / Næste møde Referat - Organisationsbestyrelsen
Ad 1 Valg af dirigent Kaj Stauning (KS) blev valgt som dirigent. Ad 2 Godkendelse af dagsorden og valg af dirigent Dagsorden blev godkendt og Gregers Andersen blev valgt som referent. Ad 3 Godkendelse af referat af organisationsbestyrelsesmødet den 2. maj 2017 Referatet havde været sendt ud til organisationsbestyrelsen til kommentering inden mødet og blev godkendt uden kommentarer. Det blev besluttet, at referater fremover udsendes til organisationsbestyrelsen til kommentering, når det er godkendt af referent og dirigent. Organisationsbestyrelsen har efter udsendelse 8 dage til at kommentere. Indkommer der ingen kommentarer inden for de 8 dage, betragtes referatet som godkendt, hvorefter det sendes til digital underskrift via Penneo til den samlede organisationsbestyrelse. Ad 4 Revisionsprotokol Revisionsprotokollen gik bordet rundt og KS havde et spørgsmål til revisionsprotokollatet for 2016 på side 150 omkring forvaltningsrevision. Det blev besluttet, at regnskabschef Jan Hansen pr. mail orienterer organisationsbestyrelsen om revisionens mening med bemærkningen og eventuelt forhører sig hos revisionen, om sætningen kan blødes en smule op. Fremover er det ikke nødvendigt at medbringe revisionsprotokollatet til hvert organisationsbestyrelsesmøde, men kun i tilfælde af, at der er tilkommet nye dokumenter. Ad 5 Habilitet Godkendelse af tro og love erklæring UBSBOLIG A/S havde udarbejdet et udkast til en tro og love erklæring omkring habilitet, som var udsendt til organisationsbestyrelsen sammen med indkaldelsen. Bortset fra en mindre rettelse blev tro og love erklæringen godkendt. Det blev besluttet, at tro og love erklæringen efter at være blevet tilrettet, sendes til digital underskrift via Penneo hos hver enkelt hvert organisationsbestyrelsesmedlem. Ad 6 Region Hovedstaden - Forurening På sidste organisationsbestyrelsesmøde blev UBSBOLIG A/S bedt om at komme med en kommentar til den henvendelse, som Frydenhøjparken havde modtaget fra Region Hovedstaden, angående forurening grundet to gamle nedgravede olietanke. Olietankene blev fyldt med ovnbrændt sand og lukket af i forbindelse med at Frydenhøjparken overgik til fjernvarme fra olie opvarmning. Tankende er nedgravet under p-pladsen foran pavillonen. Pia Bakkestrøm havde inden mødet pr. mail orienteret organisationsbestyrelsen om, at Frydenhøjparken på nuværende tidspunkt ikke skulle foretage sig yderligere, da Region hovedstation
blot forbeholder sig ret til at tage prøver, hvis det skulle ske, at områdets grundvandsressourcemæssige status ændres. KS oplyste i øvrigt, at han i CVR registret havde set, at der var en række adresser i Frydenhøjparken, hvor der er registreret CVR numre. Da det er ulovligt at drive erhverv fra en almen bolig, bad organisationsbestyrelsen UBSBOLIG A/S om at se nærmere på de adresser, hvor der registreret et CVR nummer i Frydenhøjparken. Ad 7 Udarbejdelse af nye vedtægter Der var sammen med indkaldelsen udsendt to eksempler på vedtægter fra lignende organisationer bestående af et selskab og en afdeling. KS oplyste, at der er kun er behov for meget få ændringer af de nuværende vedtægter, for at de lever op til normalvedtægterne. Det blev besluttet, at KS arbejder videre og kommer med et udkast til nye vedtægter til næste organisationsbestyrelsesmøde i september 2017. Når de nye vedtægter er færdigbehandlet og godkendt i organisationsbestyrelsen, vil der blive indkaldt til en ekstraordinær generalforsamling, så vedtægterne kan blive formelt godkendt og sendt til orientering til Hvidovre kommune. Ad 8 Tillæg til administrationsaftale Der var sammen med indkaldelsen udsendt udkast til to forretningsgange for henholdsvis administration af ejendomskontoret og beboerhenvendelser, som skal underskrives og fungere som tillæg til