OVERSÆTTELSE AF Tilsynsrapport Gambias Venner: Renovering, forsendelse og uddeling af udstyr til modtagere i Gambia 1
Indholdsfortegnelse: 1 INTRODUKTION 3 2. FORENINGEN GAMBIAS VENNER 4 2.1 Foreningen i Danmark 4 2.2 Søster foreningen i Gambia 5 3. BEHANDLING AF GENBRUG TIL UDVIKLING 6 3.1 Retningslinier 6 3.2 Indsamling, renovering og forsendelse 7 3.3 Klarering, opbevaring og uddeling 9 Anneks 1 Terms of reference 12 2 Program for tilsyn, inkl. de personer man har mødt 14 2
1. INTRODUKTION Genbrug til Syd programmet blev påbegyndt af Danida i 1975 og giver finansiel støtte til fragt af genbrugs udstyr til institutionelle modtagere i udviklingslande så som hospitaler, skoler og erhvervs uddannelses institutioner. Udstyret bliver samlet ind i Danmark af enkeltpersoner og private organisationer, og det har siden 1979 været muligt også at støtte renovering af udstyr. Mange af de danske bevillingsmodtagere har etableret langtidssamarbejde med partnere i udviklingslande. I 1990 uddelegerede Danida administrationen af programmet til Mellemfolkeligt Samarbejde (MS), og en nødhjælps komponent blev tilføjet i 1996. Ifølge retningslinierne er det overordnede formål med programmet at støtte den sociale og økonomiske udvikling i udviklingslande ved at give støtte til forsendelse af doneret udstyr, indsamlet og, hvis muligt, renoveret i Danmark. Desuden er det programmets formål at fremme interessen for udviklingsarbejde blandt danske organisationer og enkeltpersoner, og at etablere nye veje for græsrodsbevægelser mellem nord og syd. Private selskaber kan ikke få støtte, og der gives heller ikke støtte til udstyr, der er øremærket til specifikke personer i modtagelandene. Gambias Venner(GV) har siden 1990 modtaget støtte under Genbrug til Syd programmet. I perioden 2003-2007 er der blevet givet bevilling til 101 containere, i alt DKK 4.022.383. Dette gør GV til den største enkeltmodtager af støtte i dette regi. Foruden at indsamle og fremsende genbrugsudstyr til Gambia administrerer GV også et sponsorprogram for skolebørn i dette land. GV s sponsorprogram kom under angreb i en kritisk dansk dokumentar udsendelse d. 3. juni 2008. Angiveligt skulle et stort antal af sponsorernes penge ikke nå ud til de børn, de var beregnede til., og TV mere end antydede misbrug af midlerne. Selvom TV programmet angiveligt var om sponsorprogrammet, bragte en optagelse fra et 2006 TV dokumentar, GVs administrations af bevillingerne fra Genbrug til Syd programmet ind i billedet, idet der blev antydet muligheden af svindel og tyveri. Selvom GV tidligere har bestridt 2006 beskyldningerne og afgivet beretning om en intern konflikt med nogle få eksmedlemmer af bestyrelsen, besluttede MS i samråd med udenrigsministeriet og med samtykke af GV at iværksætte en uvildig undersøgelse af GVs administration af bevillingerne fra Genbrug til Syd programmet. 3
Hovedformålet med undersøgelsen var at stadfæste hvorvidt GVs administration er i overensstemmelse med de retningslinier og principper bevillingerne er baseret på. Desuden skulle undersøgelsen stadfæste de relevante organisatoriske opbygninger heriblandt fordelingen af opgaver mellem GV i Danmark og søsterforeningen i Gambia. Endelig skulle undersøgelsen stadfæste mulige forbindelser mellem bevillinger til renovering og fragt af containere og GVs sponsorprogram. Undersøgelsen var begrænset til udvalgte aktiviteter udført mellem 2006 og 2008. Terms of Reference er vedhæftet i Anneks 1. De indeholder i alt 15 specifikke spørgsmål om procedurer og organisatoriske forhold. Alle disse spørgsmål bliver behandlet i denne rapport. Undersøgelsen blev udført fra 30. maj til 11. juni 2008; jfr. Rejseplanen