Sundheds- og Ældreministeriet NOTAT Enhed: SUNDOK Sagsbeh.: DEPJEI Koordineret med: Sagsnr.: 1700389 Dok. nr.: 342344 Dato: 6. april 2017 Udbredelse af digitale forløbsplaner Regeringen, KL og Danske Regioner blev med økonomiaftalen for 2016 enige om at styrke indsatsen for mennesker med kronisk sygdom ved bl.a. at udvikle forløbsplaner for borgere med diabetes type-2, KOL og kroniske lænderyg smerter. På baggrund heraf blev der i forståelse med PLO i efteråret 2015 igangsat et pilotprojekt vedr. udvikling af digitale forløbsplaner til KOL-patienter. Der skal på den baggrund fastlægges en model for national udbredelse af de digitale forløbsplaner for KOL-patienter. Der skal endvidere udvikles og udbredes digitale forløbsplaner for patienter med hhv. diabetes og lænderygsmerter. I den forbindelse er der behov for en detaljeret opgavebeskrivelse, en tidsplan samt et skøn over udgifterne forbundet med udbredelse og fortsat modning af forløbsplanerne. Opgavebeskrivelse Overordnet set kan de opgaver, der skal sikre en digital forløbsplan for patienter med hhv. KOL, diabetes og lænderygsmerter, inddeles i følgende delprojekter: 1) konsolidering af den nuværende tekniske løsning fra version 0.8 til version 1.0 2) udbredelse af KOL-forløbsplanen til alle lægesystemer og læger 3) aktiviteter i forbindelse med nye forløbsplaner Det første delprojekt har til formål at konsolidere og modne den nuværende tekniske løsning fra den version, som er implementeret under pilotafprøvningen, til en version, der kan implementeres i alle lægesystemerne og udbredes til alle lægepraksis (1.0). Den tekniske løsning, der er udviklet i regi af pilotprojektet vedr. digitale forløbsplaner for KOL-patienter skal konsolideres, således at: den tekniske løsning kan implementeres af alle lægesystemer i almen praksis der forholdsvis let kan udvikles tekniske løsninger til digitale forløbsplaner for andre patientgrupper arkitekturen og datamodellen kan anvendes til andre udtræksløsninger i lægesystemerne Desuden skal konsolideringen resultere i, at sundhedsmappen til patientens digitale forløbsplan er tilstrækkeligt udviklet, så nye forløbsplaner let kan lægges ind, og det er let og hurtigt at opdatere den redaktionelle information. Det andet delprojekt har til formål at implementere den digitale KOL-forløbsplan i alle lægesystemer og derefter sikre, at den udbredes til alle klinikker. Det indebærer, at alle lægesystemer har implementeret den konsoliderede forløbsplanspakke (version 1.0). De skal
alle testes, og implementeringen skal godkendes. Desuden skal lægesystemsleverandørerne udrulle funktionen til alle deres kunder i drift. Det tredje delprojekt har til formål at implementere digitale forløbsplaner for patienter med diabetes og/eller lænderygsmerter i alle lægesystemerne og på sundhedsmappen. Den tekniske løsning tager udgangspunkt i de generiske løsninger, der er udviklet ifm. den digitale forløbsplan for KOL-patienter. Dog skal der udvikles nyt specifikt fagligt indhold. Det er oplagt, at følgende aktører primært skal bistå opgaveløsningen ifm. ovenstående opgaver: PLO/DAK-E Leverandører af lægesystemer i almen praksis Det tekniske arbejde foranstaltes af, DAK-E og lægesystemleverandørerne, mens det specifikke, faglige indhold skal udformes af PLO/DAK-E med inddragelse af Sundhedsstyrelsen mv. En uddybning af opgaver knyttet til de tre delprojekter fremgår af bilag 1. Tidsplan Der er aftalt en revideret tidsplan for pilotafprøvningen, jf. styregruppemøde den 7. marts 2017. Tidsplanen er ændret, således at der bliver mere tid til at færdiggøre installationen i XMO og den første afprøvning i klinikken i Kolding. Tidsplanen for pilotafprøvningen er følgende: Marts - april: Færdiggørelse af installationen i XMO, inkl. certifikatdelen, og afprøvning i Kolding. Igangsætning hos de testlæger, der melder sig til deltagelse. Maj juli: Pilotlægerne anvender systemet fuldt ud. Patienterne har adgang til egne data i sundhedsmappen. August: Evaluering udarbejdes. 