Lederweekend 2014 (med bestyrelsesmøde) Tid: Fredag 10/1-2014 Søndag 14/1-2014 Tilstede: Janus, Linda (lørdag), Jonas, Jacob, Pingo, Ole, Bo Til bestyrelsesmødet lørdag også: Lotte, Jens, Jens Ole Sted: Tranehuset, Ballerup Bowling Fredag aften startede vi med en omgang bowling, hvor resultatet næsten fulgte alderen (den ældste vandt). Projekt Trelleborg (matrikel 3) Vi gennemgik oplæg fra Ole om anvendelse af området bag Mosehytten, som vi også kalder matrikel 3. På bestyrelsesmødet lørdag præsenterede vi oplægget med vores kommentarer og med yderligere et par justeringer besluttede vi, at det kan præsenteres for kommunen. Identitet og værdier Hvem er vi, hvordan vil vi gerne opfattes? Efter oplæg fra Bo var der gruppearbejde om Identitet og værdier Hvem er vi, hvordan vil vi gerne opfattes? Formålet var at gøre os alle skarpere på hvad vi står for i gruppen, hvad der er fælles, hvor vi er og kan være forskellige og hvad vi hver især lægger vægt på? Se bilag med nøgleord/noter bagerst. Gruppens struktur og ledersituation M&M: Janus; drosler ned, deltager foreløbigt på ugentlige møde Dorte; skal på fuld arbejdstid efter sommer og får formentlig meget travlt i en periode Linda; der skal også være tid til et liv ved siden af spejderarbejdet Hop, Sommerfugl, Termit Behov for flere unge/voksne med evner udi strukturering og planlægning Junior: Trop Drejer; på barsel og det må forventes, at familien tager tid, som tidligere kunne bruges til spejderi Jonas er i perioder meget optager af andre aktiviteter Tiger; stabil Behov for flere unge/voksne, gerne kvindelig(e) Jacob og Pingo På sigt gerne mere lederkapacitet (også gerne kvindelig) Klan / Ungeklan (Skovmandspatrulje?) Forslag om at lade oprykkerne fra troppen fortsætte i en ungeklan om mandagen. De kan selv planlægge og gennemføre møder, men der vil være voksne tilstede. Jacob og Pingo 2014_01_10-12 Lederweekend referat 1
hører om interessen blandt de ældste tropsspejdere og yngre klanmedlemmer (Jacob/Pingo) Leder- og hjælperemner (opgave/ansvar i parentes) Andet Emil/Puf har spurgt om at blive hjælper (Jacob/Pingo spørger ham, om han kan hjæpe i M&M) Elmer, hvad har han lyst/tid til (Jacob/Pingo) Mia; lyst til at være med til noget nu eller senere? (Jacob/Pingo) Marie; lyst til at være hjælper eller leder nu eller senere? (Pingo) Ukrudt/Malene er tilbage i Herlev efter sommer (Jacob) Natja Aris? storesøster, vil hun evt. deltage på FW? (Janus) Forældre der hjælper af og til hold fast i dem, hør om de f.eks. ønsker at være fast tilknyttet (alle) Familie på sommerlejr, reklame på FW, evt. være med på møderne op til sommerlejren (Bo) Gamle spejdere (Alle) Annonce på DDS.dk (Bo) Andre, Annie, Ane, Johanne, Splint, lyst til at være med til noget nu eller senere? Emnekatalog spørg omkring.. hvad vil/kan du hjælpe med Kan vi bruge belønning for indsats (lokkemiddel) f.eks. for yngre spejdere For ældre/voksne kan vi også tilbyde spændende kurser, hvis de engagerer sig Bestyrelsesmøde Bestyrelsesansvar og opgaver: Efter en kort tilbagemelding fra ledergruppen gennemgik vi Oplæg til diskussion Voksne i og omkring gruppen og opgaver for voksne se bilag bagerst. Herefter diskuterede vi, hvilken indsats der kan forventes fra bestyrelsen og de enkelte medlemmer samt, hvad en bestyrelse i Hjortespring gruppe bør varetage. Der var enighed om, at bestyrelsen ud over det formelle ansvar med formandskab, kassererfunktion, møderne