Containertømning og containerleje. Udbudsbetingelser. Juli 2014

Transkript

1 Juli 2014

2 Indholdsfortegnelse 1 Orientering Indledning Udbyder Bilag 4 2 Udbudsvilkår Udbudsform Udbudsmaterialet Udbud og licitation Tidsplan og vedståelse Option Forbehold Alternative tilbud Tilbudets omfang Kriterier for tildeling af ordren 6 3 Specifikation af entreprisen Opgavens omfang Containertømning Generel beskrivelse af procedure ved tømning Containerpladser Vejrlig Kørselsstop Containerleje Materiel Skilte / plakater Entreprenørens kørende materiel Krav til bilerne Driftsstop Mandskab Organisation, træffetider og kontorhold Modtageanlæg 14 4 Kvalitetsstyring Generelt Optimering af samarbejde Måleparametre for kvaliteten af indsamlingsarbejdet Forsinkede afhentninger Fejl ved afhentninger eller aflevering Klager over mandskab Beregning af bod Almindelig bod for forsinkede afhentninger Side 2 af 21

3 4.4.2 Bod for fejl ved afhentninger eller aflevering Klager over mandskab 18 5 Økonomi og betaling Tilbud Betaling Regulering Containertømning Containerleje 19 6 Bilag bilag Side 3 af 21

4 1 ORIENTERING 1.1 Indledning 1.2 Udbyder 1.3 Bilag Udbuddet omfatter transport af containere fra Sønderborg Affald A/S s 8 containerpladser (i det efterfølgende benævnt containerpladser) til tømning på behandlingsanlæg, forbrændingsanlæg og deponi mv., samt leje af containere til opstilling på containerpladserne. Kontraktens varighed er 4 år med start den Udbyder har option på forlængelse af kontrakten i op til 2 år. Transporten omfatter årligt ca containere til tømning. Mere end 90 % af tømningerne foregår på anlæg beliggende indenfor Sønderborg Kommune. Leje af containere omfatter ca. 170 containere af forskellig størrelse og type. Udbyder og ordregiver er: Sønderborg Affald A/S Ellegårdvej Sønderborg info@sonfor.dk Tlf. nr Fax. nr Sønderborg Affald A/S er en del af Sønderborg Forsyning. Sønderborg Affald A/S varetager den daglige drift og håndtering af Sønderborg Kommunes affald og genbrug. Sønderborg Affald A/S varetager administration, håndtering og behandling af affald fra personer, fordelt på ca husstande. Hertil kommer ca sommerhuse og ca virksomheder. Som bilag til udbudsmaterialet er vedlagt oversigtskort med placering af containerpladserne Side 4 af 21

5 2 UDBUDSVILKÅR 2.1 Udbudsform Opgaven er udbudt som offentligt udbud i henhold til udbudsdirektivet, bekendtgørelse nr. 712 af udstedt i medfør af Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts Udbuddet er annonceret ved udbudsbekendtgørelse i EU tidende 07/07/2014, dokumentnummer Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale omfatter: Udbudsbrev, dateret Udbudsmateriale, indeholdende: Særlige betingelser Tilbudsliste Bilag 2.3 Udbud og licitation Forhold i tilbudsperioden, herunder afholdelse af eventuelt informations- og spørgemøde, frist for modtagelse af spørgsmål og afsendelse af rettelsesblade fremgår af udbudsbrevet. Tid og sted for aflevering af tilbud fremgår af udbudsbrevet. 2.4 Tidsplan og vedståelse 2.5 Option 2.6 Forbehold Kontraktens varighed er 48 måneder med begyndelse den og afslutning den Tilbud skal være bindende i 3 måneder fra tilbudsfristens udløb. Sønderborg Affald A/S har option på forlængelse af kontrakten i op til 2 år fra den Forlængelsen af kontrakten skal minimum have en varighed på 1 år og kan fordeles på to forlængelser. Udnyttelse af optionen skal ske inden 6 måneder før ordinært eller forlænget kontraktudløb. Sønderborg Affald A/S skal inden den skriftligt meddele entreprenøren om der gøres brug af retten til option. Ved bedømmelsen af tilbud vil eventuelle forbehold blive vurderet. Såfremt forbehold er af en sådan art, at det efter udbyders skøn er i modstrid med udbudsbetingelserne vil tilbuddet blive betragtet som ikke konditionsmæssigt. Det frarådes derfor at tage forbehold. Eventuelle forbehold skal fremgå klart af tilbuddet og vedlægges som bilag med en beskrivelse af forbeholdets indhold og økonomiske konsekvenser. De tilbudsgivende opfordres til at stille afklarende spørgsmål i tilbudsperioden Side 5 af 21