administrationsaftalen. Organisationsbestyrelsen drøftede udkastene og det blev besluttet, at organisationsbestyrelsen vil arbejde videre med udkastene og komme med et forslag til godkendelse hos administrationen. Herudover spurgte organisationsbestyrelsen om det var muligt at indgå en driftsaftale, således at driften blev holdt ude af administrationsaftalen. Iben Koch (IKO) oplyste at dette var en mulighed, da UBSBOLIG A/S har en kunde med en særskilt driftsaftale. IKO lovede at sende en kopi af den indgåede driftsaftale. Ad 9 Sager til behandling Regnskabschef Jan Hansen havde inden mødet udsendt regnskaber for 2017 for både organisationen og afdelingen samt budget for 2018 for organisationen. Organisationen havde et spørgsmål til budget 2018 for organisationen vedrørende konto 533 som var steget med kr. 870.000,-
Det blev aftalt at regnskabschef Jan Hansen (JHA) vender tilbage med svar på spørgsmålet og at bestyrelsen i øvrigt kan rette henvendelse til JHA for spørgsmål omkring regnskabet for 2016. Ad 10 Meddelelser a. Fra administration Ingen bemærkninger b. Fra formandskabet KS oplyste, at processen omkring en ny hjemmeside pågår og der arbejdes på at implementere en SMS ordning i tilknytning til hjemmesiden. c. Fra bestyrelsesmedlemmer Der var ingen meddelelser fra de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Ad 11 Eventuelt / Næste møde Næste møde afholdes den 5. september 2017 kl. 17:00 i pavillon i Frydenhøjparken. Punkter på dagsorden vil være udarbejdelse af nye vedtægter, forretningsgange for beboerhenvendelser samt drift af ejendomskontor. KS bad organisationsbestyrelsesmedlemmerne om sende stikord til årsberetning, så vil KS udarbejde denne. Herudover blev forplejning til generalforsamlingen drøftet og det blev besluttet, at der skal indkøbes kaffe, øl, vand og småkager. Dato: Dato: Kaj Stauning Dirigent Gregers Andersen Referent
Underskrifterne i dette dokument er juridisk bindende. Dokumentet er underskrevet via Penneo sikker digital underskrift. nes identiteter er blevet registereret, og informationerne er listet herunder. Med min underskrift bekræfter jeg indholdet og alle datoer i dette dokument. Gregers Andersen På vegne af: UBSBOLIG A/S Serienummer: CVR:34892776-RID:26919371 IP: 91.215.163.166 2017-08-23 06:10:32Z Erik Frølund Thomsen Serienummer: PID:9208-2002-2-251336073140 IP: 94.18.238.176 2017-08-23 13:05:41Z Abbas Chashtkhoreh-Ghalkhani Serienummer: PID:9208-2002-2-289205600830 IP: 212.27.16.203 2017-08-24 04:21:43Z Kaj Emil Stauning Serienummer: PID:9208-2002-2-720614298270 IP: 91.230.68.7 2017-08-25 10:55:55Z Bo Henrik Andersen Serienummer: PID:9208-2002-2-960623559066 IP: 81.23.128.30 2017-08-31 17:26:04Z Brian Steinmetz Serienummer: PID:9208-2002-2-826669559425 IP: 109.59.38.44 2017-08-25 07:29:17Z Morten Phaff Mørck Serienummer: PID:9208-2002-2-565031230215 IP: 87.50.113.174 2017-08-25 12:38:41Z Carl Wilhelm Jensen Serienummer: PID:9208-2002-2-661606637323 IP: 62.44.135.17 2017-09-01 07:21:22Z Dette dokument er underskrevet digitalt via Penneo.com. Signeringsbeviserne i dokumentet er sikret og valideret ved anvendelse af den matematiske hashværdi af det originale dokument. Dokumentet er låst for ændringer og tidsstemplet med et certifikat fra en betroet tredjepart. Alle kryptografiske signeringsbeviser er indlejret i denne PDF, i tilfælde af de skal anvendes til validering i fremtiden. Sådan kan du sikre, at dokumentet er originalt Dette dokument er beskyttet med et Adobe CDS certifikat. Når du åbner dokumentet i Adobe Reader, kan du se, at dokumentet er certificeret af Penneo e-signature service <penneo@penneo.com>. Dette er din garanti for, at indholdet af dokumentet er uændret. Du har mulighed for at efterprøve de kryptografiske signeringsbeviser indlejret i dokumentet ved at anvende Penneos validator på følgende websted: https://penneo.com/validate