8 trin......til den optimale positioneringsløsning ascom
Få den rette løsning, som opfylder jeres krav til positionering Effektiv lokalisering af mennesker og udstyr har mange fordele. Workflows bliver smidigere og trygheden større, når der ikke skal bruges tid på at lede. Men hvad er den optimale løsning? Det afhænger af opgaverne, der skal løses, og kravene der skal opfyldes. Ofte står kravene ikke mål med det økonomisk eller teknologisk mulige. I mange tilfælde fordi barren i udgangspunktet sættes unødvendigt højt, uden at det bidrager med merværdi. Denne guide er udviklet på baggrund af vores omfattende erfaring med positioneringsløsninger og indeholder 8 trin, der kan hjælpe dig med at vælge den optimale løsning for jer.
Trin 1. Hvad er kravene til præcision og sandsynlighed? Forskellige teknologier lover præcision helt ned til en meters nøjagtighed (nogle steder endda under). Men er det overhovedet nødvendigt? Og er det nødvendigt overalt? Meget præcis og finmasket positionering overalt bør aldrig være et standardkrav, for det risikerer at udmunde i en unødvendigt kompleks og dyr løsning med en stor mængde infrastruktur til følge. En velafbalanceret positioneringsløsning tager højde for både præcision og sandsynlighed. Præcision handler om nøjagtigheden i den position, man får ( personen/udstyret er i zone A ). Sandsynlighed relaterer sig til vigtigheden af, at positionen er 100 pct. korrekt ( hun er i rum 2 i zone A ). Hvor fintmasket positioneringen skal være, afhænger af den specifikke case hvad der skal positioneres i hvilket miljø og hvor. I et miljø med høj risiko for overfald er den korrekte position afgørende for hurtig assistance. I et logistikflow er sporing ned til en meter af fx ledige hospitalssenge at skyde over målet. Nedenstående spørgsmål kan hjælpe jer med at identificere jeres krav til præcision og sandsynlighed: I hvilket miljø skal positioneringsløsningen anvendes? Hospital, psykiatri, kriminalforsorg, andet? Hvad skal positioneres og hvorfor? Handler det om personsikkerhed og om at kunne lokalisere medarbejdere i nød hurtigt og præcist? Ønsker I at optimere workflows med effektiv lokalisering af udstyr og/eller personale? Eller ønsker I at holde et kærligt øje med demente beboere? Hvor skal positioneringsløsningen implementeres? På udvalgte afdelinger? Overalt indendørs? Indendørs og udendørs? Indtegn evt. zoner og rum på en bygningsskitse. Hvor stort er arealet af det enkelte område? Kan det optræde som én zone, eller bør det inddeles i mindre zoner eller ruminddeles? Hvad er sandsynligheden for, at der er behov for at tilkalde hjælp i de enkelte områder? Vurder, om det er nødvendigt at implementere positionering i kældre, på p-pladser, overalt på udendørsarealet osv., og om den samme positionering er nødvendig inde og ude. Fuld præcision og nøjagtighed i en stor P-kælder vil fx kræve, at der installeres udstyr ved hver enkelt P-bås. Er det realistisk, og står det mål med den reelle risiko for personoverfald og behovet for at vide, om det er p-bås 22 eller 23? Hvad er risikoen for overfald i de definerede zoner? Er der behov for at kunne lokalisere medarbejdere i løb/under flugt? Ikke nøjagtigt Ikke præcist Nøjagtigt Ikke præcist Ikke nøjagtigt Præcist Nøjagtigt Præcist
Trin 2. Hvad skal sikres og hvordan? PERSONER En positioneringsløsning kan bruges til både at lokalisere personale/patienter/beboere, man skal i kontakt med, og til effektiv personsikring. Uanset om formålet er det ene eller det andet (eller begge), skal man være opmærksom på, at positionering af mennesker stiller andre krav end positionering af udstyr, da mennesker typisk er i bevægelse. Ønsker man at anvende positionering i personsikringsøjemed, er det desuden vigtigt at vide, at positionering alene ikke styrker personsikkerheden. Uden et beredskab er man lige vidt. Hvert enkelt krav til løsningen bør tænkes hele vejen igennem alarmkæden. Følgende punkter kan hjælpe jer til at afstemme krav og indsatser: Hvis formålet er hurtigt at kunne finde en kollega eller en patient/beboer, der har kaldt, hvor fintmasket skal positioneringen da være? På afdelingsniveau, gangniveau, rumniveau? Skal den også gælde udendørs? Hvis formålet er at passe på demente beboere, hvor skal positionering da dække? Hvilke områder må den demente bevæge sig frit i? Skal positionering kobles sammen med automatiske dørlåse? Hvis formålet er personsikring - er risikoen for overfald den samme døgnet rundt? Hvem skal overvåge personalarmerne og træde til? Skal der overvåges 24/7? Hvordan håndteres personalarmer i aften- og nattetimer? Skal der tilkobles en bemandet vagtcentral? Hvor vigtigt er høj præcision udendørs? Hvor vigtigt er det at kunne tilkalde hjælp, når man er på tur? Hvem skal komme til undsætning?
