BESTYRELSESMØDE. Mødedato Mandag den 23. maj Mødetidspunkt Kl

Transkript

1 BESTYRELSESMØDE Mødedato Mandag den 23. maj 2016 Mødetidspunkt Kl Sluttidspunkt for møde Mødet tilstræbes afsluttet senest kl Faktisk Sluttid kl.: Mødelokale Annett Fjeldborg, Kanehaven 80, 8240 Risskov Udsendelsesdato 28. november 2017 Udsendt til Frank Reeckmann, Lars Lisby, Gugge Smedegaard, Annett Fjeldborg, Michael Mikkelsen, Børge Skouborg Afbud fra Fraværende Mødedeltagernes underskrifter: Frank Reeckmann, fmd. Lars Lisby, næstfmd. Gugge Smedegaard, kasserer Annett Fjeldborg, sekretær Michael Mikkelsen, medlem Med venlig hilsen Fmd. Frank Reeckmann fre@syddjurs.dk Børge Skouborg, suppleant

2 Dagsorden 1. Godkendelse af referat. Godkendt. 2. Godkendelse af dagsorden. Godkendt. 3. Siden sidst, post fra ejere og meddelelser. Bestyrelsen vil tage sagen op ang. skuret, med fællesforeningen, da vi mener at der var indgået en aftale. De skulle tage sig af affaldsskurret og vi af legeredskaberne. Det tages op på næste møde med fællesforeningen. TS har undersøgt sagen ang. rotter, og der har været en rottefænger ude for at sætte fælder op. Nogle har set bid på rør. Ingen rotter er fanget, og Frederikshavns kommune er sat på sagen, vi afventer. Nr. 36 mener, at der ikke er blevet malet på den lille terrasse. MM tager sig af problemet. To stole udenfor Cafeen er der øvet hærværk på. Vi er desværre ikke forsikret mod sådanne skader. Bestyrelsen vil se på vores forsikringer. Ang. græsplænen, den bliver slået som aftalt. Johannes tlf / Konstituering den 27. april Frank Reeckmann, fmd. Lars Lisby, næstfmd. Gugge Smedegaard, kasserer Annett Fjeldborg, sekretær Michael Mikkelsen, medlem Børge Skouborg, suppleant Lars Lisby og Michael Mikkelsen er tillagt kompetence vedr. bygningsvedligehold herunder håndværkerkontakt. Håndværkerne orienteres herom snarest Udpegning af forretningsudvalg til møder i Fællesforeningen: Til forretningsudvalgets møder vil FR og GS deltage. Bestyrelsen vil supplere med forslag til dagsordenen i fællesforeningen, så der bliver et samarbejde.

3 5. Arbejdslørdag efteråret Der planlægges fælles arbejdsdag i oktober Arbejdsdagen rykkes til 8 oktober kl til Dagen starter med bestyrelses møde kl til i cafeen. Omklædning og fællesspisning kl i cafeen. Drikkevarer medbringes selv. Tilmelding til Annett : fjeldborga@gmail.com eller senest den 3. okt. 6. Opdatering og tjek ejerliste. Seneste ejerliste medsendes som bilag. Evt. rettelser stiles til fjeld.borga@gmail.com 7. Opdatering vedr. bankforbindelse, forsikringsforhold etc. Bankforbindelse: Nordea. konto kontohaver Højengran gl. Skagen Bygningsforsikring: Alm. Brand Indbo: MM tegner indboforsikring. 8. Opfølgning og drøftelse af Generalforsamling Opsamling på bemærkninger og evt. herunder terrassebrædder og beklædning af kviste TS. Tove har sendt en mail ang. Terrassebrædderne, kvalitet og farve. Tove mener, at de bliver meget varme - så varme at man ikke kan gå på dem. Alternativ til composit brædder, er træ, men problemet bliver ikke løst ved det. Vi skal tænke på vedligeholdelsen og levetiden. Bestyrelsen har sagt god for compositbrædder i lys grå. Zink beklædningen på TS bygningens kviste og udhæng ser pænt ud, men vi mener, at de skulle have henvendt sig til os, før de laver noget nyt. Fremadrettet skal vi tale sammen om det fælles præg, der skal være for Højengran. Der skal være enighed om evt. forandringer.

4 9. Økonomi budgetopfølgning pr. dato ved kasserer. Budgetopfølgning pr. dato Saldo: kr Udestående: Ingen, Terrasse betalt, Bygningsforsikring betalt og afviklet vejarbejde betalt. Skyldige poster: Ingen skylder for vand etc. Dannelse af nyt budget med baggrund i beslutning på Generalforsamling Bidraget udgør kr. 600,- pr. point i 2016 og reguleres tilbage til 2015 niveau i Budgettet bliver tilrettet, med de ekstra indbetaling, og driftsoverskuddet bliver brugt til bygningsvedligeholdelse, som aftalt på generalforsamlingen. Langtidsbudgettering. Skemaet tilrettes. LL og GS Beregning af Ejerbidrag 2016 og udsendelse af opkrævning for indeværende år. GS sender opkrævning ud for indeværende år. Øvrige emner ved kassereren: Intet. 10. Bygningsvedligehold Bygningsteamet.. Status på igangværende arbejder: Opdateret bygningsvedligeholdsskema og kommende arbejder: Beslutning: LL har kontaktet Sæby og aftalt møde den Der skal de sammen med MM, gå Nordfløjens tag samt resterende terrasser igennem. Tagrender og undertagets beskaffenhed. Ligeledes taget på Østfløjen repareres jævnfør tidligere beslutning, undertag og sten. Tilbud indhentes igen ved Sæbyg LL og MM vurderer om der skal indhentes yderligere tilbud på opgaverne. Status: Tove og Michael H `s terrasser er lavet. Fire terrasser mangler, og de bliver lavet linden sommerferien. Ejerne varsles før de går i gang. 11. Hjemmesiden Hoejengran.dk og højengran.dk. Domænet højengran.dk er købt. Drøftelse af webside med mere ved fmd. herunder status på sideopbygning. En regning på 1700kr for arbejdet med domæne med videre højengran.dk Men det ser ud til at blive meget dyrere end forventet og aftalt.. Vi er nødt til at opsige samarbejdet med Tobias og vil efterfølgende selv arbejde videre med Websiden indenfor tidligere aftalte rammer. FR og MM afsøger muligheder.

5 12. Cafeen. Drøftelse vedr. drift af Cafeen herunder rengøring etc. Cafeen er meget snavset! Det er ærgerligt, at dem der bruger cafeen (vaskemaskinen) ikke rydder op og vasker gammelt sæbe væk fra gulvet. Vi skal alle gøre rent efter os. Der bliver lagt en logbog ind i cafeen, så man kan skrive sig på til vaskemaskinen med dato og navn ved brug. koden til cafeen er: 2626 # og det er kun for ejere. LL tjekker batteriet i dørlåsen. 13. Evt. En anmodning om at få lov til, for egen regning, at lave et lille vindue i badeværelset ved lej. 22 blev fremsat. Anmodningen drøftes med TS i Fællesforeningen. Næste ordinære møde: Lørdag den 8. oktober kl i cafeen, Højengran. Andre aftaler: Foreningsarbejdsdag den 8. oktober 2016 kl Generel Bagkant kl Alle møder starter med mindre andet aftales kl.18.30