REFERAT Møde: Bestyrelsesmøde 08-2018 Dato: Torsdag den 15. november kl. 16:00 fredag den 16. november kl. 16:00 Sted: Deltagere: Vingsted Kursus- og kongrescenter, Bredsten Bestyrelsen: Peter Bjerremand PB, Christian Hangel CH, Jens Haugaard JH, Søren Johnsen SJ (suppleant), Ditte Juel DJ, Line Markert LM, Anne Skovbølling AS, Henrik Voldsgaard HV Sekretariatet: Henrik Blakskjær HB (kun punkt 3.2 og 5) og Christian Lerche CL Gæster: Sejlsportsligaens bestyrelse (punkt 7) Afbud: Thomas Ebert TE 1. Godkende dagsorden og ansvarlig for kommunikation fra mødet (beslutning) LM bød velkommen. Dagsorden blev godkendt. SJ påtog sig at kommunikere fra mødet. 2. Referat møde 07-2018 Ift. OL-udtagelseskriterier, blev foreslået at se på, om det er nødvendigt at stille krav om deltagelse i dyre oversøiske stævner, hvis udtagelsen er afgjort på forhånd. Referatet blev derefter godkendt. 3. Bestyrelsens og sekretariatets arbejde (orientering) 3.1. Ledelsens rapport CL fremhævede, at der fortsat ikke er fundet en løsning på spørgsmålet om afslutning af økonomien omkring KC Øst i styregruppen. Aftalen om KC Vest ligger nu klar til underskrift. CL bad om bestyrelsens holdning til at søge en aftale om etablering af et Meeting Point til OL i Enoshima - i første omgang til at afklare mulighederne i en pavillon, der har samme ejer som hotellet, der vil blive benyttet op til og under OL. Bestyrelsen var på det foreliggende grundlag ikke klar til at tage stilling til spørgsmålet men bad om et oplæg vedr. behov, værdi og økonomi. Det blev bl.a. fremført, at nogle kommercielle partnere, medier og interessenter havde haft stor glæde af tidligere Meeting Points, men at det omvendt var en stor økonomiske belastning formentlig særligt i Japan. Bestyrelsen tog i øvrigt rapporten til efterretning. 3.2. Økonomirapport Der forelå ikke en økonomirapport til dette møde. 3.3. Formandens rapport LM uddybede den skriftlige rapport. Ved mødet i styregruppen med Team DK, havde organisationens ledelse understreget, at udviklingen i finansieringsforholdet mellem Team DK og DS indebærer, at Team DK både betaler 1
et fortsat større beløb og en større andel af samarbejdet. Parterne var i øvrigt tilfredse med samarbejdet, og der blev indgået aftale for 2019. Ved møderne i WS i Sarasota, Florida, havde der været særligt fokus på valg af events til OL i 2024, hvor Finn-jollen definitivt var taget ud af programmet, da man erstattede det blandede en-personers jolle event med et nyt blandet to-personers kølbådsevent. I den nordiske gruppe har Finland efterfølgende spurgt ind til den nordisk/baltiske stemmeafgivelse. Omkring Sejlsportscentret, står det klart, at ASK ikke flytter ind, men søger egen løsning på havnen. Bestyrelsen tog formandens rapport til efterretning. 4. Strategi for Dansk Sejlunion Der forelå en præsentation som oplæg til drøftelse af strategi med beskrivelse af det strategiske udgangspunkt, forslag til retning for udviklingen, mulige handlinger, der kan bringe DS mod målene, og en række øvrige punkter, der er udtrykt interesse for. Drøftelsen var lang og bred, og kan ikke refereres i detaljer. På baggrund af drøftelsen er præsentationen rettet til, og der blev udarbejdet en kort version til brug ved Klubkonferencen. Den gennemgående linje i bestyrelsens drøftelse var en anerkendelse af det meget stramme strategiske udgangspunkt (stram økonomi og store, eksterne forpligtelser) samt ønsket om at have særligt stor opmærksomhed om: Styrkelse af klubbernes kompetencer, DS tilbud til klubudvikling og konkrete koncepter for aktiviteter i og drift af sejlklubber. Værktøjskassen skal videreudvikles og synliggøres bedre. Styrkelse af fritidssejlernes kompetencer både gennem de formelle uddannelser og mere ad hoc baserede uddannelsestilbud fra DS og koncepter for kurser i klubberne. Opprioritering af arbejdet for de mange børn og unge, der ikke gribes af konkurrencesporet i ATK. Der skal i kommunikationen generelt være mere fokus på sejlads, sejlere og klubber mindre på organisationen Dansk Sejlunion. Fokus på foreningskultur og frivillighed. Større åbenhed i sejlsporten i forhold til det omgivende samfund, samfundsmæssigt ansvar og bæredygtighed. Bedre evne til at arbejde kommercielt for at tiltrække sponsorer og samarbejdspartnere. Behov for langt større synlighed og aktiv, dynamisk kommunikation. Indkludere nogle af de nye initiativer fx U29, Youngsters og WoW. Et udkast til strategi skal godkendes på næste møde. Det er intentionen at formulere specifikke strategier på en række områder. 