Rettelsesbrev nr. 1 Der er indkommet følgende spørgsmål til udbudsmaterialet. Kopi af forsikringspolice skal vedlægges tilbuddet. Er det nok med en kopi af forsikringscertifikat, som viser, at forsikringen er i kraft? Svar: Der kan fremsendes kopi af forsikringscertifikat. Der gøres opmærksom på, at vi til enhver tid kan bede om en kopi af forsikringspolicen. Spørgsmål til dækningssum: Forsikringen skal gælde et ubegrænset antal skader. I praksis kan man ikke forsikre et ubegrænset antal skader, da der vil være en øvre total dækningssum på en almindelig erhvervsansvarsforsikring. En forsikring uden øvre grænse vil være uforholdsmæssigt dyr. Fastholdes kravet om, at forsikringen gælder ubegrænset? Svar: Se Særlige Betingelser, 6, stk. 1 supplement. Revisorpåtegnet erklæring om omsætning i forbindelse med opgaver svarende til denne kontrakt i de 3 seneste regnskabsår kræves. Hvad forstås ved svarende til denne kontrakt? Svar: Opgaver der svarer til denne vil være containerkørsel, tømning og kørsel med dagrenovation mm. I referencelisten er ligeledes krævet referencer svarende til denne kontrakt, herunder bl.a. beløb. Vil det være samme omsætning som ovennævnte? Svar: Referencelisten skal være udspecificeret så man kan se omsætningen på den enkelte reference. Prisen skal beregnes så hver enkelt container bliver sat der hvor den bliver taget? dvs. fra containerplads til modtager og retur igen?
Svar: Ja det er korrekt men under hensyntagen til optimering af kørsel mellem containerpladserne. I praksis vil containerne (efter tømning) blive brugt til næste opgave på tømningslisten og ikke blive kørt tilbage til afhentningsstedet. Skal alle containere have presenning eller net?? Svar: Transportør er ansvarlig for, at transporterne foregår på lovlig og forsvarlig vis og at der ikke tabes affald. Så presenning eller net vil være nødvendig ved transport af nogle af fraktionerne. Når containerne står på containerpladserne må der ikke være net eller presenning på. Har i nogen statistikker om hvor lang tid modtagere er om at modtage jeres affald? Svar: Nej. Hvad hvis man ikke kan stille med regnskab for de sidste 3 år men kun for de sidste 2? Svar: Nyetablerede firmaer kan fremsende de regnskaber der foreligger i firmaet på udbuds tidspunktet. Der skal dog påregnes, at vi indhenter flere oplysninger længere fremme i udbuds processen. Kan det betale sig at køre med anhænger over kortere afstande? Svar: Ja, hvor det er muligt skal der køres med anhænger. Transportør forpligter sig til at optimere tømninger og transporter efter de bestillinger der indløber fra containerpladserne. Tilbudslisten side 10, post nr. 8, her står kopi af erhvervsansvarspolice skal vedlægges tilbuddet, kan vi vedlægge et forsikringscertifikat i stedet, der viser forsikringens gyldighedsperiode og dækningsomfang? Vor police er på over 60 sider. Svar: Der kan fremsendes kopi af forsikringscertifikat. Der gøres opmærksom på, at vi til enhver tid kan bede om en kopi af forsikringspolicen.
Post 3.2.1 vedrørende bestilling af tømninger. Hvor mange tømningsbestillinger modtager entreprenøren dagen før tømning ønskes pr. år, og hvor mange bestillinger med 2 timers varsel modtager entreprenøren pr. år? Svar: Se Udbudsbetingelser, Generel beskrivelse af procedure ved tømning, 3.2.1. Alle tømningsbestillinger er med 2 timers varsel da maksimal godkendt ventetid fra bestilling af tømning er 2 timer. Hvor stor en procentdel af udførte containertømninger er i 2013 kørt som forvogns- + påhængsvognstræk? Svar: Der findes ikke nogle tal på den kørsel der foregår mellem containerpladserne. Fraktioner der køres ud af kommunen skal altid køres med forvogn/hænger. Post 3.2 side 7 Containertømning første afsnit står at tømning består af afhentning, transport til modtageanlæg, aflæsning og returnering af container med aflevering på standplads. Men på side 8 femte afsnit står at entreprenøren medbringer en tom container til erstatning for den fyldte, hvorved standpladsen er besat. Hvorledes skal vi forstå dette forhold? Svar: Ved afhentning af fyldt container skal der altid medbringes en tom container da der ellers vil være situationer hvor borgerne i en periode ikke kan komme af med affald. Internt mellem containerpladserne vil der derfor være en del logistik. Containere afhentet på en plads vil ikke nødvendigvis skulle afleveres på samme plads såfremt der indløber tømninger fra andre pladser. Side 8 andet afsnit beskriver at efter særlige aftaler med Sønderborg Affald A/S kan kørslen optimeres. Kan de kort beskrive disse muligheder, som jo er fornuftige? Svar: et eks. kunne være fravigelse af 2 timers regel i nogle tilfælde hvor der kan ske kørselsoptimering eller hente/bringe containere udenfor normale åbningstider m.m. 2.5 Option på forlængelse Er det udelukkende SA s beslutning om kontrakten skal forlænges eller har entreprenøren mulighed for at fravælge forlængelsen? Svar: Det er kun Sønderborg Affalds beslutning.
