Forretningsorden for skolebestyrelsen på Frederik Barfods Skole 1. Bestyrelsens konstituering 1. Bestyrelsen konstituerer sig umiddelbart efter hver generalforsamling. I samme forbindelse vælges en formand og en næstformand. Valget sker ved stemmeflertal blandt de tilstedeværende. Ved stemmelighed foretages lodtrækning. Nye medlemmer underskriver straks en Tavshedserklæring. Der henvises til vedtægternes 3, stk. 3-5. 2. Bestyrelsesmøderne 1. Bestyrelsen afholder ordinære møder efter indkaldelse fra formanden eller fra skolens leder på formandens vegne, sædvanligvis 5-7 gange om året. Den årlige ordinære møderække, tid og sted, tilstræbes fastlagt på det første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen. 2. På de ordinære bestyrelsesmøder deltager tillige skolelederen, viceskolelederen, skolens regnskabsfører og skolens sfo-leder. Fra medarbejderstaben i øvrigt deltager tillidsrepræsentanten og den pædagogiske rådsformand. Disse 6 repræsentanter har ikke stemmeret ved møderne. 3. Bestyrelsen afholder herudover møde, når a. formanden skønner det nødvendigt, b. mindst 3 øvrige bestyrelsesmedlemmer fremsætter ønske om det, med klar angivelse af spørgsmål, der ønskes behandlet eller c. Skolelederen, af hensyn til skolens fortsatte drift, i akutte og helt særlige situationer finder det påkrævet at foretræde for en samlet bestyrelse. 4. Formanden foranlediger, at der gennem skolelederen, og i dennes fravær viceskolelederen, indkaldes til bestyrelsesmøder med mindst en uges varsel med angivelse af dagsorden. Senest 4 dage før mødet skal bestyrelsesmedlemmerne have tilsendt en endelig (revideret) dagsorden, såfremt der er indkomne dagsordenspunkter fra medlemmerne, jf. stk. 5 eller eventuelt regnskabs- og bilagsmateriale. Det bør så vidt muligt undgås, at væsentligt materiale først udleveres på møderne. 5. Ønsker et medlem et punkt optaget på dagsorden, skal dette meddeles formanden senest 6 dage før mødet med henblik på udsendelse af den reviderede dagsorden, inkl. bilagsmateriale, jf. stk. 4. 6. I helt særlige og/eller akutte situationer kan indkaldelsesvarslet fraviges, som for eksempel i forbindelse med de i stk. 3 nævnte situationer. Formanden er hér forpligtet til tydeligt at informere om baggrunden for fravigelsen, og orientere medlemmerne om de sager, der skal behandles.
7. Formanden, eller i dennes fravær næstformanden, åbner og leder bestyrelsesmøderne, herunder forhandlinger og afstemninger. 8. Formanden drager omsorg for, at beslutninger indføres i et beslutningsreferat, der føres af skolens regnskabsfører eller andre, som bestyrelsen måtte delegere hertil. Efter hvert møde udsendes der et udkast til referat, der forinden er godkendt af formanden, næstformanden og skolelederen, med henblik på godkendelse og underskrift på det næstfølgende bestyrelsesmøde. Ethvert bestyrelsesmedlem har ret til at få sin afvigende mening ført til referat. Skolelederen kan, i forhold til beslutningernes legalitet, tilføje sine bemærkninger til referatet. 9. Behandling af personsager på bestyrelsesmøder skal noteres og arkiveres. Bestyrelsen kan i disse sager beslutte, at en eller flere medarbejdere, i henhold til stk. 2, ikke skal være til stede under drøftelserne. 10. Formanden aflægger indledningsvist på mødet beretning om eventuelle møder eller andet, han har deltaget i. 11. Bestyrelsen og skolens leder kan invitere eksterne parter, herunder fageksperter, til at deltage i et bestyrelsesmøde. Dette med henblik på at få undersøgt eller klarlagt en sag nærmere. 3. Bestyrelsens beslutningsdygtighed 1. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når 4 ud af 7 medlemmer, med personligt fremmøde, er til stede. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. 2. Bestyrelsen træffer beslutning ved almindeligt stemmeflertal, bortset fra de i vedtægternes 8, stk. 2 angivne beslutninger vedrørende fast ejendom. I tilfælde af stemmelighed er formandens (i dennes fravær næstformanden) stemme afgørende. 4. Åbenhed og gennemsigtighed i bestyrelsens arbejde 5. Inhabilitet 1. Der skal generelt udvises åbenhed og gennemsigtighed i forbindelse med bestyrelsens arbejde. Bestyrelsens referat lægges på skolens hjemmeside. 2. Der påhviler bestyrelsen en særlig informationspligt, i forhold til forældrekredsen, i tilfælde af sager, der kan have alvorlige konsekvenser for skolen stabilitet eller for elevernes trivsel. 1. Et bestyrelsesmedlem (inkl. suppleanter) er inhabil i forhold til en bestemt sag, hvis den pågældende direkte eller indirekte har en særlig interesse i sagens udfald, eller i øvrigt er inhabil i medfør af bestemmelserne i forvaltningslovens kapitel 2 om inhabilitet. I givet fald deltager bestyrelsesmedlemmet ikke i forhandlingerne og i
