GRUNDEJERFORENINGEN VESSØVEJ - GENERALFORSAMLING 2011

Transkript

1 GRUNDEJERFORENINGEN VESSØVEJ - GENERALFORSAMLING 2011 Torsdag den 31. marts 2011, i fælleslokalerne på Skæphøj. Dagsorden ifølge vedtægterne: 1. Valg af dirigent. 2. Bestyrelsens beretning om det forløbne år. 3. Aflæggelse af regnskab underskrevet af bestyrelsen og revisorer. 4. Rettidigt indkomne forslag. 5. Fremlæggelse af budget og fastlæggelse af kontingent. 6. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer og 1 suppleant, ulige årstal 7. Valg af 2 revisorer. 8. Eventuelt 1. Valg af dirigent Dirigent: Jeppe blev valgt. Tonny referent 2. Beretning Ved Jeppe. Der er holdt en del møder, bl.a. med meget om overtagelse af fællesarealer. Ser nu ud til at være 99% på plads, og ventes at være helt på plads i løbet af få uger. Snerydning har også været et tema. Det tages op som et punkt senere. Møde med Rafn og Søn omkring skattenedsættelse de fleste I foreningen er med. Lars Kjølbo har lavet ansøgning om byggetilladelse til legepladser. De sendes til kommunen når arealerne er overtaget. Skulle have været sendt før byggeri, men hverken vi eller firmaet der byggede legepladsen var klar over det. Vi har talt med kommunen, og forventer at få tilladelsen. Skilte med legende børn, blev foreslået sidste generalforsamling. Vi fik tilbagemelding fra kommunen med mange krav som skal opfyldes for at man må sætte et sådan skilt op. Bestyrelsen besluttede sig for ikke at gå videre med det.

2 Der mangler lidt planter på et par af voldene. Bestyrelsen regner med at planteudvalget vil ordne dette I forbindelse med arbejdsweekender. Henvendelse til kommunen ang. færdiggørelse af cykelsti og vold mellem Meldgaard/Geil udstykningen og Skæphøj Vi har spurgt kommunen, men fået et uklart svar - ansvar og muligheder må afklares af den nye bestyrelse. 3. Regnskab: Regnskabet er godkendt af de to revisorer, Jakob Backs og Jimmy Markvardt. Jørgen, kasserer, gennemgik de væsentligste poster: grønne arealer, snerydning. Køb af syn og skønsmand samt advokat I forbindelse med overtagelse af grønne arealer. Det er endt med overskud i stedet for som budgetteret med underskud. Skyldes primært at vi selv har holdt de grønne områder. Spørgsmål: Om vi har anvendt Kommunen til græsslåning, som drøftet sidste generalforsamling? Svar: Vi har brugt dem sidste år, men Karl er valgt til næste sæson, da han er billigere. Spørgsmål: Udgifter til konsulenterog forsikring, hvad der det? Svar: det er syns og skønsmand i forbindelse med overtagelse + advokatbistand. Forsikring er lovpligtig. I budgetet var afsat til færdiggørelse. Der er brugt ca , og dvs. at budgettet til etablering af fællesarealer er overholdt. Der mangler ca. udgifter for 3000, til planter, som indgår i budgettet for Indkomne forslag Ingen indkomne forslag fra beboere. Bestyrelsens forslag: 4.1 Vejfond: Vejfond: Vi skal selv vedligeholde vejen. Vi besluttede sidste år at etablere en vejfond som sparer op til dette. Udfra oplysninger om forventet levetid samt pris pr. kvadratmeter, forventes en udgift på kr. om 20 år. Bestyrelsen foreslår: : Afsættes kr pr. år = kr : Afsættes kr pr. år = kr. De første år er der de største omkostninger til grønne områder samt afbetaling på lån vedr. fællesarealer. Derfor har vi foreslået mindst indbetaling i starten. Ingen stemmer imod. Vedtaget 4.2 Snerydning Snerydning. Vi har fået en del erfaringer med det. Vi lavede en aftale om at få ryddet på niveau med kommunen, men måske bliver det faktisk bedre kvalitet end vi egentlig behøver. Vi foreslår at vi som udgangspunkt kun får ryddet

