REFERAT. Møde den: Juridisk Institut LSU-møde

Transkript

1 Møde den: Juridisk Institut LSU-møde REFERAT Til stede: Michael Steinicke, Kirsten Jakobsen, Helle Isager, Anette Storgaard, Jørgen Albæk Jensen, Inger Krogh, Tinna Meyer, Per Andersen, Astrid Millung- Christoffersen Sekretær: Anne Bækby (AU HR, BSS) Dato: 13. december 2012 Ref: ABJ 1. Budget: orientering og drøftelse v. Michael Michael orienterede om processen for fastlæggelse af næste års budgetter. De igangværende finanslovsforhandlinger, herunder udregning af STÅ-midler, UNILEDs beslutninger i forhold til AU s samlede budget samt det overordnde budget for BSS influerer samlet på budgettet for Juridisk Institut. Side 1/6 1. udkast til budget er vedlagt som bilag. Heraf fremgår, at der forventes et underskud på kr. 2,4 mil. Dekanen har efterfølgende meldt yderligere besparelser ud, hvilket betyder, at Juridisk Institut skal spare yderligere 1,4 mill. på budgettet. Hovedpunkter i budgettet: Administration Der forventes en effektivisering i forhold til administration. Eftersom meget administration er overgået til vicedirektørområderne, kan det være svært at se, hvor besparelsen skal hentes. Medarbejdersiden anførte,at det bør drøftes i FSU, hvordan besparelsen skal fordeles på institutterne på BSS. Det er Finansministeriets krav, at der skal spares 20 % på administration. Ledelsen informerede om, at Institutforum havde besluttet at fremsende et høringssvar og at LSU havde mulighed for at tilslutte sig dette, hvis man ønskede det. Dette blev vedtaget. Der var enighed om, at det skal fremgå, at det ikke er hensigtsmæssigt, at Juridisk Institut skal betale så meget til front/back. Udgifter til masteruddannelser mv. Executive enheden i BSS vil fremover administrere EVU (master mv.). Den indtægt er trukket ud fra instituttet. Udgiften forsvinder ikke umiddelbart tilsvarende, men der foretages en række omposteringer efterfølgende, idet administration og drift nu ligger i Executive. Instituttet skal betale VIP/DVIP AU HR, Business and Social Sciences Aarhus Universitet Tåsingegade 1, 2. sal 8000 Aarhus C Tlf.: personale@sam.au.dk

2 Side 2/6 lønninger. Ved intern afregning/mellemregning (nøgle ikke defineret endnu) får insituttet nettooverskuddet. Det er fortsat insituttet, der udbyder og forankrer uddannelserne fagligt. Det er den administrative drift, der overdrages. Budgetmæssigt skulle det ikke rykke ved meget det er primært teknisk ompostering. Lønbudget Vedr. DVIP-lønnninger forventedes en mindre udgift for FC3. Den forventning er ikke nået (beløbet er vokset). På baggrund af akkrediteringskrav mv., skal der fremover rettes fokus på eksterne undervisere. Juridisk Institut anvender flest eksterne undervisere forholdsmæssigt på BSS. Dette skal justeres ift. den forskningsmæssige dækning. De nye normer vil formentlig kunne nedbringe den eksterne undervisning og fremme den interne. Overvejelser ift. udmøntning af den konkrete besparelsen på insituttet Michael orienterer om to scenarier ift. instituttets besparelser: på uddannelserne eller på driften. Mulige besparelser ift. uddannelserne: Kan antallet af studerende pr. hold øges ift. oprettelse af valgfag? Kan der reduceres i antallet af hold i takt med evt. frafald? Kan der være flere studerende på de forskellige hold? Kan der reduceres i timetallet på overbygningshold? Mulige besparelser ift. driften: Det er muligt at spare kr. 1.4 mill. på driftsudgifter under diverse. Hvis besparelsen hentes her, vil det blive stramt. Men det svarer til det beløb, der har været normalt sidste år. Diverse omfatter bl.a. møbler, konferencer, rejser, jobannoncer. De to scenarier blev drøftet, og der var bred enighed om, at der skal tages et stort hensyn til de studerende, så de ikke bliver for mange på holdene. Det blev i den forbindelse også anført, at der kan være et besparelsespotentiale i forhold til eksamensformer og effektivisering. Der var enighed om, at dette skal undersøges nærmere, men at de studerende kommer i første række. Der er afsat en meget kort frist til udmøtning af besparelsen. Der var enighed om at anbefale, at der skal spares på driften i første omgang. Både ledelses- og medarbjdersiden var enige om, at muligheder for effektivisering af uddannelser/undervisning/eksaminer skal undersøges fremadrettet og drøftes i relevante fora, herunder LSU igen, inden der evt. træffes beslutning.

