AARHUS UNIVERSITET ST FAMU møde den: 02.05.2013 kl. 13.00 15.00 Aarhus, Nordre Ringgade 1, Lokale 1431-021 og 1431-023. Deltagere: Ledelsesrepræsentanter: Brian Bech Nielsen (dekan), Jørgen Brøchner Jespersen(daglig AM-leder for ST), Ib Johansen (Kemi), Morten Dam Rasmussen (Ingeniørvidenskab), Stefan Gerhard Jansen (Miljøvidenskab), Charlotte Rasmussen (Geoscience). Medarbejderrepræsentanter: Lene Bongaarts (Matematik), Ulla Birk Henriksen (Molekylærbiologi), Marlene Venø Skjærbæk (Bioscience, Silkeborg), Dorete Weysmann Jensen (Bioscience, Roskilde), Mona Lillelund Hansen (Fødevarer), Ove Edlefsen (Agroøkologi), Palle Jørgensen (Agroøkologi). Referent: Karin Rosengaard Pedersen, AU HR (Arbejdsmiljøenheden) Dekansekretariat: Anna Bak Maigaard DAGSORDEN Dato: 02.05.2013 Ref: Karin Rosengaard Pedersen, AU HR Dagsorden Side 1/1 Kl. 13.00-15.00 1. Godkendelse af dagsorden (mundtlig) (2 min.) 2. Godkendelse af referat (er forhåndsgodkendt) (mundtlig) (2 min.) 3. Arbejdsskader (bilag) (5 min.) 4. Fysisk APV - handlingsplaner (bilag) (10 min.) 5. Psykisk APV status og handlingsplaner (bilag) (50 min) 6. Pause (5 min.) 7. Kemikalieregistreringssystem og APB-er (mundtlig) (10 min.) 8. To-do liste (bilag) (10 min) 9. Meddelelser (mundtlig) (5 min.) 10. Eventuelt (5 min.) Aarhus Universitet Aarhus Universitet For Faculty of Science and Tlf.: 87155000 Technology AU HR Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø Frederiksborgvej 399 4000 Roskilde
SCIENCE AND TECHNOLOGY AARHUS UNIVERSITET Dato: 25/4-2013 Sagsnr.: Funktionsleder: Sagsbehandler: Karin Rosengaard Pedersen, AU HR Indstilling til FAMU Overskrift: Sagsfremstilling: Punkt 3. Arbejdsskader. Siden FAMU mødet d. 27/2-2013 har der været to arbejdsskader, den ene er dog ikke anmeldt endnu. Den ene ulykke skete som følge af et isglat område ved et cykelskur, hvor der ikke var saltet. Dette kan følges op på med en påmindelse til instituttet om, at være klar med saltberedskabet når vinteren igen melder sin ankomst. Den anden ulykke var et uheld på en ikke fastgjort stige. Arbejdstilsynet kom forbi, og de vil give straks påbud om sikring af adgangsvej for at forebygge lignende uheld. Instituttet tager hånd om sagen. Se bilag 3. Arbejdsskaderne følges ved hvert FAMU møde ved at der gennemgås en opgørelse af arbejdsskader og nærved ulykker, for at kunne følge om der skal laves særlige tiltag eller opfordringer til institutterne med henblik på forebyggelse og for at bringe antal af ulykker ned. Indstilling: FAMU sender en påmindelse til institutterne ved om at have saltberedskabet klar når vinteren rammer os sidst på året. Hvordan skal beslutningen kommunikeres ud? Beslutning: Side 1 af 1
Bilag 3 Nærved ulykker og anmeldte arbejdsskader i ST (opgjort fra d. 06/02-2013 til d. 25/04-2013) Placering Dato Pers Forvent Hændelse (år/md /dg) on til skad e et fravær, antal dg Institut for Bioscience, 2013/ 1 1-3 ANMELDT! Vrid af knæ under fald, som følge af Silkeborg 02/13 Lokalitet, Foulum, staldene 2013/ 04/11 isglat ved cykelskuret. 1? Ikke ANMELDT endnu! Falder på en stige i stalden og forstuver håndled, trykker et ribben og flækker et øjenbryn. Arbejdstilsynet kom forbi, og de vil give straks påbud om sikring af adgangsvej for at forebygge lignende uheld. 1
