Referat af møde i institutforum den 17. juni 2013 15. juli 2013 Til stede: Institutleder Michael Steinicke (formand), professor. dr. jur. Søren H. Mørup, professor Dennis Ramsdahl Jensen, adjunkt Thomas Neumann, lektor Pernille Wegener Jessen, lektor Anette Storgaard, ph.d. stipendiat Henrik Skovgaard Petersen, institutsekretær Cita Dyveke Kristensen, stud. HA (jur.) Marie Louise Dvinge og stud. jur. Jakob Fraværende: Professor Mette Neville, professor Per Andersen, institutsekretær Linda Andersen, institutsekretær Bente Schandorff Hansen, ph.d. stipendiat Morten Fauerholt Pedersen og stud. jur. Michael Wyrtz. Endvidere deltog: Viceinstitutleder, lektor, lic.jur. Helle Isager og Institutsekretariatsleder Kirsten Jakobsen Dagsorden for mødet: 1. Sammensætningen af institutforum 2. Godkendelse af referat fra sidste møde 3. Orientering om instituttets fysiske og sociale rammer, opfølgning på APV 4. Orientering og drøftelse af udkast til ændringer af normsystem 5. Orientering om status for arbejdet med strategien 6. Orientering om budget og regnskab 7. Orientering om professoratopslag fremadrettet 8. Organiseringen på Juridisk Institut (på baggrund af drøftelse på ledelsesseminar den 14. juni) 9. Eventuelt Ad. 1. Sammensætningen af institutforum Institutlederen orienterede om, at sammensætningen af institutforum ændres, da Dennis Ramsdahl Jensen og Per Andersen begge er blevet ansat som professorer pr. 1. juni 2013, hvorefter de ikke længere kan være medlem af institutforum. Lektor Pernille Wegener Jessen og lektor Anette Storgaard indtræder derfor i institutforum i stedet. Ændringen i sammensætningen betyder, at der skal vælges ny næstformand i stedet for Dennis Ramsdahl Jensen. Dette vil ske via mail. 1
Ad. 2. Godkendelse af referat fra sidste møde Referatet blev godkendt med enkelte rettelser. Referatet blev udsendt i den tilrettede version den 18. juni 2013. Ad. 3. Orientering om instituttets fysiske og sociale rammer, opfølgning på APV Den status for APV opfølgning, der er udarbejdet til brug for næste møde i det lokale samarbejdsudvalg blev omdelt til orientering, idet denne status beskriver de udfordringer for instituttet, der er blevet afdækket med APV en. Notatet beskriver også de tiltag, der er aftalt i samarbejdsudvalget vedrørende opfølgningen. APV en har bl.a. vist, at der i ph.d. gruppen dels skal arbejdes med at få ph.d. erne til at føle sig inkluderet som VIP er på instituttet og dels med karriereforholdene for ph.d. studerende. Institutlederen orienterede om, at der har været afholdt et møde med de ph.d. studerende med deltagelse af institutlederen og ph.d. programudvalgsformanden. På mødet blev det besluttet at nedsætte to udvalg, der skal arbejde videre med opfølgning af APV en. Det ene udvalg skal se på rammerne for de ph.d. studerende. Det andet udvalg skal arbejde med kulturen. Arbejdet i de to underudvalg er allerede i gang. I TAP gruppen, hvor APV en bl.a. vist, at der skal arbejdes med samarbejdet med de videnskabelige medarbejdere, stress, arbejdsomfang/ opgaver, har der været afholdt en temaformiddag for TAP gruppen, hvor nogle af de forhold, der var nævnt i APV en, er blevet drøftet og bearbejdet. På seminaret i august vil TAP gruppen fortsætte arbejdet med opfølgning af APV en. Generelt viser APV en, at der skal arbejdes med kulturen på instituttet, hvilket bl.a. kan foregå ved, at der laves arrangementer af faglig karakter, hvorved kendskabet til kollegaer over tid kan udvikles. I forhold til ledelsen viser APV en, at der skal sættes fokus på klarhed og gennemsigtighed i de beslutninger, der tages. Der skal endvidere sættes fokus på synlighed. De forhold i APV en, der ikke kan løses på institutniveau, vil blive bragt videre til de relevante fora på universitetsniveau. Institutlederen orienterede om, at der løbende vil blive givet en opdatering af arbejdet med APV en i institutforum. 2