6 2.7 Alternative tilbud Der modtages ikke alternative tilbud. 2.8 Tilbudets omfang Tilbuddet skal omfatte: Udfyldt og underskrevet tilbudsliste, inkl. bilag som angivet i tilbudslisten. Erklæring om modtagne rettelsesblade, som anført i tilbudslisten. 2.9 Kriterier for tildeling af ordren Ordren tildeles det økonomisk mest fordelagtige tilbud og følgende kriterier bliver lagt til grund for bedømmelsen: Kriterier Vægtning i procent Økonomi 60 Organisation 15 Miljø 15 Kvalitet 10 Sum vægtning 100 Ved evalueringen bliver de enkelte tilbud bedømt efter en pointskala fra 0-10 point, hvor 10 er det højeste. Procentfordeling foretages herefter på baggrund af den foretagne pointgivning. For kriteriet Økonomi foretages evalueringen på baggrund af tilbudssum. Laveste pris tildeles karakteren 10, mens karaktergivningen for de øvrige tilbud sker i forhold til afvigelserne herfra. Under økonomi foretages en vægtning, hvor tilbud på containertømning vægtes 2/3 og tilbud på containerleje vægtes 1/3. For underkriterierne Organisation, Miljø og Kvalitet bliver der foretaget en helhedsvurdering, hvor bedste tilbud/redegørelse tildeles 10 point gange vægtningsprocenten, og de øvrige tilbud/redegørelser tildeles færre point forholdsmæssigt vurderet. Ved Miljø vil der blandt andet blive lagt vægt på, hvor CO2 venlige køretøjerne er, det vil sige, at der bliver set på bilernes brændstoføkonomi, evt. gas - eller ELdrift samt komprimatorens energieffektivitet og læsseformåen Side 6 af 21

7 3 SPECIFIKATION AF ENTREPRISEN 3.1 Opgavens omfang Entreprisen omfatter transport og tømning af containere fra Sønderborg Affald A/S s 8 containerpladser, samt leje af containere. I 2013 var det samlede antal containertømninger 7047, fordelt på typer af containere således: Åbne containere (11 22 m³) = stk. Lukket containere (28 33 m³) = 686 stk. Komprimator = 97 stk. Tømningerne er ujævnt fordelt over året med spidsbelastning omkring bl.a. påske, på enkelte forårsdage samt omkring jul og nytår. Endvidere omfatter opgaven leje af containere. Sønderborg Affald A/S råder i dag over 171 containere inkl. et mindre bufferlager fordelt på følgende containerstørrelser og typer. Container Størrelse / type Antal Åben container 11 m³ 53 Åben container 22 m³ 84 Container med net 33 m³ 5 Papircontainer Lukket 28 m³ m. 6 dobbeltluger 12 Papircontainer Lukket 33 m³ 3 Komprimatorcontainer Standard efter tilbud 14 Det faktiske antal af både tømninger og containere er afhængig af de affaldsmængder og affaldsfraktioner, der fremover modtages på containerpladserne. I de senere år har der været faldende mængder, og antallet af tømninger er over de seneste ca. 7 år faldet med ca. 19 %. De angivne mængder er således et udtryk for forholdene som de var i 2013 hvad angår tømninger og primo 2014 hvad angår antallet af containere. Dette antal vil variere og entreprenøren må tåle en variation over kontraktperioden uden anden ændring i enhedspriserne end pristalsregulering. Sønderborg Affald A/S forpligter sig ikke mere end udover behov. 3.2 Containertømning Containertømning omfatter afhentning af containere på containerplads, transport til behandlingsanlæg, forbrændingsanlæg eller deponi, aflæsning og returnering af containere til containerplads med aflevering på standplads Generel beskrivelse af procedure ved tømning Afhentning af containere skal ske indenfor containerpladsernes åbningstid. Dette gælder især i områder med nærliggende boliger. Efter særlig aftale kan for pladser der ikke ligger tæt på boligområder dog være forhold, som kan give anledning til at dispensere fra dette krav Side 7 af 21