20. september: Afrapportering af evalueringen. Parallelt med pilotafprøvningen afprøves den tekniske forløbsplanspakke i to andre lægesystemer (Clinea og Novax) med efterfølgende tilretning af programmel og dokumentation, dvs. aktivitetsspor 1.1 jf. bilag 1. Det er desuden planen, at der ifm. pilotprojektet laves en ekstern teknisk gennemgang, hvor der laves en TRL-vurdering samt en roadmap for den videre tekniske konsolidering Det skønnes, at den digitale forløbsplan til KOL-patienter vil være klar til bred udbredelse i almen praksis ultimo 2017 og i løbet af 2018 vil implementeringen af den tekniske løsning udbredes til alle lægesystemerne. Forløbsplanerne for hhv. diabetes og kroniske lænderygsmerter forventes at være implementeret og udrullet til alle læger i løbet af 2019. En detaljeret tidsplan fremgår af bilag 2. Side 2
Budgetskøn Foruden de udgifter, der er knyttet til de tre delprojekter, er der endvidere nogle omkostninger, der går på tværs af del tre delprojekter, herunder årlig betaling til Nets for borgeradgang med NemID samt en reservebeholdning. Det er en forudsætning for udbredelsen af digitale forløbsplaner, at borgerne får adgang til deres forløbsplan via login med NemID, jf. bl.a. Datatilsynets bemærkning om NemID i almen praksis. Der er derfor indlagt en årlig udgift på 7,5 mio. kr. til betaling af Nets. Udgiften vil også imødegå behovet for at sikre adgang via NemID til almen praksis hjemmeside i andre tilfælde, herunder e-mailkonsultation. I budgettet er der desuden indlagt en reserve på 7 mio. kr. årligt, som skal dække uforudsete omkostninger herunder eventuelt nødvendige DAK-E ressourcer, der ikke allerede er taget højde for i budgettet ifm. udbredelsen af digitale forløbsplaner. Det skønnes, at de samlede udgifter ifm. at sikre en digital forløbsplan for patienter med hhv. KOL, diabetes og lænderygsmerter vil udgøre 11 mio. kr. i 2017, 28 mio. kr. i 2018 og 23 mio. kr. i 2019, jf. tabel 1. Der vil efter 2019 ligeledes være udgifter til drift og vedligehold af de digitale forløbsplaner. Tabel 1 Skønnede omkostninger ifm. forløbsplaner mio. kr. 2017 2018 2019 Delprojekt 1 - Konsolidering af den nuværende tekniske løsning fra version 0.8 til version 1.0 3,1 0,4 0,0 Delprojekt 2 - Udbredelse af KOL-forløbsplaner til alle lægesystemer og læger 0,6 8,7 1,6 Delprojekt 3 - Forløbsplaner for patienter med diabetes og lænderygsmerter 0,0 4,9 6,6 Udgifter, der går på tværs af delprojekter 7,0 14,5 14,5 I alt 10,6 28,4 22,7 Anm.: Tallene er forbundet med usikkerhed, da der er tale om et skøn. Kilde: SUM's vurdering i samarbejde med. Det bemærkes, at det ifm. ovenstående budgetskøn er antaget, at lægesystemsleverandørerne betales via en trappemodel for implementeringen af forløbsplansmodulet i de enkle lægesystemer. Trappemodellen forudsætter, at betalingen til leverandørerne består af en del, der er uafhængigt af antallet af systembrugere, samt en del, som ikke er afhængigt af antal systembrugere. vil endvidere bestræbe sig på at lave implementeringsaftaler med systemleverandørerne, hvor udbetalingen er bundet op på afsluttede milepæle. Side 3