Ad.4. Orientering og drøftelse af udkast til ændringer af normsystem Der blev omdelt et oplæg til revision af instituttets normsystem. Oplægget til revisionen af normsystemet er udarbejdet dels på baggrund af en aftale på instituttet om, at systemet skulle gennemgås efter 1 år og dels på grund af dekanens brev om produktionsnormer. Det blev bemærket, at det vil fremgå af vejledningen til de enkelte punkter, hvordan disse skal forstås. Normen for en opgave vil være den norm, der fremgår af systemet. Der kan ikke forhandles om normen. Det er tanken med systemet, at dette alene skal regulere fordelingen af opgaver mellem medarbejderne. Systemet kan derfor ikke benyttes som et overarbejdssystem. Indtil videre er der ikke sat normer på E læringsforløb, da disse forløb er meget forskellige. På institutseminaret i august vil E læringsforløb blive drøftet, hvorefter der også vil blive fastlagt en norm for disse forløb. Generelt er der i oplægget til revision af normsystemet foretaget ændringer inden for følgende områder: Den administrative grundtakst fjernes hvilket svarer til 2x40 timer pr. år. Grundtaksten ved mundlig eksamen fjernes, da taksten for afvikling af mundtlige eksamener er forholdsvis høj. Der reguleres i normerne for specialer og bachelorafhandlinger (mundtligt forsvar). Justeringer i vejledertaksten ud fra en vejleder /medvejlederfordeling Eksterne udvalg Særlige feriedage fjernes Systemet ændres fra timer til point. Institutlederen bemærkede, at undervisningsnormerne ved Juridisk Institut også efter denne revision ligger i den høje ende. Produktionsnormer har også været overvejet, men er p.t. forladt. Forslaget vil blive præsenteret for medarbejderne den 18. juni og drøftet i LSU den 21. juni. Det blev bemærket, at det må forventes, at den generelle reaktion blandt medarbejderne vil være, at arbejdsbelastningen øges, men at dette ikke umiddelbart kan begrundes med instituttets økonomi, da økonomien på Juridisk Institut ser ganske fin ud. Institutlederen bemærkede hertil, at hvis økonomien også ser fornuftig ud om et år, så vil der selvfølgelig igen blive set på normerne. Der fremkom et forslag om, at der afsættes et antal normpoint, der vil kunne søges til særlige udviklingstiltag. 3
Ad 5. Orientering om status for arbejdet med strategi Institutlederen orienterede om, at der stadig arbejdes med strategien. Sidste møde i strategiudvalget er afholdt, men der afventes p.t. bemærkninger fra udvalgets medlemmer til det foreløbige udkast til strategi. Strategiudvalget har endvidere aftalt, at Mette Neville udarbejder et udkast til visionen for instituttet for så vidt angår videnudveksling. Tom Latrup Pedersen arbejder på et udkast til visionen for så vidt angår uddannelse, og institutlederen arbejder med et udkast til visionen for så vidt angår forskning. Samlet set vil visionen ikke komme til at fylde mere end ½ side. Visionen for Juridisk Institut vil blive behandlet på institutseminaret i august, hvorfor der vil blive udsendt materiale til medarbejderne vedrørende missionen før seminaret i august. Ad. 6. Orientering om budget og regnskab Det første halvår viser et lille overskud, hvilket dog også er normalt efter det første halve år, dels fordi de største udgifter normalt afholdes i udgangen af 2. kvartal og i 3. kvartal, samtidig med at det af tekniske årsager er sådan, at der i det budgetmateriale der udsendes som udgangspunkt for 2. kvartalsmøderne med