5. Budget 2019 andet udkast HB præsenterede ledergruppens forslag til budget for 2019, der var udsendt til bestyrelsen samt specifikationer vedr. talent- og eliteområdet. Overordnet set er det lykkedes at få balance i budgettet. Et væsentligt bidrag hertil er et nyt fondsfinansieret projekt, som snart ventes offentliggjort. Projektet vil optage væsentlige medarbejderressourcer, der tidligere har kunnet disponeres mere frit i forhold til strategiske prioriteter. Et anden væsentlig element, 2
der er faldet på plads, er aftalen med Team Danmark for 2019. Samarbejdet holdes på uændret niveau. Der blev spurgt om budgettet for IT. Der vurderes at være plads nok til udvikling af bl.a. ny hjemmeside. En del af vores udgifter på området ligger under løn til egen medarbejder. Der er desuden fokus på billige, åbne løsninger og standardredskaber. Der blev spurgt til udgiften til internationale relationer. Der er tale om et bruttobeløb inkl satsningen i WS, som delvis finansieres af DIF. Der blev spurgt til lånefonden, som er en stor reservation af egenkapitalen, men som kun bruges lidt. Lånefonden fastholdes og søges kommunikeret bedre. Skal derefter vurderes igen. Bestyrelsen drøftede platformen Manage2Sail, hvor der nu indføres betaling for klubbernes anvendelse så betalingen dækker de direkte udgifter. Bestyrelsen besluttede at tilføre 50 tkr. ekstra på budgettet for 2019 til udvikling af kapsejladsledere med henblik på at øge antallet af uddannede, unge og aktive kapsejladsledere. Kapsejladsledergruppen bedes konkretisere indsatsen. Bestyrelsen tog budgettet til efterretning. Budgettet skal endelig godkendes på næste møde. Ledelsen fik grønt lys til at handle ud fra budgettets ramme på de områder, hvor det er nødvendigt. 6. Revision af vedtægter LM havde udarbejdet oplæg til revision af sejlunionens vedtægter. LM præsenterede de overordnede tanker, hvor ændringerne samlede sig i tre grupper: Forenkling af formålsbestemmelsen, så punkterne vedr. vision, mission og værdier erstattes af en kort formålsbestemmelse, som alene betoner, at DS er sat i verden for at beskæftige sig med fritidssejlads i enhver form samt kapsejlads for sejl. Kredsene udgår af vedtægterne. Oprydning, fx i dobbeltformuleringer samt sproglige eller administrative forenklinger særligt vedr. generalforsamling og bestyrelse. Bestyrelsen var generelt enig i oplægget, der blev justeret på enkelte punkter. Der var opbakning til at forenkle formålsbestemmelsen og lade vision, mission og værdier udgå. For så vidt angår kredsene, fandt bestyrelsen, at DS skal finde en konstruktiv måde at understøtte det lokale/regionale samarbejde på. Disse samarbejder har eller kan fortsat have værdi nogle steder. Dette behøver ikke fremgå af vedtægterne men i hvert fald af strategien. Der blev talt om indberetning af medlemstal, som vi skal prøve at forenkle. Det er et væsentligt problem, at nogle klubber indberetter forskellige tal til DIF og til deres egen kommune. Spørgsmålet om brug af fuldmagter til generalforsamlingen blev drøftet. Proceduren forenkles (frist afkortes fra 7 dage til 48 timer), og der indskrives en begrænsning på antallet af fuldmagter, en klub kan bære. 3