6. Tavshedspligt stemmeafgivningen, for så vidt angår den omhandlede sag. Der henvises til den af medlemmerne underskrevne erklæring vedrørende inhabilitet og tavshedspligt samt dokumentet Information om tavshedspligt og inhabilitet til nye bestyrelsesmedlemmer og suppleanter i Frederik Barfods Skoles bestyrelse, som er at finde på skolens hjemmeside. 1. Bestyrelsens medlemmer (inkl. suppleanter) har tavshedspligt med hensyn til alt, hvad de erfarer i deres egenskab af bestyrelsesmedlem, med mindre der er tale om forhold, der er bestemt til - eller ifølge lovgivningen er underlagt - ubegrænset offentlighed. Der henvises også her til den af medlemmerne underskrevne erklæring vedrørende inhabilitet og tavshedspligt. Se i øvrigt Information om tavshedspligt og inhabilitet til nye bestyrelsesmedlemmer og suppleanter i Frederik Barfods Skoles bestyrelse. 7. Bestyrelsens formelle ansvar 1. Bestyrelsen varetager den overordnede ledelse af skolen, og er ansvarlig over for undervisningsministeren. 2. Bestyrelsen ansætter og afskediger skolelederen og viceskolelederen. 3. Skolens medarbejdere i øvrigt ansættes og afskediges af bestyrelsen efter indstilling fra skolelederen. I praksis forestår skolelederen ansættelses- og afskedigelsesproceduren (samtaler, mv.), hvorefter der gives indstilling til bestyrelsesformanden, som kan godkende denne på bestyrelsens vegne. Der henvises til skolens ansættelsesprocedure. 4. Skolelederen ansætter og afskediger, uden at delegation er nødvendig, vikarer og anden midlertidig medhjælp til kortvarig tjeneste. 5. Skolen tegnes enten af bestyrelsens formand og skolelederen i forening eller af en af disse i forening med bestyrelsens næstformand, i henhold til vedtægtens 8, stk. 1. 8. Bestyrelsens og ledelsens kompetence og opgaver 1. Bestyrelsen skal sikre skolens formål og udvikling i overensstemmelse med skolens værdigrundlag, således som beskrevet i vedtægterne 2, stk. 4. Bestyrelsens fornemmeste opgave er at holde snor i de overordnede linjer og projekter, som er af betydning for skolens langsigtede drift, herunder økonomien. Bestyrelsen skal være visionær og planlægge fremadrettet, således at skolen er attraktiv i fremtiden både økonomisk, men også i forhold til at være et solidt og ønskværdigt alternativ til folkeskolen. Skolelederen, og i dennes fravær viceskolelederen, forestår skolens daglige drift de kortsigtede projekter. Skolelederen varetager den daglige pædagogiske ledelse af skolen. Skolelederen holder bestyrelsen løbende orienteret.
2. Bestyrelsen kan, når den undtagelsesvist finder det påkrævet, og for så vidt det ikke drejer sig om forhold vedrørende den daglige pædagogiske ledelse, give retningslinjer og anvisninger, som skolelederen er forpligtet til at følge. Med respekt for denne bestemmelse henhører den daglige ledelse under skolelederen, med mindre denne anmoder om bestyrelsens stillingtagen til konkrete spørgsmål. 3. Skolelederen forestår alle forhold vedrørende organisation, planlægning og ledelse af personalet, dog skal væsentlige dispositioner, så som bortvisning af en lærer, i første række forelægges bestyrelsesformanden og næstformanden til drøftelse og godkendelse. Den øvrige bestyrelse orienteres umiddelbart herefter af skolelederen om den trufne beslutning. Er formanden og næstformanden det mindste i tvivl, forelægges beslutningen bestyrelsen til godkendelse, med mindre situationen tilsiger, at der skal træffes en omgående beslutning. 4. Bestyrelsen godkender skolens budget, og fastsætter skolepengenes størrelse. Skolelederen forestår udarbejdelse af forslag hertil. Bestyrelsen og skolelederen er ansvarlig for, at skolens drift gennemføres i henhold til rammerne i budgettet. 5. Skolelederen forestår organisering af budgettering, bogføring, interne procedurer, forsikringsforhold og andet, der er relateret til en forsvarlig økonomisk drift. Skolelederen udarbejder perioderegnskaber og afvigelsesforklaringer til bestyrelsen. Skolelederen forestår regnskabsudarbejdelse, statusopgørelse, praktiske forhold vedrørende revision og andet, der relaterer sig regnskabsaflæggelsen. Skolelederen rapporterer om væsentlige forhold til bestyrelsen. Bestyrelsen godkender regnskaber m.v., og underskriver revisionsprotokollat. Væsentlige dispositioner, der ikke er specifikt godkendt i skolens budget, forelægges bestyrelsen med henblik på godkendelse. 