2014.11.15 Årsmøde Søgården Sunds 1. Valg af dirigent Bestyrelsen foreslår Eskild Johnsen Ingen andre forslag 2. Valg af protokolfører og stemmetællere Referent: Martin Rahbek Stemmetællere: Jesper Østergård Jensen Lars Olesen Christian Landmark (Bestyrelsens forslag Ingen andre forslag) 3. Bestyrelsens beretning: (Se bilag 1) Johan: Kalender efterspørges på mail, og det sendes ud hurtigst mulig. Kenneth Dahl: Stævnekalender bør ikke være en del af beretningen fremadrettet, da det fjerner fokus fra selve beretningen. 4. Fremlæggelse af revideret årsregnskab og godkendelse heraf (Regnskabet udleveret som bilag på mødet) Kenneth Dahl: Der spørges til antal tilskuere til EC Steen har ikke tallene i hovedet. Peter Landmark: Brande er flot, og en overskridelse på så stort et budget er ikke til at undgå. Kan man lave faste elektriske installationer? Steen: Generatorerne er gratis, mens det koster omkring 100.000 at lave faste installationer. Lars Olesen: Er der penge nok i kassen til både at holde EuroCup og EM i 2015? Steen Sørensen: Jyske Sparekasse i Brande har tilbudt en fordelagtig ordning, så man ikke længere har brug for den samme likvide beholdning op til EuroCup. Ole Bredahl: Er der mulighed for at lave Brande i en pulje afskrive over en 10 årig periode? Henrik Svenningsen: Man bør afskrive den nye arena over en periode, da det er en meget langsigtet investering. Kenneth Dahl: Der mangler helt sikkert en masse mennesker på voldene søndag. Der mangler en masse omsætning i boderne. Der skal laves et mere fyldigt program for begge baner, så man har noget at tilbyde publikum hele dagen begge dage. Steen Sørensen: Man kunne godt have brugt mere tid søndag, men man prøvede at klemme programmet sammen, da der var lovet regn om eftermiddagen. Lars Skou: LAG kommer jo ind (245.000 kr) når vi søger beløbet til sidst. Per Grøn: Pengene er søgt og er sikret inden for rammerne Når vi afslutter projektet kommer de ind over tid.
Kenneth Dahl: Foreningen har næste år mulighed for at stifte gæld, da man skal have en kassebeholdning på over 400.000 kr., men man skal have det i mente fremadrettet. Johan Jakobsen: Hvad er kurstabet ved de Euro man køber? Steen Sørensen: Sådan kan man ikke stille det op, da man køber Euro, men man sælger dem ikke igen Det koster os ikke andet end et normalt vekselgebyr. Peter Landmark: Kan man ikke bruge bankoverførsel i stedet? Steen Sørensen: Det kunne vi ønske, men det er ikke muligt for ETPC Ole Bredahl: Hvorfor bruger man ikke en Euro konto? Steen Sørensen: Vi har ingen Euro indtægter, så der skal veksles alligevel Kenneth Dahl: Betaler man ikke et promillegebyr for bankydelser? Steen Sørensen: Nej, det er banken der gør det for os af venlighed. Lars Skou: De penge der bruges på gebyrer og kurstab i dag er peanuts i forhold til de penge, man skulle finde og have klar før. I dag er det banken der er så venlige at hjælpe med det. Kenneth Dahl: ETPC samt teams kører i Euro, og teams kræver kontanter. Det er dog et problem at skaffe så mange kontanter, og det bliver værre og værre fremadrettet. Lars Skou: Da det er vores daglige bank vi bruger til EC, har de mulighed for at se vores indtægter løbende, og er derfor villige til at løbe den risiko der er ved at have vores penge til at ligge i kontanter over weekenden. Eskild Johnsen: Det pengeløse samfund kommer nærmere og nærmere, og det bliver et fremtidsprojekt. Ingen yderligere kommentarer Regnskabet er godkendt. 5. Fremlæggelse af budget for 2014/2015 og godkendelse heraf (Budgettet udleveret som bilag på mødet) Johan Jakobsen: Opreklamering for 150.000kr Hvad er det for? Hvad er baneleje? Steen: TV og radio reklame. Der gives husleje for området. Kenneth Dahl: Holder forsikringen med 2 internationale stævner? Lars Skou: Ja, det er samme pris. Kenneth Dahl: Hvorfor skriver man et mindre beløb på til andre klasser til EuroCup? Det er meget vigtigt for at fylde programmet ud begge dage, at man har penge til dette. Man skal simpelthen have noget at tilbyde de medlemmer, så man får nogle flere personer ind på medlemslisten. Indtægterne til den tidligere EuroCup er ikke forsigtige nok man er simpelthen nødt til at regne med meget færre mennesker, da det ikke passer med ferier mv. i år. Foreslår at man sparer for storskærm til EuroCup. Hans Christian Schmidt: Storskærm og lyd er for voldsomme poster til begge stævner. Man skal spare dem væk. Der bør være basis for flere sponsorater med 2 så store stævner. Er det realistisk at man får LAG pengene ind allerede i 2015? Steen Sørensen: Man får ikke folk ind som medlemmer, hvis de ikke kan få mere ud af det end de giver. Storskærmen bliver for stor en besparelse, da folk er vænnet til det. Man håber på Mitas igen til 2015, men man vil ikke skrive sponsorer på, på forhånd, da det er rarere at have dem som en positiv overraskelse bagefter, end at mangle dem. H.C. Schmidt: Storskærmen igen Hvis man har 400.000 i udgifter for 2 stævner, så må man kunne lave en aftale, der gør det billigere. Sponsorer er bedre med mange små en 1 stor.