3.2 Opgavens omfang. Hvor stor variation i tømningsantal skal entreprenøren tåle uden anden ændring i enhedspriserne? Normalt sættes der procent antal på dette, da det ikke er fair hvis entreprenøren uden anden form for godtgørelse skal acceptere ubegrænset nedgang i antal tømninger. Svar: Der er ikke fastsat procenter og ingen begrænsning på variation. Se evt. udbudsbetingelser pkt. 3.1 der beskriver udviklingen i antal tømninger over de sidste 7 år. 3.2.1. Afhentning indenfor åbningstid. Hvilke faktorer kan gøre at man kan opnå dispensation for tømning indenfor genbrugspladsens åbningstider. Kan det oplyses på forhånd hvilke pladser der kan dispenseres for og kan man få denne dispensation på forhånd? (dette kan være meget væsentlig for entreprenørens udarbejdelse af tilbud.) Svar: Se udbudsbetingelser pkt. 3.2.1. Alle tømninger skal så vidt muligt ske indenfor containerpladsernes åbningstider. Der vil være mulighed for, at søge dispensation til, at der kan ske tømninger udenfor åbningstiderne. 3.2.1. Kørsel med anhænger. Skal der køres med anhænger når det er muligt eller når det giver mening set i økonomisk aspekt (det er jo i princippet altid muligt at anvende anhænger) Svar: Der skal så vidt det er muligt køres med anhænger. 3.2.1 Tømningerne skal ske i den rækkefølge, bestillingerne indløber Er det ikke nok at frister overholdes? Det vil i videre udstrækning give entreprenøren mulighed for at planlægge og udføre tømningerne mere økonomisk og bedre miljømæssigt Svar: Jo det er nok at frister overholdes. Er det rækkefølge pr. genbrugsplads eller rækkefølge pr. indmeldt tømning? f.eks. tømning 1 i Guderup, 2 Glansager, 3 Gråsten osv. i så fald vil det resultere i mange spild kilometer samt forhøjede tømningspriser. Svar: Rækkefølge pr. indmelding. Vi skal undgå spild kilometer. Hvor står erstatningscontainer placeret? Svar: Hos tilbudsgiver
3.2.1 Maksimal godkendt ventetid fra bestilling af tømning er 2 timer Menes der 2 timer for påbegyndelse af tømning på den respektive genbrugsplads, eller gælder det for samtlige tømninger, også hvis der bliver meldt 8 tømninger ind på 8 forskellige genbrugspladser. Bliver der så bestilt flere tømninger pr. gang og evt. fra flere pladser vil det kræve endnu mere ekstramateriel, begge dele med væsentligt øget omkostninger til følge. Ofte gives 24 timers respons, og så en evt. mulighed for hastetømninger ved merbetaling, kunne det være et alternativ? SA bør forklare grundigt hvordan denne 2 timers regel skal tolkes, da denne faktor kan have meget stor betydning for enhedsprisen og antallet af indkommende tilbud. Svar: Se udbudsbetingelser, Generel beskrivelse af procedure ved tømninger 3.2.1. 3.2.1 Registrering af bestilling. Det system hvor der bestilles og noteres tømninger som SA skal have adgang til er det noget der stilles til rådighed af SA? Svar: Hardwaren der skal bruges i lastbilerne indkøbes af entreprenøren. Sønderborg Affald investerer i software og opdateringer. 3.2.1. Oprydning Hvad er timeprisen hvis SA s ansatte skal rydde op efter overfyldt container for entreprenørens regning? Svar: Timeprisen er kr. 350,00 ex. moms. 3.2.1 Prisen for tømninger skal være enhedspriser, der dækker tømninger på alle tidspunkter, herunder søn- og helligdage. Kan det oplyses ca. hvordan tømninger fordeler sig på hverdag og sønne-/helligdage? Var det evt. muligt at der angives en merpris for tømninger på søn-/helligdage Svar: Nej. Se Udbudsbetingelser, generel beskrivelse af procedure ved tømninger 3.2.1, sidste afsnit. 3.2.1. Bestilling af tømninger. Hvornår bestilles tømninger? Ved arbejdsdagens ophør, i løbet af dagen i takt med at containerne bliver fulde eller? Svar: I løbet af dagen i takt med at containerne er fulde.
