APV 2012 Initiativer på KU-niveau HR ARBEJDSMILJØ OG

Transkript

1 KØBENHAVNS UNIVERSITET Bestyrelsesmøde nr. 69, den 29. oktober 2013 Pkt. 9B. Bilag 1 Københavns Universitets bestyrelse SAGSNOTAT 3. OKTOBER 2013 Vedr.: APV 2012 Initiativer på KU-niveau HR ARBEJDSMILJØ OG Sagsbehandler: HR & Organisation SAMARBEJDE 1. Indledning Dette notat indeholder en status for igangsatte initiativer på KU-niveau, som opfølgning på APV-kortlægningen i efteråret Status fremlægges til orientering i bestyrelsen, som lovet da APV blev fremlagt ultimo Resultaterne af APV 2012 er drøftet i Hovedsamarbejdsudvalget (HSU) og i det centrale Arbejdsmiljøudvalg på KU (AMKU). Udvalgenes opgave er at rådgive rektoratet om hvilke centrale initiativer, der skal igangsættes på KU. Der var i de to udvalg enighed om, at hovedparten af de forhold der påvises i APV både når det drejer sig om medarbejdernes trivsel og fysiske arbejdsmiljø - bedst løses lokalt, der hvor problemerne er. De lokale miljøer på fakulteter og institutter har derfor hovedansvaret for at analysere APVresultaterne og udarbejde handleplaner, hvor de vurderer, at der skal iværksættes indsatser. De to udvalg har generelt noteret sig en række forhold: KU s medarbejdere er tilfredse med deres job og arbejdsvilkår og med det lokale miljø, de er en del af. Det er vigtigt at tilfredsheden med jobbet på KU fastholdes på det nuværende niveau, der ligger pænt i forhold til sammenlignelige virksomheder og institutioner. Der bør sættes lokalt fokus på ledelse og specifikt på den nærmeste ledelse, der har mest betydning for tilfredsheden. Klarhed i kommunikation, lydhørhed og anerkendende ledelse, samt fokus på balance NØRREGADE 10 POSTBOKS KØBENHAVN K TLF DIR MOB isj@adm.ku.dk REF: ISJ

2 mellem arbejde og fritid og dermed lokal prioritering, kan være nøgleordene. Andelen af medarbejdere, der føler sig udsat for mobning er faldet og ligger fint i forhold til andre institutioner, hvorfor de nuværende aktiviteter fastholdes med hidtidig styrke. SIDE 2 AF 6 2. Initiativer vedr. trivsel På flere områder var der allerede inden APV-resultaterne forelå iværksat initiativer, som kan imødekomme en række af de problemstillinger, som APV-resultaterne synliggjorde. Det drejer sig bl.a. om internationalisering, forebyggelse og håndtering af stress, samt inddragelse og medindflydelse. 3. Internationalisering Det skal på den bedst mulige måde sikres, at medarbejdere der ikke taler dansk får samme mulighed som dansktalende kollegaer for at være inkluderet på arbejdspladsen, herunder bl.a. informationsmateriale på engelsk, møder på engelsk, åbenhed fra dansktalende overfor medarbejdere fra andre kulturer mv. Handling på KU-niveau Der har været nedsat en arbejdsgruppe om brugen af engelsk i administrationen på KU dette udvalg har bl.a. drøftet problemstillingen vedr. både ikke-dansktalendes medarbejderes mulighed for deltagelse, når der kommunikeres på dansk, og modsat udfordringen for medarbejdere med dansk som modersmål, når der kommunikeres på engelsk. Dekan Kirsten Busch Nielsen fra Det Teologiske Fakultet var formand. Arbejdsgruppen har udarbejdet en rapport med konkrete anbefalinger, som i efteråret 2013 skal behandles i direktionen og derefter LT. Tidsplan: I første omgang levering (til LT) af rapport fra udvalget vedr. brugen af engelsk i administrationen på KU i oktober Derefter drøftelse i LT, herunder af tilrettelæggelse af de videre skridt. Sagen og relevante elementer skal efterfølgende drøftes i SU-regi og evt. andre relevante organer. 4. Stress og balance mellem arbejds- og privatliv Der er i de seneste år igangsat en række initiativer til forebyggelse og håndtering af stress både lokalt og på KU-niveau. På KU-niveau drejer det sig bl.a. om projektet Styr på stress, nyt og forbedret koncept for lederudviklingssamtaler og afholdelse af kurser i mindfulness-meditation.