osv. skulle engagere sig i de opgaver som blev aftalt i foråret 2013. Familieweekend og Rådsmøde (Program og opgavefordeling, herunder fastsættelse af menu og indkøb) Loppemarkeder (Afhentning af effekter på genbrugspladsen, uddelegering og afholdelse, kontakt til Børnehjælpsdagen, deltagelse på fælles loppemarkeder mv.) Spejderfest (Program og opgavefordeling, herunder fastsættelse af menu og indkøb) Hyttevedligehold (Opgaver og afholdelse) Løbende vedligehold (Opgaver, uddelegering og opfølgning) Der vil altid være lederrepræsentanter med i arrangementsgrupperne, og arrangementsbeskrivelser (se ovenfor) vil medvirke til at gøre opgaverne lettere tilgængelige 2014_01_10-12 Lederweekend referat 2
Gruppens struktur og ledersituation: Tilbagemelding fra ledergruppen (se ovenfor) Arrangementer: Familieweekend/ Rådsmøde Planlægning: Peter, Jens Ole, Lotte, Bo. Bo indkalder til planlægningsmøde. Mad: Susanne, Ellen, (efterfølgende er Lotte kommet på holdet) Janus og Dorte deltager ikke Evt. Disney tema jf. materiale fra Ole. Kan vi få tema til at gå igen fra invitation over aktivitet og til aftensmad (rådsmøde?) Hyttevedligeholdelsesdag og aftener Besluttes på næste bestyrelsesmøde for både hyttevedligeholdelsesdag og -aftener Blå Uge og Spejderfest Diskuteres på ledermøde og efterfølgende bestyrelsesmøde Loppemarkeder Prøve endnu en gang med at opfordre til at deltage hele dagen. Udlever seddel til alle eller M&M hver anden gang og Junior/Trop hver anden gang (Bo) Arrangement for loppehjælpere Hytte og område Kort om hyttesituationen og gennemgang af projekt Trelleborg (se ovenfor) Ledermøde fortsat Opsamling fra året der er gået samt det kommende års program Sommerlejr, Tolv Ege, Uge 28 (5-12/7-2014) Se grund og område 16/2, 2/3 kl. 10.00 eller 2/2 senere på dagen. Bo undersøger hvornår det passer Invitation, tema vikingelejr, teaser ud hurtigst muligt, invitation efter FW M&M mandag-fredag, skal alle årgange med (Ledere: Dorte, Linda, Hop, ) Junior: Drejer, Jonas, (Lærke + mini Drejer?) Trop: Jacob, Pingo? Klan:? Bo, Ellen, Ole, Splint?, Tikki?, Tiger? Festugen uge 35 Åbent hus, indbyde til normale møder HUSK at få i kalenderen Arrangement ifm. loppemarkedet på Klausdal, Tilføj til Festuge programmet (Det muntre køkken, Bowling?, Spejderaktiviteter, Køre loppeting til bymidten, lav snobrød mv. på loppemarkedet, klatrevæg,..) Børn skal være ifølge med voksne Spejder kafé: Kaffe og kage?, Lidt til ganen 2014_01_10-12 Lederweekend referat 3
Juleweekend Gerne på Colleruphus, Store Klaus, Polarhytten e.lign. Ole finder hytte. Drejebog/Arrangementsbeskrivelser For at gøre det lettere for nye at hjælpe til kan vi etablere beskrivelser af vores arrangementer med kendetegn, hvad skal gøres hvordan/hvornår/.. osv. Start med Familieweekend, Hyttevedligehold, Blå Uge, Juleweekend. Målgruppe aktive voksne, løse hjælpere,. Klan, spejdere,. Hvor skal vi gøre informationen tilgængelig på hjemmesiden? Skal vi have et afsnit for løse hjælpere/opgaver / aktive voksne Ny spejder Vi besluttede at ændre på indholdet af indmeldelsespakken, så den fremover ser sådan ud: Tørklæde: Ved indmeldelse får man udleveret et tørklæde, som lånes af gruppen i hele ens spejdertid. Ved oprykning fra en gren (aldersgruppe) til den næste gren ombyttes tørklædet til det, som bruges i den nye gren. Såfremt tørklædet bliver væk, eller man ønsker at beholde det efter udmeldelse koster det 100,- kr. NB