8 Alle transporter skal, hvor det er muligt, køres med forvogn og hænger. Entreprenøren forpligter sig til at optimere kørslen. Pladspersonalet på de enkelte containerpladser står for bestillingen af tømninger. Tømningerne skal ske i den rækkefølge, bestillingerne indløber. Der kan laves særlige aftaler med Sønderborg Affald A/S, så kørslen kan optimeres. Imidlertid skal tømningsfristerne under alle omstændigheder overholdes. Tømningsfristen er: Maksimal godkendt ventetid fra bestilling af tømning er 2 timer Ventetiden bregnes som følger: Pladspersonalet ringer om en tømning, og 2 timer senere er der stillet en tom container på stedet. Tiden nulstilles, når pladsen ikke er åben. Dvs. at en container, der bestilles én time før lukketid skal være byttet senest én time efter åbningstid den følgende åbningsdag. Pladsmanden noterer på bestillingssedlen, hvornår bestillingen er afgivet. Entreprenøren noterer bestillingen i et system, hvor Sønderborg Affald A/S har adgang til at følge bestillingerne. I samme system noteres afhentningstidspunktet, der kan sammenlignes med pladsmandens notat om afhentningstidspunkt. Forsinkelser i over 5 % af afhentningerne anses som misligholdelse af kontrakten. Oprydning efter en overfyldt container, der skyldes for sen tømning påhviler entreprenøren. Ofte vil Sønderborg Affald A/S s personale stå for oprydningen og efterfølgende sende en faktura på medgået tid til entreprenøren. Entreprenøren medbringer en tom container til erstatning for den fyldte. Den tomme container skal være rengjort for rester af affald. Dette gælder i særlig grad, såfremt en container skal anvendes til en anden fraktion end den tidligere. På flere pladser er det nødvendigt at flytte den fyldte container før den nye kan anbringes. Entreprenøren er forpligtet til at sætte sig ind i forholdene på de enkelte containerpladser, så der ikke er tvivl om, hvorledes det praktisk skal foregå. Der er forskel på pladsernes indretning. På en del af containerpladserne er nogle af containerne placeret forsænket i forhold til publikumsarealet. På disse placeringer er det vigtigt at containerne sættes præcis i forhold til kanten for at minimere spild. Entreprenøren er pligtig til at sikre sig, at der ikke tabes affald under transporten, samt at der ikke køres med overlæs. Om fornødent skal der sørges for afdækning af containere under transporten. Entreprenøren må aldrig på eget initiativ tømme containere, der ikke er bestilt til tømning og ikke er fyldte. Prisen for tømninger skal være enhedspriser, der dækker tømninger på alle tidspunkter, herunder søn- og helligdage Side 8 af 21

9 3.2.2 Containerpladser og sorteringsanlæg Sønderborg Affald A/S s containerpladser har følgende adresser og åbningstider: Ændringer i åbningstider kan forekomme og vil blive varslet med 1 måned. Containerplads Adresse Glansager Foldager 1 Mandag Åbningstider Tirsdagfredag Lørdag Søn- og helligdage Vesterlund Genvejen 1-3 Skodsbøl Nybølnorvej 26 Nørrekobbel Nørrekobbel Gråsten Ravnsbjergvej 4a Guderup Smedevænget 3 Skovby Skovmosevej 2 Lukket Lukket Sundeved Kasmosevej Containerpladserne er lukkede d. 24/12, 25/12, 31/12, 1/1, Langfredag, 1. påskedag samt 2 dage i februar (studietur) Sorteringsanlæg Adresse Nørrekobbel Nørrekobbel 7 Skodsbøl deponi Nybølnorvej 26 Skodsbøl sorteringsanlæg Nybølnorvej 26 Mandag Åbningstider Tirsdagfredag Lørdag 7-17 Lukket 8 16 Lukket 8 16 Lukket Søn- og helligdage Vejrlig Kørselsstop Containerpladsernes placering fremgår af bilag 1. Er entreprenøren hindret i at udføre sit arbejde grundet vejrlig, skal denne straks underrette Sønderborg Affald A/S herom. Entreprenøren skal specifikt redegøre for, hvilke forhold der forhindrer ham i at udføre arbejdet, samt hvilke forhåndsregler der er forsøgt for at opretholde afhentningen. Ved kørselsstop skal entreprenøren give Sønderborg Affald A/S besked med angivelse af årsagen hertil. Desuden skal entreprenøren give Sønderborg Affald besked om, hvornår der tømmes. Afhjælpning af manglende tømninger grundet kørselsstop skal påbegyndes samme dag, arbejdet genoptages Side 9 af 21

10 3.3 Containerleje Der ønskes tilbud på leje af fabriksnye containere. Tilbuddet bliver herefter bedømt ud fra de opstillede tildelingskriterier. Ved containerleje lejer Sønderborg Affald A/S containere af entreprenøren. Som udgangspunkt er der behov for følgende containere: Størrelse/type Åben container, 11 m³ Åben container, 22 m³ Container m/rullepresenning, 33 m³ Lukket container m. 6 dobbeltlåger, 28 m³ Lukket container, 33 m³ Komprimatorcontainere I alt Antal på Container- Pladser Buffer I alt Materiel Det samlede antal containere skal være til rådighed ved kontraktens begyndelse, og antallet af containere skal være leveret på pladsen i henhold til fordelingsliste udarbejdet af Sønderborg Affald A/S. Sønderborg Affald A/S udarbejder en procedure for aflevering og modtagelse af containere. Forsinket levering vil blive betragtet som misligholdelse. Derudover skal entreprenøren råde over et tilstrækkeligt antal containere som buffer på lager til spidsbelastninger mv. Det er entreprenørens ansvar, at kravene til logistikken kan opfyldes. Ændringer i containertyper og -størrelser må forventes. Entreprenøren forpligter sig til indenfor 2 måneder at stille anden containertype/containerstørrelse til rådighed. Lejeprisen skal indeholde al vedligeholdelse, således at containerne altid er fuldt funktionsdygtige og fremstår i pæn, rengjort og i forsvarlig stand. For komprimatorcontainerne gælder rengøringen også for maskinrummet og under cylindrene. For hver containertype angives en enhedsleje ved bestilling af ekstracontainere. Prisen er fast i hele kontraktperioden, dog undtaget prisindeksering. Containerne skal være af en stærk afprøvet konstruktion med lav egenvægt og skal være glatte indvendig for at sikre let tømning og nem rengøring. Containerne skal kræve minimal vedligeholdelse og skal som minimum opfylde følgende kriterier. Åbne containere og containere med rullepresenning: Containerne skal være forsynet med bøjle/krog. Vanger i kraftig stålprofil med vangeforstærkning udvendig samt bundforstærkninger på langs Side 10 af 21