Bilag 1 1. konsolidering af den nuværende tekniske løsning fra version 0.8 til version 1.0 1.1. Afprøvning af den tekniske forløbsplanspakke Opgavebeskrivelse Den tekniske løsning afprøves i to andre lægesystemer (Clinea og Novax) efterfulgt af evt. tilretning. Den tekniske løsning testes i XMO, Clinea og Novax. Afklaring af programsprog i samarbejde med PL-forum. Den tekniske dokumentation opdateres herefter, så der foreligger en færdig dokumentation til leverandørerne DAK-E i samarbejde med XMO, Clinea og Novax Der tale om en engangsudgift. Tid Marts 2017 oktober 2017 1.2. Teknisk implementering i lægesystemerne Opgavebeskrivelse For XMO-lægesystemet foretages tilretning og test af nuværende implementering. For Clinea og Novax systemerne implementeres forløbsplansmodulet, herunder oprydning og etablering af Standardiseret Struktureret Tabel. Desuden skal der oprettes et link til Sundhedsmappen fra lægesystemernes hjemmesider. XMO, Clinea og Novax Tid Okt. - dec. 2017 1.3. Teknisk udvikling af Sundhedsmappen Opgavebeskrivelse Der skal etableres en CMS-funktion på Sundhedsmappen, så det bliver let og intuitivt for en redaktør at tilrette patientinformationen og lægge nye videoer ind. Informationen på Sundhedsmappen skal tilrettes og opjusteres på baggrund af evalueringen af pilotprojektet. Det skal i den forbindelse overvejes om følgende ændringer er relevante: bedre præsentation, bl.a. tilretning af teksterne, så de får mere præg af e-læring personalisering af informationen oversættelse til flere sprog nye videoer - evt. træningsvideoer fra Region Syddanmark Der skal udarbejdes teknisk dokumentation for link til Sundhedsmappen fra lægesystemernes hjemmeside. Muligvis DAK-E Tid Aug. dec. 2017 1.4. Etablering af en redaktionsgruppe Side 4
Opgavebeskrivelse Der skal nedsættes en fast redaktionsgruppe, der kan stå for løbende tilretning og opdatering af KOL-informationen samt indsamling af information til de nye forløbsplansprojekter. For at sikre adgang til den rette information, skal der etableres en samarbejdsaftale med Lægehåndbogen/Sundhed.dk Der skal indgås en aftale om at løfte opgaven med vedligeholdelse af web-indhold via CMS-systemet. Muligvis DAK-E og Tid Aug. dec. 2017 1.5. Udarbejdelse af testprotokoller Opgavebeskrivelse Der skal udarbejdes testprotokoller for test og certificering af lægesystemernes implementering. Testprotokollerne vil kunne anvendes til alle lægesystemernes implementering af den digitale KOL-forløbsplan. Det skal tilstræbes, at de er så generiske, at de forholdsvis let kan anvendes til test af nye forløbsplaner. i samarbejde med DAK-E Tid Jun dec. 2017 1.6. Etablering af supportfunktion Opgavebeskrivelse Der skal etableres en supportfunktion, herunder skal samarbejde med læger og systemleverandører aftales nærmere. Supportfunktionen skal både betjene læger og patienter, der oplever tekniske problemer med de digitale forløbsplaner. DAK-E som 1. level support til patienter Muligvis DAK-E som 1. level support til læger og lægesystemerne som 2. level support Løbende udgift Tid Mar maj. 2017 1.7. Projektledelse ifm. konsolideringen af den tekniske løsning Opgavebeskrivelse Der skal finde en overordnet projektledelse sted, herunder: følge implementeringen i Clinea og Novax og behov for opdatering af programpakken for forløbsplaner på baggrund af denne implementering skal der udarbejdes en plan for implementering