i Anneks 2, som også indeholder en liste over de personer man har haft møde med i Gambia. Forud for besøget i Gambia har konsulenten Peter Marinus Jensen haft møder og interviews med MS og GVs bestyrelsesmedlemmer samt GVs containeransvarlige. Undersøgelses konsulenten har det fulde ansvar for indholdet i denne rapport, og de synspunkter der udtrykkes deles ikke nødvendigvis med nogen af de involverede parter. De udspurgte i Danmark og i Gambia har beredvilligt udtalt deres meninger og givet relevante oplysninger, hvilket i høj grad har lettet undersøgelsen, og for hvilket konsulenten er meget taknemmelig. 2. GAMBIAS VENNER 2.1 Den danske organisation Foreningen Gambias Venner (GV) til tider kaldet organisationen Gambias Venner blev grundlagt i 1975 og har nu ca. 350 medlemmer. Formålet er at arbejde for udveksling af information og udvikling af kontakter mellem Danmark og Gambia; og at fremskaffe særlig udviklings hjælp i form af (1.)genbrugsudstyr til Gambianske institutioner(f.eks. hospitaler, skoler, social velfærd); og (2.) sponsorskaber for skolebørn. Kun det første indsamling og fordeling af udstyr bliver behandlet i denne undersøgelse. GV har en bestyrelse på 7 medlemmer. Bestyrelsen udpeger en containeransvarlig dvs. et medlem som er ansvarlig for al logistisk arbejde i Danmark og som samarbejder med søsterforeningen (jfr. 2.2 nedenfor) i almindelighed og i særdeleshed med en gambiansk modpart som er udpeget af søsterforeningen. 4
Al arbejde inkl. embedshverv og aktiv deltagelse i aktiviteter udføres på frivillig og ulønnet basis. I den periode der undersøges (2006-2007) modtog GV bevillinger til forsendelse af fyrre 40-fods containere og en 20-fods container. Den gennemsnitlige bevilling pr. container er DKK 40.000. 2.2 Søsterforeningen i Gambia. Modtager organisationer bør have rod i civilbefolkningen, bør give udtryk for at ville fremme udviklingen og lave tiltag, som peger hen mod vedvarende forbedringer i de økonomiske og sociale forhold for de fattigste grupper i landet. (uddrag af retningslinier for Genbrug til Syd) Udtrykket søsterforeningen bliver ofte brugt som henvisning til den Dansk Gambianske Venskabsforening i Gambia, dvs. en modparts organisation som i princippet er selvstændig og juridisk uafhængig af GV i Danmark. Søsterforeningen har til huse i Kanifing en forstad ca. 10 KM udenfor hovedstaden Banjul, i den forstand at foreningens depot ligger her. Registreret som velgørenhed udgør det en lovlig enhed, skønt vedtægterne synes at indikere at det tidligere var registreret som NGO. Der er 7 formål i vedtægterne i hvilke 4 stadig vedrører søsterforeningen. at bringe hjælp i nødsituationer til nødlidende, fattige, handikappede, uheldige og gamle. At sponsorere skolegang for fattige piger og drenge. At fremskaffe skole- og hospitalsudstyr og forøge regeringens arbejde. At samarbejde med de relevante regeringskontorer for sundhed, social velfærd og uddannelse. Søsterforeningen har ingen medlemmer, men styres af en selvregulerende bestyrelse på 5 medlemmer, af hvilke en, som modsvarende den danske containeransvarlige (jfr. 2.1 ovenfor), er ansvarlig for losning af containerne og uddelingen af indholdet. I mangel af en formel støttekreds udgør et uformelt netværk af kontakter og venner, mest fra den offentlige sektor, grundlaget og platformen for foreningen aktiviteter. Bestyrelsesmedlemmer arbejder her ligesom i Danmark på en frivillig, ulønnet og uselvisk basis. Uanset den formelle uafhængighed er der ingen tvivl om at søsterforeningen bliver kontrolleret fra Danmark. Dette har vist sig ved udskiftningen af 5