SCIENCE AND TECHNOLOGY AARHUS UNIVERSITET Dato: 25/4-2013 Sagsnr.: Funktionsleder: Sagsbehandler: Karin Rosengaard Pedersen, AU HR Indstilling til FAMU Overskrift: Sagsfremstilling: Punkt 4. Fysisk APV handlingsplaner. Udarbejdelsen af handlingsplaner for den fysiske APV er fortsat i gang på de enkelte institutter. I bilag 4 ses en status over, hvor mange handlingsplaner, der er i gang og hvilke der er løst. Nr. 1 De blå tal er opdatering fra d. 4/2 2013. Nr. 2 De sorte tal er opdatering fra d. 25/04 2013. Der er stadig en del problemer, hvor der ikke er udarbejdet en handlingsplan. Tallet for ST er steget, hvilket kan skyldes at Institutterne har fået større fokus på udfordringerne. Der er dog også steder, hvor der er færre problemer uden handlingsplaner og steder hvor der er fremdrift i løsningen af handlingsplanerne. Indstilling: Jørgen B. Jespersen sender en mail ud til LAMU-formænd og daglige arbejdsmiljøledere med bilag 4 og en opfordring til at gennemgå problemer og handleplaner, så der kan komme skred i opfølgningen på de enkelte institutter. Hvordan skal beslutningen kommunikeres ud? Beslutning: Side 1 af 1
Fysiske forhold Ergonomi Kemiske forhold Biologiske forhold Ulykkesfarer Sygefravær Andet Fysiske forhold Ergonomi Kemiske forhold Biologiske forhold Ulykkesfarer Sygefravær Andet Procent løst Bilag 5 Handlingsplaner i ST 1: Blå = opdatering d. 4/2-2013. 2: Sort = opdatering d. 25/4-2013 Handleplaner i alt Handleplaner løst Antal Handlingsplaner indenfor område: Særlige bemærkninger Agroøkologi LAMU formand: 1 28 18 1 0 8 7 6 18 14 0 0 6 4 4 68 4 probl. mgl. handlingsplan Steen Lykke Nielsen 2 28 18 1 0 8 7 6 23 14 0 0 6 4 4 75 4 probl. mgl. handlingsplan Bioscience LAMU formand: 1 135 34 3 3 19 16 15 50 8 1 2 7 7 9 37 65 probl. mgl. handlingsplan Bo Riemann 2 135 34 3 3 19 16 15 101 22 2 2 15 13 10 73 42 probl. mgl. handlingsplan Datalogi LAMU formand: 1 26 10 1 1 1 2 4 19 10 1 1 0 1 4 80 2 probl. mgl. handlingsplan Kurt Jensen 2 26 10 1 1 1 2 4 19 10 1 1 0 1 4 80 6 probl. mgl. handlingsplan Fødevarer LAMU formand: 1 11 12 1 1 6 3 5 7 8 1 1 6 3 5 79 0 probl. mgl. handlingsplan Michelle Williams 2 11 12 1 1 6 3 5 9 10 1 1 6 3 5 90 0 probl. mgl. handlingsplan Geoscience LAMU formand: 1 5 5 0 0 3 4 0 5 4 0 0 2 4 0 88 1 probl. mgl. handlingsplan Søren Bom Nielsen 2 5 5 0 0 3 4 0 5 4 0 0 2 4 0 88 3 probl. mgl. handlingsplan Husdyrvidenskab LAMU formand: 1 28 13 1 2 9 2 6 8 1 0 1 6 1 2 31 3 probl. mgl. handlingsplan Knud Erik Bach Knudsen 2 28 13 1 2 9 2 6 8 1 0 1 6 1 2 31 20 probl. mgl. handlingsplan Ingeniørhøjskolen LAMU formand: 1 23 4 1 0 5 1 3 15 3 1 0 4 0 3 70 4 probl. mgl. handlingsplan Conni Simonsen 2 23 4 1 0 5 1 3 16 3 1 0 4 0 3 73 5 probl. mgl. handlingsplan Ingeniørvidenskab LAMU formand: 1 16 4 0 0 3 3 2 15 4 0 0 3 3 2 96 0 probl. mgl. handlingsplan Morten Dam Rasmussen 2 16 4 0 0 3 3 2 16 4 0 0 3 3 2 100 0 probl. mgl. handlingsplan Kemi LAMU formand: 1 35 3 2 0 5 2 2 6 0 0 0 0 0 0 12 36 probl. mgl. handlingsplan Ib Johannsen 2 35 3 2 0 5 2 2 19 1 0 0 0 1 1 45 20 probl. mgl. handlingsplan Matematik