i de resterende lægesystemer, hvilket skal ske successivt sikre test og certificering af version 1.0, bl.a. at der udarbejdes testprotokoller til test og certificering af KOL-forløbsplanen sikre at løsningen kan udrulles til alle klinikker sikre etablering af en CMS-funktion i sundhedsmappen sikre etablering af en redaktionsgruppe sikre opdatering af information og videoer på sundhedsmappen på baggrund af evalueringen Der vil løbende være udgifter til denne aktivitet, dog begrænset til gennemførelse af konsolideringen. Side 5
Tid Maj 2017 dec. 2017 2. udbredelse af KOL-forløbsplanen til alle lægesystemer og læger 2.1. Teknisk implementering i hvert lægesystem samt udrulning Opgavebeskrivelse Hvert lægesystem skal implementere forløbsprogrampakken, herunder følger: oprydning i data efter plan fra DAK-E og (bl.a. Lab.data, diagnoser) etablering af Standardiseret Struktureret Tabel (SST) versionsnummer hostet løsning IE-opsætning certifikater andre opmærksomhedspunkter Lægesystemet skal beslutte, om man vil implementere standardformularer mv. eller selv implementere i systemet. Hvis sidste løsning vælges, skal der være en implementerings- og testfase ift. dét lægesystem. Lægesystemets brugergrupper skal involveres i implementeringen, via. usability-workshops, hvor systemhusene inviterer brugergrupperne til at komme og klikke rundt i nogle mock-ups mv. Ikoner for forløbsplanen skal implementeres i systemet til oversigt, statistik og i patientens journal. Der skal etableres en task force f.eks. bestående af DAK-E og teknikere fra hvert af lægesystemerne. Den nye version af lægesystemet med forløbsplansmodulet skal ud til de enkelte klinikker. Der skal være fokus på, at implementeringen og opdateringen i den enkelte klinik kan ske automatisk og let uden behov for besøg fra leverandøren., f.eks. via. teamviewer. Systemopdateringen skal med i en release af nye funktioner i det enkelte lægesystem. Der skal etableres link til Sundhedsmappen fra lægesystemets hjemmeside. i samarbejde med systemleverandører samt DAK-E. Tid Jan. dec. 2018 2.2. Drift af Sundhedsmappen Opgavebeskrivelse Der skal være en teknisk drift af sundhedsmappeløsningen, herunder også en support til patienter, der oplever tekniske problemer med Sundhedsmappen. Foruden teknisk support skal det redaktionelle indhold på Sundhedsmappen løbende opdateres på, hvilket gøres af redaktionsgruppe samt redaktør. Muligvis DAK-E Tid Jan. dec. 2018, men selve driften af Sundhedsmappen fortsætter også efter 2018. Side 6
2.3. Test og certificering i de enkle lægesystemer Opgavebeskrivelse De enkelte lægesystemer skal testes og certificeres efter oprydning i data, etablering af SST og implementering af forløbsplansprogrampakken. Det skal desuden testes og godkendes, at der sker den rette levering af data til Sundhedsmappen. og DAK-E Der er tale om en engangsudgift, der dog delvist dækkes af, da nogle af opgaver hører ind under standard opgaver for. Tid Sept. 2018 2.4. Uddannelse af programmørerne Opgavebeskrivelse Der skal afholdes informationsmøder for programmørerne - prætest og testcamp. Det gælder både på oprydning/sst og implementering af forløbsplanspakken. i samarbejde med leverandøren af den fælles programpakke (evt. DAK-E). Tid Maj 2018 2.5. Information og uddannelse i brugen af forløbsplansmodulet - lægefagligt personale Opgavebeskrivelse Det lægefaglige personale skal informeres om og uddannes i, hvordan en digital forløbsplan for KOL-patienter oprettes, f.eks. ved roadshow for lægerne