Rotary International Distrikt 1480 Jørn Husted Madsen Guvernør

Transkript

1 Rotary International Distrikt 1480 Jørn Husted Madsen Guvernør Månedsbrev for august og september 2010 Kære rotarianere Rotary året er nu i fuld gang, og de fleste er landet efter sommerferien. Klubbesøg Mine guvernørbesøg i klubberne startede medio august, og nu er der fuld skrue på med 2-3 klubbesøg om ugen. Det er en fornøjelse at komme på besøg i klubberne og opleve det gode klubliv, Distriktskonferencen Lørdag den 4. september blev der afholdt medlemmerne af distriktsledelsen. Konferencen sluttede med en hyggelig fest lørdag aften. Ungdomsudveksling Hvert år udveksler Rotary ca. 200 unge danske med et tilsvarende antal unge fra oversøiske lande. På verdensplan omfatter denne ungdomsudveksling inden for Rotary omkring om året. På distriktskonferencen lørdag den 4. september i Maribo, havde vi besøg af to udvekslingsstudenter, som fortalte om deres oplevelser som udvekslingsstudenter. Pigen til venstre er fra Argentina, og pigen til højre er en dansk udvekslingsstudent. De var begge fantastiske ambassadører for Rotary Youth Exchange programmet. Konferencen blev afholdt på Hotel Maribo Søpark, og er efterfølgende blevet kommenteret som en vellykket Vi savner stadig et antal klubber i den årlige Man snyder sig selv, fordi det er stedet, hvor man har rig lejlighed til at networke med repræsentanter fra andre klubber og Klubberne skal være opmærksomme på, at ansøgninger om Long Term Exchange skal være indsendt til distriktscounsellor Peter Müller inden udgangen af oktober måned Svingelsvej 115, 4900 Nakskov Denmark Phone , Cell dg @rotary.dk - [email protected]

2 Group Study Exchange (GSE) Lørdag den 21. August 2010 modtog vi vores GSE hold fra distrikt 5690 Kansas, USA. Hans Nielsen og jeg og vores hustruer modtog dem i Køge, hvor vi havde en hyggelig aften sammen med dem. Holdet var til stede på distriktskonferencen lørdag den 4. september, og præsenterede sig på bedste vis. De rejser hjem den 22. september. En stor tak til de klubber, som har påtaget sig værtskabet, og også en stor tak til Jørn Jacobsen og Hans Nielsen, som sammen med klubberne har sørget for det spændende program for holdet. Orienteringsmøde for nye rotarianere optaget efter 1. juli 2007 og formænd for medlems- og PR-udvalg i klubberne Mødet finder sted d. 29/9 på Menstrup Kro ved Næstved. Læs mere om dette arrangement i den udsendte invitation eller via mødekalenderen på hjemmesiden. Billed galleri i 1480 Vores distrikt har i flere år haft et billedgalleri, som er tilgængelig for alle. Men få har kendskab til det. Adgang til billedportalen lægges ind på den nye IT portal. Men indtil det er sket, så er adressen her: Den nye IT portal Der er stor interesse i klubberne for den nye internetportal Til orientering for alle bringes i forlængelse af mit månedsbrev to notater om den nye IT portal, skrevet af projektleder Birte Marie Linnebjerg. o Notat om klubbers og distriktets involvering i kommunikationssystemet o Status på IT projektet pr. 1. september 2010 Nyhedsredaktør Til vores nye hjemmeside søger distriktet en nyhedsredaktør, som vil påtage sig ansvaret for at føde portalen med nyheder om stort og småt fra distriktet og klubberne. Distriktets nyhedsredaktør bør arbejde tæt sammen med klubbernes PR-udvalg. Indtil stillingen er besat, har vores DICO Jørgen Windfeldt midlertidigt de rettigheder, som tildeles den kommende nyhedsredaktør. I forbindelse med mine klubbesøg, vil jeg opfordre klubberne til at have mere fokus på nyheder i klubben, som også kan have interesse for andre. Jørn Husted Madsen Medio september 2010

