Referat organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 9. februar 2017, Kl. 17-21 Havneholmen, ML - Danmark Deltagere: Steffen Morild, Iris Gausbo, Dijana Dix Omerbasic, Dorthe Pelle Nielsen, Flemming Løvenhardt, Hans Jørgen Larsen, Henrik Thorenfeldt, Jens Wenzel Andreasen, Paul Larsen, Steen Egeberg, Ulrik Falk-Sørensen, Martin Baden (punkt 3-25), Svend Dupont Larsen (punkt 1-10 og punkt: Lukket punkt) Administrationen: Morten Boje, Anette Hertz, Jannik Egelund, Anders Rosendal (ref.) Gæster: Margrete Pump (punkt 1-3), Solvejg von Barm (punkt 4-5), Mette Thiberg (punkt 8-13, 23), Julie Juhl Jakobsen (punkt 9-10), Kristine Mølholt Tørnkvist (punkt 12-13), Mia Felbo-Kolding. Mødeleder: Steffen Morild Dirigent: Henrik Thorenfeldt Afbud: Flemming Løvenhardt Formalia Referat 1. Referater Referat af organisationsbestyrelsesmødet den 8. december 2016 var vedlagt. Referatet var godkendt skriftligt inden mødet. Referat af ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 3. januar 2017 var vedlagt. Referatet blev godkendt uden bemærkninger. 2. Revisionsprotokol Revisionsprotokollen var til stede. Protokol vedrørende byggeregnskab for afdeling 1030 Sundholm Syd var tilføjet. Organisationsbestyrelsen tog protokollen til efterretning. 3B Sammen mod 2020 3. Fremtidens drift i 3B (D) Organisationsbestyrelsen skal, 1. orienteres om og drøfte Fremtidens Drift. Margrete Pump er midlertidigt udlånt fra KAB som direktør for driften i 3B. Margrete Pump holdt et indlæg om sine observationer om driften i 3B, herunder ønsker og behov i forhold til driftschefens opgaver og rolle. Der var herefter en drøftelse. Organisationsbestyrelsesmøde 9. februar 2017 1
Øvrige sager 4. Indstilling - Aftale om boliger til flygtninge i København (B) 1. at 3B indgår udmøntningsaftale om boliger til flygtninge i Københavns Kommune frem til udgangen af 2018 jf. aftaleudkast i bilag 1, herunder at aftalen om ommærkning af ældreboliger i afdeling Tranehavegård justeres, så kommunen fremover skal have mulighed for at råde over en del af de små ældreboliger der ommærkes, til boligplacering af flygtninge. 5. Indstilling - Hjem til Alle alliancen Konceptudvikling af udlejningsaftaler til unge hjemløse (B) 6. 7. 1. at 3B igennem Hjem til Alle alliancen deltager i konceptudvikling med Københavns Kommune om udlejningsaftaler til udlejning af ungdomsboliger og/eller små billige boliger til unge hjemløse, der potentielt er under uddannelse. 2. at 3B arbejder målrettet med udlejning af boliger til unge hjemløse. Indstilling - Socialøkonomisk samarbejde med Bybi (B) Fortrolig Indstilling - Videreførelse af Aktivitetsteam Herlev (B) 1. om 3B skal fortsætte med at deltage i Aktivitetsteam Herlev fra 2017 og frem. 3B s medfinansiering af Aktivitetsteam Herlev udgår årligt ca. 172.000 kr. Organisationsbestyrelsen godkendte ikke indstillingen, da der var spørgsmål vedrørende Bybis regnskab. Administrationen vil undersøge spørgsmålene, hvorefter organisationsbestyrelsen vil genbehandle sagen. Organisationsbestyrelsesmøde 9. februar 2017 2
8. (2017-tal). Midlerne finansieres af dispositionsfonden. Indstilling - 3B Basisbyggeprogram (B) 1. at 3B igangsætter en proces, hvor der som led i 3B Sammen mod 2020 udarbejdes et Basisbyggeprogram, som skal være retningsgivende for 3B s byggerier, jf. beskrivelse i Løsning. 2. at der afsættes 550.000 kr. fra dispositionsfonden til gennemførelse af programmeringsprocessen samt udarbejdelse af 3B s Basisbyggeprogram. 9. Indstilling - EUDP-projekt om minimering af energiforbrug og installationsomkostninger for varmerør i bygninger (B) 1. at 3B med afdeling Højstensgård deltager i EUDP-projektet Minimering af varmetab og installationsomkostninger af rørinstallationer til etageboliger både renovering og nybyggeri. 