systemvis i takt med udbredelsen. Alternativt kursus på Lægedage og uddannelse kombineret med andre aktiviteter, og/eller uddannelse af superbrugere i regi af systemhusenes brugergrupper osv. i samarbejde med systemleverandører Der er i overvejende grad tale om en engangsudgift, dog vil der også være udgifter til vedligeholdelse af kompetenceniveau for superbrugere. Tid Sept. dec. 2018 2.6. Løbende teknisk support ifm. forløbsplansmodul Opgavebeskrivelse Der skal etableres en task force, der skal sikre den fornødne tekniske support til lægerne, hvis de oplever tekniske problemer i lægesystemet. Den kan f.eks. bestå af DAK-E og en repræsentant fra hvert af de enkelte lægesystemer, hvor DAK-E er indgang ved tekniske problemer (1. level support). Der vil løbende være udgifter knyttet til denne aktivitet. Tid Jan. dec. 2018 2.7. Projektledelse ifm. udbredelse af KOL-forløbsplanen til alle lægesystemer og læger Side 7
Opgavebeskrivelse Der skal finde en overordnet projektledelse sted, herunder: implementering i de enkelte lægesystemer, hvilket skal ske successivt sikre test og certificering sikre udrulning til alle klinikker opfølgning på udrulningen - monitorering opfølgningen på forløbsplanerne monitorering sikre redaktionel vedligeholdelse af sundhedsmappe-informationen om KOL og DAK-E Der vil løbende være udgifter til denne aktivitet i delprojektets levetid. Tid Jan. dec. 2018 2.8. Opfølgning og monitorering for digital forløbsplaner for KOL-patienter Opgavebeskrivelse Der skal etableres set-up for fremtidig opfølgning og monitorering af digitale forløbsplaner for KOL-patienter, herunder udviklingen i antallet af oprettede forløbsplaner. Efter konceptet er aftalt, skal dette efterleves. Tid Jan. dec. 2018 og overgår herefter muligvis som basisopgave hos. 3. aktiviteter i forbindelse med nye forløbsplaner Følgende aktiviteter skal gennemføres hver gang, der skal indføres en forløbsplan for en ny patientgruppe. 3.1. Opsamling af erfaringer fra udvikling og udbredelse af KOL-forløbsplaner Opgavebeskrivelse Der skal samles op på erfaringer ifm. udvikling og udbredelse digitale forløbsplaner for KOL-patienter. Arbejdet tager udgangspunkt i den evaluering, som CIMT laver. Projektledelsen Engangsudgift Tid Okt. dec. 2017 3.2. Definition af det faglige indhold i forløbsplanen Opgavebeskrivelse Det faglige indhold i forløbsplanen for hhv. diabetespatienter og patienter med lænderygsmerter skal defineres. Dette arbejde drives frem af DSAM/DAK-E med inddragelse af Sundhedsstyrelsen, praktiserende læger, patientforeninger mv. med henblik på at kortlægge arbejdsgange i almen praksis, eksisterende tilbud til de to patientgrupper samt tekniske muligheder, dvs. hvad er der i forvejen registreret i patientjournalen. Desuden kræver det brugerinddragelse med patienter ift. redaktionelt indhold samt input til dataindholdet i den individuelle plan. Der skal laves brugertest og evt. mock up. Her vil det være muligt at anvende nuværende løsning til KOL og lave mock up-billeder (både til læger og til patienter) ud fra denne ramme. Det bemærkes, at der særligt er behov for at få defineret, hvilke patienter med lænderygsmerter, der skal have en digital forløbsplan. Side 8