Bestemmelserne om bestyrelsesvalg og antal bestyrelsesmedlemmer justeres for at præcisere, at intet bestyrelsesmedlem kan sidde i mere end otte år. (I dag står der genvalg tre gange, så - hvis man i en periode vælges skævt - kan man reelt ikke sidde i otte år.) Antal bestyrelsesmedlemmer blødes op til 6-8 (mod 8 nu). Formålet er at sikre, at bestyrelsen er funktionsdygtig, selvom der sker forfald i en periode. Det er fortsat bestyrelsens opfattelse, at bestyrelsen bør bestå af 8 personer. Bestyrelsen drøftede i den forbindelse, hvordan bestyrelsen bedst sammensættes (fx på baggrund af kompetencer eller repræsentation af interesser), og hvordan vi tiltrækker kandidater. Det var den generelle opfattelse, at kompetencer er vigtigere end at repræsentere forskellige interesser. Bestyrelsen tilkendegav, at der kan offentliggøres en artikel om bestyrelsesarbejdet i god tid inden processen påbegyndes i 2019. Bestyrelsen fandt, at der ikke længere er behov for at offentliggøre referater fra bestyrelsesmøderne, efter DS er begyndt at offentliggøre en kort kommunikation umiddelbart efter møderne. Bestyrelsen vil arbejde videre med overvejelser om, hvordan den nuværende struktur kan udbygges med flere faglige fora (eventuelt udvalg, arbejdsgrupper eller netværk), der nedsættes for en konkret opgave eller længere perspektiv. Der skal kigges på formuleringerne om Ordensudvalget, herunder overvejes eventuel tidsbegrænsning på valg samt at gøre valgperioderne forskudte (halvdelen hvert år, forskudt henholdsvis på lige og ulige år). Der skal ses på behovet for tillæg om præmieregulativ og medieregulativ. De baserer sig på gamle bestemmelser hos henholdsvis ISAF (nu WS) og DIF. Findes begrundelsen fortsat? 7. Sejlsportsligaen Bestyrelsen havde modtaget et dokument med status for sejlsportsligaen, de nye initiativer (Youngsters og WoW), tankerne om et samarbejde med DS om Den røde Tråd for unge, der ikke følger et talent-/elite-spor samt tanker vedr. fremtidigt samarbejde med DS. Bestyrelsen skulle tage stilling til, om der fortsat skal ydes støtte til Sejlsportsligaen (400 tkr. årligt), og om der skal arbejdes på at få sejlsportsligaen integreret i Dansk Sejlunion igen. Bestyrelsen udtrykte stor anerkendelse til Sejlsportsligaen for de resultater, der er opnået, den høje energi, de igangsatte initiativer og den meget intensive og gode kommunikationsindsats. Der er opnået meget i forhold til budgettet. Bestyrelsen konstaterede, at flere af de nye initiativer falder uden for Sejlsportsligaens egen formålsbestemmelse, men at der var rigtig godt, at de var sat i gang. Det ville være ønskeligt, hvis den energi kunne udnyttes i DS, og hvis de igangsatte initiativer kunne integreres i DS. Der var en række kommentarer, som skal iagttages: DS støtte og opbakning til Sejlsportsligaen mv. skal synliggøres langt bedre af både Sejlsportsligaen og DS. Støtten fra DS er en forudsætning for, at Sejlsportsligaen kan fortsætte. Man skal passe på, at en eventuel integration i DS ikke dræber energien i ligaorganisationen. Selvom kun 135 unge har deltaget i Youngster Camps, er konceptet nået meget længere ud, og målgruppen er begyndt at identificere sig som youngsters. 4
Det blev diskuteret, hvordan balancen mellem en professionel organisation og frivillige hjælpere kan håndteres. Det blev fremført, at der ikke virkede til at være problemer med at rekruttere frivillige til Sejlsportsligaens aktiviteter. Flere understregede, at man skal være opmærksom på ikke at oversælge J/70 erne. Meget kan opnås i andre bådtyper. DS anbefaler dog selv J/70 som klubbåd. Det blev nævnt, at der på ungdomsområdet sker andre spændende ting end Youngsters, fx U29-projektet, der er startet af ungdomsnetværket. Der skal stilles krav om øget fokus i Sejlsportsligaorganisationen på klubudvikling og hos begge parter på samarbejde mellem DS klubkonsulenter og Sejlsportsligaen. Bestyrelsen fandt sammenfattende, at det giver rigtig god mening at fortsætte med at støtte Sejlsportsligaen, og at der skal arbejdes på at integrere Sejlsportsligaen i DS i videst muligt omfang. De ovennævnte synspunkter skal iagttages. I den videre del af dette dagsordenspunkt deltog repræsentanter for Sejlsportsligaforeningens bestyrelse og