Forslag til vedtagelse pr. 17. Dec. 2015 Vedtægter for Nimtofte Kulturhusforening 1. Foreningens navn. Foreningens navn er Nimtofte Kulturhusforening 2. Foreningens hjemsted. Foreningen er hjemmehørende i Syddjurs Kommune. 3. Foreningens formål. Foreningens formål er i Det gamle Mejeri i Nimtofte at etablere, løbende at udvikle og at drive et kulturhus, med det formål at skabe rammer, primært for beboere i Nimtofte og omegn, hvor socialt samlende, videns udvidende, underholdende og undervisningsmæssige aktiviteter kan finde sted. Foreningens formål er endvidere at skabe fysiske rammer, der kan udlejes til private formål. Det er foreningens mål altid at være uafhængig af driftstilskud fra offentlige kasser. 4. Medlemskab. Foreningen er åben for alle, der kan tilslutte sig foreningens formål og medlemsbetingelser. Fuldt medlemskab indtræder ved indbetaling af årskontingent. Kvittering for betalt kontingent er gyldigt medlemsbevis. 5. Kontingent. På den ordinære generalforsamling fastsættes det årlige medlemskontingents størrelse. Bestyrelsen kan fastsætte regler for udstedelse af midlertidigt medlemskab samt det hertil hørende kontingents størrelse. 6. Foreningens struktur. Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed. Repræsentantskabet udgøres af de medlemmer, der på den årlige generalforsamling har tilmeldt sig en eller flere funktionsgrupper, jf. 8 (pkt. 8), samt af bestyrelsens medlemmer. Repræsentantskabet udgøres af bestyrelsens, samt de medlemmer der på den årlige workshop vælger at indtræde i repræsentantskabet. 1
Repræsentantskabet har i perioden mellem de ordinære generalforsamlinger ansvaret for Kulturhusets drift og udvikling, herunder eksempelvis indretning og opbygning, ydre arealpleje, tilrettelæggelse og afvikling af arrangementer Repræsentantskabet har i perioden mellem de årlige workshops, den udførende rolle vedr kulturhusets drift og udvikling, herunder eksempelvis indretning og opbygning, ydre arealpleje, tilrettelæggelse og afvikling af arrangementer, i henhold til bestyrelsens tilsagn. Nimtofte Kulturhusforening kan ikke tilslutte eller underlægge sig organer, institutioner, råd, nævn, juridiske personer o.l., der medfører, at foreningen helt eller delvis afgiver sin kompetence. Bestyrelsen består af 5 eller 7 medlemmer. Den ordinære generalforsamling fastsætter antallet. Bestyrelsen er ansvarlig for tidsmæssig koordinering af arrangementer, styring af foreningens økonomi samt tværgående koordinering i øvrigt. Bestyrelsen er foreningens talerør og ansigt udadtil. Stk. 7: Foreningens regnskabsår er fra 1. oktober til 30. september. Foreningens regnskabsår er fra 1. januar til 31. december. 7. Generalforsamling. Tidspunkt og indkaldelse. Ordinær generalforsamling afholdes en gang årligt i oktober eller november måned. Ordinær generalforsamling afholdes en gang årligt i januar eller februar måned. Indkaldelse til generalforsamling skal ske med mindst 14 dages varsel ved skriftlig meddelelse til medlemmerne og med angivelse af dagsorden. Ved skriftlig meddelelse forstås enten fysisk papir eller mail eller sms, og/eller gennem annonce i lokalavisen.. Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen skal være bestyrelsen i hænde senest 7 dage før generalforsamlingen, jf. dog 15 stk. 2 vedr. vedtægtsændringsforslag. Ret til deltagelse i og stemmeret på generalforsamlingen har enhver, der på tidspunktet for generalforsamlingens afholdelse har betalt fuldt medlemskontingent. Der kan ikke afgives stemme ved fuldmagt. Ret til deltagelse i og stemmeret på generalforsamlingen, har enhver, der på tidspunktet for generalforsamlingens afholdelse har betalt medlemskontingent, for det afsluttende år. Der kan ikke afgives stemme ved fuldmagt. 2
Generalforsamlingen kan beslutte, at personer, der ikke har tegnet medlemskab af foreningen, får adgang til at deltage i foreningens generalforsamling, dog uden stemme- og taleret. Generalforsamlingen kan lade sin tilladelse afgrænse af personmæssige eller geografiske grunde. Tilmelding til funktionsgruppe og dermed valg til repræsentantskab og/eller valg til bestyrelse af et medlem, der ikke er til stede på generalforsamlingen kan finde sted, forudsat pågældende forinden har givet skriftligt tilsagn om at ville modtage valg. Valg til bestyrelse af et medlem, der ikke er til stede på generalforsamlingen kan finde sted, forudsat pågældende forinden har givet skriftligt tilsagn om at ville modtage valg. 8. Generalforsamling. Indhold og struktur. Dagsorden for ordinær generalforsamling skal mindst indeholde følgende punkter: 1. Valg af dirigent. 