Muligvis DAK-E samt Tid April 2017 juli 2018 3.3. Udvikling af den tekniske løsning Opgavebeskrivelse Der skal udvikles en teknisk løsning for de to patientgrupper med algoritmer, skærmbilleder mv. Hvor det er muligt benyttes løsning fra den digitale forløbsplan til KOL-patienter. Der skal endvidere udarbejdes systemdokumentation til brug for implementering i lægesystemerne. DAK-E Tid April juli 2018 3.4. Teknisk implementering i alle lægesystemerne Opgavebeskrivelse Forløbsplansmodulet skal implementeres i alle lægesystemerne, hvorefter det skal testes og certificeres. Der efter skal systemopdateringen udbredes til alle deres brugere - ligesom KOL-forløbsplanen blot uden oprydning og etablering af SST samt de andre opmærksomhedspunkter. Der skulle gerne være etableret en generisk mulighed også i det enkelte lægesystem for let og hurtig implementering af nye forløbsplanspakker. Der er tale om en engangsudgift, der dog delvist dækkes af, da nogle af opgaver hører ind under standard opgaver for (test og certificering). Tid Teknisk implementering i lægesystemerne aug. 2018 - jan. 2019, Test feb. 2019, Udbredelse fra marts 2019 3.5. Implementering og vedligehold af information på Sundhedsmappen Opgavebeskrivelse Den redaktionelle information inkl. videoer skal på baggrund af brugertest og mock up udvikles, så det er relevant for patienter med diabetes og/eller lænderygsmerter, og derefter lægges på Sundhedsmappen. Desuden skal det redaktionelle indhold løbende ajourføres. Der er opgaver forbundet til den tekniske drift af sundhedsmappeløsningen, herunder også en support til patienter, der oplever tekniske problemer med Sundhedsmappen. Det må forventes, at den tekniske drift og arbejdet med at opdatere det redaktionelle indhold stiger i takt med antallet af forløbsplaner. Muligvis DAK-E Tid Aug. 2018 jan. 2019 3.6. Udarbejdelse af testprotokol Opgavebeskrivelse Der skal udarbejdes testprotokoller for test og certificering af lægesystemernes implementering. Alle lægesystemerne og Sundhedsmappen skal testes. og DAK-E Tid Aug. 2018 Side 9
3.7. Uddannelse af programmører samt information materiale til lægefagligt personale Opgavebeskrivelse Der skal afholdes informationsmøder for programmørerne - prætest og testcamp. Der skal derudover udarbejdes informationsmateriale til lægerne, men der afholdes ikke roadshow. Udarbejdelse af informationsmateriale til patienterne i stil med den folder, der er lavet til KOL-patienter. og DAK-E Tid Aug. 2018 3.8. Løbende teknisk support ifm. forløbsplansmodul Opgavebeskrivelse Den etablerede task force, der skal sikre den fornødne tekniske support til lægerne, hvis de oplever tekniske problemer i lægesystemet. Den kan f.eks. bestå af DAK-E og en repræsentant fra hvert af de enkelte lægesystemer, hvor DAK-E er indgang ved tekniske problemer. DAK-E som 1. level support og lægesystemet som 2. level Der vil løbende være udgifter knyttet til denne aktivitet. Tid Aug. 2018 dec. 2019 3.9. Projektledelse ifm. ny forløbsplaner Opgavebeskrivelse Der skal finde en overordnet projektledelse sted, herunder: facilitering af udviklingsprocessen, pilotafprøvningen og færdiggørelse til implementering sikring af implementering i alle lægesystemer sikring udbredelse til alle læger sikre test og certificering opfølgning på udbredelse af forløbsplaner sikre det redaktionelle indhold til de nye patientgrupper Tid 2017-2019 3.10. Opfølgning og monitorering for digital forløbsplaner Opgavebeskrivelse Der skal etableres set-up for fremtidig opfølgning og monitorering af digitale forløbsplaner for de to nye patientgrupper. Efter konceptet er aftalt, skal dette efterleves. Koncept skal så vidt muligt være identisk med koncept anvendt for KOL-patienter. Tid 2018 2019 og overgår herefter muligvis som basisopgave hos. Side 10
Bilag 2