Økonomisekretariatet indeholder forventede indtægter for 6 måneder, men alene indeholder udgifter for 5 måneder. Ad. 7. Orientering om professoratopslag fremadrettet Institutlederen orienterede om, at der har været opslået et antal professorater, hvilket betyder at der pr. 1. juni 2013 er blevet ansat 4 nye professorer ved instituttet. Institutlederen oplyste i den forbindelse også, at de brede opslag giver udfordringer, da brede opslag pr. definition betyder, at der kommer ansøgninger fra hele det juridiske område. Fremadrettet vil instituttet forsøge at få nedsat flere udvalg pr. opslag, når opslagene er brede. Dette vil dog medføre praktiske problemer, da det betyder, at der skal bruges væsentlig flere bedømmere pr. opslag. Kriterierne for bedømmelsen i det opslag, der netop er afsluttet, har været udsat for drøftelser. Instituttet vil derfor overveje, hvorvidt der af det enkelte opslag skal fremgå de direkte kriterier, der skal tillægges vægt ved bedømmelsen. Der vil fremadrettet blive arbejdet med en beskrivelse af sådanne kriterier, da det selvfølgelig ikke må overlades til bedømmelsesudvalget at beslutte kriterierne. Der var enighed i institutforum om, at det vedvarende skal udfordres, hvad et bredt opslag skal være. Der var endvidere enighed om, at bemandingsstrategien skal tænkes ind ved opslag af stillinger. 4
Ad. 8. Organiseringen af Juridisk Institut på baggrund af en drøftelse på ledelsesseminar den 14. juni På ledelsesseminaret den 14. juni 2013 er organiseringen af instituttet blevet drøftet, idet APV en giver anledning til overvejelser om ændringer heri. Baggrunden for den organisering der blev valgt ved sammenlægningen af de to institutter var, at man ønskede at skabe gode rammer for integration af de to tidligere institutter, samtidig med at man ønskede at give gode muligheder for samarbejde på tværs. I APV en bliver det dog synliggjort, at det er nødvendigt at genoverveje den nuværende organisation for at løse nogle af de trivselsproblemer der kommer til udtryk i APV en. I ledelsesgruppen er der enighed om, at man ikke ønsker en fragmentering af instituttet, men derimod at give en mere central rolle til faggrupperne, samtidig med at der skal ske en fortsat styrkelse af samarbejdet i TAP gruppen. Institutlederen orienterede også om, at der ud over tiltagene i forhold til faggrupperne også tænkes, at der med fordel kan udpeges to personer til særlige koordineringsopgaver inden for videnudveksling og ekstern finansiering. Under drøftelsen i institutforum af tankerne om en organisationsændring blev det bemærket, at den faglige integration af ph.d. studerende ved en organisationsændring vil kunne foregå via faggrupperne, hvis disse blev styrket, hvilket ville være yderst fornuftigt. Det blev tilkendegivet, at forslaget som helhed så fornuftigt ud. I drøftelsen om organiseringen af instituttet blev mødepligt også drøftet og den generelle holdning var, at hvis der er problemer med fremmødet blandt de ansatte, bør dette drøftes med den enkelte. Ad. 9. Eventuelt Det blev aftalt, at forskningsregnskab skal med som punkt på næste møde i institutforum. Der blev den 18. juni udsendt mail vedrørende valg af næstformand til institutforum, forslag til datoer for de næste møder og kandidater til det udvalg, der skal nedsættes til at arbejde med bedømmelseskriterier til professorater og andre VIP stillinger. Der er foreslået følgende mødedatoer: onsdag den 23. oktober fra kl. 12.00 15.00 tirsdag den 17. december fra 9.00 12.00 onsdag den 26. februar 2014 kl. 12.00 15.00 onsdag den 18. juni 2014 kl. 12.00 15.00 Der er alene indkommet bemærkninger til den 23. oktober. Ref. Kirsten Jakobsen 5