Bålkappe udgår Indmeldelsesgebyret er kr. 100 og dækker spejdertørklæde, T-shirt (den første, efterfølgende skal købes), mærker til uniformen og spejderbog (Gnisten, Flammen, Ilden, Bålet lommebøger), rabatkort til Spejdersport. Reelle omkostninger ved indmeldelse er kr. 200+ (Tørklæde 60-70,- + arbejde, T-shirt 100,-, Lommebog 20,-, mærker?). Årsstjerner hvordan skal vi gøre fremover? Fremover udleveres ifm. afgivelse af Spejderløftet på Sct. Georgsdag 23/4 til alle, der har været spejdere siden forrige 23/4. Ved registrering af indmeldelse vurderes datoen, således at vi ikke får skrevet f.eks. 24/4 i systemet med deraf følgende skuffelse hos de små spejdere. Dette opdateres i den interne håndbog, hvor der siden 2003 har stået: Optjener årsstjerne på sommerlejr, hvis indmeldt før skæringsdato 1. januar. Hjemmeside Kort gennemgang af hjemmesiden med udpegning af hvad der kan findes på den enkelte sider og herunder En opfordring til at abonnere på Nyhedsmailen ved at tilmelde sig på forsiden af hjemmesiden. Køb og salg Husk at gruppens årsprogram altid ligger på hjemmesiden under Gruppen/Årets planer og program http://hjortespring.spejder.dk/program Opfordring: Læg jeres arrangementer ind på hjemmesiden eller send materiale til Bo så vil han gøre det (login til Blåt Medlem fås hos Ole eller Bo) Opfordring: Sæt Bo i cc på grenmails og ved andre relevante informationer 2014_01_10-12 Lederweekend referat 4
Diverse og opsamling fra løs snak Brug af hytte og område o Orden, oprydning og opvask efter hvert møde o Madvarer (husk at skrive dato på madvarer, når de åbnes) Hytte hvor skal vores sager være? Ole og Bo udarbejder forslag til oversigt over hvor vores sager kan findes og et diagram over reolers og skabes indhold. Brug tavlerne til at skrive beskeder grenene i mellem /Bo 2014_01_10-12 Lederweekend referat 5
Bilag Identitet og værdier Hvem er vi, hvordan vil vi gerne opfattes? Noter fra arbejdsgrupperne: Mødetider o Flaghejsning ved start på møder o Fælles afslutning, sang, farvel til alle o Mødeknapper (i juniorgrenen anfører børnene selv om de er til mødet) o Tradition at give besked hvis man ikke kommer som forventet Traditioner o Goddag og afslutning o Arrangementer som vi gerne vil holde fast ved, giver fællesskab på tværs af gruppen o (husk også andre arrangementer for leder m.fl. der kan medvirke til et godt sammenhold.) Kommunikation/Tiltaleform o Inddrage tropsspejdere i planlægning o Respekt, god tone, o Junior og trop afslutter med evaluering Påklædning o Uniform; Lederne (i grenen, ved arrangementet, i situationen) enige om, hvad der er reglementeret uniform i situationen o Skal man udlevere ko-trøje ved indmeldelse (indmeldelsesgebyr op?) o Praktisk påklædning Alkohol o Ikke alkohol i spejdertiden o Vi afstemmer holdningen blandt lederne inden sommerlejr 2014 Hvad er vigtigst for lederne og for gruppen o Engagement hos lederne smitter af hos børnene (og det modsatte) o Hvis det ikke er sjovt/interessant/ så lad være o Spejderne skal synes at det er sjovt, og at det kan bruge til noget (skal ikke være spild af tid) o At forstå fantasiramme forløb/weekend o At spejderne producere et produkt, som de selv kan anvende, eller indgår i et større sammenhæng Organisering / Patruljer o Så nåede vi ikke mere 2014_01_10-12 Lederweekend referat 6
Bilag Oplæg til diskussion Voksne i og omkring gruppen og opgaver for voksne 2014_01_10-12 Lederweekend referat 7