UDSTYR Det giver god mening at spore udstyr. Både fordi det kan spare personalet for meget spildtid i hverdagen ikke at skulle lede efter rene senge og medicinsk udstyr. Og fordi det giver en økonomisk besparelse. Netop fordi udstyr forsvinder eller forputter sig, indkøbes der i sundhedssektoren ofte mere end nødvendigt, til trods for at meget udstyr er ganske kostbart. Overvej følgende: Hvilket udstyr ønsker I at kunne spore. De små sporings-tags er ikke dyre og kan principielt sættes på alt udstyr, men vurder behovet, så det trods alt giver mening. Det kan være udstyr, som efterspørges ofte, fx senge, eller udstyr der kun findes i begrænset mængde, fx infusionspumper. Hvor præcis skal positioneringen være? Den meget fintmaskede positionering er sjældent nødvendig. Overvej zoneinddelinger i stedet. Portøren finder sikkert sengen, uanset om han får at vide at den står på stue 11 eller gangen lige uden for. Vil det tilføre værdi, hvis positioneringen tilføres en alarmregel, så personalet adviseres, hvis et udstyr er ved at forlade afdelingen? Hvis ja, for hvilket udstyr skal dette da gælde? Vil det tilføre værdi, hvis positioneringstag en udbygges med knapper, så fx en seng kan skifte status fra ren til beskidt ved et tryk på en knap og derved gøre positioneringen endnu mere informativ?
Nærværsmarkering når sygeplejersken går ind på en stue Advisering til kvalificeret personale som er tættest på Sikre at værdifuldt udstyr ikke forlader afdelingen Arbejdsprocesser Reducere omkostninger med forbedret asset management Hurtig lokalisering af kollegaer og kritisk udstyr Sporbarhed i forhold til tidligere placeringer Trin 3. Hvilke workflows skal optimeres? Mange processer kan optimeres som følge af den gennemsigtighed, en positioneringsløsning skaber. Afhængig af hvad der positioneres i løsningen, kan stort set alle typer logistikopgaver strømlines med smartere og mere effektive workflows, hvad enten det drejer sig om at finde en bestemt kollega, nærmeste ledige hospitalsseng eller bane hurtig vej for akutteamet. Kunsten er at finde den rette balance mellem muligheder, budgetter og kompleksitet. Husk, at det altid er muligt at udbygge løsningen efterfølgende. Brug denne tjekliste som inspiration til hvilke processer, der skal optimeres: Hvad kan I opnå ved at distribuere kald og alarmer til nærmeste ledige personale? Ud over effektivitet, vurder evt. også parametre som øget patientsikkerhed og -tilfredshed. Hvad kan I opnå ved, at personalet hurtigt kan finde relevant udstyr? Igen, vurder også patientsikkerhed og økonomiske aspekter måske kan antallet af udstyrsdubletter reduceres? Hvilken betydning har det, at personalet hurtigt kan finde en bestemt kollega, fx til at håndtere en opgave eller deltage i et møde? Vil det tilføre værdi, hvis personalet under et hjertestop kan få information om, hvornår hjertestopteamet er fremme? Hvad vil det betyde for sikkerheden, hvis døre automatisk åbnede og behovet for kodeindtastning ved indgangsdøre slog fra for tililende personale, når en overfalds- eller hjertestop-alarm går? Giver det mening at integrere brandalarmer i løsningen, så personalet ved, hvor der er brand og kan reagere optimalt herefter? Giver det mening at tagge teknisk udstyr, så det tekniske personale automatisk adviseres, hvis en fryser eller et medicin- eller fødevarekøleskab eller andet vigtigt materiale går ud af drift?
