BESTYRELSESMØDE Mødedato Onsdag den 25. januar 2017 Mødetidspunkt Kl. 18.30 Sluttidspunkt for møde Mødet tilstræbes afsluttet senest kl. 21.30 - Faktisk Sluttid kl.: 21.30 Mødelokale Siloetten 2, 9 th. 8541 Skødstrup Udsendelsesdato 26. januar 2017 Udsendt til Afbud fra Frank Reeckmann, Lars Lisby, Gugge Smedegaard, Annett Fjeldborg, Michael Mikkelsen, Børge Skouborg Gugge Smedegaard Fraværende Mødedeltagernes underskrifter: Frank Reeckmann, fmd. Lars Lisby, næstfmd. Gugge Smedegaard, kasserer Annett Fjeldborg, sekretær Michael Mikkelsen, medlem Med venlig hilsen Fmd. Frank Reeckmann fre@syddjurs.dk Børge Skouborg, suppleant
Dagsorden 26. Godkendelse af referat. Godkendt. 27. Godkendelse af dagsorden. Godkendt. 28. Siden sidst, post fra ejere og meddelelser. Peter Andersen nr. 31 har henvendt sig vedr. lugtgener fra kloakdæksel på terrasse fmd. har besøgt Peter og sat Entreprenør Kenneth Lüth på sagen - bør være udbedret. Bente Holst henvendte sig i oktober vedr. lugtgener fra kloak i nr. 37. Besigtigelse fandt sted flere gange fmd. kunne ikke konstatere problemet. Bente Holst har efterfølgende meddelt, at sagen var løst inden overdragelse til ny ejer. Ejeren af nr. 37 har i november monteret varmepumpeskjuler, OK. 29. Forretningsudvalget. Arbejdslørdage i 2017 drøftes. Der indkaldes til hygge- og arbejdsdags lørdag den 6. maj 2017. Nærmere besked udsendes. Domænet højengran.dk er købt. Light side opbygges fmd. forsøger at finde en løsning. Intet nyt pr. dato. OK. Cafeen generelt. Intet. Bebyggelsens fremtoning, herunder ændringer af bebyggelsens facader. Der kan ikke ændres ved bebyggelsens fremtoning eller opsættes stationære anlæg som f.eks. varmepumper, større beplantninger eller lignende uden bestyrelsens godkendelse. Såfremt bestyrelsens er i tvivl om en afgørelse bringes sagen op ved førstkommende generalforsamling. Eksisterende varmepumpeanlæg ved nr. 37 og 38 accepteres såfremt der med tiden skal ske udskiftning af anlæggene, skal der søges om tilladelse til udskiftning. Er man som medlem i tvivl om ovenståendes udmøntning, kan man altid rette en forespørgsel til bestyrelsen.
30. Økonomi budgetopfølgning pr. dato ved kasserer. Indhold: Kasserer fremlægger budgetopfølgning på poster pr. dato. Saldo: 43.652,- pr. dato. Udestående: 0 Skyldige poster: 0 Langtidsbudgettering. Skemaet tilrettes jævnfør bygningsvedligeholdsaftaler. LL og GS LS fremlægger revideret skema. Bestyrelsen lægger op til at vedligehold matcher med forslag til renoveringsbudget med videre, så der budgetteres i 2017 med et ejerforeningsbidrag på niveau med 2015. Øvrige emner ved kassereren: Foreningen forventer at være likvid indtil de første ejerbidrag erlægges i maj/juni 2017. Husk vandaflæsning NU alternativt bliver dit forbrug etimeret! 31. Opdatering og tjek ejerliste. Seneste ejerliste medsendes som bilag. Evt. rettelser stiles til fjeldborga@gmail.com og formanden. Tove Bentsen har meddelt ejerskifte for lejlighed 23, Højengran Flagbakkevej 26, 9990 Skagen. Lejligheden er solgt pr. 1. nov. 2016 til Zolo Group A/S v/ Michael Mikkelsen. Ejerliste pr. dato vedhæftet. Listen er OK pr. dato. 32. Bygningsudvalget. Bygningsudvalg: Lars Lisby og Michael Mikkelsen. Opfølgning fra sidste møde: Nr. 36 mener, at der ikke er blevet malet på den lille terrasse. MM kontakter Emmering. Emmering anmodes om at udarbejde en vedligeholdsplan for malerarbejder. Klimaskærm-tjek og afrensning MM. Tagsten på læmur ved nr. 28 itu. Tagstene udskiftes snarest muligt. MM Status 25.01.17 Opdateret bygningsvedligeholdsplan over kommende bygningsarbejder i 2017 fremlægges til drøftelse og evt. beslutning. Fremlæggelse fandt sted. Hvem har opgaven vedr. bestilling af legepladstjek? Børge afstemmer bestilling af tjek med TS og Finn. Stormen URD den 26. 27. december påførte et par skader: 3-4 tegl er blæst af ved nordgavlen af bygning øst og en taghætte på bygning nord har mistet sit låg låget er på TS kontor. LL har anmeldt skaden til Alm Brand og Fmd. har bestilt håndværker. OK Skaden vurderes i relation til selvrisikoens str. Kloakspuling udført i december ved Sydblokken.