11 Min. 4 mm bund fuldsvejset indvendig og svejset udvendig til tværvanger. Min. 3 mm forende og sider med forstærkning i top og bund og sideafstivninger i stålprofiler. Bagende i kraftig ramme med sidehængte låger i 3 mm forstærket plade med kraftige profiler samt betjeningsvenligt lukketøj. Kørerulle min. Ø 150 mm med lejer og aksel, monteret med smørenipler. Bindekroge. Mulighed for smøring af hængsler. Overfladebehandling med sandblæsning, damprensning og min. 70µm alkyd primer indvendig og udvendig. Udvendig min. 40µm alkyd emalje i Sønderborg Affald A/S blå farve, RAL farve Lukkede containere: Krav som for åbne containere og herudover Baglåger og sidelåger forberedt for hængelås Komprimatorcontainere: Komprimatorcontainer af anerkendt fabrikat med indbygget komprimator. Containervolumen, min. 19 m 3.. Pressetryk, min. 35 ton. Strømforsyning 3x400V 16A. Cyklustid maks sek. Ifyldningsåbning, min x 1000 mm. Lav ifyldningshøjde, max mm. Overfladebehandling som for åbne containere. Foldbar krog i front. Fast bøjle/krog i bag. Forhjul og baghjul Øvrigt udstyr - Færdigmelder. - Flytbare stop i for- og bagende. - Langt sikkerhedsopluk til betjening på siden - Fasevenderstik. Alle containere skal af entreprenøren nummereres efter et af Sønderborg Affald A/S godkendt nummersystem Skilte / plakater Entreprenøren er forpligtet til i hele kontraktperioden, efter anmodning fra Sønderborg Affald A/S at anbringe skilte / plakater inklusiv rammer, udleveret af Sønderborg Affald A/S, på containerne. Plakater og skilte vil være til information om affaldsindsamling og affaldsbehandling i Sønderborg Affald A/S. Sønderborg Affald A/S leverer skiltene eller plakater eventuelt i samarbejde med entreprenøren og betaler udgifter til fremstilling og levering af skilte / plakater. Det er entreprenørens ansvar at montere skiltene / plakaterne inden fem arbejdsdage samt eventuelt udskifte beskadigede plakater / skilte i nødvendigt omfang. 3.4 Entreprenørens kørende materiel Entreprenøren er pligtig til at indsætte nødvendigt kørende materiel, således at afhentningsfristerne kan overholdes. Dette gælder særligt i spidsbelastningsperioder og i tilfælde af skader på det eksisterende materiel Side 11 af 21

12 På baggrund af erfaringer med den nuværende kontrakt, er der spidsbelastning omkring jul og påske. I spidsbelastningsperioder skal der være omkring dobbelt kørsels kapacitet til rådighed i forhold til gennemsnittet over året. Det er entreprenørens ansvar, at det anvendte kørende materiel overholder de til enhver tid gældende myndighedskrav. Entreprenøren forestår vedligeholdelsen af alt udstyr, der medgår til kontrakten. Lastbilerne skal fremgå ens og med samme farvekombination Krav til bilerne Entreprenøren forpligter sig til at anvende lastbiler, der til enhver tid modsvarer de faktiske forhold. I den forbindelse er det entreprenørens ansvar at gøre sig bekendt med et hvert forhold på containerpladserne og afleveringsstederne, som måtte have betydning for valg af materiel til arbejdets udførelse. Herunder at: Bilerne skal være kroghejsebiler med maksimal højde af 6 meter (respektafstanden). Bilerne kan håndtere alle størrelser containere, der er omfattet af entreprisen. Bilerne er tilpasset veje og adgangsforhold. Det anvendte materiel skal overholde alle gældende myndighedskrav. Det er entreprenørens ansvar, at enhver nødvendig myndighedstilladelse foreligger ved entreprisens begyndelse. De anvendte biler skal være udstyret med mobiltelefon der skal være tændt i arbejdstiden, så det er muligt at komme i kontakt med chaufføren. Bilerne skal derudover være udstyret med en enhed der kan håndtere elektronisk indrapportering af container tømninger (pt. en investering på kr ,00 for en flytbar tablet løsning pr. bil) Bilerne skal overholde de til enhver gældende myndighedskrav, herunder krav til miljø og arbejdsmiljø. Bilerne skal som minimum overholde følgende miljømæssige krav: Godkendte EURO VI motorer. Godkendte katalysatorer samt partikelfilter for dieselmotorer. Det anvendte brændstof må ikke have et svovlindhold på mere end 0,005%. Overordnet støjniveau ved en hastighed på 60 km/t mindre end 80 DB(A). Afhentning og transport skal kunne udføres uden unødig støj fra bremser, motor med videre. Entreprenør skal til enhver tid kunne dokumentere overholdelse af ovennævnte krav på opfordring fra Sønderborg Affald A/S. Entreprenøren er ansvarlig for vedligeholdelse og skal afholde alle udgifter i forbindelse med drift og vedligehold. Bilerne skal være rene og i ordentlig stand, og de må ikke være til unødig gene for omgivelserne. På hver bil skal der forefindes redskaber til opsamling af spildt affald. Entreprenøren skal forestå oprydning af ethvert spild i forbindelse med entreprisens udførelse Side 12 af 21