2. Valg af stemmetællere. 3. Valg af referent. 4. Årsberetning. 5. Regnskab for det forløbne regnskabsår til godkendelse. 6. Behandling af indkommende forslag. 7. Godkendelse af budget for det kommende regnskabsår. 8. Fastsættelse af medlemskontingent for det kommende regnskabsår. 9. Fastsættelse af funktionsgruppeområder. UDGÅR og efterfølgende punkter nummereres fortløbende! 10. Medlemstilmelding til de for det kommende år fastsatte funktionsgrupper. Fastsættelse af dato for medlemsworkshop hvorpå repræsentantskabet dannes, samt funktionsgrupper/interesseområder defineres for det kommende år. 11. Fastsættelse af antal bestyrelsesmedlemmer, og valg af bestyrelsesmedlemmer for en 2 årig periode, og således at 2 ud af 5 bestyrelsesmedlemmer, henholdsvis 3 ud af 7 vælges i ulige år, og de øvrige i lige år. 12. Valg af 2 bestyrelsessuppleanter. 13. Valg af revisor og revisorsuppleant. 14. Evt. 3
9. Funktionsgrupper/Interesseområder. De af generalforsamlingen nedsatte funktionsgrupper har indenfor deres område ansvaret for planlægning og udvikling af tiltag. De på workshoppens nedsatte funktionsgrupper/interesseområder har ansvaret for planlægning og udvikling af tiltag. De enkelte funktionsgrupper er forpligtet til at forelægge planer om aktiviteter, det være sig bygningsmæssige, arrangementsmæssige eller andre initiativer i øvrigt for det samlede repræsentantskab. De enkelte funktionsgrupper/interesseområder er forpligtet til at forelægge planer om aktiviteter, det være sig bygningsmæssige, arrangementsmæssige eller andre initiativer i øvrigt, både for det samlede repræsentantskab, og bestyrelsen. Aftaler mellem foreningen og 3. mand indgås af bestyrelsen, medmindre bestyrelsen bemyndiger en funktionsgruppe eller enkelte medlemmer til at handle på bestyrelsens vegne. Aftaler mellem foreningen og 3. mand indgås af bestyrelsen, medmindre bestyrelsen skriftligt bemyndiger en funktionsgruppe eller enkelte medlemmer til at handle på bestyrelsens vegne, i henhold til forelagte projekt. 10. Repræsentantskab. Repræsentantskabet holder møde så ofte, det er påkrævet, sædvanligvis dog mindst en gang hver måned, og medmindre repræsentantskabet beslutter andet, afholdes repræsentantskabsmøde den første tirsdag i hver måned, kl. 19.00 22.00 dog juli måned undtaget. Repræsentantskabsmøderne tilrettelægges af og ledes af bestyrelsen, medmindre repræsentantskabet beslutter andet. I repræsentantskabets møder kan alle foreningens medlemmer deltage, dog har medlemmer, der ikke er medlem af repræsentantskabet ikke stemmeret. Dagsorden for repræsentantskabsmødet bekendtgøres ved opslag i Kulturhuset senest tre dage forud for hvert møde. Dagsorden for repræsentantskabsmødet bekendtgøres ved opslag i Kulturhuset eller pr. mail senest tre dage forud for hvert møde. På første repræsentantskabsmøde efter ordinær generalforsamling bør der som hovedregel afvikles brainstorm for hver enkelt funktionsgruppes område, til inspiration, gavn og glæde for den enkelte funktionsgruppes virke det kommende år. På Workshoppen efter ordinær generalforsamling bør der som hovedregel behandles ideforeslag, hvorpå funktionsgruppe/interesseområder kan finde inspiration, til gavn og glæde for den enkelte funktionsgruppes virke det kommende år, samt vælges tovholdere/indkaldere til de forskellige funktionsgrupper/interesseområder. Der udarbejdes referat over repræsentantskabets drøftelser og beslutninger. 4
Stk. 7: Ny tilføjelse. Medlemmer der ikke har mulighed for at deltage på den årlige workshop, kan indtræde i repræsentantskabet, forudsat pågældende forinden har givet skriftligt tilsagn herom. 11. Bestyrelsen. Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand, kasserer og sekretær, og således, at formand og kasserer ikke har samme valgperiode. Ved konstituering efter stiftende generalforsamling foretages lodtrækning med hensyn til valgperioder, således at kravet i 8 stk. 10 opfyldes. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af dens medlemmer er til stede. I tilfælde af afstemning i bestyrelsen, hvor de afgivne stemmer er lige mange for og imod, vil formandens stemme være afgørende, og i dennes fravær næstformandens. Bestyrelsen holder møde så ofte, den finder det påkrævet. Bestyrelsen fører forhandlingsprotokol over sine møder. Bestyrelsen har ansvar for foreningens regnskabsførelse og opstiller regnskab og budget. Bestyrelsen administrerer foreningens midler og har overfor repræsentantskab og generalforsamling det overordnede ansvar for foreningens daglige drift. Bestyrelsen indkasserer foreningens indtægter og betaler løbende driftsudgifter samt de udgifter, der følger af repræsentantskabets beslutninger. Stk. 7: Bestyrelsen fører kassebog over samtlige indtægter og udgifter i en sådan form, at foreningens øjeblikkelige økonomiske situation altid kan aflæses heri Bestyrelsen fører regnskab over samtlige indtægter og udgifter i en sådan form, at foreningens øjeblikkelige økonomiske situation altid kan aflæses heri, samt altid har en fuldstændig opdateret medlemsliste. Regnskabet føres i økonomiprogrammet E-conomic. Stk. 8: Bestyrelsen skal placere foreningens likvide midler i et anerkendt pengeinstitut og på en sådan måde, at midlerne forrentes tilfredsstillende. Stk. 9: Dersom bestyrelsen grundet en langsigtet strategi ønsker økonomiske midler placeret i værdipapirer, skal spørgsmålet herom, forinden værdipapirer anskaffes, forelægges repræsentantskabet til godkendelse. Stk. 10: Bestyrelsen kan til konkrete formål og under forudsætning af repræsentantskabets forudgående godkendelse optage lån i et anerkendt pengeinstitut eller kreditforening. Stk. 11: Bestyrelsen har ansvaret for tidsmæssig koordinering af eventkalender med events antal og datoer for det kommende år hvorpå funktionsgruppernes aktiviteter tilstræbes påført, samt ansvar for udarbejdelse af generelle retningslinjer for foreningen, herunder eksempelvis for udarbejdelse af regler for privates leje af Kulturhusets lokaler. 5
12. Tegning og hæftelse. Foreningen tegnes af formand og kasserer i forening. Tegningsretten skal til enhver tid fremgå af bestyrelsesprotokollen. Foreningens ejendele tilhører foreningen som juridisk person. Foreningen hæfter med sine ejendele for opfyldelse af de af foreningen indgåede forpligtelser. Foreningens medlemmer har ikke nogen ejendomsret over noget foreningen tilhørende. Foreningens medlemmer hæfter ikke personligt for foreningens forpligtelser. 13. Fast ejendom Foreningen kan til fremme af sit formål indgå aftale om leje eller køb af fast ejendom. Beslutning om leje af fast ejendom kan træffes af bestyrelsen. Beslutning om køb af fast ejendom kan kun ske med baggrund i repræsentantskabets beslutning herom. Beslutning om leje af fast ejendom kan træffes af bestyrelsen. Beslutning om køb af fast ejendom kan kun ske med baggrund i repræsentantskabets beslutning herom, samt efterfølgende godkendelse hos bestyrelsen. Købsforslag skal, som minimum fremlægges på en ekstraordinært generalforsamling. 14. Ekstraordinær generalforsamling. Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes, når et flertal af bestyrelsen finder det påkrævet, eller når et flertal af repræsentantskabet fremsætter begæring herom. Ekstraordinær generalforsamling skal endvidere afholdes, dersom 1/3 af foreningens medlemmer fremsætter begæring herom sammen med angivelse af dagsorden. Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling skal ske senest 14 dage efter begæring om ekstraordinær generalforsamling er modtaget og på samme måde og med samme varsel som ved ordinær generalforsamling, jf. 7. 15. Vedtægtsændringer. Vedtægtsændringer kan kun ske på ordinære eller ekstraordinære generalforsamlinger. Ændringerne træder i kraft umiddelbart efter vedtagelsen. Forslag til vedtægtsændringer skal fremsendes skriftligt og være bestyrelsen i hænde senest 10 dage før generalforsamlingen. Ændring af vedtægterne kan kun ske ved, at 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer stemmer for forslaget.. 16. Opløsning af foreningen. Foreningen kan kun opløses / nedlægges ved at 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer på to på hinanden følgende generalforsamlinger stemmer herfor. Indkaldelse til de to generalforsamlinger, hvor spørgsmålet om opløsning skal behandles, kan ske ved én indkaldelse. 6
I tilfælde af opløsning / nedlæggelse af foreningen, og der i umiddelbar forlængelse heraf ikke etableres en ny forening med samme formål, eller sker overdragelse til en anden eksisterende forening der varetager den hidtidige forenings opgaver, skal foreningens midler tildeles en forening eller sammenslutning, der på ikke kommercielle vilkår virker til fremme af aktiviteter og trivsel i Nimtofte. Skønnes der ikke at kunne findes forening eller sammenslutning som beskrevet i stk. 3, skal foreningens midler tilfalde en velgørende organisation, der arbejder til gavn for dårligt stillede mennesker i Danmark eller udlandet. Beslutning om tildelingen træffes af den afgående bestyrelse. Foreningen kan ikke sælges eller bortforpagtes. 17. Ikrafttræden. Disse vedtægter træder i kraft umiddelbart ved vedtagelse. 7