bestyrelsesmedlemmer på GVs anmodning. Ligeledes er søsterforeningen fuldstændig afhængig af penge fra GV. De gambianske bestyrelsesmedlemmer, vi mødte under gennemgangen, betragtede ikke denne ubalance som noget problem. Snarere betragtede de søsterforeningen som en forlængelse af den danske forening. Alligevel giver de eksisterende vedtægter et falsk billede og burde ændres. Anbefaling 1.: de eksisterende vedtægter er klart forældede, og det anbefales, at man bringer dem i overensstemmelse med realiteterne, både hvad angår de generelle organisatoriske træk, såvel som relationerne mellem den danske og den gambianske organisation. 3. STYRING AF GENBRUG TIL SYD 3.1 Retningslinier Retningslinierne for Genbrug til Syd programmet giver bl. a. information om baggrunden for programmet, dets formål, fortrin, og de procedurer, der skal overholdes. Retningslinierne opdateres en gang om året. Mens GV i almindelighed og den containeransvarlige i særdeleshed er fuldstændig bekendt med disse retningslinier, havde søsterforeningen ingen kopi af disse (man fik overdraget en under undersøgelsen) og den gambianske containeransvarlige var ikke bekendt med indholdet i detaljer. Imidlertid var denne person, næstformanden, blevet vel briefet af den danske containeransvalige om programmets procedurer, særlig dem, der havde med de aktiviteter, der forgik i Gambia at gøre. Briefingen var foregået gennem detaljerede E-mails. Rigtig udførelse af procedurerne på alle trin er helt klart den bedste måde at sikre effektivitet, og fyldestgørende dokumentation i form af retningslinier og direktiver vil imødegå den sårbarhed, organisationen har, når den kun henholder sig til personligt kendskab. I øjeblikket er de gamle medlemmer af bestyrelsen bekendt med principperne i programmet i almindelighed, mens nye medlemmer ifølge næstformanden skal oplæres. Søsterforeningen har kun 3 ansatte, der arbejder som sikkerhedsvagter på depotet. Disse ansatte er ikke blevet briefet om principperne og retningslinierne. 6
Anbefaling nr. 2 GV burde udarbejde en manual eller kogebog der samlet gengiver Genbrug til Syds retningslinier såvel som detaljerede procedurer gennem hele processen lige fra anmodning og indsamling til forsendelse og uddeling. Manualen bør opdateres hvert år og skal være tilgængelig for de personer, der er ansvarlige for containerne og for interesserede bestyrelsesmedlemmer både i Danmark og i Gambia. Det konkluderes at retningslinier og procedurer er på plads men en mere systematisk opbevaring og uddeling kunne ønskes. 3.2 Anmodninger, indsamling og forsendelse Ansøgninger om bevillinger til renovering og forsendelse må basere sig på anmodninger fra partner organisationer, institutter osv. i modtagerlandene fremsendt til deres danske samarbejdspartnere. Baseret på anmodningen om støtte og ved godkendelse af bevillingen, starter den danske bevillingsmodtager en indsamling af brugt men stadig brugbart udstyr. Hvis det er nødvendigt bliver udstyret renoveret før forsendelsen til partneren i modtagerlandet. Indsamling, sortering og pakning af udstyret udføres af frivillig og ulønnet arbejdskraft. Uddrag af retningslinier for Genbrug til Syd Søsterforeningen modtager gennemsnitlig 7-8 anmodninger om dagen, nogle fra tidligere modtagere, nogle fremkommet ved det informelle netværk af kontakter og venner. Potentielle modtagere hører om programmet via netværks kontakter eller fra udsendelser i radio eller fjernsyn. Anmodninger om nødhjælp får første prioritet, mens andre anmodninger bliver imødekommet ved et først til mølle princip. Den gambianske næstformand sender anmodningerne til den danske containeransvarlige, som videresender dem til bestyrelsesmedlemmer, kontaktpersoner og faste leverandører. Tilbagemelding bliver herefter koordineret af formanden. Foruden de nye anmodninger modtager GV også tilbud fra leverandører og sammenstiller tilbudene med de kendte behov. For eksempel er der for tiden stort behov for skole møbler og tæpper til fængsler. 7