13 3.4.2 Driftsstop Såfremt der opstår driftsstop grundet nedbrud på materiel, skal entreprenøren genoptage arbejdet indenfor én arbejdsdag fra starttidspunkt for driftsstop, eller indsætte en anden bil til opgaven. Kan entreprenøren ikke det, er Sønderborg Affald A/S berettiget til at hyre en anden entreprenør til løsning af opgaven, så længe driftsstoppet varer. Ekstraomkostninger i den forbindelse afholdes af entreprenøren. 3.5 Mandskab Mandskabet skal sikres løbende relevant træning og efteruddannelse. Entreprenøren skal sikre, at mandskabet sættes ind i relevante love og regulativer løbende gennem entrepriseperioden. Entreprenøren skal sikre, at chaufføren kan læse, skrive og tale dansk på et sådant niveau, at medarbejderen til enhver tid kan gøre sig forståelig og varetage den kommunikation, der er nødvendig for opgaven. Entreprenøren pålægges at udarbejde dokumenteret instruks om arbejdets udførelse og det krævede serviceniveau, og entreprenøren skal sikre, at alt personale bliver grundigt bekendtgjort hermed. Instruks skal godkendes af Sønderborg Affald A/S. Instruksen skal som minimum omfatte: Instruktion om arbejdsmiljøforhold ved arbejdets udførelse. Instruktion om regler og sikkerhedsforskrifter på containerpladser og modtageanlæg. Entreprenøren skal selv sørge for velfærdsforanstaltninger for sit personale, der er krævet i henhold til arbejdstilsynets regler. Ved ny ansættelser skal medarbejderen instrueres i arbejdets udførelse forud for deres første arbejdsdag. Entreprenøren skal acceptere, at Sønderborg Affald A/S indkalder mandskabet til informationsmøde ved opstart af opgaven og til relevant kursus for arbejdets udførelse maksimalt to gange indenfor entreprisens periode. Desuden skal entreprenøren påregne, at en medarbejder (kørselsleder eller stedfortræder) løbende skal deltage i kvalitetsstyringsmøder. Entreprenøren skal inden entreprisens begyndelse fremsende en optegnelse over organisationen, medarbejderes arbejdsopgaver, ansvar og beføjelser, så Sønderborg Affald A/S kender den, og skal sende en meddelelse ved ændringer af organisationen. Fremsættes en efter Sønderborg Affald A/S s skøn berettiget klage over en eller flere af entreprenørens medarbejdere, kan Sønderborg Affald A/S forlange vedkommende fjernet fra arbejdet. Klager vurderes på baggrund af krav stillet i dette udbudsmateriale. Det er forbudt at klunse, samt forlange eller modtage nogen form for godtgørelse ved arbejdets udførelse. Det accepteres ikke, at entreprenørens mandskab er påvirket af eller indtager alkohol eller narkotika i arbejdstiden Side 13 af 21