3 Notat om klubber og distrikters involvering i kommunikationssystemet Af projektleder Birte Marie Linnebjerg, 11. juni 2010 Med indførelse af den nye IT-portal går vi fra et informationssystem til et kommunikationssystem. Det gamle system har været præget af en-vejs-kommunikation, hvilket ikke bidrager til megen aktivitet hos medlemmer og andre brugere af portalen. Det er passiv information uden mulighed for at deltage aktivt. Det ændres der på i den nye portal, idet vi bevæger os mod to-vejs-kommunikation. Portalen har en lang række faciliteter indbygget, som gør aktiv deltagelse i debat og netværk langt mere interessant. Socialt netværk Det sociale netværk med direkte adgang til de sidste indslag om Rotary på YouTube, FaceBook, Twitter og LinkedIn er f.eks. meget efterspurgt blandt yngre rotarianere. Indlæggene bliver løbende opdateret og giver direkte adgang fra portalen til de de seneste indlæg på disse medier. Men ikke alt bliver født udefra. Nyheder, arrangementer, beskrivelse af projekter, hvad har udvalgene gang i, guvernørens tanker osv. kræver en indsats og måske en ændret arbejdsfordeling i klubber og distrikter. Hidtil har det været DICO, der egenrådigt har hersket over IT-portalen. Det kan ikke lade sig gøre i et kommunikationssystem. DICO er en uundværlig teknisk ressource, der skal bistå med teknisk hjælp ved opsætning af sider, styring af news etc. Desuden underviser DICO specielt klubber i brug af de nye faciliteter, der nu er tilgængelige for klubberne. Nyheder om arrangementer, projekter, personer etc. Ansvaret for at føde portalen med nyheder om stort og småt bør ligge i PR-udvalget i såvel distrikt som klub (og for øvrigt også på landsniveau). Det er PR-folkene, der burde vide, hvad der sker af nyt i Rotary regi i eget område. Distriktets PR-udvalg bør arbejde tæt sammen med klubbernes PR-udvalg for at få mest muligt frem til offentlighedens kendskab. Vi skal signalere åbenhed og det har vi mulighed for nu. I PRudvalget bør udpeges en redaktør, som får ansvaret for at lægge nyheder m.m. ind på portalen og desuden vurdere kommentarer og nyheder skubbet op nedefra se senere i notatet. Guvernørens blog Guvernørens Blog kan være en ny måde at skrive månedsbrev på. Guvernøren kunne f.eks. skrive på sin blog 1-2 gange om ugen, og hvis han/hun vil, kan der åbnes for kommentarer fra medlemmernes side. For stadig at kunne udgive et traditionelt månedsbrev, kunne månedsbrevsredaktørens opgave fremover være at samle guvernørens blogindlæg til et månedsbrev krydret med indhold fra de øvrige news-elementer (news-elementer omfatter her kategorierne nyheder, arrangementer, projekter og fundraising), samt hvad der ellers skal med i et månedsbrev. Alt det samles til et traditionelt nyhedsbrev, som kan sendes ud via det indbyggede nyhedsbrevsmodul. Guvernøren får redaktørrettigheder, så han /hun selv kan logge ind og skrive sine indlæg.