3 Der er i samarbejde med Prescrib 1 aafholdt gå-hjemmøder på tre campi om stress og balance mellem arbejds- og privatliv. Der afholdes yderligere tre møder, heraf det ene på engelsk, i efteråret SIDE 3 AF 6 Som en del af aftalen med Prescriba, vil der som noget nyt ske en opfølgning i forhold til medarbejdere, der har været i behandling for stress. Handling på KU-niveau: HR & Organisation vil i samarbejde med fakulteterne udarbejde en status over KU s indsatser for at forebygge stress og støtte stressramte medarbejdere på KU både på universitets- og fakultetsniveau. Derudover vil der blive gennemført fokusgruppeinterviews med relevante HR-medarbejdere fra fakulteterne samt institutadministratorer, mhp. at få feedback om KU s samlede stressberedskab og den kommunikation der foretages omkring beredskabet. De to tiltag skal føre til en status for de samlede indsatser på KU og evt. forslag til forbedring/udvikling af indsatser. Ligeledes skal der gives forslag til hvordan kommunikation om stressbegrænsende-tilbud kan forbedres. Tidsplan: August 2013-januar Ledelse APV viser, at den nærmeste leder har meget stor betydning for om medarbejdere trives eller ej. Den nærmeste leder skal være synlig, og medarbejderne har behov for ros og anerkendelse for deres indsats. Bedre kommunikation og klarhed omkring beslutninger efterlyses også. Konflikthåndtering er ligeledes en efterspurgt ledelseskvalifikation. Ledelsesniveauer ovenover den nærmeste leder, f.eks. dekan og rektorat, har også betydning for medarbejdernes tilfredshed, men i mindre grad end den nærmeste leder. På disse niveauer handler det i højere grad om, at det skal være klart, hvor beslutninger er truffet, og at sikre en tydelig kommunikation, samt at kommunikere, at det er god ledelse på KU at balancere/prioritere arbejdsopgaver og ressourcer. 1 Universitetet har indgået en aftale med rådgivningsvirksomheden Prescriba om levering af psykologisk rådgivning for enkelt medarbejdere og sparring af ledere m.fl. om problemstillinger i relation til medarbejdernes trivsel og psykiske arbejdsmiljø.

4 Handlinger på KU-niveau: Fortsat fokus på ledelsesudvikling og styrket fokus på ledelseskompetencer indenfor personale- og strategisk ledelse i LUKU 2 (og LUKU-basis for nye ledere), herunder kompetencer indenfor proces- og netværksledelse. Desuden skal der være fortsat fokus på sammenhæng mellem ledelseslagene og prioritering af opgaverne i alle ledelseslag - især i den nærmeste ledelse. LUKU 3 er under planlægning. Tidsplan: Løbende. SIDE 4 AF 6 6. Inddragelse og medindflydelse Dette punkt blev især drøftet i HSU. Drøftelserne omhandlede, at medarbejdere savner en reel medinddragelse, herunder involvering i relevante beslutningsprocesser. Handling på KU-niveau: Der arbejdes med at gennemtænke kommunikationen fra ledelse til medarbejdere, med henblik på at skabe tydelighed omkring, hvor beslutninger tages. Dette arbejde skal finde sted, der hvor beslutningerne træffes. Bl.a. skal høringer fra centralt hold så vidt muligt gennemføres med længere frister end hidtil, med henblik på at skabe bedre mulighed for en lokal proces. Der er nu nedsat institutråd på samtlige institutter på KU. På KU-niveau er et Universitetsråd (også kaldet Senat) nedsat. Senatet har afholdt sit første møde d. 3. oktober, hvor bl.a. internationalisering blev drøftet.. Institutråd og Senat skal sammen med de øvrige formelle organer på KU være med til at forbedre den løbende dialog omkring udvikling og beslutninger på alle niveauer i organisationen hvad der også gerne skulle føre til øget gennemsigtighed omkring hvor beslutninger træffes. Med Senat og institutråd er der nu formelle råd og udvalg på alle niveauer i KU s organisation. Der er også igangsat en proces omkring kommunikation på KU. Denne proces har, som et blandt flere elementer, at skabe tydeligere og mere struktureret ledelseskommunikation, og på forskellige niveauer i organisationen, at skabe mere systematisk og struktureret samarbejde mellem KU og vores partnere uden for universitetet. I KU s ledelsesudviklingsprogram indgår det som et centralt element, at det er ledelsens ansvar at sikre rammerne om den løbende dialog på alle niveauer i organisationen. Det gælder naturligvis via de formelle organer inklusive de nye institutråd og Senatet men det gælder også i den daglige og mere uformelle direkte dialog mellem den enkelte medarbejder/grupper af medarbejdere og deres direkte leder. APV viste netop, at den lokale leder var og er den allervigtigste for den enkelte medarbejder, og at en god, kon-