14 3.6 Organisation, træffetider og kontorhold Entreprenøren skal have fast kontoradresse med telefon, internatadgang og e- mail, så entreprenøren eller en repræsentant for denne kan træffes på alle tidspunkter indenfor containerpladsernes åbningstider, søn- og helligdage dog kun til kl Entreprenøren skal lade arbejdet lede af en navngiven person, der er bemyndiget til at disponere på firmaets vegne. Kørselslederen eller dennes stedfortræder skal kunne tilkaldes til Sønderborg Affald, Ellegårdvej 8, 6400 Sønderborg indenfor 2 timer på hverdage mellem kl og Entreprenøren skal på opfordring fra Sønderborg Affald A/S vedlagsfrit deltage i møder til afklaring af eventuelle problemer eller drøftelse af ændringer i forbindelse med kontrakten. Der kan også blive tale om enkelte møder, hvor andre aktører deltager. I forbindelse med forsøg omkring nye fraktioner eller metoder kan der blive tale om at afprøve nye containertyper eller ændre på pladsernes indretning, ligesom der kan etableres forsøgsvise ændringer i modtageanlæg. Entreprenøren skal i forsøgsperioden medvirke til at finde den rigtige løsning uden ekstrabetaling ud over, hvad der direkte kan dokumenteres som ekstra udgift til materiel eller øgede enheder, i forhold til det der er prissat i tilbuddet. 3.7 Modtageanlæg De modtageanlæg i form af behandlingsanlæg, forbrændingsanlæg, deponi mv. der pt. benyttes fremgår af efterfølgende oversigt: Modtageanlæg Åbningstider Fraktioner Sønderborg Kraftvarmeværk, Man fre kl Møbelcontainere Vestermark 16, Lørdag kl Komprimatorcontainere 6400 Sønderborg Eller efter aftale Neddelte madrasser og tæpper Friis Genbrug APS, Glansager 6, 6400 Sønderborg Døgnåbent Tegl og beton Modtageanlæg for bygningsaffald i Vesterlund Genvejen 1-3, 6430 Nordborg Skodsbøl Deponi og sorteringsanlæg, Nybølnorvej 26, 6310 Broager Sønderborg Affald A/S Nørrekobbel 7, 6400 Sønderborg Man Fre kl Lørdag kl Søndag kl Man fre kl (nøgle kan udleveres efter særlig aftale) Man fre kl Tegl og beton Haveaffald Kompost Deponiaffald Trykimprægneret træ Træ til oparbejdning Jord Haveaffald Træstød Kompost Tegl og beton Madrasser / Tæpper PVC til sortering Stort plast Tøj Side 14 af 21

15 Hartmann Hartmanns Vej Tønder Knud Erik Heissel A/S, Planetvej 1, 6300 Gråsten Stena, (foreløbig adr.) v. Heissel, Planetvej 1, 6300 Gråsten Glansager Komposteringsanlæg Foldager 1, 6400 Sønderborg Ragn-Sells A/S (Uniscrap) Kilen Aabenraa Mijodan A/S Geestruplund 2, 6534 Agerskov H.J. Hansen Råstoffer Dons Landevej 275, 6051 Almind Reiling Glasrecycling Danmark APS Krumtappen 11, 6580 Vamdrup Vesterlund Komposteringsanlæg Genvejen Nordborg Man tors kl Fre kl Man fre kl (nøgle kan udleveres, men entreprenør er særlig ansvarlig for aflevering uden for åbningstid) Man fre kl (nøgle kan udleveres, men entreprenør er særlig ansvarlig for aflevering uden for åbningstid) Man fre kl Lørdag kl Søndag kl Man fre kl Fre kl (nøgle kan udleveres, men entreprenør er særlig ansvarlig for aflevering uden for åbningstid) Man tors kl Fre kl Man tors kl Fre kl Man fre kl Lørdag kl Søndag kl Aviscontainere Dåser Vinduer i rammer Makuleret papir Jern og metal Haveaffald Kompost Makuleret papir Gips Sanitet Planglas Autoruder Haveaffald Kompost I Tilbudslisten er angivet hvilke modtageanlæg der pt. benyttes for de enkelte containerpladser. Sønderborg Affald A/S er ikke bundet til at anvende disse modtageanlæg og der kan forekomme ændringer. Sønderborg Affald A/S forbeholder sig ret til at anvise kørselsrute. Dette kan også forlanges af miljømæssige grunde. Placering af modtageanlæg er vist på bilag Side 15 af 21