H.E. Gammelby: Kunne medlemskab følges op med en EM billet, for at have pengene inde, samt få flere personer på voldene til EM? Lars Skou: Budgettet er vores arbejdsredskab, og er situationen ser ud nu men hvis vi budgetter med en indtægt fra sponsorer, så er vi også forpligtet til at opfylde dem. Rasmus Højen: Gamle medlemmer kunne få et girokort for at opfordre dem til at melde sig ind igen. Rasmus Rasmussen: Hjemmesiden skal være mere opdateret, så medlemmer har noget at følge med i. Ole Bredahl: Man må ikke acceptere, at medlemstallet falder 10 % hvert år. Hjemmesiden er alt for sløv, til at man kan følge med. Integration af hjemmesiden og Facebook, så opdateringerne er nemmere og hurtigere. Sylvia Trost: Passivt medlemskab Gør mere opmærksom på at man kan være medlem uden at have et team. Kenneth Dahl: Rabatten ved stævnerne er vigtige, få folk får noget for deres medlemskab. Det skal også forhandles ind i de nye kontrakter ved de nye arrangører. Lars Olesen: Der kan komme en mail ud med et link, så folk bliver mindet om at de skal melde sig ind i foreningen igen. Man kan skabe nogle andre fordele, fx rabat i promotion boden. Lars Skou: De arrangementer og stævner som DTP har med at gøre, opreklamering og resultater, er at finde på forsiden. Der kommer ingen andre input til hjemmesiden. Johan: Koster det mere at få optaget EM end EuroCup? Lars Skou: Fast pris for 2 dage. H.C. Schmidt: Kommer der noget film på de andre klasser, eller er det kun EM klasserne? Steen Sørensen: Man kan prøve at få fordelt filmingen lidt mere, så flere kommer på skærmen og på TV/DVD. Kenneth Dahl: Fastholder sin frygt for at man ikke har midlerne for at få EM i den kaliber det skal være. Derfor foreslår han at man fjerner storskærm og TV fra EuroCuppen. 3 vil ikke godkende budgettet, men et overvældende flertal stemmer for Budgettet er hermed godkendt. 6. Fastsættelse af kontingent for 2015/2016 Bestyrelsen foreslår et uændret kontingent Forsamlingen har ingen indvendinger. 7. Indkomne forslag Reduktion af bestyrelsen fra 7 til 5 medlemmer. Kenneth Dahl: Hvis man reducerer, nytter det ikke noget, at bestyrelsen kun fokuserer enkelte områder, og så til gengæld glemmer noget andet. Steen Sørensen: 2/3 af foreningens omsætning kommer fra Internationale stævner, og det er derfor at der er vægt på disse stævner. Kenneth: Der mangler nogle tiltag på den sidste 1/3, som kan udvikle og promovere sporten. Per Grøn: Virkeligheden er bare sådan at der ikke kan findes de personer, der skal ind Derfor er man nødt til at tage virkeligheden til efterretning.
