Familiebriefing indhold Afholdes i marts måned når landefordelingen er offentliggjort og der er sendt fakturaer ud. Overordnet drejer familiebriefing sig om, at forældre og kommende udvekslingsstudenter får viden om Rotary Ungdomsudveksling. Det er den eneste briefing hvor forældre deltager. Familiebriefingen bør indeholde: En orientering om Rotary organisationen gerne ved DG. Orientering om den lokale Rotary klub og dens rolle. Tidsplan over hele forløbet frem til og med Afterbriefingen. Den unge skal kunne få en fornemmelse af hvad det valgte land har at byde på f.eks. ved møde med rebounds eller inbounds. Overblik over hvilke udgifter der er forbundet med udvekslingsopholdet, både indregnet i den faste betaling og de udgifter der er udenfor til lommepenge, tøj, snacks, rejser og oplevelser. Opgaver i forbindelse med udvekslingen i form af visum og andre forberedelser. Forældre skal have indblik i hvad det vil sige at have et barn i udlandet. Herunder hjemve, frustrationer, komplikationer, længsel og relationer. Særlige regler under udvekslingsophold. 4 eller 6 D er Warnings og ER. Gode råd og coaching. Herunder evt. de 6 B er. Hvem kan man kontakte? Hvem holder man kommunikationen med? Den unge og forældre orienteres om omsorg og beskyttelse af de unge ved Protection Policy. Side 1 af 6
Distriktsafrejsebriefing indhold Afholdes i april-maj måned og kan afholdes over en eller flere gange. Overordnet er distrikts-afrejsebriefing en fortsat forberedelse af de unge så de bliver bedre i stand til at håndtere den forandring der møder dem når de rejser ud. Hvert distrikt afholder denne briefing for sig og under lidt forskellige former. Anvendes der reobunders skal disse coaches inden de møder de unge på egen hånd med henblik på at få det rette budskab frem og få dem til at observere deltagerne. Hovedindholdet i distriktsafrejsebriefing bør være Gruppearbejde opdelt i landegrupper. Her kan de møde andre der får samme udfordring. Problemløsning og dilemmaer bearbejdes i grupperne og med rebounders som gruppeleder. Evt. inddrages profilanalyse og situationsspil. Lære om brug af systemer, email, rapportering, kommunikation etc. Gruppearbejde med f.eks. kagebagning eller andet, hvor studenterne observeres med hensyn til deres sociale evner og initiativ samt opførsel. Hvad gør man når der er problemer. Gennemgang af Hvad man gør og Hvad man IKKE gør. Forventningsstillelse til krav fra host-distrikt og host-klub samt værtsfamilie. Andre råd og formaninger. Side 2 af 6
Forældrebriefing Indhold Overordnet er forældrebriefing et møde som ideelt set holdes med forældrene inden udvekslingsstudenterne kommer hjem fra sit ophold. Formålet er at sætte forældrene ind i de problemstillinger, der er ved at blive udsat for fremmed kultur og problemstillingerne der er ved at returnere til hjemmet. Forældrebriefingen bør indeholde: Introduktion og formål med mødet Hvad er kulturchok? Kultur Etnocentricitet Faser i kulturchok Integration Reverse Culture Shock Forventninger til at komme hjem Din egen forandring Den sociale tilpasning Hvad kan man gøre? Hjemme igen Symptomer på reverse culture shock Grader af forandring Omgivelsernes reaktion Hvordan håndteres det? Det trejde år af udvekslingsopholdet Acceptere forandringerne Orientering om Afterbriefing, hvor studenterne mødes og debriefes. Side 3 af 6
Klubcounsellor (CC) uddannelse indhold Der er i Rotary Code of Policies følgende krav: The club counselor must not be a member of the student s host family and must be trained in responding to any problems or concerns which may arise during the exchange, including the prevention of physical, sexual and emotional abuse. All adults (Rotarian and non-rotarians) involved in the program, including but not limited to committee members, host families, club counselors, and others, must receive training that includes information on program administration and rules and abuse and harassment awareness and prevention. Det betyder at counsellor skal have træning i at håndtere problemer under udvekslingen og hvis counsellor midlertidigt afløses, skal den fungerende counsellor også have træning. Studenten outbound udvælgelse ansøgning, sponsorerklæring familiebriefing og tilmelding til øvrige briefinger invitation til klubmøder Studenten inbound Guarantee Form (Klub og skole) Værtsfamilier, planlægning Modtagelse, visum, opholdstilladelse, forsikring, CPRnummer, konto, buskort etc. Løbende kontakt, lommepenge, tilmelding til events Vejledning, advarsler, warnings, problemløsning Værtsfamilien Interview / besøg og udvælgelse af værtsfamilie Regler for udvekslingsstudenter og vejledning til værtsfamilie Løbende opfølgning Skolen Aftale, Guarantee Form, kontakt med skole, opfølgning på skolegang Klubben Præsentere udvekslingsstudent for klubben Tidligere udvekslingsstudenterne Holde kontakt til outbound studenter under ophold. Side 4 af 6
Sørge for at inbound student deltager i klubmøder Distriktet Deltage i træningsmøder Kontakt til distriktet ved problemer Øvrige Sport, fritidsinteresser, studentens biologiske familie Side 5 af 6
Protection Officer (PO) uddannelse - indhold PO har ikke løbende opgaver i forbindelse med klubbens udvekslingsstudent, men skal dog være bevidst om hvilke opgaver han/hun har. PO kan ikke samtidigt være counsellor. PO skal være med til at sikre studentens sikkerhed og tryghed. I praksis skal PO sikre, at alle personer over 18 år, der har nær kontakt med studenten, er bekendt med reglerne for sikkerhed og omsorg for udvekslingsstudenter. Det gælder også for rotarianere. PO skal sørge for at protection erklæringer udfyldes og registreres i systemet. I tilfælde af brud på sikkerhed og omsorg, skal PO involveres og være studentens advokat samt sikre at relevante myndigheder inddrages og at hændelser rapporteres til distriktscounsellor. PO skal sørge for at studenten er bekendt med PO funktionen. I øvrigt skal PO være bekendt med sin funktionsbeskrivelse. Side 6 af 6