Trin 4. Hvordan skal informationerne præsenteres? Den største sikkerhed og effektivitet opnås, når lokationsinformationen er umiddelbart forståelig for modtager og hurtig at handle på. Derfor er det vigtigt at overveje, hvordan informationen skal præsenteres og i hvilke scenarier. Hver lokation skal navngives, men hvad skal de hedde? Giver den samme stedbetegnelse mening for fx plejepersonalet og det tekniske personale? Eller skal stedbetegnelsen kunne differentieres i forhold til modtagergrupper? Skal informationen præsenteres som rute-prikker på skærme på væggen, med ledelys på gangene, som talt besked på personalets håndsæt, som en tekststreng eller andet? Hvor meget information er der brug for? Kan personalet finde rundt? Er der forskel på informationsbehovet? Skal akutpersonalet fx blot have kortfattede beskeder, mens det tekniske personale har brug for mere beriget information for at kunne handle på tekniske alarmer? GPS-positionering har stadig sine tekniske begrænsninger fx indendørs. Man kan bl.a. ikke se en persons eller udstyrs position på et kort over en bygning. Hvordan skal GPS-positioneringen så vises? Med adresse eller et kortudsnit, hvor der slås op i Google Maps? Room A310
Trin 5. Hvad er kravene til sporbarhed og dokumentation? Dokumentation spiller en større og større rolle i sundhedssektoren, og dermed også sporbarhed. En velgennemtænkt positioneringsløsning kan med de rette funktioner understøtte skrappe krav til sporbarhed og gøre det muligt at dokumentere et hændelsesforløb fra a-z. Tænk over følgende aspekter: Vil I gerne kunne dokumentere, hvor et bestemt udstyr var i en given situation? Fx defibrillatoren under en hjertestophændelse? Vil I gerne kunne dokumentere, hvordan en proces har været under et bestemt hændelsesforløb? Fx hvor var de enkelte medlemmer af hjertestopteamet, da alarmen blev aktiveret? Hvor længe var de om at komme frem? Hvem kom først osv.? I forhold til patientsikkerhed og pårørendekontakt ønsker I at have fuld dokumentation over, hvem der har kaldt hvor og hvornår, og hvem der har reageret? Hvad er risikoen for, at smitte spreder sig fra en patient til andre? Er det relevant at kunne identificere, hvem og hvad (udstyr) der har været i kontakt med den pågældende patient? Arbejder I med tildelt pleje? Hvis ja, skal patientkald og alarmer altid sendes til den tildelte plejer, eller giver det mere mening, at kaldet sendes til en kollega, som er tættere på? Vil det være relevant at kunne tilkalde det personale, der er tættest på frem for at sende et allekald? Vil det være relevant, hvis personalet kan bruge samme stamdata-login til deres alarmenheder, som de anvender til PC og kliniske systemer? Det betyder, at personen optræder med navn frem for alarmenhedens nummer i alarmsituationer, hvilket gør sporbarhed lettere.
Trin 6. Hvad er kravene til systemets pålidelighed og robusthed? Udbyttet af en positioneringsløsning afhænger af, at den fungerer pålideligt og har en robusthed i forhold til miljøet, den er implementeret i. Undervurder ikke opgaven, hverken i forhold til den daglige drift og vedligeholdelse eller den løbende systemovervågning. Brug tjeklisten til at vurdere jeres behov og egne ressourcer: Ønsker I høj pålidelighed og har I ressourcer til at overvåge løsningen 24/7? Overvej evt. muligheden for en fjernovervågningsaftale via en ekstern partner. Ønsker I en løsning, der er selvovervågende og giver besked, hvis fx en sender eller modtager kører uregelmæssigt eller er ude af drift? Er der risiko for hærværk på noget af positioneringsudstyret? Vurder behovet for tamper alarmer. Overvej, hvordan I vil håndtere systemopdateringer. Hvem skal varetage opgaven og hvornår? Vær sikker på, at opgaven håndteres forsvarligt, så fx et nødvendigt driftstop foretages kontrolleret.