6. Skolelederen forestår forhold vedrørende arbejdsmiljø og sikkerhedsarbejde på skolen, og rapporterer væsentlige forhold til bestyrelsen. 7. Skolelederen varetager de opgaver bestyrelsen er pålagt i gældende overenskomster og arbejdstidsaftaler. I forbindelse med forhandling af arbejdstidsaftaler eller andre forhold, der kan have væsentlig indflydelse på skolens forhold, aftales de nærmere retningslinjer på forhånd med bestyrelsen. I øvrige forhold træffer skolelederen selv afgørelse. 8. Skolelederen forestår relationen til skolens forældre, med mindre der er tale om spørgsmål af principiel eller generel karakter. Såfremt forældre henvender sig direkte til bestyrelsen vedrørende forhold, som forestås af skolelederen, og som forud har været forsøgt færdigbehandlet af skolelederen, kan bestyrelsen dog behandle sagerne i samarbejde med skolelederen. 9. Skolelederen forestår alle spørgsmål vedrørende skolens elever, herunder beslutning om ind- og udmeldelse af elever, med mindre der er
tale om spørgsmål af principiel karakter. For så vidt angår spørgsmål vedrørende bortvisning af en elev, gælder proceduren som beskrevet ovenfor under stk. 3. 10. Bestyrelsen informeres om, reagerer på, behandler og træffer afgørelse i alle sager, der efter skolens forhold er af usædvanlig art eller størrelse. 11. Ved første forældremøde i børnehaveklassen deltager et bestyrelsesmedlem for at give en kort introduktion til bestyrelsens arbejde, og byde nye elever og forældre velkommen til skolen. 9. Formandens opgaver 1. Formanden, og i dennes fravær næstformanden, planlægger i samarbejde med skolelederen bestyrelsens arbejde, herunder fastlæggelse af dagsorden for de ordinære bestyrelsesmøder, under behørig hensyntagen til forslag fra de øvrige bestyrelsesmedlemmer og skolelederen. 2. Formanden og næstformanden afholder mindst en gang årligt samtaler med skolelederen og viceskolelederen. Formålet med disse samtaler er at sikre kontinuitet og udvikling i personlige spørgsmål vedrørende skolens ledelse. Indholdet af disse samtaler er fortroligt. 3. Formanden og næstformanden forhandler årligt med skolelederen og viceskolelederen om forhold vedrørende deres ansættelsesforhold. Forhandlingsresultatet forelægges bestyrelsen til godkendelse. 10. Det enkelte bestyrelsesmedlems opgaver 1. Det påhviler det enkelte bestyrelsesmedlem at holde sig orienteret om alle forhold, der er væsentlige for skolen, samt selvstændigt at forholde sig til disse forhold. Det enkelte bestyrelsesmedlem har et skærpet ansvar i forhold til at agere professionelt, og holde skolens og egne interesser adskilt. 11. Årets gang i bestyrelsesarbejdet 1. Formålet med nærværende er at udstikke retningslinjer for, hvorledes årets bestyrelsesarbejde planlægges mest hensigtsmæssigt. Bestemmelserne er alene af vejledende karakter. 2. Der skal tilstræbes en sammenhæng mellem strategiarbejde og budgetlægning, således at budgettet afspejler de tiltag, der ønskes gennemført. Senest primo april hvert år afholdes et bestyrelsesmøde, med henblik på gennemgang og godkendelse af årsregnskab for det forudgående regnskabsår. Skolens revisor kan deltage i det pågældende møde. 3. Et ordinært bestyrelsesmøde vil normalt have følgende faste dagsordenspunkter:
Godkendelse af dagsorden og underskrift af referat fra sidste bestyrelsesmøde Meddelelser fra formand og skoleleder Personaleanliggender Status/Økonomi og Budgetopfølgning Bygningernes vedligeholdelse Eventuelt. 12. Bestyrelsens deltagelse i aktiviteter 1. Bestyrelsen bør bestræbe sig på i maj måned at afholde en årlig sommerfest for hele skolens personale. 2. Bestyrelsesmødet ultimo november afsluttes normalt med en juleanretning. 3. En gang årligt afholdes en arbejdslørdag på skolen, hvor der gås til hånde. Bestyrelsesmedlemmer deltager i planlægningen og på selve dagen. 13. Ændring af forretningsorden 1. Ændring af nærværende forretningsorden kan kun foretages på et ordinært møde, når bestyrelsen forinden mødet har modtaget orientering om ændringsforslaget. Ændringer vedtages ved 4 ud af 7 stemmer for. Ændringer offentliggøres straks på skolens hjemmeside. Måtte der være uoverensstemmelser mellem skolens vedtægter og forretningsordenen, har vedtægterne forrang.