3 stamvejen som det primære, og ikke på sidevejene. Dog vil der i mere ekstreme tilfælde også blive ryddet indenfor ø erne / tilfaldsvejene. Jimmy: Mange meter fra stamvejen op til MG-udstykning Jens Ole: fint forslag, lidt for meget ryddet i år. Mette: Vil gerne betale for at få ryddet. Ingen stemmer imod. Vedtaget 4.3 Grønne arealer Arbejdsweekender stemning for at blive ved med selv at holde vold + plantebælte ved afholdelse af fire arbejdslørdage. Det er nødvendigt at der er bred opbakning ellers kan vi ikke overkomme at udføre arbejdet selv. Der var derfor også støtte til bestyrelsens forslag om at registrere hvem der kommer til arbejdsweekender med den ene eller anden slags bidrag og at hvis man ikke møder op, så skal det koste ekstra gebyr det efterfølgende år. Gebyret opkræves sammen med kontingentet. Der var derimod ikke opbakning til bestyrelsens forslag om at gebyret skulle være op til 2 x 200 kr. I stedet var der enighed i forsamlingen om at det ekstra gebyr skulle være op til 2 x 400 kr. 800 kr. svarer nemlig ca. til det beløb der skal betales pr. medlem, såfremt vi skal købe os til vedligeholdelsen. Det blev vedtaget at: Vi holder 4 arbejdsarbejdslørdage. Man kan udeblive fra 2 weekender uden at betale gebyr. Kommer man 1 gang ud af 4 koster det kr. 400 i gebyr. Kommer man slet ikke til de 4 arbejdsweekender koster det kr. 800 i gebyr. Det er nok at én fra husstanden deltager, og kan man kun deltage et par timer, tæller det også. Det er medlemmernes eget ansvar at blive krydset af på listen, og medlemmerne opfordres til at hjælpe hinanden med at alle bliver krydset af, så ingen risikerer at blive opkrævet for gebyr, selv om de rent faktisk har deltaget. Alle stemmer for: Vedtaget. Opfordring til at holde fest efter arbejdslørdagen I juni: Festudvalg. Mette Munkholm (32) + Keld (71) + Birgit (31) + FLERE ER VELKOMNE! 4.4 Opkanter ved indkørsler Lars Kjølbo præsenterede forslag: Grundejerforeningen skal give tilladelse til at hver enkelt grundejer kan lave en opkant ved indkørslen, så den ikke bliver så skarp. Det foreslås at vi bliver enige om at lave opkanterne i asfalt, og at de må gå halvt op på kantstene. Fælles regler sikrer at området stadig ser pænt og ensartet ud, selv om nogle får lavet kanter mens andre ikke gør. Forslaget blev vedtaget.

4 4.5 Overtagelse af fællesarealer Tonny orienterede om processen med overtagelse af fællesarealer. Der har været konstruktivt samarbejde med To Skæghøj Aps, som har udstykket området, og som skal overdrage fællesarealerne til grundejerforeningen. Men forskellige ting har gjort at det alligevel har trukket ud, da nye forhold er dukket op, som ingen af parterne har været opmærksomme på fra starten. I slutfasen har det især handlet om afledning af vand fra vejene. Vandet nedsives ikke på grundejerforeningens egen jord, da grundvandet ligger højt. I stedet ledes vandet mod syd-øst langs rønnebærtræerne, ned til forsinkelsesbassinet i lavningen, og videre ud i bækken mod syd/vest. Det er nu konstateret at Kommunen har givet tilladelse til at lede vandet ud i bækken. Tilbage står at vandet ledes i rør over tredjemands mark, men dette ser ud til at kunne løses ved tinglysning af en servitut, som sikrer grundejerforeningen tilladelse til denne rørføring. Bestyrelsen har rådført sig med en advokat for at sikre grundejerforeningens interesser bedst muligt. Da sagen ser ud til at kunne løses i løbet af få uger, indstiller bestyrelsen at grundejerforeningen fortsætter med at holde grønne arealer m.v. som om de allerede var overtaget. Taget til efterretning. Ingen spørgsmål eller kommentarer. 4.6 Tilsyn med legepladser 3 valgt til udvalg sidste år. Udvalget skal tjekke at legeredskaberne er i orden. Lars Kjølbo har lavet en liste, som udvalget kan bruge. Listen underskrives og afleveres til bestyrelsen. Det er ikke kun udvalget der har ansvaret for at tingene er i orden - hvis nogen opdager noget skal vi sige til. Det blev påpeget at trampolinen skal rettes ud og fastgøres ordentligt, da den har været blæst løs under stormvejr. Mette (32) og John (73) melder sig. 5. Budget: Jørgen fremlagde budget. Er baseret på at vi selv holder vold og plantebælte, men græsslåning hele året, gødskning, sprøjtning m.v. er indregnet som omkostning. Muligvis sat lidt for højt, men vi vil gerne være på den sikre side. Underskud på , men stadig positiv likviditet. Af underskuddet er de ca dog afskrivninger, så reelt taler vi om et effektivt underskud på ca kr. Vessøhøj er i gang med at blive udmatrikuleret i 13 enkelte grunde. Når disse er endeligt udmatrikuleret skal den der ejer dem på det tidspunkt betale kontingent. Da det er uvist om det sker i år, er hverken indtægter eller udgifter indregnet i budgettet. Jens Ole: Er der fast pris på gødning og sprøjtning. Jeppe: Faste priser pr. enhed, og et skøn på mængder og timer. Kontingent fastholdes på kr ,- Budget og kontingent vedtaget. 6. Valg til bestyrelsen