LAMU formand: 1 35 9 1 0 1 2 0 19 7 0 0 0 0 0 54 1 probl. mgl. handlingsplan Henrik Stetkær 2 35 9 1 0 1 2 0 19 7 0 0 0 0 0 54 25 probl. mgl. handlingsplan Fysik LAMU formand: 1 116 5 4 0 8 1 13 97 3 3 0 7 1 11 83 0 probl. mgl. handlingsplan Poul Erik Eriksen 2 116 5 4 0 8 1 13 97 3 3 0 7 1 11 83 4 probl. mgl. handlingsplan Miljøvidenskab LAMU formand: 1 39 12 4 0 3 5 2 21 2 4 0 1 3 2 51 18 probl. mgl. handlingsplan Anne Winding 2 39 12 4 0 3 5 2 21 3 0 0 2 3 2 48 21 probl. mgl. handlingsplan Molekylærbiologi LAMU formand: 1 83 20 6 1 8 6 8 54 13 4 1 2 2 5 61 26 probl. mgl. handlingsplan Erik Østergaard Jensen 2 83 20 6 1 8 6 8 54 13 4 1 2 2 5 61 34 probl. mgl. handlingsplan Steno museum LAMU formand: 1 6 2 0 1 5 1 1 5 1 0 0 5 1 1 81 0 probl. mgl. handlingsplan Bent Lorenzen 2 6 2 0 1 5 1 1 5 1 0 0 5 1 1 81 0 probl. mgl. handlingsplan ST i alt: 1 586 151 25 9 84 55 67 339 78 15 6 49 30 48 64 160 probl. mgl. handlingsplan 2 586 151 25 9 84 55 67 412 96 12 6 58 37 50 70 184 probl. mgl. handlingsplan
SCIENCE AND TECHNOLOGY AARHUS UNIVERSITET Sagsnr.: Funktionsleder: DMA Sagsbehandler: MBAN Orientering til FAMU Overskrift: Sagsfremstilling: Punkt 5. Psykisk APV status og handlingsplaner. Status Arbejdet omkring opfølgning på den psykiske APV er i fuld gang på ST. Dekansekretariatet har bestilt en særkørsel på institut, tjenestested og stillingsgruppe. Herudover er der enkelte institutter som har bestilt yderligere særkørsler. D. 27. februar blev der afholdt et fællesmøde med FSU og FAMU, hvor Brian Bech Nielsen fremlagde resultaterne af den psykiske APV med efterfølgende diskussion. Følgegruppen for psykisk APV afholdt møde d. 28. februar og d. 10. april. Der er endvidere etableret en arbejdsgruppe bestående af repræsentanter fra ST-HR, dekansekretariatet, ST-KOM, medarbejdere der varetager sekretariatsbetjeningen for hhv. FAMU og FSU samt den daglige arbejdsmiljøleder ved ST Jørgen B. Jespersen (JBJ). Arbejdsgruppens skal sikre, at der sker den nødvendige koordinering igennem opfølgningsprocessen og holder løbende møder med HR-partnerne med det formål at følge processen på de enkelte institutter. Status er, at arbejdet med opfølgning på den psykiske APV er i fuld gang på alle institutter. Det er lidt forskelligt, hvordan institutterne har grebet processen an, men overordnet kan processen beskrives som, at opfølgningen sker i samarbejde mellem ledelsesrepræsentanter og repræsentanter fra de lokale samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg (LAMU/ FAMU) samt evt. rep. fra institutforum. Samtidig afspejler processen en høj grad af medarbejderinddragelse bl.a. i form af afvikling af dialogmøder, etablering af arbejdsgrupper mv. Den overordnede tilbagemelding er, at alle institutter følger tidsplanen og afleverer handleplaner primo maj. Handleplanerne vil have karakter af et dynamisk dokument som tilrettes efter behov. D. 24.4.2013 er der sendt meddelelse til alle institut- og centerledere om, at handleplanerne indsendes til Jørgen B. Jespersen senest d. 3. maj. Side 1 af 2