Trin 7. Valg af teknologi og udstyr Sporingen af mennesker og udstyr kan foregå på mange måder og med mange forskellige teknologier. Overordnet findes der tre typer Location Based Services (LBS): RTLS (Realtime Location Based Services), RFID og GPS, som igen kan køre på forskellige typer netværk. Fx kan RTLS køre trådløst (WiFi), mens GPS er operatørafhængigt. Såvel jeres eksisterende infrastruktur som kravene til positioneringsløsningen er afgørende for jeres valg af teknologi. Det er muligt at kombinere de forskellige teknologier fordele og ulemper. Brug denne tjekliste til at indkredse jeres behov: Har I en eksisterende infrastruktur, og skal den genbruges? Overvej jeres behov for reaktiv og proaktiv positionering. En reaktiv løsning registrerer kun positionen én gang (kan være relevant ved sporing af ikke-kritisk udstyr), mens en proaktiv løsning løbende opdaterer positionerne (relevant hvis det fx er et krav at kunne følge en person skridt for skridt fx i en overfaldsituation eller under et hjertestopforløb) Overvej jeres krav til tilgængelighed, oppetider, servicevinduer og frekvensplaner. Lav en liste over al kommunikation radio, WiFi, GSM, trådløse patientkald, røgalarmer mv. I har. På den måde undgår I at vælge en løsning, der skal køre på samme frekvens som andre systemer, hvilket giver risiko for interferens. Hvad er jeres krav til oppetider og driftsstabilitet? Er de høje, bør I ikke vælge en teknologi, der kræver hyppig service/nedlukning. WiFi kræver fx mere service, og med GSM er I uden indflydelse på tilgængeligheden hos operatøren. Ønsker I dækning både indendørs og udendørs? Typisk rækker eksempelvis DECT & WiFi op til 10-30 meter fra bygningerne. Hvis I bruger GSM/GPS, skal I være opmærksomme på, at det er operatøren, der bestemmer dækningen. Måske er der ikke dækning i P-kælderen eller udendørs, hvis der er mange træer. Ønsker I at kunne sende og modtage alarmer fra én og samme enhed? Vær opmærksom på, at minisendere som fx bæres på armen, ikke indeholder denne funktionalitet. Minisendere har nogle teknologiske begrænsninger, som gør dem mest velegnede til ældre borgere og demente. Skal alarmenheden automatisk afsende en alarm, hvis den forsøges fravristet? Skal alarmenheden indeholde man-down og no-movement alarmering? Er det vigtigt at kunne tale og lytte med i alarmsituationer, fx ved overfald?
Trin 8. Hvem og hvordan skal løsningen driftes? Positioneringsløsningen skal designes efter, hvor kritisk den er. Det gælder også i forhold til drift, oppetidskrav osv. I den forbindelse er det vigtigt at rette et kritisk blik på interne kompetencer og ressourcer til at servicere og vedligeholde løsningen. Er I klædt godt nok på til at løfte opgaven selv? Desværre opdager mange først hullerne, når løsningen er købt og installeret og får en dyr efterregning. Overvej følgende spørgsmål, når du skal vurdere jeres behov: Har jeres tekniske organisation kapacitet og kompetencer til at drifte og vedligeholde en positioneringsløsning? Måske giver det mening med en Managed Service-aftale? Har I procedurer for løbende uddannelse inden for området? Udviklingen inden for positionering går stærkt. Har I fjernovervågning af jeres kommunikationssystem? Og på hvilket niveau og af hvilke komponenter? Har I procedurer, som sikrer automatisk igangsætning af fejlretning, hvis I opdager uregelmæssigheder på systemet?
Kontakt os! Vil du høre mere? Så ring i dag på 70 20 38 81 for at aftale et møde. Vi glæder os til, at høre fra dig. E-mail: salg@ascom.dk Ascom Danmark A/S T + 45 70 23 38 83 F + 45 70 23 38 82 info@ascom.dk www.ascom.dk ascom 01371-01 DK 17.09 Ascom Danmark. Rettigheder forbeholdt.