3 Side 3/6 Ledelsessiden anførte også, at AU er det sted med det højeste antal k-timer på kandidatuddannelsen. Der kan måske spares, men en evt. nedskæring må ikke kollidere med det politiske krav om fokus på flere undervisningstimer. Medarbejdersiden foreslog også, at det skal undersøges, om instituttet kan skaffe flere indtægter ved fx at optage flere studerende. Ledelsessiden er enig i, at det skal overvejes. Men det kan knibe med pladsen. Der var enighed om at samle op på det ovenstående og måske være lidt på forkant, så det ikke fremadrettet vil gøre ondt. Der skal formentlig effektiviseres i de kommende år, herunder med fokus på administrative omkostninger. Butikken er generelt sund, og BSS har en meget gennemsigtig økonomi og budget. Den ny økonomimodel bør gøre det mere rentabelt fremadrettet på hele AU. Medarbejdersiden gjorde opmærksom på, at der bør sigtes på varige løsninger, samt at man skal passe på, at det ikke bliver for surt for medarbejdere. Michael oplyste, at alle medarbejdere informeres vedr. ovenstående på infomøde i slutningen af ugen (fredag den 26/10, red.). 2. Sprogpolitik: orientering og høring v. michael En ny sprogpolitik for BSS har været drøftet og godkendt i fakultetsledelsen. Den er nu i høring på instiutterne. Institutforum på Juridisk Insitut har i 2011 udarbejdet en lokal sprogpolitik. Ifm. med igangværende høring skal det derfor drøftes, hvorvidt den bør justeres. Medarbejdersiden spurgte, hvem der betaler for sprogkurser. Ledelsessiden svarede, at man vil forsøge at søge om midler til sprogundervisnig fra Kompetencefonden fremover. Der var desuden bred enighed om, at det generelt fungerer fint med både dansk og engelsk. Der er fag, der kun gør sig på dansk, og der uddannes primært til det danske retssystem. Rent fagligt er engelsk ikke en vej. Men i visse administrative sammenhænge samt til fx konferecener kan det godt være en fordel med intern kommunikation på både dansk og engelsk, herunder fx også referater. Der skal tages hensyn til både dansk- og ikke dansksprogede. Der var enighed om, at udkastet til sprogpolitikken er fint en god start og et godt kompromis. Det er samtidig vigtigt, at der på instituttet findes en balence mellem jur./ejur. De overvejelser skal med i høringssvaret.