10. Indstilling - Finansieringsmuligheder for energibesparende projekter (B) Organisationsbestyrelsen godkendte indstillingen med bemærkning om, at der ved afdeling Højstensgårds stillingtagen til projektet skal være en budgetsammenligning i forhold til en almindelig stigstrengsrenovering, og at den økonomiske besparelse ved renovering med de nye stigstrenge skal beskrives. Et medlem fra Byggeudvalget skal følge sagen. 11. 1. at 3B s afdelinger kan anvende energiobligationer til finansiering af energiforbedrende tiltag, hvor der ikke er eller kan henlægges midler i vedligeholdelsesbudgetterne. 2. at 3B s afdelinger kan anvende lån fra dispositionsfonden til finansiering af energiforbedrende tiltag, hvor der ikke er eller kan henlægges midler i vedligeholdelsesbudgetterne. Lukket punkt Indstilling - Klimasikring i Urbanplanen (B) Byggeudvalget indstiller til organisationsbe- Punktet blev drøftet. Organisationsbestyrelsesmøde 9. februar 2017 3
styrelsen, 1. at 3B gennemfører et klimasikringsprojekt i forbindelse med opførelse af Lille og Store Solvænget, jf. bilag 1. Klimasikringsprojektet er 100 pct. medfinansieret af HOFOR. 2. at det tages til efterretning, at 3B gennemfører et klimasikringsprojekt på veje/stier fra Røde Mellemvej til Remiseparken, jf. bilag 2, under forudsætning af godkendelse i afdelingerne Remisevænget Vest og Nord. Klimasikringsprojektet er 100 pct. medfinansieret af HOFOR. 12. Indstilling - Vestergården 2 - Finansiering af tagrenovering (B) 13. 1. at 3B tiltræder Landsbyggefondens finansieringsskitse for tagrenovering i afdeling Vestergården 2, hvilket medfører at afdelingen tilføres en årlig driftsstøtte på 670.000 kr. fra dispositionsfonden til finansiering af tagrenoveringen, som skal erstatte organisationsbestyrelsens beslutning fra den 16. maj 2013 om bevilling af årlig ydelsesstøtte til afdelingen på 170.000 kr. 2. at 3B nedtrapper den årlige driftsstøtte fra dispositionsfonden til finansiering af tagrenoveringen i afdeling Vestergården med 9 kr./m2/år første gang i 2018. Nedtrapningen dækkes ved huslejeforhøjelse i afdelingen. 3. at orientering om byggesagens konsekvens for husleje i afdelingen inklusiv forbrug af afdelingens henlæggelser på Drift- og Vedligeholdelsesplanen tages til efterretning. Indstilling - Finansiering af nedrivning af Solvangcentret (B) Byggeudvalget indstiller til organisationsbe- Organisationsbestyrelsen godkendte indstilling med bemærkning om, at løsningen ikke må påvirke huslejen i afdeling Remisevæn- Organisationsbestyrelsesmøde 9. februar 2017 4
styrelsen, 1. at den foreløbige finansieringsskitse fra Landsbyggefonden til nedrivning af Solvangcentret godkendes, og at 3B s andel af en kapitaltilførsel til nedrivningen finansieres med tilskud fra dispositionsfonden på 420.000 kr. 2. at de økonomiske konsekvenser af nedrivningen af Solvangcentret for afdeling Remisevænget Nord tages til efterretning. get Nord. Den tilbageværende gæld vedr. driftsstøttelån i afdelingen må derfor ikke påvirke huslejen i afdelingen. På den baggrund skal det indskrives i selskabets regnskab som en eventualforpligtelse, således at det påhviler dispositionsfonden at tilbagebetale driftslån til kommunen og Landsbyggefonden (evt. gennem afdelingens fritagelse for udamortiserede ydelser, såfremt der ikke findes en løsning med Landsbyggefonden omkring at aktiver som tilgår afdelingen kan anvendes til tilbagebetaling af driftslånene). 14. Indstilling - Herlev Torv omkostninger til genhusningsproces (B) Det skal endvidere indskrives i afdelingens regnskab som en note, at tilbagebetaling af driftslånene fra Solvangscentret ikke vil påvirke huslejen, da tilbagebetalingsforpligtelsen påhviler selskabets dispositionsfond, såfremt der ikke findes anden løsning med Landsbyggefonden i forbindelse med endelig finansieringsskitse. 