16 4.1 Generelt 4 KVALITETSSTYRING Sønderborg Affald A/S lægger stor vægt på, at tømning af containere foregår med stor præcision. For Sønderborg Affald A/S er det derfor nødvendigt løbende at følge kvaliteten i den ydelse der leveres, og Sønderborg Affald A/S ønsker at indgå i et løbende samarbejde med entreprenøren med henblik på en gensidig værditilvækst. Kvalitetsstyring af denne kontakt omfatter ethvert forhold, der har betydning for arbejdets udførelse og løsning. Målet med kvalitetsstyringen er, at parterne skal sikres en oplevelse af stabilitet og fleksibilitet i den serviceydelse, de tilbydes. Derudover er det målet at give entreprenøren incitamenter til at levere en ydelse, der kvalitetsmæssigt er i overensstemmelse med Sønderborg Affald A/S s ønsker og forventninger. Der lægges vægt på, at entreprenøren tilrettelægger arbejdet i overensstemmelse med de vilkår, der er opstillet for udbuddet. Sønderborg Affald A/S står gerne til rådighed som samarbejds- og sparringspartner i forbindelse med tilrettelæggelse af arbejdet. Kvalitetsstyringen bygger på registrering af hændelser vedrørende tømning af containere. Hændelser og øvrige kontraktmæssige mangler registreres under en række fastlagte parametre. Disse data skal danne grundlag for styring af kvalitetsniveauet af entreprenørens arbejde. Systemet skal blandt andet anvendes til håndtering af eventuelle situationer, hvor entreprenørens ydelser ikke lever op til den foreskrevne kvalitet. Som et værktøj i kvalitetsstyringen kan der anvendes et bodsystem. Vurdering af det udførte arbejdes kvalitet foretages løbende. Eventuel pålagt bod i denne forbindelse reguleres i entreprenørens udbetalinger. Ved opstart af entreprisen betragtes de første 3 måneder som en indkøringsperiode, hvor bodssystemet ikke vil være gældende. De øvrige elementer i kvalitetsstyringssystemet gælder fra entreprisestart. 4.2 Optimering af samarbejde Entreprenøren skal acceptere løbende indkaldelser til møder vedrørende arbejdets udførelse. Mødernes formål er at debattere det igangværende samarbejde samt muligheder for at forbedre dette. Sønderborg Affald A/S ønsker et løbende og tæt samarbejde med entreprenøren omkring entreprisens udførelse samt kvaliteten af det udførte arbejde. Sønderborg Affald A/S og entreprenøren indsamler data vedrørende arbejdets udførelse. På baggrund heraf leveres datainput til de løbende kvalitetsstyringsmøder mellem Sønderborg Affald A/S og entreprenøren. Det er vigtigt, at entreprenøren sørger for lette og direkte kommunikationsveje internt i firmaet mellem den enkelte medarbejder og administrationen. I denne forbindelse er det særligt væsentligt, at medarbejderne tages med på råd i forbindelse med vurdering af de daglige arbejdsgange Side 16 af 21

17 På Sønderborg Affald A/S s opfordring skal entreprenøren kunne fremvise en dokumenteret procedure for intern kommunikation mellem entreprenørens ansatte. 4.3 Måleparametre for kvaliteten af indsamlingsarbejdet Som grundlag for beregning af bod foretager Sønderborg Affald A/S en optælling af de berettigede klager og øvrige registreringer om: 1. Forsinkede afhentninger 2. Fejl ved afhentninger eller aflevering 3. Klager over mandskab De af Sønderborg Affald A/S fastsatte frister for udførelse af arbejdet skal overholdes. Såfremt dette ikke sker, tæller hver enkelt afvigelse eller misligholdelse som en fejl i kvalitetsstyringssystemet. Samme fejl eller mangel ved arbejdets udførelse kan således tælle flere gange Forsinkede afhentninger En afhentning der ikke er udført rettidigt, regnes som forsinket. Sønderborg Affald A/S registrerer forsinkelsen i forhold til fristen på 2 timer fra bestilling af tømningen Fejl ved afhentninger eller aflevering I de tilfælde, hvor der indkommer klage over afhentningen på containerplads udover forsinkelse, eller fejl ved aflevering på modtageanlæg, og hvor de krav til afhentning, som fremgår af udbudsmaterialet ikke er opfyldt, betragtes klagen som berettiget Klager over mandskab I de tilfælde, hvor der indkommer klage over entreprenørens mandskab, og hvor de krav til mandskab som fremgår af kontrakten ikke er opfyldt, betragtes klagen som berettiget. Herunder klager over utilbørlig opførsel, dårlig service, beruset adfærd eller lignende. Indberettes gentagne gange berettigede klager over entreprenørens mandskab, kan Sønderborg Affald A/S forlange pågældende medarbejder fjernet fra arbejdet. 4.4 Beregning af bod Almindelig bod for forsinkede afhentninger Når det kan dokumenteres, at der er forsinkelser i afhentning af containere, udløses en bod til entreprenøren på kr. 200 pr. påbegyndt halve time, der er udover fristen på 2 timer Bod for fejl ved afhentninger eller aflevering Når det kan dokumenteres, at der er fejl ved afhentninger eller aflevering på modtageanlæg, udløses en bod til entreprenøren på kr. 500 pr. tilfælde Side 17 af 21