de ansatte. (Der er i samarbejdsaftalen aftalt et årligt møde.) Peter Wolsing gav en kort introduktion baseret på hovedpunkterne i det dokument, bestyrelsen havde modtaget. Han nævnte, at organsiationens ressourcer er udnyttet over bristepunktet, og at det ikke kan fortsætte. Der er budgetteret med et underskud på ca. 200 tkr. i 2019. Han fandt, at der havde været meget positive signaler fra DS i forhold til et nærmere samarbejde. Ikke mindst med udgangspunkt i et projekt om Den røde Tråd. PW sagde, at ligaorganisationen trives godt i rollen som et Innovation Lab for sejlsporten. Sammenfattende var Sejlsportsligaen interesseret i et meget tættere samarbejde - eventuelt en integration, inden for rammer hvor udviklingsdynamikken kan bevares. LM orienterede om bestyrelsens positive indstilling, herunder beslutningen om fortsat støtte og ønsket om tættest muligt samarbejde. Ligarepræsentanterne takkede for støtten. Fra Ligaens side blev der efterspurgt adgang til medarbejderressourcer i DS, fx fra klubkonsulenterne. HV betonede bestyrelsens anerkendelse af arbejdet og resultaterne, herunder at DS kan lære meget af Sejlsportsligaen. Han understregede, at DS ressourcer også er udnyttet intensivt. Vi skal huske, at der er mange røde tråde (ikke kun J/70). Dette synspunkt blev bekræftet af Sejlsportsligaens repræsentanter. Der var en fælles forståelse af behovet for tæt samarbejde eventuelt i form af en integration, hvor initiativ og dynamik skal bevares, og hvor parternes styrker og ressourcer udnyttes til fælles gavn. På den baggrund blev det besluttet at nedsætte en arbejdsgruppe med deltagelse af Jørgen Thorsell, Peter Wolsing, Line Markert og Christian Lerche. (Efterfølgende har Søren Trolle oplyst, at han også deltager.) 8. Status for kommunikation efter lukning af Sejler Der var udsendt et dokument med sekretariatets vurdering af status for kommunikationsindsatsen set i forhold til de mål, der var opstillet som grundlag for lukningen af bladet Sejler. Der forelå også et oplæg til hjemmesideprojektet Sejlsport.dk 4.0. CL opsummerede notatets indhold med fokus på udbredelsen af nyhedsbrede, aktiviteten på sejlsport.dk samt de mange Facebook platforme. Selvom der ikke er udsendt så mange 5
nyhedsbreve, som der var ambition om, er den overordnede konklusion, at de mål, som lå til grund for beslutningen, er opnået. Bestyrelsen havde allerede under strategidrøftelsn understreget ønsket om større synlighed, større tilstedeværelse på sociale medier og kommunikation gennem klubberne. Der blev opfordret til at stræbe efter langt flere følgere på Facebook og at kommunikationen gøres mindre kontrolleret i sin form. Bestyrelsen konstaterede, at oplægget til ny hjemmeside lå inden for de rammer, der tidligere var udstukket af bestyrelsen, og at det kan iværksættes nu, hvor budgettet er ved at være på plads. 9. Klubkonferencen Bestyrelsen fordelte sig på de forskellige programpunkter. Bestyrelsen drøftede, hvad der skal formidles under programmet mød bestyrelsen. Der vil især blive orienteret om arbejdet med strategi samt revision af vedtægter. 10. Hovedpunkter i kommunikation fra mødet Bestyrelsen gennemgik kort mødets hovedkonklusioner, der kommunikeres straks efter mødet. 11. Eventuelt Bestyrelsen drøftede deltagelsen på Boat Show 22.-24. februar og 28. februar 3. marts 2018. DJ har påtaget sig en koordinerende rolle mellem bestyrelsen og sekretariatet. HV tilbød at deltage i planlægningen. Det er vigtigt, at bestyrelsen er aktivt til stede. Der udsendes en Doodle-afstemning til fordeling af bestyrelsesmedlemmerne på de enkelte dage. Der fremkom følgende idéer til indhold: Bed ungdomsnetværket bidrage med aktiviteter og personer på standen Vis sejlsportens mangfoldighed mange røde tråde gerne med repræsentation fra mange forskellige sejlertyper og klubtyper Gør sejlsporten til sport Promovere klubberne Vigtigt med gode billeder Vis både bredde og elite Næste møde: 12. december 2018 kl. 15-20 i Idrættens Hus i Brøndby. 6