Formanden står for indsamling og pakning øst for Storebælt, mens den containeransvarlige gør det vest for Bæltet. Ca. 30-40 medlemmer er typisk involveret i indsamlingen, mens et tilsvarende antal lejlighedsvis deltager i mindre målestok eller skaber kontakt til leverandører. Renovering af udstyr så som rollatorer, rullestole, cykler og redskaber bliver, hvis det er nødvendigt, fortaget på enkelte renoverings værksteder eller af individuelle medlemmer af GV. Baseret på tilbud fra mindst to fragt firmaer foretager containeransvalige det fornødne med hensyn til forsendelse. Retningslinierne giver nogle begrænsninger i støtte og udstyr, i hvilke forsendelse af genbrugstøj især skal bemærkes. Forsendelser, der især indeholder genbrugstøj, kan ikke få støtte, med mindre det er en del af et akut behov som nødhjælp efter en katastrofe. Imidlertid kan arbejdstøj så vel som sportstøj inkluderes sammen med andet udstyr. Uddrag af retningslinier for Genbrug til Syd Et af de 15 spørgsmål der står i Terms of Reference går på det relevante i den store mængde tøj, sko, og køkkenudstyr der har været i et antal af forsendelser, der blev foretaget i 2007. Forespurgt om dette svarede de gambianske bestyrelsesmedlemmer, at det mest drejede sig om uniformer og babytøj til hospitaler; noget blev givet til ofre for ildebrande, og en lille del blev givet til meget sårbare mennesker, der ikke var i stand til selv at købe tøj. Undersøgelsen fastslog brugen af og behovet for uniformer og babytøj og observerede ikke nogen praksis, der gik imod retningslinierne. Emnet blev ikke forfulgt yderligere, men en oversættelse og udspecificering af retningslinierne behøves. Anbefaling 3: MS og GV bør mødes for at etablere en fælles forståelse af begrænsningen i at inkludere genbrugstøj i forsendelserne. Det konkluderes at det er det overordnede indtryk, at disse trin i forløbet - fra anmodning via indsamling til forsendelse - bliver styret metodisk og i overensstemmelse med retningslinierne. 8
3.3 Klarering, opbevaring og uddeling Næstformanden i søsterforeningen er ansvarlig for at fremskaffe toldpapirerne og videregive dem til klareringsagenten, der tager sig af klarering og transport til depotet i Kanifing. Direktøren for klaringsagenturet udtrykte fuld tilfredshed med samarbejdet med søsterforeningen, og dette trin synes at fungere meget effektivt og uden unødige forsinkelser. Fra ankomst til havnen går der ca. to dage før ankomst til depotet i Kanifing. Herefter er næstformanden ansvarlig for opbevaring og uddeling. Da næstformanden påtog sig embedet som ansvarlig for opbevaring og uddeling, modtog han en E-mail (dateret 24. februar 2007, jfr. 3.1)med klare og detaljerede instrukser fra den containeransvarlige i Danmark. Indholdet i denne E-mail bør inkluderes i den foreslåede manual eller kogebog jfr. Anbefaling 2. Depotet ligger på en grund, som søsterforeningen lejer af den gambianske regering med en kontrakt lydende på 99 år. En lille kontorbygning, et vagthus og 7 permanente opbevaringscontainere er søsterforeningens ejendom. Ved depotet bliver forsendelsen overført til de permanente containere af frivillige, de tre vagtmænd og, hvis nødvendigt, løsarbejdere. Søsterforeningens bestyrelse repræsenteret ved næstformanden har autoritet til at ansætte og fyre medarbejdere og løsarbejdere. Opbevaringscontainerne er udstyret med importerede stærke låse og holdes låst