18 4.4.3 Klager over mandskab Når det kan dokumenteres, at der er berettigede klager over mandskab udløses en bod til entreprenøren på kr. 500 pr. tilfælde. Sønderborg Affald A/S accepterer ikke, at kørselsleder eller dennes stedfortræder ikke kan tilkaldes til aftalt adresse indenfor 2 timer. Ved overskridelse af denne frist udløses en bod til entreprenøren på kr pr. tilfælde. 5.1 Tilbud 5 ØKONOMI OG BETALING Tilbudslisterne skal udfyldes med alle tilbudspriser. Samtlige beløb skal være ekskl. moms. Der skal gives tilbud på leje af containere. 5.2 Betaling Entreprenøren har en gang månedligt ret til betaling for udført arbejde. Betaling sker bagud og beregnes via de tilbudte enhedspriser. Entreprenøren udskriver via styresystemet en afregningsliste for hver måned, der indeholder samtlige tømninger til de tilbudte enhedspriser. Entreprenøren fremsender 1 faktura pr. plads/afdeling på containerleje og 1 faktura pr. plads på kørsel. Entreprenøren forpligter sig til at fremsende en elektronisk udgave af fremsendte fakturaer i Excel format. Det er vigtigt for at undgå dobbeltadministration og for at lette fakturakontrollen, at entreprenøren følger Sønderborg Affald A/S s anvisninger for, hvordan fakturaen skal udformes. Det er især vigtigt, at skæringsdatoen for faktura og containerpersonalets indberetning er den samme. Det er også et krav, at datoen for afhentning passer med pladspersonalets. Såfremt en container er bestilt til afhentning og først hentes dagen efter, bruges afhentningsdato. Entreprenøren fremsender faktura i henhold til prislisten. Der ydes kun betaling for udførte ydelser. Prisen for tømninger skal være enhedspriser, der dækker samtlige tømninger herunder også tømninger på søn- og helligdage. Idømt bod skal fratrækkes faktura for den følgende måned med angivelse af hændelse. Faktura udstedes ultimo hver måned, og fremsendes til Sønderborg Affald senest d. 6. i den efterfølgende måned. Betalingsbetingelser er 14 dage fra fakturadato. Forsinket fremsendelse af faktura medfører tilsvarende udskydelse af betalingsfristen Side 18 af 21

19 Fakturaer skal fremsendes elektronisk. Sammen med fakturaen skal der fremsendes en excel fil med oplysninger om kørsler i den pågældende måned. Filen skal som minimum indeholde samme oplysninger som i den fremsendte faktura. Entreprenøren forpligter sig til hver måned at fremsende elektronisk oversigt indeholdende oplysninger om kørte km samt brændstofforbrug i forbindelse med kørsel for Sønderborg Affald A/S. 5.3 Regulering Containertømning Entreprenøren skal i kontraktperioden regulere de tilbudte enhedspriser for containertømning efter ændringer i omkostningsindeks for dagrenovation. Basisindeks for de tilbudte enhedspriser er Danmarks Statistik Omkostningsindeks for dagrenovation og slamsugning, 2. kvartal 2014 (marts 1997 = 100). Efterfølgende reguleres enhedspriserne hvert år pr. 1. juli på grundlag af det pågældende års indeks for 2. kvartal. Første regulering foretages pr. 1. juli Regulering sker på foranledning af entreprenøren ved fremsendelse af en beregning på baggrund af følgende formel: Ny pris = Enhedspris ved indgåelse af kontrakt Omkostningsindeks for dagrenovation og slamsugning 2. kvartal 2014 x Omkostningsindeks for dagrenovation 2. kvartal nyt år For hver regulering i henhold til kontrakten udsender entreprenøren en ny prisliste med samtlige regulerede enhedspriser angivet. Prisliste fremsendes via med bilag, der viser beregningen af reguleringen Containerleje Entreprenøren skal i kontraktperioden regulere de tilbudte enhedspriser for containerleje efter ændringer i nettoprisindekset. Basisindeks for de tilbudte enhedspriser er Danmarks Statistik nettoprisindeks for januar 2014 (2000 = 100). Efterfølgende reguleres enhedspriserne hvert år pr. 1. juli på grundlag af det pågældende års nettoprisindeks for juni. Første regulering foretages pr. 1. juli Regulering sker på foranledning af entreprenøren ved fremsendelse af en beregning på baggrund af følgende formel: Ny pris = Enhedspris ved indgåelse af kontrakt Nettoprisindeks for januar 2014 x Nettoprisindeks for juni nyt år For hver regulering i henhold til kontrakten udsender entreprenøren en ny prisliste med samtlige regulerede enhedspriser angivet. Prisliste fremsendes via med bilag, der viser beregning af reguleringen Side 19 af 21

20 6 BILAG 1 Containerpladsernes geografiske placering Nr. Containerplads Adresse By 1 Vesterlund Containerplads og Genvejen Nordborg Vesterlund komposteringsanlæg 2 Guderup Containerplads Smedevænget Nordborg 3 Skovby Containerplads Skovmosevej Sydals 4 Nørrekobbel Containerplads og Nørrekobbel Sønderborg Nørrekobbel Sorteringsanlæg 5 Glansager Containerplads og Foldager Sønderborg Glansager komposteringsanlæg 6 Gråsten Containerplads Ravnsbjergvej 4a 6300 Gråsten 7 Sundeved Containerplads Kasmosevej Sønderborg 8 Skodsbøl Containerplads, Skodsbøl komposteringsanlæg, Skodsbøl sorteringsplads og Skodsbøl deponi Nybølnorvej Broager Side 20 af 21