Lars Skou: Bestyrelsen skal som sådan ikke sidde i udvalgene, da udvalgene skal være selvkørende. Man skal naturligvis tænke ud af boksen, og forsamlingen er meget velkomne til at gøre opmærksomme på hvad der ikke får nok opmærksomhed. Peter Landmark: Kan ændringen træde i kraft med det samme eller er det først fra næste år? Eskild Johnsen: Ifølge vedtægterne kan en evt. ændring træde i kraft øjeblikkeligt. Kenneth Dahl: For fremtiden bør EuroCup ikke indgå i konkurrencen om Årets stævne, da det er det suverænt største stævne i DK Det bør være en konkurrence for rene DM arrangører. 8. Åben talerstol Eskild Johnsen: Som medlem skal man ikke se det som noget man får noget ud af, men som et sponsorat til foreningen Fordi man gerne vil støtte projektet. Kenneth Dahl: Den observation hører tidligere generationer til, men i dag er det et spørgsmål om at få noget ud af det, hvor egoistisk det end måtte være. Steen Sørensen: Kom med nogle gode idéer til EM Hvad vil folk gerne se til dette stævne? Lars Olesen: For et par år siden samlede man nogle sider sammen, hvor traktorerne skrev noget om sig selv Dette skal man måske gøre igen, så folk kan hjælpe med at få opdateret det, der ligger på hjemmesiden. Når man alligevel betaler et fast beløb til at få optaget de internationale stævner, kunne man så ikke få lavet et ekstra program, så der er mere, der kan serveres på et sølvfad til TV kanalerne? Flere programmer må alt andet lige give flere, der ser det. H.E. Gammelby: Man mangler stadig et password, så man selv kan opdatere info på hjemmesiden. Der foreslås et dannebrog med et DTP logo indbygget til promotion. Johan Jakobsen: B-divisionen skal jo laves om til næste år, men det bevirker at der er nogle, der sælger eller helt stopper. Det er en lidt ærgerlig udvikling, at man mister deltagere i konkurrencen. Lars Skou: Der har ikke været andre teams i klassen, der er kommet med indsigelser mod ændringerne. Da man foreslog et møde var der ingen af dem, der kunne se grund til det. Kenneth Dahl: Det er en skam, at man ikke har spurgt alle de involverede teams personligt, hvad de synes om disse ændringer. Johan Jakobsen: Hvorfor skal klassen laves om? Det er meget ærgerligt at 2 traktorer ikke kan finde vægten til 2015 Lars Olesen: Det er 2 år siden at man holdt møderne, og man vedtog at det var de ændringer der skulle ske. Det er dermed ikke noget nyt for deltagerne, at der skal laves noget om Man har haft 2 år til at bygge om. Søren Dahl: Johan kan selv kontakte alle de traktorer, der er i den klasse. En tredjepart bør i hvert fald indsamle oplysningerne, så man kan se hvad konsekvenserne er for klassen. Johan Jakobsen: Det er meget forkert af en bestyrelse, at det er nødvendigt for et team selv at skulle gå til højere magter (ETPC) for at rede sin traktor (Slædehunden), det bør være bestyrelsens opgave. Lars Skou: Det er ikke korrekt. Det er ikke nok, at det kun er 1 stemme giver sig til kende. DTP har hele tiden været imod, at klassen skulle barberes ned til 4000 kg, og det har DTP givet til kende hver eneste gang, man har været samlet i ETPC.