5 struktiv og løbende dialog med den lokale leder er det allervigtigste element, når man skal sikre medinddragelse. Tidsplan: Institutråd er nedsat. Senat er nedsat og holdt sit første møde primo oktober. Proces vedr. kommunikation foregår efterår 2013, hvor sagen vil blive drøftet i forskellige sammenhænge. Ledelsesudviklingsprogram er i gang og fortsætter. SIDE 5 AF 6 7. Mobning Andelen af medarbejdere på KU, der oplever at blive udsat for mobning er faldet fra 9 procent i APV til 6 procent i APV Det er en meget positiv udvikling. Mobning og anden chikane er et nultolerance-område og skal derfor til stadighed have bevågenhed. Handling på KU-niveau: Der skal følges op på tiltagene fra APV således at det sikres, at alle institutter og afdelinger har udarbejdet handlingsplaner mod mobning og anden chikane. Desuden skal det sikres, at de enheder der har handlingsplaner mod mobning, får fulgt op på dem. Det sker via brev til alle samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg på KU, med henvisning til retningslinjen for udarbejdelse af handlingsplan mod mobning og anden chikane. Tidsplan: September Initiativer vedr. det fysiske arbejdsmiljø Fakulteterne anvender forskellige spørgeskemaer til kortlægning af det fysiske arbejdsmiljø. På trods af det viser kortlægningerne, at fakulteterne har fælles udfordringer i forhold til det fysiske arbejdsmiljø. Det drejer sig bl.a. om det ergonomiske arbejdsmiljø, indeklimaforhold, støj og det biologiske og kemiske arbejdsmiljø. For så vidt angår det ergonomiske arbejdsmiljø, indeklimaforhold og støj, er der allerede igangsat række initiativer på KU-niveau: Opdatering af relevant informationsmateriale på KUnet. Deltagelse i arbejdsmiljøgranskninger på ny- og ombygninger. Koordineringsmøder hvert kvartal mellem HR-Arbejdsmiljø og Samarbejde og Campus Service. Styrket samarbejde mellem HR Arbejdsmiljø og Samarbejde og Indkøbssektionen ifm. indgåelse af indkøbsaftaler af kontormøbler mv. For så vidt angår det biologiske og kemiske område, har HRArbejdsmiljø og Samarbejde i de seneste år, i samarbejde med de våde fakulteter, arbejdet in-

6 tensivt med at forbedre arbejdsmiljøet. Dette arbejde fortsætter i de kommende år, med fokus på interne audits, udarbejdelse af en opgaveportal vedr. biologisk og kemisk arbejdsmiljø på KUnet og fastlæggelse af roller og ansvar i arbejdsmiljøarbejdet. SIDE 6 AF 6