5 Tre bestyrelsesmedlemmer udtræder ifølge vedtægterne: Jeppe, Jørgen, Tonny. Jeppe genopstiller, men Jørgen og Tonny genopstiller ikke. Lars Kjølbo ønsker at udtræde. Der var ikke nogen af de tilstedeværende der ønskede at opstille til bestyrelsen, og dirigenten måtte derfor konstatere at der ikke kan vælges en ny bestyrelse. Der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling hurtigst muligt. Nuværende bestyrelse fortsætter indtil ekstraordinær generalforsamling er afholdt. 7. Valg af revisorer De to revisorer, Jakob Backs (34) og Jimmy (41) blev genvalgt. 8. Eventuelt Fodboldmål: Forslag om at vende dem om, for at se om det giver færre problemer med bortløbne bolde. John: Kan vi få lov til at fælde de døde træer, som står yderst, ud mod stamvejen. Jens Ole mener de star på den storparcel som To Skæghøj ejer, og han vil gerne fælde dem, så de evt. kan bruges som Skt. Hansbål. Referent: Tonny Godkendt af bestyrelsen: Bilag: 1: Regnskab for : Budget for 2011

6 Grundejerforeningen Vessøvej - Årsregnskab 2010 Resultatopgørelse for 2010 Indtægter Medlemskontingent ,00 Renteindtægter 20,95 Indtægter i alt ,95 Omkostninger Vedl. grønne arealer 4.652,87 Snerydning ,00 Konsulentbistand 8.079,50 Forsikringer 2.399,00 Arrangementer 2.349,95 Kontorhold 225,00 Renter af lån 8.432,16 Afskrivning på legeplads ,50 (der afskrives 10% årligt) Omkostninger i alt ,98 Resultat 7.271,97 Balance pr. 31. december 2010 Aktiver Legeplads (Sum af byggeudgifter - afskrivninger) ,20 Bankkonto pr ,93 Aktiver i alt ,13 Passiver Egenkapital primo ,00 Årets resultat 7.271,97 Egenkapital ultimo ,97 Banklån pr ,16 (afdrag per måned: 1335 kr.) Skyldige omkostninger ,00 Passiver i alt ,13

7 Grundejerforeningen Vessøvej Budget Før generalforsamlingen Indtægter Medlemskontingent 2011 (41 x 1500) ,00 Renteindtægter 100,00 Indtægter i alt ,00 Omkostninger Forsikringer 2.300,00 Arrangenmenter 2.000,00 Advokat (betaling afsat i budget for 2010) 6.000,00 Kontorartikler 500,00 Vedligehold af grønne arealer ,00 Snerydning ,00 Afskrivninger (10% af anskaffelsesværdi) ,50 * Afsat til vejfond ,00 Renter af lån 8.000,00 Omkostninger i alt ,50 Resultat ,50 Afdrag på lån pr. år ,00 Bankkonto per ,93 Årets resultat afskrivninger ,00 Skyldige omkostninger fra ,00 Afdrag på lån ,00 Bankkonto pr ,93

8 Legeplads - anskaffelser og afskrivninger Anskaffelser 2009 kr ,40 Anskaffelser 2010 kr ,54 Samlet anskaffelsesværdi ,94 Afskrevet 2009 (10% af anskaf.værdi) (12.021,24) Afskrevet 2010 (10% af anskaf.værdi) (15.610,50) Ultimo værdi ,20 Afskrives 2011 (10% af anskaf.værdi) (15.610,50) Ultimo værdi 2011 kr ,70