Lars Olesen: Det er heldigt at udfaldet kommer nu, men man kan stadig se at det muligvis er en begrænset periode, man kan udnytte det i. Kenneth Dahl: Vægttuningen/kompensationen er som udgangspunkt 3 årig, men i ETPC vil man sørge for, at der er længere udsigter for en eventuel ændring af vægtbegrænsningerne, da de som det er nu, kan ændres på årsbasis. Kompensationen er dog udviklet ud fra eksisterende traktorer, og ikke nye mulige projekter. Drivers delegation er man ved at få sat i system, men der mangler stadig folk i delegationen. Johan Jakobsen: Regner man en B-division som 3500 kg eller 4500 kg i ETPC sammenhæng? Lars Skou: De traktorer, der kan vejes ind i en klasse tæller med. Hvis en traktor kan veje 3500kg tæller man den med der, resten har man talt som 4500kg indtil nu Per Grøn: Det har fra starten fra DTP s side været meldt ud, at man slog 4500kg ihjel i DK, hvis man gik til 4000kg. Det har DTP modarbejdet fra starten, både i mailkorrespondancer og ved ETPC møder. Rasmus Højen: Det er ligegyldigt hvad man laver regler omkring, for hollænderne går bare til Peter de Witt Et grelt eksempel er turboafskærmning. Det er desuden blevet vedtaget bag om ryggen på alle de andre, at en ny Valtra motor må bores ned, og dette er vedtaget internt mellem Peter de Witt og Valtra teamene. Per Grøn: DTP har sendt forslag ind hver gang, der er kommet noget fra ETPC, men ETPC har hver gang set bort fra det. Eskild Johnsen: Det er et spørgsmål om at komme med et gennemarbejdet forslag, men historisk set, er der ingen der kan stå imod hollænderne. Kenneth Dahl: Man kan se at der er ved at være mere og mere modstand mod hollænderne, og det er muligt at det på et tidspunkt kommer til en skillelinje mellem ETPC og Holland. 9. Valg af formand Lars Skou modtager genvalg Kenneth Dahl ønsker en skriftlig afstemning Det vil så blive en meningstilkendegivelse Opbakningen til den siddende formand er dog stor Lars Skou er dermed endegyldigt genvalgt. 10. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter Opstillede: Martin Rahbek (Genvalg) Lars Kjær Simonsen (Genvalg) Sylvia Trost Karin Haahr Jensen Anders Jespersen Karin Korsager Valgt er: Martin Rahbek Karin Haahr Jensen Sylvia Trost Anders Jespersen (Suppleant) Karin Korsager (Suppleant)
11. Valg af revisorer Opstillede: Valgt er: Ilse Korsager Jørgen Bonnerup Jørgen Bonnerup 12. Eventuelt Rasmus Højen: Vil gerne være en del af Drivers Delegation i ETPC. Stor opbakning fra forsamlingen Henrik Svenningsen: Kammeratskabspokalen. Vi skal huske at den er skænket af en mand, der ikke er blandt os længere. Men dem der fortjener den i år, er nogen som man tit glemmer. Og i år har det midtjyske slædeteam virkelig rykket sig Så derfor skal kammeratskabspokalen gå til dem. Kathrine Bisgaard: Promotion vil virkelig gerne høre nogle flere forslag til hvad man kan sælge i boden. Steen Sørensen: Jeg skruer ned for bestyrelsen, for ikke at have alt for meget om ørerne. Vil dog gerne fortsætte som kasserer og i udvalget for internationale stævner. Således opfattet/ Martin Rahbek 15.11.2014
Bilag 1 Bestyrelsens beretning 2014: Så er vi igen samlet til årsmøde i Dansk Tractor Pulling. Dette møde er ifølge foreningens vedtægter øverste myndighed og dermed dagen hvor vi i fællesskab kan skabe rammerne for den kommende sæson i i Dansk Tractor Pulling - Umiddelbart efter sidste årsmøde Konstituerede bestyrelsen sig og fordele opgaver og udvalg mellem de nuværende medlemmer i bestyrelsen - En af de næste opgaver var så Stævnekalender for 2014, dette er jo ofte noget af et puslespil at få til at gå op da vi ikke kan lægge den nationale kalender fast før der er sagt OK fra ETPC, og dette trak noget ud, så den endelige DM kalender faldt først på plads i starten af året. Vi kom frem til en kalender med i følgende stævner: o Brande, 1. DM var denne gang et tæt samarbejde mellem DTP-Midt og hovedforeningen da vi jo havde et nyt areal vi skulle have til at fungere med de begrænsninger og udfordringer der nu var med dette o Visby, der blev i 2014 afviklet DM i 3 klasser ved LU stævnet med succes o AMF, dagen hvor hele byen er på den anden ende. Der var i 2014 om muligt flere folk end tidligere. Der var nogle problemer med banen, og man endte med at vende banen og det blev det bestemt ikke ringere af. Det er efterfølgende undersøgt om det var muligt at køre den anden vej permanent, og det kunne nok godt blive den fremtidige løsning, o Testrup, god stemning