1. at omkostningerne til genhusningsproces for tre lejemål i afdeling Herlev Torv på ca. 150.000 kr. afholdes af dispositionsfonden. Hvis byggesagen for Herlev Bymidte gennemføres, vil omkostningerne være indeholdt i byggesagen. 15. Indstilling - Salg af areal ved Tranehavegård til Københavns Kommune (B) 1. at Arealet på ca. 250 m2 på Tranehavegårds matrikel sælges til Københavns Kommune for 100.000 kr. Steffen Morild foreslog, at det undersøges om 3B i forbindelse med overdragelsen af det mindre grundstykke kan forhandle sig frem til en forkøbsret på hele boldbanen, hvis kommunen på et tidspunkt vil afhænde Organisationsbestyrelsesmøde 9. februar 2017 5
16. Indstilling - Politisk medlem af den administrative bestyrelse for den boligsociale helhedsplan i Høje Gladsaxe (B) den/eller ændre anvendelsen. 1. at organisationsbestyrelsens plads i den administrative bestyrelse for den boligsociale helhedsplan i Høje Gladsaxe 2017-2020 varetages af afdelingsformanden i afdeling Høje Gladsaxe. Orienteringspunkter 17. Forretningsudvalget Forretningsudvalgets rolle blev nævnt. Der tages en samlet drøftelse af dette på organisationsbestyrelsens seminar den 18. februar 2017 sammen med en evaluering af de øvrige udvalg og opgavegrupperne. 18. Byggeudvalget Der var ingen bemærkninger. 19. Afdelingsudvalget Der var ingen bemærkninger. 20. Opgavegrupper Erfaringer fra arbejdet i opgavegrupperne blev drøftet. Der tages en samlet drøftelse af dette på organisationsbestyrelsens seminar den 18. februar 2017. 21. Orienteringer fra BL Der var et ønske om, at erfaringerne fra kredskonferencerne drøftes. Afslutning 22. Orientering fra formand / direktion / øvrige Steffen Morild orienterede om status på samdriften i Urbanplanen. Samtidig blev det nævnt, at Mikkel Warming er ny chef for sociale indsatser i 3B. Michael Hedegaard Jensen bliver ny leder af den boligsociale helhedsplan Partnerskabet. Morten Boje orienterede om en sag med feriepengeforpligtelser i 3B. Organisationsbestyrelsen orienteres herom på næste møde i organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsesmøde 9. februar 2017 6
23. Sager til orientering Morten Boje nævnte en henvendelse fra afdeling Egeløvparken med ønske om udlicitering af driftsopgaver. Sagen blev drøftet. Kerneydelser udliciteres som udgangspunkt ikke i 3B. Administrationen tager kontakt til afdelingen. Notat om ansvar for udvalgsmedlemmer blev taget til efterretning. Notatet sendes ligeledes til de medlemmer af fagudvalgene, der ikke er medlem af organisationsbestyrelsen. Notat om udvikling i boligstøtte og rykkere blev taget til efterretning. To indstillinger om nybyggeri var behandlet af Forretningsudvalget forud for mødet i organisationsbestyrelsen. Sagerne blev taget til efterretning. Mette Thiberg redegjorde for notat om status på 3B s nybyggerisager. Der var herefter en drøftelse. Morten Boje orienterede om status på ventilationssagen i Egedalsvænge, herunder forslag til procesplan for sagen. Planen skal behandles på mødet i organisationsbestyrelsen den 9. marts 2017. 24. Eventuelt Ulrik Falk-Sørensen nævnte udfordringer med adgang til Bestyrelsesweb. Administrationen undersøger sagen. Hans Jørgen Larsen foreslog, at områdemøderne fremover kalendersættes et år i forvejen. Jannik Egelund lagde op til, at datoerne fastlægges i forbindelse med den årlige konstituering i organisationsbestyrelsen. Der var opbakning til dette. 25. Næste møde Næste møde afholdes torsdag den 9. marts 2017 kl. 17.30. Organisationsbestyrelsesmøde 9. februar 2017 7