NB! Ved evt. punkterede termoruder kontakt MM/LL. Senest 1. april 2017. 33. Punkter til Fællesforeningen til drøftelse og afgørelse. Til forretningsudvalgets møder/møder i fællesforeningen møder er FR og GS deltagere. Bestyrelsen supplerer med forslag til dagsordenen i fællesforeningen. Der er ikke fast dato for fællesmøde. Bestyrelsen vil tage sagen op ang. Affaldsskuret ved blok Nord, med fællesforeningen, da vi mener at der var indgået en aftale. De skulle tage sig af affaldsskurret og vi af legeredskaberne. Det tages op på næste møde med fællesforeningen Fordelingsnøglen skal ændres, ses i sammenhæng med belægningsprocenten En anmodning om at få lov til, for egen regning, at lave et lille vindue i badeværelset ved lej. 22 blev fremsat. Anmodningen drøftes med TS i Fællesforeningen Kantafmærkninger ved P-pladser og stier Vedligehold P-pladser og stier ukrudt Arbejdsdage fælles opgave Legeplads tilsyn Fmd. Indstiller til opsamling på ovenstående og aftale om møde med TS-bestyrelsen enten søndag den 29. januar efter 11.00 eller fredag den 3. februar. Beslutning: Fmd. og Michael afvikler møde med TS den 3. februar kl. 10.00 fmd. orienterer TS. 34. Generalforsamling 2017. Indhold: Ordinær generalforsamling afholdes hvert år inden udgangen af april måned. Generalforsamlingen indkaldes af bestyrelsen med mindst én måneds skriftligt varsel, evt. via e-mail, til hvert enkelt medlem. Forslag, der af medlemmerne ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være formanden skriftligt i hænde senest den 1. marts, således at forslaget kan omtales i indkaldelsen til generalforsamlingen. Dagsordenen, der fastsættes af bestyrelsen, skal udsendes til medlemmerne samtidig med indkaldelse til ordinær generalforsamling. Samtidig skal bestyrelsen fremsende regnskab for foreningens seneste regnskabsår og forslag til budget for det i gang værende regnskabsår og det beløb, som skal indbetales a conto af de enkelte medlemmer og tidspunktet for indbetaling fastsættes i forbindelse med godkendelse af budgettet. Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal mindst indeholde følgende punkter: Valg af dirigent Bestyrelsens beretning for det forløbne år Fremlæggelse til godkendelse af foreningens reviderede regnskab for det seneste regnskabsår Behandling af indkomne forslag Fremlæggelse til godkendelse af bestyrelsens forslag til budget for det igangværende regnskabsår Valg af bestyrelse og suppleanter
Valg af revisorer Eventuelt Fmd. indstiller til planlægning af Generalforsamling 2017. Beslutning 25.01.17: Generalforsamling afvikles tirsdag den 4. april 2017 med spisning kl. 18.00 og Generalforsamling kl. 19.00 sted udmeldes med indkaldelsen. Har du/i punkter/forslag til dagsorden, skal de være bestyrelsen i hænde senest 1. marts 2017. 35. Evt. Bestyrelsen kræver nu igen oprydning af cykler Cykler såvel udestående som i skur mærkes med mærkeseddel med navn og lejlighedsnummer påført 2017 inden den 6. maj 2017 ikke mærkede cykler fjernes på arbejdsdagen den 6. maj 2017. Fmd. samler op på tidligere uenighed med ejeren af nr. 17 vedr. vandskade. Næste ordinære møde: Tirsdag den 4. april 2017 kl. 17.00. Andre aftaler: Foreningsarbejdsdag 2017 bliver den 6. maj 2017 i HG Generel Bagkant ordinære møder kl. 21.30. Alle møder starter med mindre andet aftales kl.18.30