og ros til musikken o Korskro, der var i år rekord mange tilskuere på voldene, så nu er det jo endnu mere ærgerligt at det var sidste gang på denne adresse, men omvendt var det et flot farvel - flot arbejde, og håber og tror at dette har givet STT blod på tanden til at findet et nyt areal til en Sønderjysk pulling arena o Første Eurocup på Brande Pulling Arena arrangementet viste at de store linjer, tanker og ideer der var forsøgt omsat til virkelighed ikke var helt ved siden af. Dog er der selvfølgelig stadig nogle ting der skal kigges på og ændres. Der var desværre ikke så mange tilskuere som forventet da vi lavede budgettet, dette skyldes til dels en noget ringe vejrmelding o Outrup var kommet ind som ny arrangør, dog på en noget atypisk måde hvor der på det tidspunkt hvor vi blev kontaktet faktisk var lavet et arrangement, og man blot ønskede nogle få klasser, men da vi så fik solgt alle klasser til dem blev det lavet over to dage da de ikke ønskede et heldags arrangement. Der var selvfølgelig nogle ting en ny arrangør skal lære men også nogle rigtigt fede ting ved netop at være på en arena der er bygget op på denne måde, og det er dejligt at de ikke har mistet modet og har lyst til at afvikle en DM i 2015
o Hjallerup, igen et super arrangement, med en bane og afvikling gav publikum en rigtig god oplevelse. Alt i alt en rigtig god sæson set fra bestyrelsen, også den tilbagemelding der kommer fra publikum fra voldene ved vores arrangementer. Der skal herfra lyde en stor tak til de lokalforeninger og private der er drivkraften i afviklingen af DM. Uden jer kan vi ikke se hvordan vi skulle kunne gennemføre en DM serie - Hjemmesiden, her har vi haft endnu et år hvor det var op ad bakke med hensyn til opdateringer. Der var ellers til denne sæson forsøgt at afsætte nogle resurser til dette, men det var desværre ikke sådan det endte, så det vil vi arbejde meget mere på i den nærmeste fremtid. - Sponsorer, Give Stålspær har fortsat været behjælpelig med flytning af den grønne mellem stævnerne, og også i forbindelse med opbygningen af Brande Pulling Arena, og så har vi fået NHS med igen, ud over disse to har der været god opbakning og støtte fra lokalsamfundet i og omkring Brande. Vi har lavet en liste over disse og vil udsende julekort. - Brande, ja det er ikke nogen hemmelighed at der er brugt rigtig mange resurser på dette projekt, både i bestyrelsen, ved tegnebordet men ikke mindst ved fysisk tilstedeværelse og hårdt arbejde på arealet, men det er rigtigt dejligt at der har været så mange frivillige der er kommet når vi har annonceret arbejdsdag i Brande TAK FOR DET - Der har hen over året også været brugt en del krudt på dialog/kommunikation til ETPC med hensyn til regler og procedurer i fremtiden. DTP har ikke ment at måden man drev foreningen på var til alles bedste og har derfor sat nogle spørgsmål ved dette, ikke mindst når vi snakker 4500 kg. Modificeret som pludselig blev reduceret med 500 kg. Det der dog ud til (mail fra Peter De Viet) at vi har fået 200 kg. Tilbage og det håber vi så kan være med til at holde liv i denne klasse i Danmark. Dette er dog ikke officielt meldt ud endnu, men vil blive det i morgen hvorefter alle teams vil få besked. Alt i alt en sæson med mange nye ansigter både i udvalg og til arbejdet i Brande. - FREMTIDEN - ETPC, der er startet et arbejde op hvor ETPC samler input til hvordan struktur og procedurer skal se ud i den fremtidige organisation, og her har DTP indsendt nogle tanker, så vi dermed kan være med til at forme fremtiden for tractorpulling i Europa. - Brande Pulling Arena, er som sagt ikke helt færdig endnu, og bliver det nok aldrig da der til stadighed vil dukke nye ideer og dermed opgaver op. Derfor håber vi også at der er mange der vil trække i arbejdstøjet og stille op når vi arrangere arbejdsweekender, der er faktisk en i dag (billeder)
- Eurocup / Europamesterskabet, som det nok er alle bekendt har vi både et EC og et EM i 2015, og dette er vi i gang med at samle ideer og inspiration til, så vi kan komme i gang med arbejdet. Så derfor vil vi gerne have ideer og ønsker her fra forsamlingen i dag, så den kommende bestyrelse og udvalg har noget at arbejde med, vi har nogle ideer i skuffen, men dem vil vi gerne vente med at lægge frem til vi har brainstormet lidt i dag (Open by Night EM i ALT - Fest) - Stævnekalenderen for 2015 har nok aldrig været så klar som den er nu, ud fra den seneste foreløbige kalender fra ETPC