4 Side 4/6 3. Institutsekretariat: orientering v. Kirsten Kirsten orienterede om, at der på baggrund af input fra MUS, internt seminar mv. arbejdes på en ny oversigt over basisydelser til VIP fra TAP-gruppen. Dette vil blive drøftet til sekretærmøde, og herefter sendes en revideret version til alle på instituttet, inkl. oversigt over sekretærfordeling. Oversigten laves i en dansk og en engelsk version. Oversigten er en sammenskrivning af ydelserne på jur og ejur. Ledelsesiden fremhævede, at det er vigtigt, at der er forventningsafstemt ml. VIP/TAP, så der kan ydes den bedste service. Medarbejdesiden spurgte, om der kan sendes oversættelser ud af huset, hvis der internt er for belastet. Hvis kompetencerne internt ikke rækker, vil Kirsten sørge for, at der kan dækkes ind. Der var enighed om, at formuleringen i rimelig tid skal understreges, så sekretærerne ikke føler sig unødigt presset. Der skal være en gensidig forståelse for travlhed, og VIP må ikke udnytte sekretærernes flekstid, ligesom sekretærerne skal kunne prioritere samt hverken over- eller underservicere. Der var også enighed om, at når instituttet betaler for ydelsen, bør der henvises til adminstrative centre, hvor dette er en mulighed, herunder fx ved bistand til konferencer. Den mulighed skal undersøges/afprøves. Ledelsessiden sagde, at der skal være en kontaktperson på instituttet, men at det bør arrangeres i de fora, AU tilbyder. Tinna deltager i erfa-grupper, så der kan indhentes yderligere info. Det blev drøftet, om der er behov for bistand til at taste i PURE. Det er vigtigt, at der opdateres, så enten skal VIP selv gøre det eller løbende komme med opdateringer, som TAP kan hjælpe med at taste. 4. Regler for flekstid/fixtid: orientering v. Kirsten Der var på forhånd sendt bilag med et udkast til opdaterede regler ud. Der har ikke tidligere været regler herom på Ejur. Der skal foretages nogle justeringer ift. AU s arbejdstidsregler. Derudover vil de overenskomstsmæssige regler indsættes i fleksaftalen for Juridisk Institut. Kirsten laver justeringerne, og så kan aftalen godkendes på næste LSU. Ledelsessiden fremhævede i den forbindelse, at brugen af fleksskema bygger på gensidig tillid/orientering. Forskellige behov for præciseringer skal opfattes som udtryk for afklaring og ikke kontrol.

5 Side 5/6 5. Normskema: orientering og drøftelse v. Helle Det er ikke alle på instiuttet, der har været vant til, at normskemaet er åbent. Fra ledelsessiden er det derfor vigtigt, at høre, om der er modstand imod dette, inden det åbnes. Medarbejdersiden går ind for åbenhed. Hovedargumentet er, at det fra ledelse/medarbejder skal være opdateret og kunne inddrages i MUS. Åbenhed er med til at skabe legitimitet og intern forståelse over for hinanden herunder kollegial og faglig forståelse for strukturer og udfordringer. Det skal præciseres, hvilke perioder registrering omfatter, så billedet er mest retvisende. Det er vigtigt, at det ikke opfattes som intern kontrol. Det er ikke erfaringen, at det er blevet opfattet således tidligere. På det gamle jurdiske institut har man været vant til at se oversigterne. Det vil være mærkeligt, hvis det pludselig ikke er muligt længere. Oversigterne anvendes til pejlemærker og intern ressourcefordeling. Ingen information kan være rygteskabende. Modsat har der ikke på tidligere erhvervsjura været et åbent normsystem, hvorfor det herfra kan synes uhensigtsmæssig med denne åbenhed. Det blev påpeget, at der kan være en risiko for, at oplysningerne der kan læses af normsystemet kan benyttes til en intern overvågning medarbejderne imellem at man leger politi overfor hinanden. Såfremt dette bliver resultatet af et evt. åbent normsystem vil konsekvensen kunne blive, at det lukkes igen. Ledelsessiden har gode erfaringer med det fra tidligere. Der er enighed om, at det er et godt ledelsesværktøj. Der er også enighed om, at det drøftes igen i normudvalget, hvorefter der gives en melding. 6. Årshjul v. Michael Der var sendt udkast til et årshjul for LSU med ud som bilag. Der var enighed om, at det er en god idé at have et årshjul. Udkastet vil blive drøftet igen til næste møde i LSU. 7. Orientering v. Michael Professoratspolitikken er behandlet i fakultetsledelsen og er i princippet godkendt. Modellen med de midlertidige professorater fastholdes, og instituttet skal lære at administrere dette, så det virker efter hensigten. Den endelige version af politikken sendes ud. APV sættes i gang i november. Opfølgning af undersøgelsen sker i foråret Strategiproces er skudt i gang. Første møde er den 7/11. Der sker høring i LSU, Institutforum mv.

6 Side 6/6 MUS for VIP er skudt i gang skemaer sendes ud i næste uge. Datoer er fastlagt. MUS for Ph.d.-studerende og TAP-gruppen er afholdt. NÆSTE MØDE ER DEN 3. DECEMBER KL.12-15