3.3 Ændringer i containertyper og -størrelser må forventes. Entreprenøren forpligter sig til indenfor 2 måneder at stille anden containertype/containerstørrelse til rådighed. Er der tale om ændring inden for de tilbudte modeller eller kan der være tale om helt andre modeller/størrelser (sidste vil medføre en større risiko for entreprenører og dermed formentlig højere pris)? Svar: Der er tale om ændringer indenfor tilbudte størrelser og andre modeller. Hvor mange ombytninger pr. år er der tale om ca. det kan være forbundet med en del ekstra omkostninger hvis entreprenøren pludselig får en del overskydende materiel grundet denne ombytnings klausul uden restriktioner. Svar: Ukendt antal Skal de tilbudte containere være præcis de størrelse der står i pkt. 3.3 eller er det i f.eks. at tilbyde en 36 m 3 i stedet for en 33 m 3 så størrelserne følger vognmandens gængse størrelser og dermed har større buffer tilgængelig og hurtigere levering ved bestilling af ekstra materiel. Svar: Dette aftales hver gang der er ændringer mellem Sønderborg Affald og entreprenøren. 3.3.1. Flytter personalet på genbrugspladserne selv rundt på materiellet på pladsen med f.eks. gummiged? Svar: Nej 3.3.2 Det er entreprenørens ansvar at montere skiltene / plakaterne inden fem arbejdsdage samt eventuelt udskifte beskadigede plakater / skilte i nødvendigt omfang. Hvor ofte kan man forvente ny/ændre skilte/plakater? Svar: Efter behov, nye containere skal altid have vores skilte på Plakater: skal de limes på, hvor længe skal de kunne holde, skal evt. plakatrester fjernes? Svar: Klistres på containeren. Kan holde længe og ja såfremt et skilt er defekt skal limrest fjernes inden nyt skilt monteres.
3.4 Farvekombination. Kan dette punkt ikke fraviges såfremt bilerne der er primært på opgaven er af samme farvekombination. Her tænkes der på spidsbelastninger, nedbrud etc. Svar: Jo 3.4.1. krav til køretøjer Kan kravet om Euro VI motorer fraviges ved spidsbelastninger, nedbrud etc.? Svar: Ja i særlige tilfælde Kan der benyttes wirebiler ved spidsbelastninger, nedbrud etc.? Svar: Nej der skal benyttes kroghejsebiler Bliver enhed til elektronisk indrapportering stillet til rådighed af SA eller skal entreprenøren afholde denne omkostning? Svar: Enheden der monteres i lastbil betales af entreprenøren. Sønderborg Affald betaler software. Hvad forventes der af tilladt lastevne? Svar: Nuværende køretøjer har lastevne på 14700 kg 3.6 forsøg omkring nye fraktioner Hvad forstås/(indeholder) ved at "medvirke til at finde den rigtige løsning uden ekstrabetaling"? Svar: At dialog og møder mellem entreprenøren og dennes kørselsleder sker uden ekstrabetaling. Ekstra transport/køretid/arbejdstid på biler, kan det forekomme og skal entreprenøren selv dække disse omkostninger. I så fald, i hvilket omfang kan det så påregnes at skulle deltage i forsøg? Svar: Der vil altid ske afregning såfremt der sker ændring i containertype/størrelse eller ekstra transport. 3.7. Kørselsruter SA bør allerede nu anvise de kørselsruter de forbeholder sig ret til, da dette kan have stor indflydelse på tømningsprisen. Svar: Se tilbudsliste. Her står den forventet afstand til de modtageanlæg vi pt. benytter. Entreprenøren forpligter sig til at optimere kørsel så snart det er muligt.
4.3.3. Klager over mandskab. Hvem afgør hvornår der er tale om dårlig service, opførsel etc. personalet på genbrugspladserne? Svar: Det gør Sønderborg Affald 5.2 Entreprenøren forpligter sig til hver måned at fremsende elektronisk oversigt indeholdende oplysninger om kørte km samt brændstofforbrug i forbindelse med kørsel for Sønderborg Affald A/S. De biler der vil blive anvendt til denne opgave vil formentligt også skulle kører på andre opgaver, hvorfor det vil være forbundet med en del administration at skulle holde styr på disse oplysninger. Hvilket vil fordyre opgave og prisen. Er det muligt at dette krav kan bortfalde eller reduceres til nogle gennemsnits værdier for de anvendte biler (f.eks. gennemsnitlig brændstofforbrug pr. km og ca. kørte km på opgaven)? Indrapportering elektronisk. Er det evt. nok med et excel-ark 1 gang om måneden? Svar: Krav til indrapportering om kørte km samt brændstofforbrug kan ikke bortfalde. Indrapportering en gang pr. måned er tilstrækkeligt. Særlige betingelser: e Godtgørelse for ekstraordinære prisstigninger Man har valgt at sige: Denne bestemmelsen er ikke gældende for dette udbud.. På e stk. 1, men ikke 2 og 3, i det der i 2 og 3 henvises til a. Det antages at være en fejl i copy/paste processen. Bekræft venligst. Svar: Vi bekræfter der er en fejl. Det skal rettelig hedde e stk.2 og e stk. 3. Men hvorfor har man valgt at fravige en eller rimelig del af kontrakten? Svar: Fravigelserne e stk. 1, e stk. 2 og e stk. 3 annulleres hermed. Er det sådan at der kan laves en aftale om at beholde nogle af de nyeste containere hvis det bliver os, eller er det helt nye containere vi skal starte op med? Svar: Tilbuddet skal være baseret på nye containere.