4 Distriktsudvalgenes blogs For at synliggøre hvad distriktsudvalgene arbejder med, kan der etableres blogs for de, der ønsker det. I startopsætningen for distrikterne er der lagt op til en blog for henholdsvis PR, Medlem og DICO, men det kan være andre og færre eller flere. Udvalgene udpeger en redaktør, som får redaktørrettigheder, så han /hun selv kan logge ind og skrive sine indlæg. Igen med (frivillig) mulighed for kommentarer. På klubniveau Samme struktur som nævnt under Distriktet kan etableres for de klubber, der måtte ønske det. Push-up af nyheder, arrangementer, projektbeskrivelser etc. Systemet giver mulighed for næsten automatisk at skubbe en nyhed m.m. opad i systemet. Forstået således at hvis en klub skriver en nyhed på egen side, men synes den bør også vises på distiktets nyhedsside, så markeres nyheden og den sendes automatisk op til distriktets nyhedsadministrator. Her skal den dog godkendes af administrator, før den vil blive vist på distriktets nyhedsdel. Samme procedure gør sig gældende, hvis en nyhed fra distriktet skal videre til landsforsiden, så markeres den igen og en administrator på landsniveau skal godkende, før den vil blive vist på IT-portalens forside. Stafetten Stafetten er en måde at få præsenteret en række engagerede rotarianere på. Ideen er, at lade en rotarianer skrive om sig selv, hvorfor vedkommende blev medlem af Rotary, hvad vedkommende går mest op i, hvad vedkommende selv har fået ud af sit medlemskab og hvad vedkommende selv har bidraget med osv. osv. Stafetten bør udskiftes mindst hver fjortende dag og kan afvikles på to måder: 1. Stafetten kan gå på skift mellem distrikter efter et bestemt skema (som lederen i dag) og hvert distrikt bliver således ansvarlig for 5 stafetter på årsbasis. Det kan rotere således at f.eks.1440 får 1. stafet, 1450 får 2. stafet osv. 2. Stafetten kan vælges af den tidligere skribent. Punkt 2 har måske den ulempe, at en stafet kan rotere rundt i et snævert område i et stykke tid. Punkt 1 har til gengæld den fordel, at der er meget kontrol med, hvem der har ansvaret for at stafetten bliver fundet og får opgaven tildelt. Lederen Fortsætter uændret som i det gamle system.

5 Status på IT-projektet pr. 1. sep CMS-delen udviklet af Linkfactory CMS-delen også kaldet den åbne del blev implementeret den 12. juli. Systemet var forinden grundigt gennemtestet af K-udvalget. Implementeringen forløb uden problemer og efterfølgende er der blevet ændret lidt i nogle uhensigtsmæssige funktioner. Som eksempel kan nævnes, at password-feltet ikke kunne acceptere æ, ø og å. Og at klubmøder ikke blev vist med det antal, som var aftalt. Før og efter implementeringen af systemet har DICO erne og Nyhedsredaktørerne haft til opgave at få indsat egne nyheder, arrangementer og projekter på de respektive distriktssider, så siderne afspejler aktiviteterne i eget distrikt. Det er måske gået lidt trægt i et par distrikter og det kan skyldes, at vi jo løb ind i sommerferieperioden, lige da vi implementerede systemet. Tidspunktet for implementeringen var nu bevidst valgt ud fra den betragtning, at der ikke ville være den helt store aktivitet på hjemmesiden i sommerferieperioden. Med hensyn til den tekniske brug af systemet er DICO erne klædt på til at bruge systemet gennem deres tidligere arbejde med samme systemplatform og gennem workshops og vejledninger. For nyhedsredaktører er der oprettet actions, som skulle gøre det meget simpelt at vedligeholde og oprette nyheder, arrangementer, projekter og blogs. Og jeg har over for alle tilkendegivet, at jeg til enhver tid står til rådighed for bistand. Jeg planlægger også at lave en workshop mere for DICO er og nyhedsredaktører, hvor vi kan øve os i at bruge systemet og få udvekslet erfaringer. Systemet er blevet rigtig godt modtaget af mange rotarianere, og vi har fået utrolig mange positive tilkendegivelser. Flot layout, godt med de mange informationer og flotte distriktssider. Og godt, at der sker noget på siderne hele tiden. Klubber kan få egen hjemmeside, men det er der kun et par enkelte, der har benyttet indtil nu. Men skal vi holde kommunikationsniveauet, må PR-udvalgene i distrikter og klubber være lidt mere aktive og bidrage med mere stof. Medlems- og mødedelen udviklet af Inetworks Inetworks havde lovet, at deres del af projektet også ville være klar til implementering den 12. juli, men en intensiv test gjorde, at jeg som projektleder valgte at undlade at implementere dette system. Det var ikke færdigt nok på det tidspunkt. I stedet valgte vi at lade det gamle system køre videre, og det betød lidt ekstra arbejde med at få det gamle system koblet sammen med det nye åbne system. Det var til at overskue, og det kører ganske udmærket nu. Med venlig hilsen Birte Marie Linnebjerg Projektleder