SCIENCE AND TECHNOLOGY AARHUS UNIVERSITET Det videre arbejde I relation til forhold af alvorlig karakter som eksempelvis mobning, bemærkes at der behov for en hurtig opfølgning. Opfølgning er igangsat flere steder umiddelbart efter, at resultaterne af den psykiske APV forelå. Det er vigtigt at der som led i opfølgningsprocessen er en løbende dialog fakultetet og institutterne imellem. JBJ deltager gerne ved møder på institutterne og bidrager til den lokale opfølgningsproces, hvis der er behov for det. Ud fra de tilbagemeldinger Følgegruppen for den psykiske APV indtil videre har fået tegner der sig et billede af, at det bør overvejes, om der er behov for en fælles indsats på fakultetsniveau, der understøtter den opfølgning der foregår på institutterne i forhold til følgende problemstillinger: Mobning, chikane og vold: Mobbepolitik fremhævelse af 0 tolerance Stresshåndtering og udbrændthed: Er det en ide at koble stress og trivsel? Behov for Lederudvikling (herunder projektledelse): ST-HR klarligger hvad der er planlagt af kurser på AU og hvad de koster. Fremtidsudsigter for den enkelte medarbejder: Kan dekanatet blive mere tydelig omkring fremtidsudsigterne for de medarbejdere der skal flytte hvornår sker det og hvad får det af betydning for den enkelte medarbejder? Prioritering af opgaver Relationer mellem kollegaer og ensomhed Kommunikation og anerkendelse: I takt med at enhederne er blevet større på ST er der behov for en indsats omkring kommunikation både på ledelsesplan og kollegialt Er der behov for iværksættelse af særlige tiltag på ph.d. området? Der ønskes bedre forventningsafstemning og karrierevejledning Det skal bemærkes, at listen er foreløbig og løbende vil blive justeret i takt med arbejdet på institutterne. Endelig stillingtagen til hvilke problemstillinger der skal håndteres på fakultetsniveau afventer institutternes indmeldinger af handleplaner primo maj. Indstilling: Bilag: FAMU tager status på opfølgning til efterretning. FAMU overvejer, om der er tiltag Følgegruppen for psykisk APV skal tage med til drøftelse i det videre arbejde. Side 2 af 2
Bilag 8 Rullende to-do liste for FAMU møder i ST (opdateret d. 25/4 2013) Opgave (22/11 2012) Evt. frist Status Ansvarlig FAMU opfordrer hermed LAMUerne til at registrere nærved ulykker! Morten Dam Rasmussen sender beskeden ud til LAMU formænd og daglige arbejdsmiljøledere. Nærved ulykker, der ikke er noteret centralt, sendes til Morten Dam Rasmussen med c.c. til Karin Rosengaard Pedersen. Inden udgangen af marts 2013 Opgaven overgår til Jørgen B. Jespersen fra Morten Dam Rasmussen Der blev rykket for information om grønt affald og affaldssortering. Dekanen tager det med i ledelseskredsen. Laver forslag sammen med Morten Dam Rasmussen og Karin Rosengaard Pedersen vedr. vidensdeling på arbejdsmiljøområdet samt nøglepersoner til arbejdsmiljøviden. November 2012 Behandles på Il-møde den 20. marts 2013 ST Bygningsservice oplyser, at der er affaldssortering på alle ST s lokationer, og at affald sorteres i: Pap og papir, elektronik, dagrenovation, glas/lysstofrør, metal, storskrald. Der er ikke aktuelle planer om at udvide affaldssorteringen. Hvis man oplever, at ordningen ikke fungerer på konkrete steder, kan ST Bygningsservice kontaktes. Medarbejdere opfordres til at sortere