hele tiden, indtil udstyret skal uddeles. En nøgle er hos næstformanden og en ekstra er hos formanden. Der er sikkerhedspersonale til stede 24 timer, 7 dage om ugen. Således har man gjort alt for at undgå tyveri, og der har ikke været indbrud. Uddeling starter sædvanligvis straks men kan forsinkes et par dage på grund af mangel på transport. Modtagere skal i princippet hente udstyret, men transport bliver tilvejebragt indenfor et rimeligt budget, hvis dette ikke er muligt. Den førnævnte E- mail indeholder også information om budgettet for klarering og transport. 9
Alle syv opbevaringscontainere blev inspiceret ved undersøgelsen. Nogle få genstande blev opbevaret i en af containerne og ventede på at blive hentet, mens resten af containerne var tomme og klar til lagring af næste forsendelse. I nogle tilfælde kan der være besøgende medlemmer af GV, der ønsker at tage del i uddelingen, og E-mailen fortæller her udførligt om de procedurer, der skal følges: Medlemmerne skal have et papir med tilladelse afgivet af den danske containeransvarlige, der også har sendt en kopi heraf til næstformanden med detaljer om udstyr og modtagere. Et 4 siders instruktionsbrev på dansk bliver desuden udleveret til medlemmerne, og den gambianske næstformand har gjort det til sædvane at ledsage dem. Ligegyldigt hvem der uddeler, kræver man kvitteringer, sommetider ledsaget af takkebreve og/eller fotos. Sådan dokumentation bliver herefter opbevaret af næstformanden og af den ansvarlige i Danmark. Desuden skal modtager organisationer sørge for at udstyret når den korrekte slutbruger i det specifikke land, og skal sende en skrevet bekræftelse på at det er ankommet. Endelig skal de opridse en oversigt over den fysiske uddeling af udstyret. Uddrag af retningslinier for Genbrug til Syd Modtagerne inkluderer hospitaler, klinikker, skoler, erhvervsskoler, børnehjem, fængsler, og offentlige institutioner. Det Gambianske Røde Kors modtager som mellemled forsendelser, der er øremærket til flygtninge, især fra nabolandet Senegal. Fire modtager institutioner blev besøgt som en del af undersøgelsen. Selvom disse besøg ikke indebar revision, bekræftede de, at man havde modtaget udstyr, og at dette var bragt i anvendelse. De bekræftede også, at nødlidende modtagere var nået, f.eks. hospitaler uden nok senge, og med helt utilstrækkeligt udstyr; og overfyldte skoler med kun få skoleborde og stole og med dårligt eller kun lidt materiale. Årlige besøg af danske bestyrelsesmedlemmer inkluderer sædvanligvis besøg til tilfældige modtagere, for at sikre sig at uddelingen og brugen er i overensstemmelse med reglerne. 10
Der har været spekulationer fremme om, hvorvidt der er tilfælde, hvor støttemidlerne til renovering og forsendelse har økonomiske sammenfald med GVs sponsorskabs aktiviteter. Undersøgelsen afdækkede ikke sådanne tilfælde, og der var heller ikke tilfælde, hvor familier med sponsorerede børn blev støttet direkte ved at modtage udstyr, tøj osv. Vi har forstået at bank procedurerne er blevet ændret som følge af de hævdede uregelmæssigheder i sponsorskabsprogrammet, og at bevillinger herefter vil blive overført til en og samme konto. Man formoder imidlertid at omhyggelig bogføring vil sørge for adskilte finansielle regnskaber, og afrapportering kan udføres til donorernes tilfredshed. Det konkluderes at styring og administration af programmet Genbrug til Syd bliver udført effektivt og kompetent og i overensstemmelse med retningslinierne. Denne vurdering er både baseret på undersøgelsen i Gambia og gennemlæsning af slutrapporterne med behørig dokumentation jfr. Reference materiale nr. 7 der står i Terms of reference vedhæftet som Annex 1. 11