papir/pap og dagrenovation, især ift. brug af papirkurve på kontorerne. Juni/Juli 2013 Opgaven overgår til Jørgen B. Jespersen fra Morten Dam Rasmussen og Karin Rosengaard har holdt møde med Mette Hjort Mikkelsen. Jørgen Jespersen har et forslag til håndtering liggende til kommentar hos Mette Hjort Mikkelsen og Stefan Gerhard Jansen. Brian Bech Nielsen Stefan Gerhard Jansen Karin Rosengaard Pedersen får svaret fra Survey IT på de sidste spørgsmål vedr. Survey Xact og nævner, at der ønskes en mulighed for at de evt. kommer ud og ser på problematikkerne, i stedet for at de svarer med, at vi selv skal undersøge en masse. Maj 2013 Karin Rosengaard har snakket med Dorete W. Jensen, for at se om de oplistede udfordringer stadig er aktuelle. Der er sendt mail til support. Karin Rosengaard Pedersen 1
Bilag 8 Opgave (28/02 2013) Evt. frist Status Ansvarlig Marlene Venø Skjærbæk bringer graviditetspolitik op til behandling i HAMU skriver mail til LAMUformænd og daglige arbejdsmiljøledere ved ST med henvisning til AU s skema til anmeldelse af arbejdsskader og nærved ulykker skal anvendes af alle. Marlene Venø Skjærbæk Karin Rosengaard retter skemaet bilag 3 Karin Rosengaard Pedersen retter kontakt til indkøbskontoret med henblik på at undersøge om aftalen kan omfatte en bedre stol til de medarbejdere der sidder mange timer hver dag. har mailet til indkøbskontoret og afventer svar. Brian Bech Nielsen vil give besked til institutlederne vedr. de manglende handlingsplaner på nogle problemer. Behandles på IL-møde den 20. marts 2013 Brian Bech Nielsen Karin Rosengaard Pedersen foretager de på mødet aftalte korrektioner af oversigten over handlingsplaner som opfølgning på den fysiske APV Handlingsplanerne skal være tilgængelige for den enkelte medarbejder. Det påhviler det enkelte Institut at beslutte, hvilken løsning der vælges for at opfylde dette lovgivningsmæssige krav, Instituttet skal sørge for, at medarbejderne er informeret om, hvor APVhandlingsplanerne er. og Karin Rosengaard sørger for at informationen herom kommer ud til Institutlederkredsen overtager kontakten med Job og Krop og følger op på, hvornår vi kan få besøg fra Job og Krop Rejseholdet. Karin Rosengaard rykker for de manglende oplysninger i forhold til listen over arbejdsmiljøuddannede. og Karin Rosengaard sørger for at institutlederne får besked om: at der kan fås lovpligtige arbejdsmiljøkurser på engelsk. at personer i arbejdsmiljøorganisationen har krav på at få 1½ dags arbejdsmiljøuddannelse pr. år Aftale om møde med Rejseholdet er truffet og der ligger en foreløbig aftale. Der mangler endnu 10 tilbagemeldinger. Rykker er sendt! Karin Rosengaard Pedersen Karin Rosengaard Pedersen. 2
Bilag 8 at der fra AU vil være tilbud om, at man kan melde sig til en 2 dages arbejdsmiljøkonference pr. år som afholdes af AEU og Karin Rosengaard sørger for, at institutlederkredsen orienteres om, at hvis de studerende i studenterorganisationerne på institutterne ønsker det, kan 1-2 studerende deltage som observatører ved Institutternes LAMU møder. opfordrer udvalget for AU fælles kemikaliesystem, til at inddrage brugere, for at have fokus på brugervenlighed uanset system. 3